檔案管理工作問題及其解決措施

檔案管理工作問題及其解決措施引言檔案管理是任何企事業(yè)單位都必須做好的一項工作。隨著信息的數(shù)字化和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理不再是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理，而是數(shù)字檔案管理的一個重要組成部分。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比有許多優(yōu)勢，但同時也面臨著一系列的挑戰(zhàn)。本文主要圍繞數(shù)字檔案管理工作中的問題展開討論，并提出相應的解決措施。問題與挑戰(zhàn)數(shù)字化檔案管理工作中存在以下問題：1.數(shù)字化程度不夠隨著信息技術的迅猛發(fā)展，企事業(yè)單位檔案信息化建設的水平普遍提高，但仍存在一些單位的檔案數(shù)字化程度不夠，或者數(shù)字化檔案只停留在掃描成像的電子文檔階段，缺乏有效標準的數(shù)據(jù)處理和數(shù)字化存儲。2.數(shù)據(jù)安全性差數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)和保存方式多樣，然而這些媒介容易受到病毒和黑客攻擊，甚至受到自然災害、人為破壞等因素的影響，導致檔案資料的完整性、真實性和保密性無法得到保障。3.系統(tǒng)互用性差各部門、單位之間數(shù)字檔案系統(tǒng)存在互相獨立的現(xiàn)象，不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享困難，建設成本高，效率低下，無法形成數(shù)字檔案體系。4.數(shù)據(jù)標準化程度低由于不同單位、部門和個人領域的不同，導致建立、采集和處理數(shù)字檔案時沒有一定標準和規(guī)范，檔案內(nèi)容和格式不統(tǒng)一，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。5.信息化人才短缺企事業(yè)單位需要配備專門從事數(shù)字化檔案管理的人才，要求這些人才不但要具備計算機基礎和檔案學知識，還要熟練掌握信息技術和數(shù)據(jù)處理技能，然而目前數(shù)字化檔案管理人才短缺，給數(shù)字檔案管理工作帶來了一定的瓶頸。解決措施針對上述問題，提出以下解決措施：1.加強數(shù)字檔案管理意識企事業(yè)單位應提高數(shù)字檔案管理的意識，注重檔案管理的信息化、數(shù)字化、智能化和便利化，進一步促進數(shù)字檔案化管理的深入推進。2.建立完備的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)企事業(yè)單位應立足本身業(yè)務需求，選擇合適的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，以滿足檔案數(shù)字化、存儲、整理、利用等方面的需求，進一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.加強安全保障措施采取先進的防病毒、高強度的加密、備份等多種措施，建立完善的檔案信息安全保障體系，保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)的信息安全。4.推廣標準化數(shù)字化檔案系統(tǒng)企事業(yè)單位應實現(xiàn)標準化、信息共享、統(tǒng)一管理，多采取數(shù)字檔案應用標準、規(guī)范，通過公共平臺實現(xiàn)檔案的異機截取和共享，建立完整的數(shù)字檔案共享體系。5.加強人才培養(yǎng)企事業(yè)單位應根據(jù)業(yè)務發(fā)展的需要，面向數(shù)字檔案管理職業(yè)研究所、高等院校和文獻信息專業(yè)學校，開設檔案數(shù)字化管理專業(yè)，培養(yǎng)數(shù)字檔案管理人才，并不斷完善和擴大企業(yè)人才隊伍。結(jié)論數(shù)字化檔案管理是信息化建設的重要組成部分，具有廣泛的應用前景。但數(shù)字化檔案管理工作中所面臨的問題和挑戰(zhàn)也同樣繁重。通過加強數(shù)字檔案管理意識、建立完備的檔案數(shù)字化管理