股份有限公司合同管理制度

股份有限公司合同管理制度一、背景和目的股份有限公司是一種常見的公司形式，管理制度是公司規(guī)范經(jīng)營的重要基礎(chǔ)。合同作為公司和合作方之間的協(xié)議，是公司合法運營和經(jīng)營的重要依據(jù)，也是公司對外營銷的重要工具。因此，制定合同管理制度是規(guī)范公司運營的必要措施，旨在規(guī)范合同的簽訂、履行和管理流程，保障公司合法權(quán)益，降低公司的風(fēng)險。二、合同簽訂（一）合同類型根據(jù)合同用途，合同可以分為采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、加工承攬合同等多種類型。公司各部門應(yīng)根據(jù)具體情況，選擇合適的合同類型，確保合同的合法性、有效性和執(zhí)行性。（二）合同簽訂流程合同需先由申請部門編制合同草案，并提出申請。合同草案由承辦部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，交由申請部門負(fù)責(zé)人審批。申請部門承辦人員應(yīng)當(dāng)對合同內(nèi)容及相應(yīng)附標(biāo)進(jìn)行核查并備案，附標(biāo)的訂單數(shù)據(jù)、發(fā)票、收據(jù)、工資單、稅單等相關(guān)憑證需要加蓋公章。合同簽訂前，須對申請人進(jìn)行詢價及談判，價格不得超過公司的采購授權(quán)價或內(nèi)部核定價格。合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對合同中涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，確保公司能夠履行合同，并且保證合同條款清晰明確、完整。合同簽訂前必須會同法律部門對其進(jìn)行法律審查，并簽署《法律意見書》。簽訂完成后，合同原件由申請部門掃描并電子化歸檔，一份備存公司合同管理系統(tǒng)，一份備存申請部門。三、合同履行公司合同的履行需要各部門協(xié)同配合，確保合同得到有效履行，保護(hù)公司自身的合法權(quán)益。（一）履行方式公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的具體內(nèi)容，編制具體的履行方案，包括耗材、采購、生產(chǎn)、貨運、安裝、調(diào)試、售后服務(wù)等。各部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照履行方案的要求履行合同，確保合同得到有效履行。（二）履行情況管理公司應(yīng)當(dāng)對所有合同的履行情況進(jìn)行全面的管理和監(jiān)控，以確保合規(guī)和合同的履行情況。具體包括以下內(nèi)容：各部門應(yīng)當(dāng)及時更新歸檔的合同信息，確保合同的查閱、使用、維護(hù)的方便性。合同承辦人應(yīng)當(dāng)對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，在合同期限結(jié)束前及時完成履行情況統(tǒng)計，并將相關(guān)資料存檔。對于未能按時履行合同的情況應(yīng)當(dāng)及時報告，進(jìn)行風(fēng)險分析和應(yīng)對措施。（三）履行情況審查公司應(yīng)當(dāng)對合同履行情況進(jìn)行定期審查。具體內(nèi)容包括合同金額和時間、履行情況、合同評估情況等，審核人員應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)專業(yè)知識和資質(zhì)，對審核的結(jié)論應(yīng)當(dāng)客觀、正確、合理。四、合同管理（一）合同分類管理公司應(yīng)當(dāng)對合同進(jìn)行分類管理，根據(jù)合同類型、履行期限、金額等進(jìn)行分級管理和歸檔。具體包括采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、加工承攬合同等多種類型。對大額合同應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特別管理，建立責(zé)任追究機制。（二）合同歸檔管理公司應(yīng)當(dāng)建立完善的合同歸檔管理制度，對所有合同進(jìn)行歸檔管理。具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括申請部門、合同編號、合同名稱、合同類型、履行期限、金額等基本信息。各部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序建立合同檔案，核對歸檔信息的完整性和準(zhǔn)確性。（三）合同備案管理公司應(yīng)當(dāng)建立健全的合同備案管理制度，確保合同的合法性、有效性、執(zhí)行性。備案的合同應(yīng)當(dāng)加蓋公章。除了備案的合同之外，公司還應(yīng)當(dāng)對所有與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的口頭協(xié)議進(jìn)行備案。（四）合同變更管理合同變更是合同管理中重要的環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。合同變更應(yīng)當(dāng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)某绦颍ê贤兏暾垺徍?、批?zhǔn)、備案等環(huán)節(jié)，并應(yīng)當(dāng)對變更份數(shù)量、內(nèi)容、生效時間等進(jìn)行明確的規(guī)定。五、合同存檔公司應(yīng)當(dāng)建立合同存檔制度，確保合同信息的安全性、完整性和可靠性。合同存檔應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)，同時應(yīng)當(dāng)采用相應(yīng)的保密措施，防止數(shù)據(jù)的泄露。同時應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的合同保密管理制度，保護(hù)公司重要信息的安全性和機密性。六、合同風(fēng)險管理合同風(fēng)險管理是保障公司合法權(quán)益和降低經(jīng)營風(fēng)險的重要措施。公司應(yīng)當(dāng)對合同的風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范和控制策略，同時建立公司風(fēng)險管理體系，確保公司合法運營和穩(wěn)健發(fā)展。具體內(nèi)容請詳見公司風(fēng)險管理制度。七、合同審計公司應(yīng)當(dāng)對合同的履行情況、合同的管理情況等進(jìn)行定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，改進(jìn)合同管理和履行。八、附則本制度