公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1.目的本制度的目的是規(guī)范公司檔案的管理和維護，確保公司檔案安全、完整、可靠、方便管理，并嚴格保護公司機密信息。2.適用范圍本制度適用于公司在各個部門和職能部門的管理和維護工作。3.主要內(nèi)容3.1檔案管理的基本要求檔案管理應(yīng)以制度為依據(jù)，以科學(xué)的管理方法和手段為保證。應(yīng)建立檔案管理工作制度，并由專人負責(zé)。檔案的管理不僅有利于各部門的管理工作，也有助于公司制度建設(shè)和決策。3.2檔案的保存期限公司檔案的保存期限應(yīng)該依據(jù)國家關(guān)于檔案保存期限的有關(guān)規(guī)定，以及行業(yè)內(nèi)的規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案保存管理規(guī)定，并進行檔案整理、歸檔、清點和密級處理。3.3檔案的保密工作應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營特點和管理要求，對檔案進行分類、密級，與公司的其他秘密文件一樣，應(yīng)規(guī)范化和標準化處理。對涉密的檔案資料，應(yīng)在涉密保密管理要求下加以控制、保管和使用。3.4檔案安全防范將檔案安全保密工作納入公司安全管理體系，完善檔案安全管理制度和程序。建立檔案管理質(zhì)量檢查機制，加強公司檔案的監(jiān)督、考核、評審、導(dǎo)入質(zhì)量認證體系等工作。3.5檔案數(shù)字化管理建立檔案數(shù)字化管理體系，加強對重要檔案的電子化備份。建立檔案數(shù)字化管理標準和制度，確保數(shù)字檔案的分類、存儲和檢索工作能夠滿足日常管理的實際需求。4.部門管理要求檔案管理部門應(yīng)配備專兼職管理人員，為建立和健全檔案管理體系提供有效的保障。公司各部門應(yīng)落實檔案管理工作責(zé)任制和檔案管理人員資質(zhì)要求。重要檔案原件應(yīng)在專門的保險柜內(nèi)安全存放，對重要文件應(yīng)有專人負責(zé)查封、管理、存檔。檔案管理人員應(yīng)對涉密檔案嚴格控制，對具有機密性質(zhì)的檔案應(yīng)實行安全保密制度。5.責(zé)任公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，制定和認真執(zhí)行相關(guān)制度。各級部門應(yīng)當建立檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理的職責(zé)，保障檔案安全、保密、整理和存儲。6.監(jiān)督公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理情況進行監(jiān)督和考核，在公司內(nèi)部開展檔案知識和技術(shù)培訓(xùn)，提高全員的檔案管理素質(zhì)。同時，借鑒外部檔案管理經(jīng)驗，引用新科技、新工藝、新方法，逐步提升公司檔案管理水平。7.生效與修訂本制度由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署后生效，制度修訂應(yīng)根據(jù)