物業(yè)管理公司例會制度

物業(yè)管理公司例會制度一、前言作為一家專業(yè)的物業(yè)管理公司，我們需要建立完善的會議制度以確保公司管理和運營的順利進行。公司例會是重要的溝通平臺和協(xié)調(diào)機制，也是信息交流和問題解決的重要途徑。為此，制定一套科學、規(guī)范、高效的例會制度，對于提高公司管理水平和員工工作效率都具有重要意義。二、例會類型日常例會日常例會是公司例會的基本形式，旨在交流公司日常管理情況和工作進展情況，討論工作中出現(xiàn)的問題，并進行解決，同時對員工進行表揚和激勵。專題例會專題例會是針對特定問題或?qū)I(yè)領域的會議，為了防止某些問題無法得到妥善解決，公司可以定期組織專題例會，集思廣益，啟發(fā)靈感，提高商討問題的準確性和解決效率。年度例會年度例會是公司的一年一度的總結(jié)和規(guī)劃會議，旨在回顧全年工作成果，總結(jié)存在的問題和不足，更好地規(guī)劃下一年度的工作，確保公司的順利發(fā)展。三、例會召開時間和頻率日常例會公司日常例會將在每周的周一上午9點至10點在公司會議室召開，屆時負責人應到場，未能參與例會的人員須提前向負責人請假，未經(jīng)允許者不得缺席。專題例會公司專題例會的召開時間將由公司相關部門根據(jù)需要確定、協(xié)商，并提前5天通知參與部門，嚴禁私自置辦會議。年度例會公司年度例會將在每年的12月份召開，屆時公司各部門應對本部門業(yè)績、工作存在問題和改進措施進行報告，董事會、董事代表、監(jiān)事會、員工代表和外部顧問將應邀參加此次會議。四、例會組織結(jié)構(gòu)主席公司負責人擔任例會主席，由負責人主持會議并對公司工作作出指導。主席有權安排會議議程和控制會議時間。會議記錄員會議記錄員應記錄會議期間討論和決定的行動項目和決議事項，保留會議記錄，以備后續(xù)查閱。會議參與者所有與例會有關的人員均有參與會議的權利和義務，應積極參與會議討論，并在討論中發(fā)表自己的觀點和提出問題。五、例會議程日常例會議程（1）開會前10分鐘，主席應查看與會人員簽到情況，并確認出席人數(shù)是否已達到開會的人數(shù)標準；（2）主席宣布會議開始，并簡要介紹本期會議的議程安排；（3）主席通報公司近期業(yè)務狀況、問題進展情況與下一步工作要點；（4）各部門交流溝通；（5）提出問題，制定解決方案；（6）總結(jié)本次會議，并做好下次會議安排。專題例會議程（1）主席應介紹會議議程，并組織對專題進行深入討論；（2）各部門和參會人員積極參與會議，提出問題，并針對問題提出解決方案；（3）主席總結(jié)本次會議，并做好下次會議安排。年度例會議程（1）公司各部門負責人進行年度工作報告；（2）董事會、董事代表、監(jiān)事會、員工代表和外部顧問就公司發(fā)展過程中的問題作出表態(tài)和建議；（3）主席總結(jié)公司過去一年的工作情況，總結(jié)公司存在的問題和不足，并提出改進措施；（4）制定下一年工作計劃和目標，并提出達成目標的具體措施和方法。六、例會紀要日常例會紀要日常例會的紀要由當時會議記錄員撰寫，務必準確記錄會議中涉及的所有事項、建議、決定和工作要求，必要時應做出具體分工和時間要求。紀要應在會議結(jié)束后1小時內(nèi)通報到每位參會人員手中，以方便大家更好地準確把握未來工作的進展情況。專題例會紀要專題例會的紀要應在開會后24小時內(nèi)完成，傳達到每位參會人員手中。紀要中應準確記錄對問題的討論和解決方案，紀要內(nèi)容應得到會議參與人員的確認。年度例會紀要年度例會紀要應在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)就總結(jié)討論過程、重大決策、工作計劃和目標、存在的問題等重要內(nèi)容撰寫完成，并在嚴格審查后將結(jié)果通報到公司各部門和員工中。七、例會管理會議室的安排和管理公司例會應在公司規(guī)定的場所內(nèi)召開，不得將例會轉(zhuǎn)移到公司外部的，非指定場所。召開例會前，應檢查會議室及設備的正常運行，鑰匙應由責任人專人保管。會議準備公司相關部門應在召開會議前半小時開始準備，以確保設備齊全、資料齊備、信息準確、文件整齊，并安排人員依據(jù)會議議程就相關問題進行籌備。會議紀律在例會時，除了提問環(huán)節(jié)外，參加者應沉默聆聽，不得干擾其他人發(fā)言，不得有私語現(xiàn)象出現(xiàn)。主席有權維護會場秩序，對違反紀律的人員進行治理。八、例會反饋機制公司應建立健全的例會反饋機制，及時了解參與者對整個會議的評估情況，為改進例會制度，提高例會效果提供足夠的信息和建議。反饋的方式可通過詢問會參與者或者閉門座談等方式進行實施。公司應注意分析反饋意見，有針對性地改善例會制度，不斷提升會議質(zhì)量和效率。九、總結(jié)建立規(guī)范、高效的例會制度