第四節(jié)采購業(yè)務(wù)實施與組織采購與付款控制

第四節(jié)采購業(yè)務(wù)實施與組織采購與付款控制第1頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月采購和付款業(yè)務(wù)控制第2頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月1、材料采購成本在企業(yè)經(jīng)營中占很大比重，且在很多行業(yè)有上升趨勢。◆極端例子：①石油精煉業(yè)，原材料成本占銷售價格的80%；②制藥業(yè)，原材料成本還不到30%。

一、采購控制的意義第3頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月2、降低原材料成本是增加利潤的基本途徑如：某企業(yè)今年的銷售額為1億元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，稅前利潤為10%。該企業(yè)希望明年的稅前利潤能增加1百萬，即從現(xiàn)有的1千萬增加到1千1百萬。有以下三種途徑：

基本途徑

現(xiàn)狀改變幅度1、增加銷售額1千萬2、人工成本降低1百萬3、物料成本降低1百萬1千萬/1億=10%1百萬/1千5百萬=7%1百萬/6千萬=2%第4頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月

二、采購和付款控制措施1、職責(zé)分工

不相容職務(wù)分離

崗位輪換請購與審批；詢價、供應(yīng)商選擇與審批；采購合同的擬定、審核與審批；采購、驗收與相關(guān)記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行；往來款項的核算與付款執(zhí)行。第5頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月2、授權(quán)審批1、按照銷售訂單和庫存要求來決定采購審批。2、審批人應(yīng)根據(jù)采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。3、經(jīng)辦人在自己的職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)，未經(jīng)審批的采購與付款業(yè)務(wù)不得辦理。4、經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理審批人超越授權(quán)范圍審批的業(yè)務(wù)。5、對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。第6頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：某機械廠的采購控制某機械廠供應(yīng)部設(shè)立兩個小組，第一組負責(zé)決定請購、審批、詢價并確定供應(yīng)商，第二組負責(zé)采購、驗收；財務(wù)部負責(zé)付款并進行會計處理。企業(yè)發(fā)生如下情況：由于長期的業(yè)務(wù)關(guān)系，第一組收到關(guān)系戶(此時出現(xiàn)產(chǎn)品庫存超標，因此要求機械廠采購)的采購邀請，考慮到平時關(guān)系不錯，因此第一組決定采購100噸鋼材。第二組采購員發(fā)現(xiàn)第一組人員可能獲得個人私利，因此心里不平衡，在采購?fù)局袑①徣说?0噸鋼材私自低價轉(zhuǎn)賣2噸。獲利3000元,并以其他地方鋼材便宜為由從其他供應(yīng)商購人30噸，采購過程中有一供銷商宣稱,可以向機械廠提供特殊材料合金，50噸鋼材的價錢可以購人該合金40噸,而40噸合金可以充當(dāng)80噸鋼材使用。采購員信以為真，就用準備購買50噸鋼材的款項購入40噸合金,然后辦理正常驗收入庫手續(xù)。后來在使用中發(fā)現(xiàn)，該合金根本只能相當(dāng)于45噸鋼材的用途。要求：說明機械廠在采購控制中存在的問題，以及正確的做法。第7頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月1）盲目采購，導(dǎo)致物品超儲積壓或供應(yīng)脫節(jié)2）不相容職務(wù)未予分離3）收受回扣、中飽私囊4）虛報損耗、中途轉(zhuǎn)移5）混淆采購成本6）驗收不嚴、以少報多、以次充好7）采購與付款業(yè)務(wù)憑證流轉(zhuǎn)不暢，存在隨意性8）往來結(jié)算賬戶記錄不全、賬目不清第8頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月3、請購與審批控制制度建立請購控制采購申請制度采購預(yù)算管理制度采購審批制度原材料或零配件的請購臨時性物品的采購特殊服務(wù)項目的采購請購審批采購審批人員檢查同意請購，資金預(yù)算人審批第9頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月4、采購與驗收控制——采購選擇供應(yīng)商采購方式采購價格第10頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月4、采購與驗收控制——訂貨控制流程1、審查每份請購單的請購數(shù)量；2、檢查使用物品或勞務(wù)的部門主管是否在請購單

上簽字；3、對每份購貨訂單進行編號；4、在購貨訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，審查購貨訂單的

有效性——訂單是否有授權(quán)人的簽字、是否有

請購部門主管批準的請購單作為支持憑證；5、由獨立人員復(fù)查購貨訂單的編制過程和內(nèi)容。第11頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月4、采購與驗收控制——驗收流程A、審核憑證B、檢查數(shù)量C、檢驗質(zhì)量1、驗收工作須由獨立于請購、采購和財務(wù)部門的人員

擔(dān)任；2、驗收部門的控制責(zé)任主要是貨物的數(shù)量和質(zhì)量。應(yīng)

根據(jù)購貨訂單的質(zhì)量和數(shù)量要求獨立地檢驗收到的

貨物（商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間以及商

品有無損壞等）；3、驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)

先編號的驗收單，貨品送交倉庫或其他請購部門時，

要求對方在驗收單上簽字，并將其中一聯(lián)送交財務(wù)

部門。第12頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：國際酒店的水晶燈2007年10月1日，國際酒店在鮮花的簇擁和鞭炮的喧囂中正式對外營業(yè)了。這是一家集團公司投資成立的涉外星級酒店，該酒店不僅擁有裝潢豪華、設(shè)施一流的套房和標準客房，下設(shè)的老寧波餐廳更是特色經(jīng)營傳統(tǒng)寧波菜和海派家常菜肴，為中外客商提供各式專業(yè)和體貼的服務(wù)。由于集團公司資金雄厚實力強大，因此在開業(yè)當(dāng)天，不僅社會各界知名人士到場剪彩慶祝，更吸引了大批新聞媒體競相采訪報道。一時之間，國際酒店門前是人頭攢動，星光熠熠。

最讓國際人感到驕傲和榮耀的是酒店大堂里天花板上如天宇星際一般的燈光裝飾，和一個圓圓的、超級真實的月亮水晶燈，使得整個酒店絢麗奪目、熠熠生光。這些天花板上裝飾所用的材料以及星球燈飾均是由水晶材料雕琢而成，是公司王副總經(jīng)理親自組織貨源，最終從瑞士某珠寶公司高價購買的，貨款總價高達150萬美元。這樣的超級豪華水晶燈飾不僅是在全國罕見，即使是國外，也只有在少數(shù)幾家五星級酒店里能見到。開業(yè)當(dāng)天，來往賓客無不對這個豪華的水晶天花板燈飾贊不絕口，稱羨不已。尤其是經(jīng)過媒體報道，更成為當(dāng)天的頭條新聞，國際酒店在這一天也像那盞水晶燈飾一樣，一舉成名，當(dāng)天客房入住率就達到了80%以上。

第13頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：國際酒店的水晶燈王副總經(jīng)理也因此受到了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度贊揚，一連幾天，王總的臉上都洋溢著快樂而滿足的笑容。然而，好景不長。兩個月后，這些高規(guī)格高價值的水晶燈飾就出了狀況。首先是失去了原來的光澤，變得灰蒙蒙的，即使用清潔布使勁擦拭都不復(fù)往日光彩。其次，部分連接的金屬燈桿出現(xiàn)了銹斑，還有一些燈珠破裂甚至脫落。人們看到這破了相的水晶燈，議論紛紛，這就是破費百萬美元買來的高檔水晶燈嗎？鑒于情況嚴重，公司領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令王副總經(jīng)理限期內(nèi)對此事做出合理解釋，并停止了他的一切職務(wù)。這個時候，王副總經(jīng)理是再也笑不出來了。事件真相很快就水落石出，原來這盞價值百萬元人民幣的水晶燈根本不是從瑞士某珠寶公司購得的，而是通過南方某地的奧爾公司代理購入的贗品水晶燈。王副總經(jīng)理在交易過程中貪污受賄，中飽私囊。

第14頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：國際酒店的水晶燈經(jīng)查實，國際酒店在未經(jīng)過公開招標的情況下，即與南方奧爾公司簽訂了價值為150萬美元的代購合同。依照合同規(guī)定，南方奧爾公司必須提供瑞士某著名珠寶公司出產(chǎn)的水晶燈，并由奧爾公司向國際酒店出具該公司的驗證證明書，其中200萬元人民幣為支付給奧爾公司的代理費。然而，交易發(fā)生后，奧爾公司并未向國際酒店出具有關(guān)水晶燈的任何品質(zhì)鑒定資料，國際酒店也始終沒有同奧爾公司辦理必要的查驗手續(xù)。這筆交易都是由王副總經(jīng)理一人操縱的，從簽訂合同到驗收入庫再到支付貨款都是由他一個人說了算，而他之所以會這樣做，正是因為收受了奧爾公司的巨額好處費。雖然出事之后，王副總經(jīng)理不無例外地得到了法律的嚴懲，然而國際酒店不僅因此遭受了數(shù)千萬元的巨額損失，更為嚴重的是酒店名譽蒙受重創(chuàng)，成為同行的笑柄。這對于一個新開業(yè)的公司而言，不啻是個致命的打擊。問題：該酒店的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在哪些缺陷？

第15頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月5、退貨和折讓的控制數(shù)量問題供應(yīng)商予以補足質(zhì)量問題供應(yīng)商給予適當(dāng)折扣退貨第16頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月6、付款控制（1）財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、驗收證明等進行嚴格審核。（2）防止未核準的款項被支付審查支付款項是否具備與該款項有關(guān)并已取得審核認可的驗收報告單；對現(xiàn)金支付的交易，付款部門在付款前，必須檢查供應(yīng)商的發(fā)票是否蓋有“款已收訖”的戳記，防止已經(jīng)支付的款項被二次支付；對應(yīng)付賬款，付款人應(yīng)檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準，任何付款都必須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽字批準。

（3）所有已確認的負債都應(yīng)及時支付，以獲得現(xiàn)金折扣的好處，同時加強同供應(yīng)商的良好關(guān)系并維持企業(yè)的信用。財務(wù)部門應(yīng)定期檢查應(yīng)付賬款的明細賬和有關(guān)文件，以防止失去可能的現(xiàn)金折扣。（4）正確的付款和記錄。付款前復(fù)核供應(yīng)商發(fā)票上的數(shù)量、價格、合計數(shù)以及折扣條件。第17頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：一國企高官貪污840萬元

據(jù)2001年10月5日的《新聞晨報》報道，1998年2月至10月，沈某在擔(dān)任北京市第六市政工程公司水電工程處期間，利用職務(wù)之便，向他人索要空白合同及空白商業(yè)銷售發(fā)票，偽造了工程產(chǎn)品的購銷合同，虛構(gòu)了水電工程處從某廠購買382.6萬元電纜的業(yè)務(wù)，并指令保管員填寫虛假的入庫驗收單，又用兩張空白發(fā)票平賬，在此期間，沈某還分別將其所在單位共358萬元的兩張轉(zhuǎn)賬支票轉(zhuǎn)入其女友劉某的賬戶。第18頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月7、監(jiān)督檢查監(jiān)督主體：監(jiān)事會、審計部門、財務(wù)部門等。監(jiān)督檢查內(nèi)容：1、采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；2、采購與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況；3、采購管理情況；4、付款管理情況；5、采購?fù)嘶氐墓芾砬闆r；6、賬實、賬賬相符情況。第19頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月案例：齊齊哈爾制藥公司案件2006年,齊齊哈爾制藥有限公司(以下簡稱齊二藥)假藥案曾轟動一時,因使用假原料生產(chǎn)“亮菌甲素注射液”，造成多人嚴重不良反應(yīng)，其中4人死亡。事件的起因是齊二藥廠采購員為圖便宜,在從江蘇省中國地質(zhì)礦業(yè)公司泰興化工總廠購入丙二醇時，既沒有索取資質(zhì)證明，也沒有到廠查看，致使購入假冒丙二醇共計2噸之多，并最終作為輔料用于了“亮菌甲素注射液”的生產(chǎn)，從而釀成多人死傷的慘劇。據(jù)齊齊哈爾食品藥品監(jiān)督管理局局長曹永文介紹，這家企業(yè)的采購員工作時間已經(jīng)很長了，是位老采購員，理應(yīng)了解采購的規(guī)范和要求，但卻為了利益放棄了這些原則。“以前，他買的都是進口的丙二醇，價格在1．7萬元左右，而江蘇產(chǎn)的價格僅為6000多元?！眴栴}：該公司的采購業(yè)務(wù)內(nèi)控存在哪些問題？第20頁，課件共23頁，創(chuàng)作于2023年2月閱讀資料：破除暗箱比價采購

2000年10月的《財經(jīng)新聞》報道：2000年8月3日，在山東萊州金倉礦業(yè)有限公司會議室中，正在舉行鋼球招標采購回，經(jīng)過數(shù)輪投標，價格下降了37%，共節(jié)約資金15萬元。金倉公司通過招標比價采購，使物資采購下降了10%—12%，僅2000年上半年就節(jié)支350萬元。萊州市工業(yè)企業(yè)特別是國有企業(yè)，把加強采購管理作為提高企業(yè)競爭力的突破口，全面推行比價采購和招標采購制度。按照規(guī)定：所有采購計劃由供應(yīng)部門匯總，生產(chǎn)、審計、供應(yīng)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批，供應(yīng)部門根據(jù)批準的計劃填報采購物資價格申報表，申報表中包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量單價及比價情況，審計企管部門根據(jù)市場動態(tài)，對申報表進行審核，為制定采購價格提供依據(jù)，經(jīng)經(jīng)理（廠長）辦公室同意后方可實施，對購進的物資，必須有質(zhì)檢部門進行嚴格的檢查，達不到要求的，作為退貨或折價處理，所有采購物資的支付款項，未蓋審計專用章的，財務(wù)部門一律拒絕支付。萊州的很多企業(yè)充分利用多種信息渠道，廣泛收集物資的質(zhì)量、價格等信息，進行比質(zhì)比價采購，做到同樣產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比信譽，擇優(yōu)選擇供貨方實行比質(zhì)比價招標采購以來，金倉礦業(yè)有限公司采購價格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司對大麥實行比價采購，一舉節(jié)約90余萬元。從抽樣調(diào)查來看，51%的物資品種降低了采購成本，不僅如此，比價采購制的實施，還將原先集中的權(quán)利分散化，隱蔽的權(quán)利公開化。第21頁，課件共23頁，創(chuàng)作于20