降低執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率剖析

江蘇省煙草公司鹽城市公司降低執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率東臺：紅綠燈 QC小組江蘇省煙草公司鹽城市公司2015年10月28日江蘇省煙草公司鹽城市公司目錄一、概況 1小組簡介 1二、活動計(jì)劃 1三、選題理由 2四、現(xiàn)狀調(diào)查 2五、目標(biāo)設(shè)定 4六、原因分析 5七、要因確認(rèn) 6（一）制定計(jì)劃 6（二）確認(rèn)過程 7八、制定對策 10九、對策實(shí)施 12（一） 12（二） 12十、效果檢查 13十一、鞏固措施 13十二、活動總結(jié) 13江蘇省煙草公司鹽城市公司一、概況小組簡介該小組于2014年6月份成立，是由周剛擔(dān)任組長，張吉、姜梅擔(dān)任成員的一支具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和分析能力的隊(duì)伍。小組名稱紅綠燈QC小組小組所在部門東臺市局內(nèi)管組小組類型■現(xiàn)場型□攻關(guān)型□服務(wù)型□管理型□創(chuàng)新型小組成立日期2014年6月注冊登記號JSYC-DTQC-1-002-2015活動周期2015年6月—2015年12月小組成果降低執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率至5%姓名性別年齡學(xué)歷小組分工周剛男42本科組長課題策劃、設(shè)定目標(biāo)張吉男29本科成員法律指導(dǎo)、分析要因姜梅女35本科成員實(shí)施對策、鞏固措施成員現(xiàn)狀調(diào)查、效果檢查成員整理資料、總結(jié)成果二、活動計(jì)劃表2.1活動計(jì)劃階2015年活動階段段6月7月8月9月10月11月12月1江蘇省煙草公司鹽城市公司計(jì)劃現(xiàn)狀調(diào)查實(shí)施計(jì)劃確定目標(biāo)實(shí)施計(jì)劃原因分析實(shí)施計(jì)劃要因確認(rèn)實(shí)施計(jì)劃制定對策實(shí)施計(jì)劃對策實(shí)施實(shí)施計(jì)劃效果檢查實(shí)施計(jì)劃鞏固措施實(shí)施A計(jì)劃成果總結(jié)實(shí)施三、選題理由1、2015年江蘇省局“楷模”戰(zhàn)略要求、7個關(guān)鍵詞的中“規(guī)范”體現(xiàn)出對依法行政、依法執(zhí)法的要求。2江蘇省煙草公司鹽城市公司2、近年來，以提升案卷制作質(zhì)量為目標(biāo)，案件執(zhí)法活動的進(jìn)一步規(guī)范化和制度化的要求。3、通過長期的案卷合法性審查工作，發(fā)現(xiàn)執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯對案件處理環(huán)節(jié)的銜接流暢有影響。因此確定課題為： 降低執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率 。四、現(xiàn)狀調(diào)查QC小組成員通過集思廣益，采用抽樣調(diào)查和詢問訪談兩種形式進(jìn)行執(zhí)法文書現(xiàn)場制作情況的調(diào)查摸底。1、抽樣調(diào)查：本次調(diào)查采取的樣本為 2015年1月份至4月份中隨機(jī)抽取的 40本卷宗，對其中涉及的現(xiàn)場制作的執(zhí)法文書結(jié)合合法性審查工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總。其中，涉及到現(xiàn)場制作的執(zhí)法文書包括： 1、勘驗(yàn)筆錄；2、詢問筆錄；3、先行登記保存手續(xù) 4、證據(jù)復(fù)制提取單； 5、權(quán)利義務(wù)告知書；6、執(zhí)法文書送達(dá)回證。（圖）結(jié)合合法性審查工作中發(fā)現(xiàn)的問題，總結(jié)如下：各類數(shù)據(jù)文書類型 合格數(shù) 不合格數(shù) 備注勘驗(yàn)筆錄詢問筆錄先行登記保存證據(jù)復(fù)制提取單權(quán)利義務(wù)告知書送達(dá)回證

34 632 838 236 440 038 2

缺少執(zhí)法人員證號 3份，缺少關(guān)鍵句 3份。缺少關(guān)鍵詢問 5份，缺少詢問人簽字 3份。當(dāng)事人簽字位置錯誤 2份煙草專賣零售許可證拍照模糊不清4份代收人未說明代收理由 2份表1：2015年1月至4月現(xiàn)場制作執(zhí)法文書出錯數(shù)匯總3江蘇省煙草公司鹽城市公司2、詢問訪談：通過與基層一線的執(zhí)法人員的訪談，經(jīng)小組成員整理，執(zhí)法人員集中反饋信息主要為以下四點(diǎn)。（1）執(zhí)法文書現(xiàn)場制作中，較容易出錯的為需要大段文字描述的部分執(zhí)法文書；(圖)（2）執(zhí)法文書制作耗時較長的部分也是較容易出錯的部分；（圖）（3）執(zhí)法人員均對執(zhí)法文書中不可重新填寫、重新制作的部分較為認(rèn)真，而可以重新填寫、重新制作的部分不是非常謹(jǐn)慎。（圖）（4）在當(dāng)事人不在場等較為罕見的執(zhí)法情況下，執(zhí)法人員對執(zhí)法文書的處置容易出錯。（圖）從分析評價中可以發(fā)現(xiàn)，人為因素是造成執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯的主要原因。執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯的主要癥結(jié)在：執(zhí)法人員不細(xì)心導(dǎo)致現(xiàn)場執(zhí)法文書制作出錯。五、目標(biāo)設(shè)定小組成員按各類現(xiàn)場制作的執(zhí)法文書的重要性，設(shè)定勘驗(yàn)筆錄權(quán)重20%、詢問筆錄權(quán)重30%、先行登記保存權(quán)重20%、證據(jù)復(fù)制提取單權(quán)重5%、權(quán)利義務(wù)告知書權(quán)重20%、送達(dá)回證權(quán)重5%。設(shè)定計(jì)算公式為：勘驗(yàn)筆錄不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+詢問筆錄不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+先行登記保存不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+證據(jù)復(fù)制提取單不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+權(quán)利義務(wù)告知書不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重+送達(dá)回證不合格數(shù)/總數(shù)*權(quán)重=執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率4江蘇省煙草公司鹽城市公司經(jīng)計(jì)算，目前執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率為 11%。根據(jù)表XXX得出2015年1月至4月期間，執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率為11%,小組結(jié)合詢問、訪談情況，設(shè)定本次活動的目標(biāo)值為5%。通過樣本調(diào)查可知，勘驗(yàn)筆錄和詢問筆錄是現(xiàn)場執(zhí)法文書制作出錯的高發(fā)區(qū)，只要降低這兩種文書的出錯率，將執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率降低為5%是完全可行的。六、原因分析目標(biāo)確定之后，“紅綠燈”QC小組召開討論會，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，分別從執(zhí)法人員素養(yǎng)、執(zhí)法設(shè)備配備、執(zhí)法文書填制要求和執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)四個方面對能夠有效降低執(zhí)法文書現(xiàn)場制作出錯率的各方面原因進(jìn)行了認(rèn)真的研究和分析，提出 6條末端原因：（魚骨圖）5江蘇省煙草公司鹽城市公司七、要因確認(rèn)（一）制定計(jì)劃根據(jù)魚骨圖分析結(jié)果，我們對全部末端因素逐項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，明確了要因確認(rèn)的內(nèi)容、方法、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任人和完成時間，制作《要因確認(rèn)計(jì)劃表》如下：7.1要因確認(rèn)計(jì)劃表序末端原因確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)方法標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)人完成日期號查閱市局執(zhí)市局執(zhí)法人員學(xué)執(zhí)法人員學(xué)歷層法人員的學(xué)大專以上學(xué)歷是否1歷層次結(jié)構(gòu)是否姜梅2015.07.15次結(jié)構(gòu)偏低歷證書并進(jìn)占比70%以上偏低行統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)執(zhí)法人執(zhí)法人員年齡結(jié)市局執(zhí)法人員年員出生年月，50歲以上年齡段占2分區(qū)間進(jìn)行比是否達(dá)30%姜梅2015.07.15構(gòu)偏大齡結(jié)構(gòu)是否偏大占比統(tǒng)計(jì)市局執(zhí)法人員是查閱執(zhí)法人執(zhí)法人員是否具執(zhí)法人員是否全部3否依照要求取得員執(zhí)法證件，張吉2015.07.15備執(zhí)法資格持有執(zhí)法證件執(zhí)法資格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)每個執(zhí)法中隊(duì)的現(xiàn)場查看執(zhí)執(zhí)法設(shè)備配備不齊執(zhí)法相關(guān)攝像、拍4全執(zhí)法設(shè)備配備情法中隊(duì)日常照等設(shè)備是否配備張吉2015.07.15況設(shè)備配備6江蘇省煙草公司鹽城市公司執(zhí)法設(shè)備損壞未及時修理執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范執(zhí)法文書沒有填制規(guī)范要求開展較少或未開展執(zhí)法培訓(xùn)活動執(zhí)法活動缺少監(jiān)督機(jī)制

走訪各中隊(duì)，執(zhí)法中隊(duì)執(zhí)法設(shè)確認(rèn)執(zhí)法設(shè)執(zhí)法設(shè)備損害率是張吉2015.07.15備的使用現(xiàn)狀備使用是否否低于10%良好查閱專賣管執(zhí)法文書的發(fā)理部門的執(zhí)放、收集、作廢、是否建立有執(zhí)法文法文書管理周剛2015.07.15使用是否有相關(guān)書的管理規(guī)范規(guī)范的建立制度支撐情況查閱法規(guī)處執(zhí)法文書的填制關(guān)于執(zhí)法文是否建立有執(zhí)法文是否有上級局文周剛2015.07.15書的填制規(guī)書的填制規(guī)范件要求范查閱專賣管每年度執(zhí)法培訓(xùn)是執(zhí)法人員的培訓(xùn)理部門的執(zhí)否按時開展且達(dá)到周剛2015.07.15活動的開展情況法培訓(xùn)情況40學(xué)時查閱法制科是否有配套執(zhí)法監(jiān)執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制的的執(zhí)法監(jiān)督督制度及案卷審查周剛2015.07.15建設(shè)情況工作開展情制度況（二）確認(rèn)過程確認(rèn)一：執(zhí)法人員學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)偏低。7江蘇省煙草公司鹽城市公司確認(rèn)方法：查閱市局執(zhí)法人員的學(xué)歷證書并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：大專以上學(xué)歷是否占比 70%以上。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過小組成員調(diào)查，大專以上學(xué)歷（包括在讀）占比 90%以上。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)二：執(zhí)法人員年齡結(jié)構(gòu)偏大。確認(rèn)方法：統(tǒng)計(jì)執(zhí)法人員出生年月，分區(qū)間進(jìn)行占比統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：50歲以上年齡段占比是否達(dá) 30%。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)查，市局執(zhí)法人員 50歲以上年齡段占比 XXX。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)三：執(zhí)法人員是否具備執(zhí)法資格。確認(rèn)方法：查閱執(zhí)法人員執(zhí)法證件，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法人員是否全部持有執(zhí)法證件。確認(rèn)內(nèi)容：通過對執(zhí)法人員證件的信息采集，執(zhí)法人員持證比例為 100%。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)四：執(zhí)法設(shè)備配備不齊全 。確認(rèn)方法：現(xiàn)場查看執(zhí)法中隊(duì)日常設(shè)備配備。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法相關(guān)攝像、拍照等設(shè)備是否配備。確認(rèn)內(nèi)容：通過對執(zhí)法中隊(duì)的走訪，執(zhí)法設(shè)備的配備較為齊全。8江蘇省煙草公司鹽城市公司確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)五：執(zhí)法設(shè)備損壞未及時修理 。確認(rèn)方法：走訪各中隊(duì)，確認(rèn)執(zhí)法設(shè)備使用是否良好。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：執(zhí)法設(shè)備損害率是否低于 10%。確認(rèn)內(nèi)容：僅2014年7月監(jiān)管三中隊(duì)照相機(jī)報(bào)修，絕大部分設(shè)備運(yùn)行狀況良好。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)六：執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范 。確認(rèn)方法：查閱專賣管理部門的執(zhí)法文書管理規(guī)范的建立情況。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否建立有執(zhí)法文書的管理規(guī)范。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過查閱，專賣管理部門的執(zhí)法文書管理規(guī)范雖有設(shè)立， 但是不健全。確認(rèn)結(jié)果：要因。確認(rèn)七：執(zhí)法文書沒有填制規(guī)范要求 。確認(rèn)方法：查閱法規(guī)處關(guān)于執(zhí)法文書的填制規(guī)范。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否建立有執(zhí)法文書的填制規(guī)范。確認(rèn)內(nèi)容：經(jīng)過查閱，專賣處下發(fā)了關(guān)于案卷制作的規(guī)范要求和案卷制作模板。確認(rèn)結(jié)果：非要因。確認(rèn)八：沒有針對性的執(zhí)法培訓(xùn)活動 。確認(rèn)方法：查閱專賣管理部門的執(zhí)法培訓(xùn)情況。9江蘇省煙草公司鹽城市公司確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否有專門的執(zhí)法文書制作的培訓(xùn)活動。確認(rèn)內(nèi)容：每年度專賣部門執(zhí)法培訓(xùn)均制定法制培訓(xùn)計(jì)劃，但沒有專門的執(zhí)法文書制作培訓(xùn)活動。確認(rèn)結(jié)果：要因。確認(rèn)九：執(zhí)法活動缺少監(jiān)督機(jī)制 。確認(rèn)方法：查閱法制科的執(zhí)法監(jiān)督工作開展情況。確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：是否有配套執(zhí)法監(jiān)督制度及案卷審查制度。確認(rèn)內(nèi)容：法制科依據(jù)上級局規(guī)范開展執(zhí)法監(jiān)督工作及案卷審查工作。確認(rèn)結(jié)果：非要因。通過上述分析和驗(yàn)證， 小組排除了七點(diǎn)非要因， 確認(rèn)了兩點(diǎn)導(dǎo)致執(zhí)法人員現(xiàn)場填制執(zhí)法文書易出錯的主要原因。 下面措施的制定，將會緊緊圍繞這兩點(diǎn)開展。八、制定對策針對以上所確定的要因，小組成員于2015年6月末召開討論會，針對要因提出解決對策：具體措施如下表：表8.1要因?qū)Σ弑硪?對策 目標(biāo) 措施 完成時間 負(fù)責(zé)人執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范

建立執(zhí)法 形成有效 1、根據(jù)類型不同，對執(zhí)法文書2015.07 張吉文書的管 的執(zhí)法文 進(jìn)行編號。并為每個執(zhí)法中隊(duì)10沒有針對性的執(zhí)法培訓(xùn)活動

江蘇省煙草公司鹽城市公司理規(guī)范書發(fā)放、分配對應(yīng)號段；使用、作2、參照發(fā)票的管理模式，對執(zhí)廢、回收法文書的發(fā)放、使用、作廢、的管理流回收做流程管理設(shè)計(jì)；程3、建立執(zhí)法文書管理臺賬，配套施行執(zhí)法文書制作錯誤的責(zé)任追究和績效考核措施。1、針對執(zhí)法人員在現(xiàn)場制作執(zhí)法文書時易因粗心大意導(dǎo)致出錯的情況，進(jìn)行針對性的現(xiàn)場制作執(zhí)法文書的模擬教學(xué)。2、由法制部門牽頭，對當(dāng)月的開展針對提升執(zhí)法執(zhí)法案卷評查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，性的執(zhí)法人員執(zhí)法并就案卷制作錯誤情況進(jìn)行講2015.07張吉文書制作文書制作解。培訓(xùn)活動的水平3、利用微信建立法制工作群，方便執(zhí)法人員在現(xiàn)場執(zhí)法時遇到疑難問題向法制部門咨詢意見和建議，也起到隨時隨地交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得的作用11江蘇省煙草公司鹽城市公司九、對策實(shí)施（一）執(zhí)法文書缺少相關(guān)管理規(guī)范對策：①根據(jù)類型不同，對執(zhí)法文書進(jìn)行編號。并為每個執(zhí)法中隊(duì)分配對應(yīng)號段;②參照發(fā)票的管理模式，對執(zhí)法文書的發(fā)放、使用、作廢、回收做流程管理設(shè)計(jì)；③建立執(zhí)法文書管理臺賬，配套施行執(zhí)法文書制作錯誤的責(zé)任追究和績效考核措施。效果檢驗(yàn)對策實(shí)施效果驗(yàn)證：（二）沒有針對性的執(zhí)法培訓(xùn)活動對策：①針對執(zhí)法人員在現(xiàn)場制作執(zhí)法文書時易因粗心大意導(dǎo)致出錯的情況，進(jìn)行針對性的現(xiàn)場制作執(zhí)法文書的模擬教學(xué)。②由法制部門牽頭，對當(dāng)月的執(zhí)法案卷評查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，并就案卷制作錯誤情況進(jìn)行講解。③利用微信建立法制工作群，方便執(zhí)法人員在現(xiàn)場執(zhí)法時遇到疑難問題向法制部門咨詢意見和建議，也起到隨時隨地交流工作經(jīng)驗(yàn)和心得的作用。效果檢驗(yàn)對策實(shí)施效果驗(yàn)證：12江蘇省煙草公司鹽城市公司十、效果檢查經(jīng)過8月到10月期間三個月的對策實(shí)施，執(zhí)法文書管理流程的運(yùn)行情況良好，執(zhí)法文書的作廢率呈現(xiàn)明顯的下降趨勢。 執(zhí)法人員在現(xiàn)場執(zhí)法時出現(xiàn)錯誤的現(xiàn)象明顯下降。 出現(xiàn)無主、當(dāng)事人不在場、代理人簽收等特殊情況是執(zhí)法人員的錯誤處置情況業(yè)已消除。十一、鞏固措施本次QC小組活動通過效果檢查數(shù)據(jù)及分析可知活動效果是穩(wěn)定有效的。為了讓小組活動成果得到有效延續(xù)， 采取多種措施讓成果得以鞏固。1、確立了執(zhí)法文書“票據(jù)式”管理流程。2、建立了針對性執(zhí)法文書制作培訓(xùn)制度和定期通報(bào)制度。3、建立了法制工作微信交流群。通過三項(xiàng)鞏固措施的開展， 鞏固期內(nèi)現(xiàn)場制作執(zhí)法文書出錯率持續(xù)呈現(xiàn)下降趨勢，截止 11月XX號，出錯率由實(shí)施階段的11%降為XX%，沒有出現(xiàn)重大錯誤需要返工的執(zhí)法文書，說明采取的這些鞏固措施效果是非常顯著的。