房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理制度

PAGEPAGE1房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理制度一、背景為加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理，促進(jìn)房地產(chǎn)開發(fā)行業(yè)的健康發(fā)展，制定本制度。二、目的本制度旨在規(guī)范房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)各類檔案管理，確保房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務(wù)的規(guī)范性和透明度。三、適用范圍本制度適用于國內(nèi)所有的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，包括國有、民營和外商獨(dú)資等各種形式的企業(yè)。四、管理機(jī)構(gòu)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的建立、管理、利用、保管等工作。五、檔案建立和管理(一)檔案建立所有的房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、驗(yàn)收、移交等各環(huán)節(jié)的檔案。檔案應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、電子化要求進(jìn)行建立，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)詳實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清楚、可核查。所有的檔案應(yīng)當(dāng)依照項(xiàng)目建設(shè)的先后順序建立，按照時(shí)間、地點(diǎn)、人物等因素分類建檔。(二)檔案管理檔案管理貫穿整個(gè)房地產(chǎn)開發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)整個(gè)檔案管理工作集中監(jiān)管和領(lǐng)導(dǎo)。檔案中除了保管原件并非所有文件都應(yīng)該納入檔案進(jìn)行管理，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各類文件的性質(zhì)和重要程度建立相應(yīng)的管理制度。檔案應(yīng)當(dāng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，建立歸檔審核、借閱審批和使用維護(hù)等細(xì)則。六、檔案利用(一)利用目的在房地產(chǎn)開發(fā)工作中，經(jīng)常需要查閱或借閱檔案進(jìn)行管理或者項(xiàng)目比較等。面向中央和地方政府以及各級(jí)部門、社會(huì)團(tuán)體提供信息查詢、項(xiàng)目核查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、市場(chǎng)分析等相關(guān)服務(wù)。作為項(xiàng)目驗(yàn)收、工程質(zhì)量鑒定、房地產(chǎn)資格審查、爭議調(diào)解等法律程序的依據(jù)。(二)利用方式利用前需要申請(qǐng)使用，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)提交書面申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)人的資格要進(jìn)行認(rèn)真審查。初次使用應(yīng)當(dāng)在檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)護(hù)下，使用時(shí)要進(jìn)行登記和備案。利用電子檔案需要合理使用權(quán)限控制，有必要時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行非可透視公開化或者使用加密保護(hù)等處理。七、檔案保管檔案保管的時(shí)間要根據(jù)相關(guān)法規(guī)和技術(shù)規(guī)定進(jìn)行處理。檔案在保管期滿后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)法規(guī)或技術(shù)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行交換、調(diào)劑、移交或銷毀。檔案在保管期滿后不能進(jìn)行銷毀的，應(yīng)當(dāng)依法移交到檔案館或者其他管理部門進(jìn)行永久保管或者繼續(xù)保管。八、違反制度的處罰各房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理制度加強(qiáng)宣傳，建立培訓(xùn)制度和獎(jiǎng)懲制度，強(qiáng)化檔案管理，對(duì)違反制度的企業(yè)和人員要進(jìn)行嚴(yán)格處罰。九、制度監(jiān)督與考核制度的實(shí)施和執(zhí)行應(yīng)當(dāng)由專門的監(jiān)督部門負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立健全制度考核機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題，確保制度有效性。十、制度解釋和修改本制度解釋權(quán)和修改權(quán)歸房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)所有，修改應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作實(shí)際需要進(jìn)行，修改后的版本應(yīng)當(dāng)重新進(jìn)行審批并公布執(zhí)行。參考資料：1.JG/T6-2018房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)檔案管理規(guī)范2.