工程技術(shù)資料與檔案管理制度

工程技術(shù)資料與檔案管理制度

工程技術(shù)資料及檔案管理制度第一章：范圍本制度規(guī)定了項目部所有部門工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。適用于本工程從項目立項前準(zhǔn)備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間所有工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。第二章：規(guī)范性引用文件建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法、工程竣工圖文件編制規(guī)定、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范。第三章：管理辦法與制度一、工程技術(shù)資料歸檔范圍及要求1、收集齊全與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，整理立卷后歸檔。2、項目凡持有上述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的，無論是由部門或者個人保管，均應(yīng)按本制度要求進行整理，由檔案工作人員驗收后歸檔。3、收集齊全與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，整理后歸檔。有電子文檔資料的，應(yīng)同時收集齊全。4、所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。二、工程技術(shù)資料管理1、接收：技術(shù)檔案室在接收資料時應(yīng)仔細核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況（正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損）。2、登記：充分利用資料管理軟件，分類登記，確保軟件自動生成的檔案號與分類表一致。3、填寫卷盒封面、脊背。4、排架：資料按類別分類排架：依照從上到下，從左到右的原則，卷盒（袋）。三、資料的分發(fā)及借閱1、資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”，借閱要填寫“資料借閱登記表”，簽字備查。(表格見附表1.1、1.2)2、項目工程技術(shù)檔案資料原則上僅供項目內(nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)項目領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，見有效證件才可接待。3、資料外借一般不超過1個月，最長不超過3個月。超過規(guī)定時間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應(yīng)少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經(jīng)過綜合部主任簽字批準(zhǔn)。4、借閱資料要及時歸還。5、對借出歸還的資料要認真核對清點。6、收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。7、檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發(fā)出催還通知。8、工程技術(shù)檔案管理。本制度規(guī)定了項目部門工程技術(shù)資料的管理標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、要求、方法、檢查與考核，并適用于從項目立項前準(zhǔn)備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間的所有工程項目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法、工程竣工圖文件編制規(guī)定、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范是本制度的規(guī)范性引用文件。工程技術(shù)資料的歸檔范圍及要求包括收集與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，并整理立卷后歸檔。所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。工程技術(shù)資料的管理包括接收、登記、填寫卷盒封面、脊背和排架。資料的分發(fā)及借閱要填寫相應(yīng)的登記表，資料外借一般不超過3個月，超時需辦理續(xù)借手續(xù)。借閱資料要及時歸還，并認真核對清點。檔案室對借出資料每月匯總一次，對到期末還的資料發(fā)出催還通知。在項目立項前準(zhǔn)備階段到項目竣工投產(chǎn)驗收期間，所有與生產(chǎn)、建設(shè)、技術(shù)等有關(guān)的重要職能活動所產(chǎn)生的科技文件材料（紙質(zhì)及其它載體），都需要進行收集。這些文件材料具有查考和憑證價值，對今后各項工作和企業(yè)、單位歷史發(fā)展的延續(xù)都具有重要意義。檔案管理人員應(yīng)遵循“五參加”的原則，即參加科研成果和科研項目鑒定、參加設(shè)備招、評標(biāo)和開箱、參加工程項目驗收以及參加重要的生產(chǎn)事故分析會。這樣能夠了解工程進度及有關(guān)資料情況，確保各類檔案資料及時、齊全、準(zhǔn)確地歸檔。檔案柜（架）應(yīng)按照從上到下、從左到右的原則進行編號，檔案排架也應(yīng)按照同樣的方法進行。采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順序號依次排列。檔案保管應(yīng)做到“四不”，即不使檔案分散、互相混亂、丟失與泄密以及遭到損壞。在借閱檔案時，項目以外的其他人員應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱。如果發(fā)現(xiàn)借閱人員損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)及時向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報，并進行相應(yīng)的處理。在記錄方面，接收檔案材料必須有交接記錄，調(diào)、借、閱檔案材料必須有登記記錄，檔案安全檢查要有記錄，年度檔案管理總結(jié)應(yīng)存檔備查。綜合部負責(zé)建立規(guī)范的項目檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。他們應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)，制定項目工程技術(shù)檔案管理制度，并向各部門印發(fā)執(zhí)行。及時向項目檔案室移交本部門構(gòu)成元素的工程項目資料。檔案室負責(zé)工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，包括圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、電腦錄入及編碼歸檔。他們還負責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份，指導(dǎo)項目各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料，維護管理檔案設(shè)施、設(shè)備，確保庫存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作，并負責(zé)達標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。工程部應(yīng)建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)管理人員。他們應(yīng)督促參建各單位（包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位）嚴(yán)格遵守項目工程技術(shù)檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。同時，協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問題。4、及時移交監(jiān)理單位審查過的技術(shù)資料，并將其提交到資料室進行備案。四、計劃合同部1、負責(zé)提交工程項目資料的構(gòu)成檔案元素。2、收集、積累并移交檔案室之前的保存和管理。3、負責(zé)借閱檔案資料的妥善保管和及時歸還。4、負責(zé)保密檔案和資料的保密工作。5、與設(shè)備供貨方聯(lián)系，獲取技術(shù)資料。6、在新設(shè)備領(lǐng)出時通知工程部收取開箱資料。第五章檢查與考核1、項目領(lǐng)導(dǎo)班子定期組織有關(guān)人員對各部門工程技術(shù)資料管理情況進行抽查。2、對于長期占為私有的檔案材料，每次扣罰責(zé)任部門200元。3、不按規(guī)定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經(jīng)催收仍不移交完整資料的，考核責(zé)任部門扣罰100-200元。4、未通知檔案人員收取資料的重要設(shè)備開箱驗收，考核責(zé)任部門扣罰100元。5、借閱檔案資料超過規(guī)定時間，收到催還通知仍不歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)的，考核責(zé)任部門扣罰100元。6、檔案資料遺失，每次考核責(zé)任部門扣罰200元。7、機密檔案材料不按規(guī)定收集、整理、利用，違背程序而泄密者，考核責(zé)任部門扣罰200元，重者依法追究責(zé)任人行政和刑事責(zé)任。附表1.1文件和資料發(fā)放登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號文件名稱頁數(shù)發(fā)文單位接收單位接收人簽名日期備注12345678910111213141516171819.下載可編輯.1.2檔案借閱登記表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱借閱人借閱時間歸還時間收檔人備注1234567891011121314151617181920.下載可編輯.1.3檔案資料交接記錄表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部序號檔案名稱移交部門移交時間移交人接收人備注1234567891011121314151617181920.下載可編輯.1.4檔案安全檢查表項目名稱：中國交建鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部檢查時間檢查人員檢查范圍數(shù)量破損字跡褪變紙張破損霉變蟲蛀檢查情況門窗安全火災(zāi)水淹泄密檢查地點檔案工作考核表考核單位（部門）：__________________年月日自查得分評價項目考核內(nèi)容分值評分標(biāo)準(zhǔn)備注得分5分將檔案工作納入本單位年度工作計劃中5檔案工作被納入本單位年度工作計劃中55分有兼職檔案員且相對固定5有兼職檔案員，調(diào)動或調(diào)整時辦理了檔案移交手續(xù)并及時配齊兼職檔案員53分能及時配齊兼職檔案員35分有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作5有分管領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，并能認真執(zhí)行有關(guān)檔案工作規(guī)章制度，積極參加檔案工作會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)活動55分有兼職檔案員且相對穩(wěn)定5兼職檔案員因調(diào)動或調(diào)整時，辦理檔案移交手續(xù)并能及時配齊兼職檔案員55分分管領(lǐng)導(dǎo)與兼職檔案員能認真執(zhí)行有關(guān)檔案工作規(guī)章制度，積極參加檔案工作會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和相關(guān)活動5有固定場所，配備專門檔案柜裝具等設(shè)施，有專人負責(zé)保管，并能經(jīng)常性地收集、整理、編目、預(yù)立卷等。應(yīng)交學(xué)校檔案館的文書、干部人事、學(xué)生等各類檔案齊全、完整（依據(jù)學(xué)校部門文件材料歸檔范圍檢查）。歸檔材料有電子版的，必須同時歸檔。收集文字材料的同時注意收集聲像、實物檔案。70分遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件的系統(tǒng)有序，文件材料分類、預(yù)組卷正確合理。70文件材料遵循規(guī)律，系統(tǒng)有序，分類、預(yù)組卷正確合理。70歸檔文件材料用紙規(guī)范、書寫完整，用墨符合要求，裝訂整齊，無金屬裝訂物。案卷標(biāo)題準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。文字簡練，不超過50字。文書檔案6月30日前定為歸檔時間，每年歸檔一次。（財會、基建檔案除外），各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成年度預(yù)立卷歸檔工作，檔案移交手續(xù)完備。10分安全保密意識強，認真負責(zé)保管檔案及文件材料。10安全保密意識強，認真負責(zé)保管檔案及文件材料。1020分根據(jù)參加檔案工作會議和業(yè)務(wù)活動情況評分，每缺少一次扣2分。20根據(jù)參加檔案工作會議和業(yè)務(wù)活動情況評分，每缺少一次扣2分。105分有固定存放地方55分有裝具55分有專人保管510分應(yīng)歸檔文件材料未歸的，發(fā)現(xiàn)一份未歸材料扣2分，超過3份不得分。10應(yīng)歸檔文件材料未歸的，發(fā)現(xiàn)一份未歸材料扣2分，超過3份不得分。510分電子文件、錄音、錄像、照片、磁盤、實物等應(yīng)歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不得分。10電子文件、錄音、錄像、照片、磁盤、實物等應(yīng)歸檔載體收集不全酌情扣分，未收集不得分。1010分不屬歸檔范圍而歸檔者扣2分，緊密相連的材料人為的分開（如請示與批復(fù)、正文與定稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規(guī)范者扣3分。10不屬歸檔范圍而歸檔者扣2分，緊密相連的材料人為的分開（如請示與批復(fù)、正文與定稿等）扣3分，組卷紊亂、無條理、不規(guī)范者扣3分。105分文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水字跡材料扣1—5分，有金屬裝訂物扣5分。5文件材料中有圓珠筆、鉛筆、紅、純藍墨水字跡材料扣1—5分，有金屬裝訂物扣5分。510分案卷標(biāo)題不能反映案卷內(nèi)容扣3分，內(nèi)容不簡明、字跡不清楚者扣2分。10案卷標(biāo)題不能反映案卷內(nèi)容扣3分，內(nèi)容不簡明、字跡不清楚者扣2分。1010分以規(guī)定移交時間為準(zhǔn)，無故逾期1周內(nèi)扣4分，逾期2周內(nèi)扣6分，逾期超過2周以上不得分。10以規(guī)定移交時間為準(zhǔn)，無故逾期1周內(nèi)扣4分，逾期2周內(nèi)扣6分，逾期超過2周以上不得分。10建立規(guī)范的查借閱登記簿，得分為5分，同時要妥善保管相關(guān)檔案和文件材料，有條理性也能得到5分。中交隧道工程局有限公司針對鄭西高速欒雙段LSZCB-1項目經(jīng)理部四分部