分析電子檔案管理過程中的風(fēng)險

PAGEPAGE1分析電子檔案管理過程中的風(fēng)險【摘要】文章首先就電子文件與電子檔案的相關(guān)概念進(jìn)行了扼要的介紹，進(jìn)而分析了影響電子檔案安全性的相關(guān)因素與電子檔案風(fēng)險管理的需要性，最后針對于此，提出了電子檔案管理經(jīng)過中的風(fēng)險控制辦法，旨在全面提升電子檔案管理經(jīng)過中的風(fēng)險管理力度?！颈疚年P(guān)鍵詞語】電子檔案;管理;風(fēng)險管理隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，世界早已經(jīng)進(jìn)入了信息化的社會，對于檔案管理也不例外，電子檔案管理順應(yīng)了時代的潮水，逐步成為了檔案管理的一種主流形式，但是電子檔案管理也同樣不可避免的存在著風(fēng)險。因而，關(guān)于電子檔案管理經(jīng)過中的風(fēng)險管理是電子檔案管理工作中必需關(guān)注的一個焦點，是電子檔案管理的必定趨勢。一、電子文件與電子檔案的相關(guān)概念(一)電子文件：電子文件又能夠被稱之為數(shù)字文件，詳細(xì)指的是由電子計算機(jī)計算和生成的一種電子信息，其重要用二進(jìn)制的數(shù)位進(jìn)行記錄和保存。電子文件與安全管理相關(guān)的特性重要具有下面幾點，首先，電子文件信息與保存的載體具有相分離性，這是影響電子文件安全管理的最基本的特性;其次，電子文件的信息是數(shù)據(jù)化的顯示形式;最后，電子文件對于電子設(shè)備有著嚴(yán)重的依靠性，離開了相應(yīng)的設(shè)備，這些電子信息就會變得無法使用。(二)電子檔案：電子檔案的定義方式有許多，但是業(yè)界對于其統(tǒng)一的認(rèn)識基本達(dá)成一致，指的是那些保存在電子計算機(jī)內(nèi)的用作檔案保管的電子文件的統(tǒng)稱。二、影響電子檔案安全性的相關(guān)因素(一)天然因素。各種天然的不可抗因素是影響電子檔案安全性重要天然因素。例如水災(zāi)、地震、臺風(fēng)等這些天然因素能夠直接的影響電子檔案的安全。而風(fēng)、雪、雷雨等天然因素會影響電子檔案的濕度溫度的變化等，使得電子檔案的光盤或者是其他載體變質(zhì)或者是消磁，進(jìn)而使得電子檔案的安全性遭到嚴(yán)重的影響以至是遭到毀壞。(二)環(huán)境因素。電子檔案的安全管理離不開環(huán)境因素的穩(wěn)定，這里所指的環(huán)境詳細(xì)包含硬件的環(huán)境和軟件的環(huán)境。硬件的環(huán)境指的是保存電子檔案的載體、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)分享聯(lián)絡(luò)等，而軟件環(huán)境則包含一個國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的環(huán)境。只要當(dāng)二者的環(huán)境到達(dá)穩(wěn)定狀況，能力有效的保證電子檔案的安全性。(三)人為因素。電子檔案安全管理的人為因素重要包含人為的蓄意毀壞、人為的管理忽略和人為的欠妥操作。這三類人為因素都能夠使得電子檔案的安全性遭到影響以至是遭到毀壞。三、電子檔案風(fēng)險管理的需要性(一)信息技術(shù)存在宏大的安全風(fēng)險?，F(xiàn)如今，電子計算機(jī)的廣泛使用很大水平上改變了人們的生產(chǎn)生活方式。但是由于人們過分的依靠這些電子設(shè)備也使得人們的生活存在著很大的風(fēng)險，這個對于電子檔案的安全管理也不例外。計算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)的不斷更新升級，也在一定水平上加大了電子檔案安全管理的風(fēng)險性。(二)電子檔案的特性使得其容易產(chǎn)生風(fēng)險。電子檔案與傳統(tǒng)的檔案相比具有很大的優(yōu)勢，但是電子檔案其也存在著一些新型風(fēng)險形式。例如，電子檔案具有真實性受損或者是具有不可讀取性的一些新型的風(fēng)險，這種風(fēng)險并不是傳統(tǒng)風(fēng)險的疊加，而是風(fēng)險的擴(kuò)大化。因而，這充足說明電子檔案其實就是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來方便的同時，也給檔案的安全管理帶來了不少的風(fēng)險性。四、電子檔案管理經(jīng)過中的風(fēng)險控制辦法(一)在電子檔案管理經(jīng)過中進(jìn)行有效的風(fēng)險躲避，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的經(jīng)過中，首先應(yīng)該建立起一整套的風(fēng)險躲避制度來進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險防備。例如，管理人員能夠制訂一項要求所有的IT系統(tǒng)都必需使用密碼的一個制度來進(jìn)行風(fēng)險的躲避;其次，在進(jìn)行電子檔案管理的經(jīng)過中，還應(yīng)該對管理人員施行有效的培訓(xùn)和教育，讓他們在以后的工作中有意識的進(jìn)行風(fēng)險的躲避;再次，還應(yīng)該加強(qiáng)對于技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。通過制訂更新的技術(shù)規(guī)范來確保風(fēng)險的減少;最后，要施行相應(yīng)的安全控制防護(hù)，安全控制防護(hù)的有效使用，能夠有效的將系統(tǒng)漏洞或者是黑客的攻擊的可能性降到最低。(二)在電子檔案管理經(jīng)過中進(jìn)行有效的風(fēng)險轉(zhuǎn)移，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案安全管理經(jīng)過中，進(jìn)行有效的風(fēng)險轉(zhuǎn)移也是一種極其有效的方式之一。風(fēng)險轉(zhuǎn)移就是檔案安全管理經(jīng)過中管理人員試圖使用一切的手段將各種威脅轉(zhuǎn)移到其他的方面或者其他的經(jīng)過。這樣的風(fēng)險轉(zhuǎn)移方式重要通過從新考慮提供效勞、修改相應(yīng)的裝配形式、為主要的電子檔案購買保險等，旨在通過這些方式有效的將風(fēng)險進(jìn)行轉(zhuǎn)移，保證電子檔案的安全，減少相應(yīng)的風(fēng)險。(三)在電子檔案管理經(jīng)過中進(jìn)行有效的風(fēng)險緩解，減少風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的經(jīng)過中，風(fēng)險能夠采用躲避或者轉(zhuǎn)移的方式，對于那些既不能躲避也不能轉(zhuǎn)移的風(fēng)險能夠采用一定的風(fēng)險緩解的方式。這種緩解方式重要是采用事前和事后辦法。事前辦法指的是在損失發(fā)生前采用一定的辦法，減少損失的發(fā)生。事后辦法指的是在損失發(fā)生后集中精神減輕緊急情況帶來的損失，以此降低風(fēng)險帶來的各類損失。(四)在電子檔案管理經(jīng)過中進(jìn)行合理的風(fēng)險成認(rèn)，避免風(fēng)險帶來的損失。在進(jìn)行電子檔案管理的經(jīng)過中，風(fēng)險是不可避免的，這就要求相應(yīng)的管理人員在碰到風(fēng)險的時候，對風(fēng)險發(fā)生已經(jīng)造成的損失選擇成認(rèn)。風(fēng)險成認(rèn)的方法就是要求相應(yīng)的管理人員對已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險進(jìn)行等級確實認(rèn)，而且對其造成的損失進(jìn)行及時的評估和成本效益的分析。通過這種風(fēng)險成認(rèn)的方式，能夠?qū)⒁呀?jīng)發(fā)生的在電子檔案管理經(jīng)過的風(fēng)險帶來的損失降到最低點，并給以后的檔案管理工作敲響警鐘。五、結(jié)束語在信息時代下進(jìn)行電子檔案管理的經(jīng)過中，管理者和相應(yīng)的工作人員必需深刻的意識到電子文件所具有的各種風(fēng)險性。并