淺談如何做好文件收發(fā)工作

淺談如何做好文件收發(fā)工作檔案收發(fā)是各級機(jī)關(guān)辦公室工作中必不可少的一部分，它承載著重要檔案和信息的收集、傳遞、整理、備案等重要工作，是各類信息收集的平臺、檔案傳遞的驛站，其工作質(zhì)量和好壞直接反映了辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和嚴(yán)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，談以下幾點(diǎn)一、文件收發(fā)的特點(diǎn)和規(guī)則檔案收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)上級機(jī)關(guān)文件的注冊、處理、提交、備案。本級機(jī)構(gòu)檔案的打印、分發(fā)、存檔、存放等。文件收發(fā)工作是有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策配置，保證重要信息安全，保證政令暢通的必然要求，財(cái)政系統(tǒng)中文件收發(fā)工作具有特定的規(guī)律和特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)(1)重。也就是說，的責(zé)任很重。檔案收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)行地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)注最廣，服務(wù)各級領(lǐng)導(dǎo)決策配置最直接，辦公室是整個(gè)局部機(jī)關(guān)的中樞，檔案收發(fā)工作是辦公室的中樞核，牽著頭發(fā)。在我們的財(cái)政系統(tǒng)中，小文件可能關(guān)系到重大民生項(xiàng)目，小錯(cuò)誤可能會(huì)影響很多人的身邊利益。因此，能否勝任自己的是我們所有文件收發(fā)人員的責(zé)任、風(fēng)格、素質(zhì)、能力最有效的檢查。(二)雜。也就是說，復(fù)雜而復(fù)雜。很多人認(rèn)為文件的收發(fā)工作是郵遞員的工作，技術(shù)含量不足。否則，只有真正從事這項(xiàng)工作的人才能感受到那件事沒有巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的要求，就像雜燴一樣，無視頭緒，混亂無章不沉著探索特征規(guī)則，盲人就無法區(qū)分門戶。(3)碎。也就是說，環(huán)節(jié)是細(xì)碎的。文件的收發(fā)工作，與文件的注冊、傳閱監(jiān)督、清退保存全過程相關(guān)的細(xì)節(jié)很多，文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后包括接收、計(jì)劃、傳遞、傳遞、反饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從文件的收據(jù)、承包到具體執(zhí)行，傳遞次數(shù)多、時(shí)間跨度長錯(cuò)過其中任何不引人注目的細(xì)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致工作中的被動(dòng)，甚至有些失誤會(huì)給全球工作帶來負(fù)面影響。(四)廣。也就是說，涉及面很廣。在財(cái)政系統(tǒng)中，文件的收發(fā)涉及面非常廣泛，僅…年年，我局就處理省市財(cái)政部門和縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)的文件…部分，各種資金請示文件…部分，累計(jì)達(dá)到10000人以上。其中還涵蓋了涉密、緊急、監(jiān)督等各種文件…其馀，呈現(xiàn)了緊急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險(xiǎn)大、傳達(dá)范圍廣的典型特征。二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)心得要做好文件收發(fā)工作，必須結(jié)合財(cái)政工作的實(shí)際情況，探索適合本公司實(shí)際的精細(xì)化管理方法，切實(shí)認(rèn)識到這項(xiàng)工作的極端重要性，牢牢細(xì)實(shí)快三字訣竅，追求零錯(cuò)誤、零錯(cuò)誤、零缺陷。確保中樞核不成為梗阻源。(1)用細(xì)字動(dòng)腦筋。嚴(yán)格細(xì)致是文件收發(fā)的前提。所謂細(xì)節(jié)決定成敗，就是這個(gè)道理，要真正做好這項(xiàng)工作，就必須用細(xì)字來動(dòng)腦筋。一個(gè)要仔細(xì)推測。文件收發(fā)人員應(yīng)善于總結(jié)、分析和探索其特定規(guī)。在財(cái)政系統(tǒng)中，最廣泛、最重要的是各種資金請示文件，不認(rèn)真的話，時(shí)機(jī)往往會(huì)被動(dòng)。細(xì)節(jié)見精神，粗心大意是文件收發(fā)工作的大忌，我們要立足于自己的崗位，通過崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作的活電腦，努力成為有心人理解人。第二，要仔細(xì)管理。細(xì)分分類是收發(fā)文實(shí)際工作的核心要素，是確保便利查閱的重要手段，是提高工作質(zhì)量效果的關(guān)鍵。俗話說記憶力不如爛筆頭，文件收發(fā)工作要嚴(yán)格執(zhí)行痕跡管理，實(shí)行分類存檔保存，確保有章可循，有證據(jù)。切實(shí)登記帳簿，存檔帳簿，找清楚。促使檔案收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的信息庫。第三，要規(guī)范操作。規(guī)則不易成為周圍，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)致，程序復(fù)雜，各類文件傳遞對象、渠道、范圍不同，只有在各環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表的意見，一一對應(yīng)檢查，正確傳遞(二)在實(shí)字上下真功。務(wù)實(shí)肯干是職場職責(zé)所需的本職要求。所謂小崗位連大責(zé)責(zé)任，文件收發(fā)職場平凡，但越平凡的職場越需要毅力和耐心。為了保證工作中沒有錯(cuò)誤和錯(cuò)誤，必須在實(shí)字上下功夫。其中一個(gè)要堅(jiān)定。文件收發(fā)實(shí)質(zhì)上是服務(wù)保障工作，對內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策、業(yè)務(wù)部門，對外服務(wù)于基層部門、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)他人因工作需要急于找到文件時(shí)，他們應(yīng)該誠實(shí)相待，不厭其煩，耐心面對。小文件不僅體現(xiàn)了我們收發(fā)人員的工作效率，還體現(xiàn)了財(cái)政部門的精神面貌。第二，我們必須做事務(wù)實(shí)。檔案收發(fā)工作人員必須有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們必須處理幾件甚至幾十件各種通知和檔案，工作責(zé)任重，密度大，強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的聯(lián)系，應(yīng)各方面的關(guān)心，不要遺漏，不要錯(cuò)過，要堅(jiān)決克服麻痹思想，不要疲勞應(yīng)對，真正進(jìn)入大腦。其三，必須履行責(zé)任。小文件傳達(dá)的是責(zé)任，執(zhí)行的是制度，文件收發(fā)工作必須堅(jiān)決執(zhí)行職場責(zé)任制，收發(fā)、傳達(dá)、存款必須由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理，層層檢查，避免圖簡單、節(jié)約程序、通過的問題。確保傳輸不延遲，量大不積壓，不發(fā)生錯(cuò)誤。(3)以快字求實(shí)效?？焖俑咝谴_保執(zhí)行任務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。財(cái)務(wù)工作千頭萬緒，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)點(diǎn)廣泛，對我們所有文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。一個(gè)是快速運(yùn)行。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳遞處理的速度和質(zhì)量，就要多問口勤，多請示，多報(bào)告，多追蹤。腿經(jīng)常送，不怕麻煩，迅速反應(yīng)，迅速執(zhí)行。確保第一時(shí)間傳達(dá)給人，傳達(dá)到位。第二，反饋應(yīng)該很快。文件收發(fā)工作不能等，不能拖，不能靠，反而會(huì)形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高工作效率，壓縮處理周期。對于領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重要文件，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地傳輸?shù)礁鞑块T，及時(shí)反饋處理結(jié)果，第三，監(jiān)督要快。文件收發(fā)工作必須以監(jiān)督為基礎(chǔ)，保證最終制度的執(zhí)行、任務(wù)的完成。在實(shí)際工作中，我們在嚴(yán)格執(zhí)行各種制度的同時(shí)，還有一部分文件下落不明的原因。因此，收