外貿(mào)公司采購(gòu)部制度與工作流程完整

外貿(mào)公司采購(gòu)部制度與工作流程完整

外貿(mào)公司采購(gòu)管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：本制度適用于外貿(mào)公司的采購(gòu)管理。三、內(nèi)容：1、總則：為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率，制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展工作。2、采購(gòu)基本流程：采購(gòu)需求---采購(gòu)計(jì)劃---尋找供貨商----詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)----采購(gòu)洽談----合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)）----交貨驗(yàn)收（倉(cāng)管）---質(zhì)檢（不合格退貨）---入庫(kù)---計(jì)劃對(duì)賬---財(cái)務(wù)結(jié)算。采購(gòu)流程圖如下：采購(gòu)需求采購(gòu)申請(qǐng)審批產(chǎn)品采購(gòu)部總經(jīng)理/財(cái)務(wù)尋找供應(yīng)商總監(jiān)尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購(gòu)洽談總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期合同的簽訂建立供應(yīng)商資料下單驗(yàn)收不合格交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格退貨計(jì)劃對(duì)賬入倉(cāng)財(cái)務(wù)結(jié)算1）采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和公司銷售計(jì)劃制訂采購(gòu)計(jì)劃。2）供應(yīng)商的選擇和考核：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營(yíng)情況、供應(yīng)能力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。4）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過(guò)程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購(gòu)合同的簽訂要根據(jù)采購(gòu)商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購(gòu)方針等要求的不同而各不相同。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。5）交貨驗(yàn)收：采購(gòu)員必須確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期的正確無(wú)誤。以采購(gòu)員的確定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫(kù)，不合格的，需安排補(bǔ)救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫(kù)后，進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。3、申請(qǐng)商品采購(gòu)流程圖：提出需求采購(gòu)部審批（有合同）采購(gòu)訂購(gòu)銷售部采購(gòu)部審批（無(wú)合同）總經(jīng)理/財(cái)務(wù)審批1）銷售部提出采購(gòu)需求，2）采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批；3）審批通過(guò)后，由采購(gòu)主管下單。4、申請(qǐng)付款流程圖：采購(gòu)根據(jù)供應(yīng)商期限采購(gòu)人對(duì)賬采購(gòu)部審批總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)部付款5、商品到貨驗(yàn)收流程：倉(cāng)管驗(yàn)貨倉(cāng)管打入庫(kù)單財(cái)務(wù)審核入庫(kù)單進(jìn)倉(cāng)6、退貨流程：采購(gòu)?fù)素浬暾?qǐng)單采購(gòu)部審核報(bào)損倉(cāng)庫(kù)供應(yīng)商四、采購(gòu)管理制度：1.建立供應(yīng)商資料管理表和售后服務(wù)管理表，以確保采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。2.建立并完善比價(jià)制度，以確保采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。3.每月末匯總付款、欠款和欠票情況，并提出下月用款計(jì)劃。4.簽訂采購(gòu)合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況。如不能及時(shí)供貨，應(yīng)提前兩天通知請(qǐng)購(gòu)部門或請(qǐng)購(gòu)人。5.所有貨物必須開(kāi)箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商解決。6.驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)部工作職責(zé)：1.制定并完善采購(gòu)制度和采購(gòu)流程，確保貫徹執(zhí)行。2.制定并實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃，包括審核采購(gòu)需求、統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容、組織市場(chǎng)調(diào)研和預(yù)測(cè)、簽約和檢查合同執(zhí)行情況。3.編制月度和周采購(gòu)預(yù)算，實(shí)施采購(gòu)的預(yù)防控制和過(guò)程控制，有效降低成本。4.選擇并管理供應(yīng)商，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略同盟，建立對(duì)供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場(chǎng)價(jià)格狀況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)及管理工作，確保采銷質(zhì)量。采購(gòu)部主管職責(zé)：1.引進(jìn)和維護(hù)直配供應(yīng)商。2.日常管理，包括工作安排、供應(yīng)商談判、相關(guān)流程制定和調(diào)整、突發(fā)事件的處理。3.審核訂單，參考安全庫(kù)存。4.管控應(yīng)付款。5.管控庫(kù)存金額和消耗。6.審核并調(diào)整周月采購(gòu)需求和計(jì)劃。7.與其他部門協(xié)調(diào)。8.制定和跟進(jìn)日常訂單。9.處理退貨。10.談判、引進(jìn)和維護(hù)庫(kù)配供應(yīng)商。率達(dá)到%考核期內(nèi)物資保管損壞量控制在%以內(nèi)考核期內(nèi)物資供應(yīng)運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生安全事故的次數(shù)控制在次以內(nèi)部門員工績(jī)效考核平均得分在分以上95%本次考核總得分指標(biāo)說(shuō)明：1.采購(gòu)計(jì)劃完成率：考核期內(nèi)完成采購(gòu)計(jì)劃的比例。2.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃完成率：考核期內(nèi)完成供應(yīng)商開(kāi)發(fā)計(jì)劃的比例。3.采購(gòu)質(zhì)量合格率：考核期內(nèi)采購(gòu)物資的合格率。4.部門管理費(fèi)用控制：考核期內(nèi)部門管理費(fèi)用是否控制在預(yù)算范圍之內(nèi)。5.采購(gòu)成本降低目標(biāo)達(dá)成率：考核期內(nèi)采購(gòu)成本降低目標(biāo)的達(dá)成率。6.供應(yīng)計(jì)劃編制及時(shí)率：考核期內(nèi)供應(yīng)計(jì)劃編制的及時(shí)率。7.物資供應(yīng)及時(shí)率：考核期內(nèi)物資供應(yīng)的及時(shí)率。8.物資發(fā)放準(zhǔn)確性：考核期內(nèi)物資發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤的比例。9.供應(yīng)商交貨及時(shí)率：考核期內(nèi)供應(yīng)商交貨的及時(shí)率。10.物資保管損壞量：考核期內(nèi)物資保管損壞的比例。11.運(yùn)輸安全事故次數(shù)：考核期內(nèi)物資供應(yīng)運(yùn)輸過(guò)程中發(fā)生安全事故的次數(shù)。被考核人簽字：日期：考核人簽字：日期：復(fù)核人簽字：日期：方案名：采購(gòu)人員績(jī)效考核實(shí)施方案一、目的：制定采購(gòu)人員績(jī)效考核實(shí)施方案，全面評(píng)價(jià)采購(gòu)人員的工作績(jī)效，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，為員工的薪資調(diào)整、教育培訓(xùn)、晉升提供準(zhǔn)確、客觀的依據(jù)。二、遵循原則：1.明確化、公開(kāi)化原則：考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、程序和責(zé)任都應(yīng)有明確規(guī)定，并公開(kāi)于全體員工。2.客觀考評(píng)的原則：考評(píng)應(yīng)基于客觀事實(shí)，避免主觀性和感情色彩。3.差別的原則：考核等級(jí)間應(yīng)有明顯差別界限，激勵(lì)員工的上進(jìn)心。4.反饋原則：考評(píng)結(jié)果應(yīng)反饋給被考評(píng)者，并提供今后努力方向的參考意見(jiàn)等。三、適用范圍：本企業(yè)采購(gòu)部人員，除以下人員：考核期開(kāi)始后進(jìn)入本企業(yè)的員工；因私、因病、因傷而連續(xù)缺勤30日以上者；因公傷而連續(xù)缺勤75日以上者；考核實(shí)施日已經(jīng)退職者。四、績(jī)效考核小組成員：人力資源部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)部主管、人力資源部績(jī)效考核專員、人力資源部一般工作人員。五、采購(gòu)績(jī)效考核實(shí)施：1.采購(gòu)人員績(jī)效考核指標(biāo)：采購(gòu)時(shí)間、品質(zhì)、數(shù)量、價(jià)格、效率五個(gè)方面作為考核指標(biāo)。2.量化指標(biāo)如下表所示：采購(gòu)人員績(jī)效考核指標(biāo)表績(jī)效考核方面 權(quán)重（%） 考核指標(biāo)/指標(biāo)說(shuō)明時(shí)間績(jī)效 15% 避免停工斷料，影響工時(shí)物資保管 25% 物資保管損壞金額控制在元以內(nèi)運(yùn)輸安全 25% 運(yùn)輸安全事故次數(shù)控制在次以內(nèi)部門員工績(jī)效 35% 平均得分在分以上六、考核結(jié)果：考核期內(nèi)，采購(gòu)人員需達(dá)到績(jī)效考核指標(biāo)，否則將影響績(jī)效考核總得分。考核總得分根據(jù)公式計(jì)算得出，最終結(jié)果需由被考核人、考核人、復(fù)核人簽字確認(rèn)。定性指標(biāo)的權(quán)重為30%，是績(jī)效考核的重要組成部分。綜合得分是考核結(jié)果的總體評(píng)價(jià)。等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明表是用來(lái)劃分指標(biāo)等級(jí)的。其中，杰出、優(yōu)秀、中等、有待提高、急需提高分別對(duì)應(yīng)不同的得分范圍和表現(xiàn)情況。采購(gòu)部的關(guān)鍵績(jī)效考核指標(biāo)包括采購(gòu)計(jì)劃完成率、按時(shí)完成率、目標(biāo)達(dá)成率、成本降低率、訂貨差錯(cuò)率、采購(gòu)資金節(jié)約率、采購(gòu)質(zhì)量合格率和供應(yīng)商履約率。這些指標(biāo)的定義和公式都由采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)部門提供。實(shí)際按時(shí)完成訂單數(shù)與采購(gòu)訂單總數(shù)的比例可以反映采購(gòu)部門的工作效率。成本實(shí)際降低率與成本目標(biāo)降低率的比例則是反映成本控制的情況。訂貨差錯(cuò)率、采購(gòu)質(zhì)量合格率和供應(yīng)商履約率則分別關(guān)注采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量和準(zhǔn)確性、供應(yīng)商的表現(xiàn)情況。為了更好地評(píng)估績(jī)效，企業(yè)還需要考慮一些定量指標(biāo)，如物資的品質(zhì)和使用情況、呆料數(shù)量、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、采購(gòu)成價(jià)格的績(jī)效降低率、采購(gòu)物資的合格數(shù)量、履約的合同數(shù)等?？?jī)效考核是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，它可以幫助企業(yè)了解員工的工作表現(xiàn)和工作效率，以便更好地制定目標(biāo)和計(jì)劃。為了確?？己说墓涂陀^，企業(yè)需要制定明確的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行認(rèn)真的分析和總結(jié)?？?jī)效考核是通過(guò)收集、分析和傳遞個(gè)人在工作崗位上的行為表現(xiàn)和工作結(jié)果方面的信息來(lái)評(píng)估員工的工作表現(xiàn)。它是企業(yè)人事管理的重要組成部分，也是提高組織效率的強(qiáng)有力手段之一。在進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)工作時(shí)，需要對(duì)業(yè)績(jī)考評(píng)的涵義作出科學(xué)的解釋，以確保整個(gè)組織有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。有效的績(jī)效考核可以確定每位員工對(duì)組織的貢獻(xiàn)或不足，并為人力資源的管理提供決定性的評(píng)估資料，從而改善組織的反饋機(jī)制，提高員工的工作績(jī)效，激勵(lì)士氣，也可作為公平合理地酬賞員工的依據(jù)。績(jī)效考核包括工作要項(xiàng)、績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估、評(píng)估面談和在職輔導(dǎo)等相關(guān)概念。采購(gòu)部的績(jī)效考核表則具體列出了績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)及辦法。例如，對(duì)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和維護(hù)情況進(jìn)行考核，未完成任務(wù)則扣50元，每多開(kāi)發(fā)一家穩(wěn)定供貨半年以上的A類、B類原料的供應(yīng)商則獎(jiǎng)100元。對(duì)供方供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行跟蹤，及時(shí)處理業(yè)務(wù)關(guān)系，如因供貨關(guān)系處理不當(dāng)，造成供應(yīng)不及時(shí)延誤交貨一天，則扣50元。建立完整的供應(yīng)商企業(yè)信息及其供貨記錄，少一份合同則扣20元。在采購(gòu)物質(zhì)進(jìn)廠時(shí)，必須通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)證，如未經(jīng)驗(yàn)證進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)或車間現(xiàn)場(chǎng)，則每批次扣50元。根據(jù)采購(gòu)規(guī)范質(zhì)量要求組織采購(gòu)，因A、B類原料質(zhì)量問(wèn)題造成產(chǎn)品物理性能指標(biāo)一般不合格則每批扣100元，嚴(yán)重不合格或批量不合格則扣完該項(xiàng)工作。對(duì)于原料的供應(yīng)量和庫(kù)存控制也有相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)?？?jī)效考核對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和員工的個(gè)人成長(zhǎng)都具有重要意義。它可以促進(jìn)員工的自我改進(jìn)和職業(yè)發(fā)展，提高組織的整體效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。工資?？刂飘a(chǎn)品外觀質(zhì)量指標(biāo)和原料質(zhì)量是我們公司的重要任務(wù)。如果產(chǎn)品外觀質(zhì)量指標(biāo)嚴(yán)重不合格或批量不合格，將扣除50元工資；如果是因?yàn)镃類原料質(zhì)量問(wèn)題造成的，則扣除20元工資。如果原料質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致顧客投訴或退貨，將完全扣除該項(xiàng)工資。在供貨價(jià)格方面，我們按照公司的采購(gòu)價(jià)格控制指標(biāo)或年度合同給定價(jià)格要求進(jìn)行控制。如果采購(gòu)價(jià)格超出2%以上，則將扣除100元工資，直至扣完本項(xiàng)工資。對(duì)于應(yīng)付資金，我們?cè)诒ＷC正