外貿公司采購部制度與工作流程完整

外貿公司采購部制度與工作流程完整

外貿公司采購管理制度與工作流程一、目的：為規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、適用范圍：本制度適用于外貿公司的采購管理。三、內容：1、總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。2、采購基本流程：采購需求---采購計劃---尋找供貨商----詢價、比價、議價----采購洽談----合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）----交貨驗收（倉管）---質檢（不合格退貨）---入庫---計劃對賬---財務結算。采購流程圖如下：采購需求采購申請審批產品采購部總經理/財務尋找供應商總監(jiān)尋價、比價、議價采購洽談總經理審批財務部確認付款條件及帳期合同的簽訂建立供應商資料下單驗收不合格交貨驗收驗收合格退貨計劃對賬入倉財務結算1）采購計劃：采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。2）供應商的選擇和考核：供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價、比價、議價。4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協(xié)議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。7）財務結算：貨物入庫后，進行財務結算。3、申請商品采購流程圖：提出需求采購部審批（有合同）采購訂購銷售部采購部審批（無合同）總經理/財務審批1）銷售部提出采購需求，2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批；3）審批通過后，由采購主管下單。4、申請付款流程圖：采購根據供應商期限采購人對賬采購部審批總經理/財務部審批財務部付款5、商品到貨驗收流程：倉管驗貨倉管打入庫單財務審核入庫單進倉6、退貨流程：采購退貨申請單采購部審核報損倉庫供應商四、采購管理制度：1.建立供應商資料管理表和售后服務管理表，以確保采購產品的質優(yōu)價廉。2.建立并完善比價制度，以確保采購產品的質優(yōu)價廉。3.每月末匯總付款、欠款和欠票情況，并提出下月用款計劃。4.簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況。如不能及時供貨，應提前兩天通知請購部門或請購人。5.所有貨物必須開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系供應商解決。6.驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續(xù)。采購部工作職責：1.制定并完善采購制度和采購流程，確保貫徹執(zhí)行。2.制定并實施采購計劃，包括審核采購需求、統(tǒng)籌策劃和確定采購內容、組織市場調研和預測、簽約和檢查合同執(zhí)行情況。3.編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低成本。4.選擇并管理供應商，建立長期戰(zhàn)略同盟，建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)。5.負責倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量。采購部主管職責：1.引進和維護直配供應商。2.日常管理，包括工作安排、供應商談判、相關流程制定和調整、突發(fā)事件的處理。3.審核訂單，參考安全庫存。4.管控應付款。5.管控庫存金額和消耗。6.審核并調整周月采購需求和計劃。7.與其他部門協(xié)調。8.制定和跟進日常訂單。9.處理退貨。10.談判、引進和維護庫配供應商。率達到%考核期內物資保管損壞量控制在%以內考核期內物資供應運輸過程中發(fā)生安全事故的次數控制在次以內部門員工績效考核平均得分在分以上95%本次考核總得分指標說明：1.采購計劃完成率：考核期內完成采購計劃的比例。2.供應商開發(fā)計劃完成率：考核期內完成供應商開發(fā)計劃的比例。3.采購質量合格率：考核期內采購物資的合格率。4.部門管理費用控制：考核期內部門管理費用是否控制在預算范圍之內。5.采購成本降低目標達成率：考核期內采購成本降低目標的達成率。6.供應計劃編制及時率：考核期內供應計劃編制的及時率。7.物資供應及時率：考核期內物資供應的及時率。8.物資發(fā)放準確性：考核期內物資發(fā)放準確無誤的比例。9.供應商交貨及時率：考核期內供應商交貨的及時率。10.物資保管損壞量：考核期內物資保管損壞的比例。11.運輸安全事故次數：考核期內物資供應運輸過程中發(fā)生安全事故的次數。被考核人簽字：日期：考核人簽字：日期：復核人簽字：日期：方案名：采購人員績效考核實施方案一、目的：制定采購人員績效考核實施方案，全面評價采購人員的工作績效，保證企業(yè)經營目標的實現(xiàn)，為員工的薪資調整、教育培訓、晉升提供準確、客觀的依據。二、遵循原則：1.明確化、公開化原則：考評標準、程序和責任都應有明確規(guī)定，并公開于全體員工。2.客觀考評的原則：考評應基于客觀事實，避免主觀性和感情色彩。3.差別的原則：考核等級間應有明顯差別界限，激勵員工的上進心。4.反饋原則：考評結果應反饋給被考評者，并提供今后努力方向的參考意見等。三、適用范圍：本企業(yè)采購部人員，除以下人員：考核期開始后進入本企業(yè)的員工；因私、因病、因傷而連續(xù)缺勤30日以上者；因公傷而連續(xù)缺勤75日以上者；考核實施日已經退職者。四、績效考核小組成員：人力資源部經理、采購部經理、采購部主管、人力資源部績效考核專員、人力資源部一般工作人員。五、采購績效考核實施：1.采購人員績效考核指標：采購時間、品質、數量、價格、效率五個方面作為考核指標。2.量化指標如下表所示：采購人員績效考核指標表績效考核方面 權重（%） 考核指標/指標說明時間績效 15% 避免停工斷料，影響工時物資保管 25% 物資保管損壞金額控制在元以內運輸安全 25% 運輸安全事故次數控制在次以內部門員工績效 35% 平均得分在分以上六、考核結果：考核期內，采購人員需達到績效考核指標，否則將影響績效考核總得分。考核總得分根據公式計算得出，最終結果需由被考核人、考核人、復核人簽字確認。定性指標的權重為30%，是績效考核的重要組成部分。綜合得分是考核結果的總體評價。等級標準說明表是用來劃分指標等級的。其中，杰出、優(yōu)秀、中等、有待提高、急需提高分別對應不同的得分范圍和表現(xiàn)情況。采購部的關鍵績效考核指標包括采購計劃完成率、按時完成率、目標達成率、成本降低率、訂貨差錯率、采購資金節(jié)約率、采購質量合格率和供應商履約率。這些指標的定義和公式都由采購和倉儲部門提供。實際按時完成訂單數與采購訂單總數的比例可以反映采購部門的工作效率。成本實際降低率與成本目標降低率的比例則是反映成本控制的情況。訂貨差錯率、采購質量合格率和供應商履約率則分別關注采購過程中的質量和準確性、供應商的表現(xiàn)情況。為了更好地評估績效，企業(yè)還需要考慮一些定量指標，如物資的品質和使用情況、呆料數量、庫存周轉率、采購成價格的績效降低率、采購物資的合格數量、履約的合同數等?？冃Э己耸瞧髽I(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，它可以幫助企業(yè)了解員工的工作表現(xiàn)和工作效率，以便更好地制定目標和計劃。為了確?？己说墓涂陀^，企業(yè)需要制定明確的指標和標準，并對考核結果進行認真的分析和總結?？冃Э己耸峭ㄟ^收集、分析和傳遞個人在工作崗位上的行為表現(xiàn)和工作結果方面的信息來評估員工的工作表現(xiàn)。它是企業(yè)人事管理的重要組成部分，也是提高組織效率的強有力手段之一。在進行業(yè)績考評工作時，需要對業(yè)績考評的涵義作出科學的解釋，以確保整個組織有一個統(tǒng)一的認識。有效的績效考核可以確定每位員工對組織的貢獻或不足，并為人力資源的管理提供決定性的評估資料，從而改善組織的反饋機制，提高員工的工作績效，激勵士氣，也可作為公平合理地酬賞員工的依據。績效考核包括工作要項、績效標準、評估、評估面談和在職輔導等相關概念。采購部的績效考核表則具體列出了績效評價標準及辦法。例如，對供應商的開發(fā)和維護情況進行考核，未完成任務則扣50元，每多開發(fā)一家穩(wěn)定供貨半年以上的A類、B類原料的供應商則獎100元。對供方供貨業(yè)績進行跟蹤，及時處理業(yè)務關系，如因供貨關系處理不當，造成供應不及時延誤交貨一天，則扣50元。建立完整的供應商企業(yè)信息及其供貨記錄，少一份合同則扣20元。在采購物質進廠時，必須通知質量部門進行驗證，如未經驗證進入倉庫或車間現(xiàn)場，則每批次扣50元。根據采購規(guī)范質量要求組織采購，因A、B類原料質量問題造成產品物理性能指標一般不合格則每批扣100元，嚴重不合格或批量不合格則扣完該項工作。對于原料的供應量和庫存控制也有相應的考核標準?？冃Э己藢τ谄髽I(yè)的發(fā)展和員工的個人成長都具有重要意義。它可以促進員工的自我改進和職業(yè)發(fā)展，提高組織的整體效率，實現(xiàn)企業(yè)的目標。工資?？刂飘a品外觀質量指標和原料質量是我們公司的重要任務。如果產品外觀質量指標嚴重不合格或批量不合格，將扣除50元工資；如果是因為C類原料質量問題造成的，則扣除20元工資。如果原料質量問題導致顧客投訴或退貨，將完全扣除該項工資。在供貨價格方面，我們按照公司的采購價格控制指標或年度合同給定價格要求進行控制。如果采購價格超出2%以上，則將扣除100元工資，直至扣完本項工資。對于應付資金，我們在保證正