人事檔案管理制度

人事檔案管理制度一、制度目的為了規(guī)范公司人事檔案的管理，保障員工合法權(quán)益，加強對人力資源的監(jiān)管和管理，制定本人事檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有員工的檔案管理工作。三、檔案內(nèi)容及形式檔案內(nèi)容員工的檔案內(nèi)容包括個人基本情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、獎懲記錄等。檔案形式員工的檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩類，各部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定存儲、利用電子檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一存儲在公司人事檔案室內(nèi)，要定期進(jìn)行整理、存檔和清理。四、檔案管理流程新進(jìn)員工的檔案管理新進(jìn)員工入職時，人力資源部應(yīng)當(dāng)與其簽訂勞動合同，然后進(jìn)行入職登記和檔案建立工作。電子檔案應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中創(chuàng)建相應(yīng)的員工信息，紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)在當(dāng)年員工入職登記冊內(nèi)進(jìn)行登記。每月檔案更新工作每月工資發(fā)放之前，人力資源部應(yīng)當(dāng)核對每位員工的檔案信息，并更新、存儲同工資發(fā)放工資條一起向員工發(fā)送電子版工資清單。檔案借閱員工需查閱或使用自己檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫借閱申請表，經(jīng)所屬部門主管簽字后提交人力資源部審批。審批通過后，工作人員應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案調(diào)取并出借處理，借閱期限不得超過3天，超時應(yīng)當(dāng)向人力資源部提出申請延長。檔案借出與歸還公司人事檔案室應(yīng)當(dāng)明確借出人、借出時間、借出目的等信息，建立相應(yīng)的登記紀(jì)錄，出借的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案借閱條，并告知借閱人保管有關(guān)資料。歸還時應(yīng)當(dāng)經(jīng)借出人核對檔案完整性后確認(rèn)接收。五、檔案保密保密責(zé)任公司所有工作人員都有保密的責(zé)任，不得泄露公司員工的個人信息。保密措施人力資源部應(yīng)當(dāng)對員工的檔案信息進(jìn)行保密，不得外泄。在檔案借閱時應(yīng)當(dāng)特別注意保密措施，避免出現(xiàn)信息泄露問題。六、檔案保管期限在職員工在職員工的檔案應(yīng)當(dāng)長期保留并定期整理、存檔。如果員工離職，其檔案應(yīng)當(dāng)保存10年。離職員工離職員工的檔案應(yīng)當(dāng)保存10年。離職員工的檔案，包括基本情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎懲記錄等。七、違紀(jì)處罰對于違反本制度和其他相關(guān)管理制度的人員，將會受到相應(yīng)的違紀(jì)處罰。八、制度的解釋和修改對本制度的解釋權(quán)和修改權(quán)歸公司人力資源部所有。以上就是本