財(cái)務(wù)有限公司信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法

財(cái)務(wù)有限公司信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法第一章總則第一條為實(shí)現(xiàn)信貸業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，做好信貸管理基礎(chǔ)工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《商業(yè)銀行法》、《貸款通則》、《財(cái)務(wù)公司有限公司檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合財(cái)務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)務(wù)公司”）實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條信貸業(yè)務(wù)檔案是指財(cái)務(wù)公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，主要由借款人與擔(dān)保人的基礎(chǔ)資料、相關(guān)合同或契約、財(cái)務(wù)公司調(diào)查審批等資料組成。第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理遵循以下原則：一是集中管理原則；二是及時(shí)完整、真實(shí)有效原則；三是方便實(shí)用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到重要資料賬冊(cè)化、資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、檔案移交制度化。第二章管理職責(zé)第四條具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸人員是檔案收集的主要責(zé)任人，負(fù)責(zé)原始資料的收集和整理，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性和及時(shí)性負(fù)責(zé)；客戶資料需要補(bǔ)充、變更時(shí)，信貸人員負(fù)責(zé)及時(shí)通知、報(bào)送相應(yīng)人員。第五條信貸業(yè)務(wù)檔案管理員由風(fēng)險(xiǎn)管理部人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作；審核、接收信貸業(yè)務(wù)人員移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫(kù)檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照檔案管理的要求管理入庫(kù)檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作等。第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的分類第六條根據(jù)檔案的重要程度將信貸業(yè)務(wù)檔案分為兩大類：一級(jí)檔案與二級(jí)檔案。（一）一級(jí)檔案。是指與信貸業(yè)務(wù)有關(guān)的有價(jià)證券等資料。主要包括：房地產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)利證書(shū)或其它抵質(zhì)押物的物權(quán)憑證以及存單、銀行承兌匯票、股票債券等有價(jià)單證。（二）二級(jí)檔案。指調(diào)查審批文件、合同文本等法律資料以及業(yè)務(wù)存續(xù)期間相關(guān)記錄與參考資料。二級(jí)檔案可分為三部分：1．貸審會(huì)檔案：委員簽到表、會(huì)議記錄、貸審會(huì)委員意見(jiàn)書(shū)及審議意見(jiàn)書(shū)等。2.要件類檔案：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)合法合規(guī)的基本要件（如調(diào)查審批文件、客戶基礎(chǔ)資料、業(yè)務(wù)辦理資料及貸后檢查等）。3.資料類檔案：財(cái)務(wù)信息（如審計(jì)報(bào)告、年報(bào)月報(bào)等）、經(jīng)營(yíng)情況（主要業(yè)務(wù)合同、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)介紹等）等參考資料。第四章收集整理、移交與建檔第七條檔案資料的收集整理（一）每筆信貸業(yè)務(wù)資料由信貸人員收集并整理成卷；（二）信貸人員將收集、整理成卷的資料，按卷內(nèi)資料順序填制信貸檔案移交清單。第八條檔案資料的移交（一）移交時(shí)間1．一級(jí)檔案應(yīng)于收件當(dāng)日移交至結(jié)算部門保險(xiǎn)柜保管。在信貸檔案中保存權(quán)證復(fù)印件、權(quán)證交接憑證等。2.要件類檔案在每筆信貸業(yè)務(wù)發(fā)放前向信貸檔案管理員移交。如業(yè)務(wù)要求的資料有缺項(xiàng)，須填寫(xiě)《業(yè)務(wù)資料督辦單》（見(jiàn)附件1），承諾補(bǔ)齊的時(shí)間；資料類檔案最遲不能超過(guò)業(yè)務(wù)辦理后10個(gè)工作日移交。（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的移交必須履行交接手續(xù)。一級(jí)檔案在移交至結(jié)算部門時(shí)需辦理入庫(kù)手續(xù)(見(jiàn)附件2)，業(yè)務(wù)到期后領(lǐng)取也需辦理出庫(kù)手續(xù)（見(jiàn)附件3）。二級(jí)檔案移交時(shí)，檔案管理人員需按照移交人編制的信貸檔案移交清單對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)查收，核對(duì)無(wú)誤后與移交人在信貸檔案移交清單上共同簽字。對(duì)不符合整理和移交要求的，檔案管理人員不予接收。第九條檔案管理員應(yīng)在接收到檔案資料10個(gè)工作日內(nèi)，完成相應(yīng)信貸檔案建檔工作，檔案資料歸檔要便于保管、查找和使用。1．貸審會(huì)檔案單獨(dú)歸集整理；2.要件類與資料類檔案以借款人為單位分別歸集和整理。同一客戶的資料歸集放置在一個(gè)或多個(gè)檔案盒內(nèi)，同一客戶的同類信貸業(yè)務(wù)資料按發(fā)生先后順序排列一起放置。第五章檔案調(diào)閱第十條信貸業(yè)務(wù)檔案實(shí)行調(diào)閱登記制度。信貸人員、稽核人員調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案需出示《信貸檔案調(diào)閱登記表》（見(jiàn)附件4）。調(diào)閱人所需資料可以復(fù)印，不得取走原件。調(diào)閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)清點(diǎn)?！缎刨J檔案調(diào)閱登記表》由信貸業(yè)務(wù)檔案管理人員留存，作為調(diào)閱記錄。第十一條對(duì)于司法部門及監(jiān)察、工商、稅務(wù)、審計(jì)、監(jiān)管等外部單位因工作需要查閱資料的，參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六章保管期限第十二條信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩種，其中定期保管期限又分5年、15年二檔。1.屬于國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和具有史料價(jià)值的，為永久保管；2.屬于一般大中型建設(shè)項(xiàng)目的，保管期限為15年；3.屬于小型建設(shè)項(xiàng)目、流動(dòng)資金貸款及其它信貸項(xiàng)目的檔案，保管期限為5年。（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的保管期限從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開(kāi)始計(jì)算。第十三條對(duì)于已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)的檔案資料，信貸檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與公司辦公室辦理移交工作。第七章責(zé)任第十四條信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國(guó)家、財(cái)務(wù)公司和借款人秘密，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理人員、檔案管理人員，調(diào)閱人員均需嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密制度，對(duì)損毀、遺失、擅自銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案，擅自對(duì)外提供、透漏信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容，涂改、偽造信貸業(yè)務(wù)檔案，出賣信貸業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料，以及管理人員玩忽職守造成信貸而延誤檔案損失的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予行政處分；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則第十五條本辦法由風(fēng)險(xiǎn)管理部解釋和修訂第十六條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件1業(yè)務(wù)資料督辦單客戶名稱：業(yè)務(wù)描述：缺少的放款資料或未辦妥的手續(xù)：□一般事項(xiàng)□重大事項(xiàng)承諾辦妥資料和手續(xù)的期限：經(jīng)辦人員：信貸業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人：信貸業(yè)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)：重大例外事項(xiàng)需風(fēng)險(xiǎn)管理部審批審查人：風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)人：風(fēng)險(xiǎn)管理部主管領(lǐng)導(dǎo)：附件2信貸一級(jí)檔案入庫(kù)登記表借款人名稱貸款金額貸款期限合同編號(hào)入庫(kù)單證名稱編號(hào)價(jià)值備注合計(jì)上述單證經(jīng)結(jié)算業(yè)務(wù)部核對(duì)，現(xiàn)已入庫(kù)保管。移交人：接管人：監(jiān)交人：時(shí)間：附件3信貸一級(jí)檔案領(lǐng)取單借款人名稱貸款金額貸款期限合同編號(hào)還款日期還款憑證號(hào)領(lǐng)取單證名稱編號(hào)價(jià)值備注合計(jì)借款人已歸還貸款本息，現(xiàn)領(lǐng)取歸還借款人或辦理注銷等登記手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)部經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：上述單證經(jīng)信貸部門、結(jié)算部門核對(duì)后無(wú)誤，現(xiàn)領(lǐng)回。領(lǐng)取人：出庫(kù)人：監(jiān)交人：時(shí)間：附件4信貸檔案調(diào)閱登記表調(diào)閱部門：