日常接待管理規(guī)定

日常接待管理規(guī)定第1章總則第1條目的。為進一步提高公司的日常接待管理水平，促進接待工作的規(guī)范化，特制定本規(guī)定。第2條接待類型。1．貴賓接待貴賓接待主要是指對公司的重要客人、公司的重要客戶、外賓、參觀團及政府相關部門及領導的接待。2．業(yè)務接待業(yè)務接待主要是指對營銷客戶、施工相關事項洽談等的接待。3．普通接待普通接待主要是指對一般來客來訪的接待。第3條接待場所。1．公司設立有專門的會客廳，行政管理中心負責對會客廳的衛(wèi)生管理和設備維護工作。2．有客人來訪時，除總經(jīng)理室及副總經(jīng)理等高管人員單獨使用的辦公室可以用作接待洽談室外，一般都安排在公司會客廳洽談。第2章相關部門職責及程序第4條對于各種類型的來訪，相關部門須按下列要求操作：1.貴賓來訪1)在得知有有貴賓來訪前，行政管理中心要落實人員做好必要的安排：（1）清掃、整理接待場所，備好茶水；（2）按公司相關領導的指示準備相關資料及禮品；（3）根據(jù)指令安排車輛接送，預訂客房、客人返程機（車）票；（4）如需就餐，須按本規(guī)定第5章操作；（5）通知相關部門負責人或專業(yè)人員陪同客人。2)相關部門人員事前要及時與公司領導溝通，理解領導意圖，做好接待工作，盡可能解答客人提出的有關問題。2．其他相關業(yè)務人員來訪1)一般由相關業(yè)務部門自行安排接待，必要時，可要求行政管理中心工作人員協(xié)助。2)如需就餐，要及時通知行政管理中心，一般應安排在公司食堂就餐。如需安排外出就餐，須按本規(guī)定第5章操作。第3章接待服務人員禮儀第5條儀容、儀表。1．服飾接待人員應統(tǒng)一著公司工裝，工牌號要佩戴工整。2．化妝女性接待人員要化淡妝，切忌化濃妝和使用味道過重的香水。3．裝飾接待人員不能佩戴過多的首飾，且佩戴的首飾不能過于新奇。第15條各類招待行為必須以“厲行節(jié)約，合理開支，嚴格控制，超標自負”為原則，未經(jīng)批準不得超標開支。第16條日常招待一般執(zhí)行“業(yè)務對口、職務匹配”的原則。重要的客人由總經(jīng)理或分管副總負責招待，一般客人由相關部門相應人員負責招待。第17條應適當從緊控制陪同人員，陪同人員一般不應超過需接待人員的人數(shù)（具體由招待負責人根據(jù)需要掌握）。一般情況下，無業(yè)務相關人員不得陪同。第18條業(yè)務招待用餐堅持分級限標的原則。招待政府職能部門的負責人和合作單位領導，平均每人（包括陪同人員）費用不得超過60元（不含酒水，以下同），職能部門和合作單位的一般工作人員，平均每人（包括陪同人員）費用不得超過40元。接待部門應依據(jù)標準嚴格掌握，超過規(guī)定標準的部分自行承擔，公司不予報銷。第19條接待用餐一般應就近安排飯店招待。午餐招待原則上不飲用酒類，確有需要時也應適量控制。第20條實行招待前，接待部門要提出申請，填寫《業(yè)務招待費申請單》，經(jīng)部門負責人簽字后報總經(jīng)理審核。如相關領導外出，或情況特殊的，可先電話申請，過后補辦手續(xù)。第21條業(yè)務招待費報賬時實行“兩單一票”的原則。即由招待經(jīng)辦人員在招待任務完成之后憑招待費用的正式發(fā)票、財務規(guī)定的報銷單和《業(yè)務招待費申請單》經(jīng)分管副總審核（經(jīng)辦人為分管副總的，由分管行政副總審核）、總經(jīng)理審批后再到財務管理中心報銷。第22條各部門負責制定本部門每年的業(yè)務招待費預算額度，財務部對其使用情況進行監(jiān)督和控制，業(yè)務招待費要堅持不超時序的原則，超出當季度時序進度的不予報銷列帳。第23條審核、審批人員未能嚴格按規(guī)定標準審核、審批額度的，每發(fā)生一次罰責任人300元；財務人員未能做好每季度時序進度控制的，每發(fā)生一次罰責任人300元