公司信件、快遞收發(fā)管理辦法

PAGEPAGE1公司信件、快遞收發(fā)管理辦法第一篇：公司信件、快遞收發(fā)管理辦法公司信件、快遞收發(fā)管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確，特制定本辦法。一、適用范圍本流程中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部至內(nèi)部到付取件，從而實(shí)際產(chǎn)生公司快遞費(fèi)用支出的活動(dòng)。二、流程具體：I、收件管理：（1）公司快遞收取形式（林遠(yuǎn)峰負(fù)責(zé)）：林遠(yuǎn)峰負(fù)責(zé)收取快遞時(shí)間為周一到周日上班時(shí)間；如遇下班時(shí)間，保衛(wèi)人員需代替收取保管貨物和底單。并在下個(gè)上班時(shí)間告知林遠(yuǎn)峰。（2）快遞由林遠(yuǎn)峰統(tǒng)一接收（林遠(yuǎn)峰不在時(shí)由行政部經(jīng)理代接收），同時(shí)林遠(yuǎn)峰檢查信件、快遞包裝是否完好無(wú)損，核對(duì)收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退回。（3）林遠(yuǎn)峰確認(rèn)簽收后，將收到的信件、快遞、掛號(hào)信函等在《信件、快遞收件登記表》和《掛號(hào)信收取登記表》上進(jìn)行登記并通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細(xì)）。若收件人當(dāng)時(shí)不在公司，林遠(yuǎn)峰需電話通知收件人，以免耽誤公務(wù)。（4）遇到付費(fèi)快遞，林遠(yuǎn)峰應(yīng)聯(lián)系收件人親自付費(fèi)簽收，若其本人不在，可電話聯(lián)系本人由其指定代收人簽收。林遠(yuǎn)峰應(yīng)保留好單據(jù)，并計(jì)入公司快遞費(fèi)用。林遠(yuǎn)峰不負(fù)責(zé)墊付任何到付費(fèi)用。（5）林遠(yuǎn)峰應(yīng)妥善保留好相關(guān)記錄。II、發(fā)件管理（1）公司發(fā)件時(shí)間：快遞發(fā)放時(shí)間為周一至周日每日9：00~17：00之間。如遇特殊情況發(fā)件的在17：00前告知林遠(yuǎn)峰并登記，物品由林遠(yuǎn)峰保管并發(fā)遞。（2）發(fā)貨人自行清點(diǎn)及打包好物品（發(fā)貨人應(yīng)打包扎實(shí)確保在運(yùn)輸過(guò)程中安全可靠），交到一樓后詳細(xì)填寫快遞單并電話通知快遞公司取件并把單號(hào)告知收貨人，由收貨人自行跟蹤。（4）林遠(yuǎn)峰要妥善保留好相關(guān)單據(jù)，以便月底和快遞公司核對(duì)清算運(yùn)費(fèi)。林遠(yuǎn)峰負(fù)責(zé)核對(duì)費(fèi)用清單，核對(duì)無(wú)誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部支付。三、快遞費(fèi)用的支付標(biāo)準(zhǔn)。（1）、同一地點(diǎn)，同一客戶每天只允許支付一單快遞費(fèi)（纖檢局由閆經(jīng)理負(fù)責(zé)，染廠由林真真負(fù)責(zé)，客戶由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）超出部分不予報(bào)銷，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請(qǐng)表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)林遠(yuǎn)峰存檔月底統(tǒng)一上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。（2）公司貨車到達(dá)的目的地不支付快遞費(fèi)，由我司貨車司機(jī)自行攜帶轉(zhuǎn)呈，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請(qǐng)表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)林遠(yuǎn)峰存檔月底統(tǒng)一上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。（3）、中紡、翎藝、石獅布行及我司其他供應(yīng)商一律不支付快遞費(fèi)，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請(qǐng)表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)林遠(yuǎn)峰存檔月底統(tǒng)一上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。(4)、我司面料及輔料原則上不允許用快遞托運(yùn)，客戶同意支付快遞費(fèi)的除外，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請(qǐng)表經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)林遠(yuǎn)峰存檔月底統(tǒng)一上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核（林遠(yuǎn)峰特別監(jiān)督）。（5）、我司往來(lái)單位由業(yè)務(wù)和采購(gòu)還有辦公室人員與相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)商，本著誰(shuí)寄出誰(shuí)支付的原則進(jìn)行，由合作雙方各付一部分快遞費(fèi)用。（6）、染廠的快遞費(fèi)用與對(duì)方協(xié)商后另行公布。（7）、個(gè)人物件快遞費(fèi)用及后果由其發(fā)貨人承擔(dān)，不計(jì)入公司快遞費(fèi)用報(bào)銷中（林遠(yuǎn)峰特別監(jiān)督）。四、本流程自發(fā)布之日起實(shí)行。福建新同興針紡織有限公司20XX年9月21日第二篇：信件收發(fā)管理辦法信件收發(fā)管理辦法前言本規(guī)定是有限公司管理體系文件之一。本程序由總經(jīng)理工作部提出并歸口。本程序由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)起草。1、目的：規(guī)范公司報(bào)紙、期刊、信件收發(fā)操作，提高信息傳遞、處理效率，確保信件安全。2、適用范圍：所有來(lái)往報(bào)紙、期刊、信件（包括快遞等）。3、后勤保衛(wèi)室門衛(wèi)負(fù)責(zé)每日?qǐng)?bào)紙、期刊、信件的接收，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一發(fā)放。4、接受與發(fā)放程序4.1所有公司來(lái)往信件、報(bào)紙和期刊，均由門衛(wèi)負(fù)責(zé)接收。4.2郵遞員送來(lái)的信件,門衛(wèi)要檢查有無(wú)開(kāi)封、損壞的函件,如有開(kāi)封、損壞函件,必須讓函件接收部門（或本人）派人查收。函件接收部門（或本人）不派人或不收函件按信件退回處理。4.3節(jié)假日及下班后的損壞函件，門衛(wèi)負(fù)責(zé)與函件接收部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系，部門指派人員來(lái)公司查收，部門不派人或不收的函件按退回處理。4.4需到郵局領(lǐng)取的函件，由部門負(fù)責(zé)到郵局領(lǐng)取，后勤保衛(wèi)室協(xié)助、配合。4.5總經(jīng)理工作部收到報(bào)紙、期刊和信件后，先分類登記（來(lái)函來(lái)信記錄表）后分發(fā)，屬于公務(wù)信函/物件的，必須由函件接受部門或人員簽收；屬私人信函/物件的，直接分發(fā)到接受人（財(cái)務(wù)部另有約定統(tǒng)一接收，按約定執(zhí)行。函件本人不在的由部門人員代收）。公務(wù)信函/物件的范圍包括：以公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、某部門等為收信人的；發(fā)函人為單位的，收信人為公司名稱加收信人名字的；其他需要由領(lǐng)導(dǎo)處理或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的應(yīng)及時(shí)匯報(bào)請(qǐng)示。4.6報(bào)紙保存期限為一個(gè)月，具有重大保存價(jià)值的送交檔案室存檔。一個(gè)月后及時(shí)清理，保持整潔。4.7非信件接受人來(lái)領(lǐng)取信函/物件時(shí)總經(jīng)理工作部應(yīng)仔細(xì)核對(duì)、通過(guò)電話等方式確認(rèn)授權(quán)委托是否真實(shí)，并做好記錄。5、收到信件、報(bào)刊后須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，不得造成信件延誤或遺失。6、本辦法自公布日起實(shí)行，之前規(guī)定若與本辦法沖突，則適用本辦法；本辦法未涉及之處遵從公司相關(guān)規(guī)定。第三篇：私人收發(fā)快遞(件)管理辦法私人快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定1、收件管理：1)快遞由西門警衛(wèi)室統(tǒng)一簽收并登記（附件一：快遞收件登記表）。2)遇到以下情況，警衛(wèi)室拒收：包裝已開(kāi)封或破損。未寫明收件人所屬部門致快件無(wú)法分類(完整信息：亞?wèn)|工業(yè)（蘇州）有限公司-廠務(wù)處-張三)?？旒畔⒛：磺鍩o(wú)法辨識(shí)。貨到付款外包裝中標(biāo)示“易碎品”。3)警衛(wèi)對(duì)當(dāng)日所收之快遞依部門進(jìn)行分類保管。4)總務(wù)負(fù)責(zé)將每日登記明細(xì)以郵件方式通知全廠。2、發(fā)件管理1)領(lǐng)件時(shí)間：周一至周五上午11:30~11:50；下午17:00~17:20XX)領(lǐng)件地點(diǎn)：西門警衛(wèi)室。3)領(lǐng)件人：各事業(yè)群及廠處指定1人統(tǒng)一領(lǐng)取。4)領(lǐng)件人核對(duì)快件并在登記表中簽收，并返回部門自行分發(fā)。5)對(duì)無(wú)人認(rèn)領(lǐng)之快遞，由各部門自行處理或退回。3、重要聲明公司僅代收快遞，對(duì)包裝完整之快遞中物品缺失或損壞不負(fù)管理責(zé)任。建議員工對(duì)貴重之個(gè)人物品，盡量選擇寄送至住所以避免風(fēng)險(xiǎn)。第四篇：公司郵件快遞收發(fā)管理制度公司郵件快遞收發(fā)管理制度1.總則：為了充分利用互聯(lián)網(wǎng)的信息化運(yùn)作優(yōu)勢(shì)，提高信息傳遞、處理效率，確保安全；節(jié)約公司的快遞成本，規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理，避免造成公司資料的丟失及浪費(fèi)。2.適用范圍：本公司所有員工均屬之3.定義：3.1快遞物品：指員工因工作需要，向外部寄送文件，資料，配件，樣品以及其他貨品等。（銷售儀器和銷售試劑的發(fā)貨除外）4.組織與職責(zé)：4.1：值班門衛(wèi)：負(fù)責(zé)公司郵件、零散快遞物品的收發(fā)管理。4.2：物流部：負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的寄發(fā)管理。4.3：各部門：遞。4.4：各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的快遞費(fèi)進(jìn)行管控。5．流程圖：(略)6.執(zhí)行說(shuō)明：6.1快遞的簽收與發(fā)送寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快6.1.1快遞的接收6.1.1.1值班門衛(wèi)收到文件，資料，貨物等快遞物品時(shí)，要及時(shí)通知轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門人員。6.1.1.2物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收，以備查驗(yàn)核對(duì)。6.1.1.3除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，電話通知本人是否接受，同意的可指定委托人代為簽收。原則上各部門人員應(yīng)代收。6.1.2快遞的寄發(fā)6.1.2.1因工作需要，需向外部寄送文件，資料，貨物及其他物品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發(fā)登記表》進(jìn)行登記，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交物流部，由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。各（需求部門于每日16:30前送至物流部）6.1.2.2未經(jīng)登記或需快遞物品無(wú)部門負(fù)責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，對(duì)于不合格的件退回發(fā)件人。6.1.2.3快遞公司的選擇：選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本；寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù)責(zé)任的選擇性價(jià)比高的快遞公司，以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快遞。6.1.2.4各需求人員必須在《郵件快遞寄發(fā)登記表》上詳細(xì)注明收件人姓名，地址，所寄物品名稱，以及快遞承運(yùn)單位及快遞單號(hào)，以備查驗(yàn)核對(duì)，如資料登記不清或不完整者，物流部有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對(duì)于無(wú)故拒不按要求填寫，且物流要求無(wú)效者，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品，并將情況報(bào)備部門負(fù)責(zé)人處理。6.1.2.5填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。7.寄件相關(guān)規(guī)定：7.1.1物件分類：A類：緊急件；B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）類：普通件（如資料、文件、普通配件等）類：；C；D普通信函、賀卡等。7.1.2快遞公司選擇參照表序號(hào)12寄件類選擇快遞公司型AB發(fā)順豐快遞發(fā)EMS或順豐快遞34CD發(fā)一般的快遞公司郵政（發(fā)平信）（物流部將提供各快遞公司的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)及價(jià)格，供參考選擇）7.1.3普通物品、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件貴重配件或物品，方可選順豐快遞等郵寄方式。7.1.4嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的10倍處罰。7.1.5為便于寄回公司物品損壞時(shí)的索賠，外派人員必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。7.1.6寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知發(fā)出之日起將不再支付快遞公司到付付款，公司任何人不得選擇到付付款方式，否則造成的耽誤損失由經(jīng)辦人承擔(dān)。7.1.7如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品（含退換、返修儀器及試劑）產(chǎn)生的費(fèi)用，動(dòng)用到物流部備用金的，將歸各業(yè)務(wù)部門費(fèi)用核算。8.執(zhí)行時(shí)間：凡以往發(fā)文與本文不一致的，以本文為準(zhǔn)《郵件快遞收發(fā)管理制度》從下發(fā)之日起執(zhí)行。9.附件9.1《郵件快遞寄發(fā)登記表》9.2《郵件快遞簽收登記表》第五篇：快遞收發(fā)管理制度快遞收發(fā)管理制度為加強(qiáng)公司文件、物品收發(fā)工作的管理，避免收發(fā)工作出現(xiàn)疏漏，發(fā)生文件和資料寄錯(cuò)或丟失等現(xiàn)象，特制訂本制度。一、適用范圍公司所有的快遞的收發(fā)工作。二、管理職責(zé)公司所有的快遞收發(fā)工作皆由行政部指定人員負(fù)責(zé)登記管理，確定每一次文件、物品的收發(fā)，并且做好登記管理，確保不丟失，不錯(cuò)寄。三、收發(fā)工作程序1、行政部指定人員負(fù)責(zé)各部門的文件、物品等的接收、登記、轉(zhuǎn)送工作。對(duì)送到公司的信件、快遞等進(jìn)行確認(rèn)，檢查收件人是否是本公司員工。若不是本公司的，或已離職的員工，則退回。對(duì)收到的信件、快遞等進(jìn)行登記。把信件、快遞及時(shí)送至收件人手中，若收件人當(dāng)時(shí)不在公司，則以電話等方式通知，以免延誤時(shí)機(jī)。2、行政部指定人員負(fù)責(zé)各部門的文件、物品等的登記、確定、發(fā)送工作。各部門同事寄件前，應(yīng)提前告知前臺(tái)所寄文件或物品是屬于公司還是個(gè)人，如果是屬于公