新西蘭網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

新西蘭網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

[摘要]最近，新西蘭奧塔哥大學(xué)開(kāi)發(fā)了一種全新的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，MarketSite網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)，并于2007年投入使用。該系統(tǒng)以其安全快捷的功能設(shè)計(jì)，經(jīng)濟(jì)透明的采購(gòu)模式給筆者留下了深刻印象。這一系統(tǒng)的供應(yīng)商邀請(qǐng)功能、自動(dòng)發(fā)票處理程序等創(chuàng)新性的設(shè)計(jì)理念和高效的采購(gòu)管理方式，相信對(duì)提高我國(guó)的財(cái)務(wù)管理水平，有很好的指導(dǎo)與借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]新西蘭網(wǎng)上采購(gòu)

新西蘭的大學(xué)因其嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的辦學(xué)理念、廉潔高效的辦學(xué)模式,在全世界贏得了廣泛好評(píng)。它的一些設(shè)計(jì)理念和思路相信對(duì)提高我國(guó)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平,有很好的借鑒意義。

一、網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.可以降低35%的采購(gòu)成本。據(jù)奧塔哥大學(xué)財(cái)務(wù)部估算，與常規(guī)采購(gòu)模式相比，實(shí)行網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)可以使該大學(xué)每年的日常采購(gòu)成本下降約250萬(wàn)紐幣(約1250萬(wàn)人民幣)，大型設(shè)備采購(gòu)成本下降約12%，綜合采購(gòu)成本下降約35%，網(wǎng)上采購(gòu)的成本優(yōu)勢(shì)十分明顯。大幅度提高采購(gòu)效率。眾所周知，我國(guó)現(xiàn)在實(shí)行的采購(gòu)方式從產(chǎn)生購(gòu)買(mǎi)需求到收到商品實(shí)物中間要經(jīng)過(guò)，諸如：市場(chǎng)調(diào)研、選擇購(gòu)買(mǎi)、商討價(jià)格、貸物運(yùn)輸、商品驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)簽字、財(cái)務(wù)付款等環(huán)節(jié)，不但過(guò)程繁瑣，而且效率低下。新西蘭的大學(xué)同樣也經(jīng)歷過(guò)這樣的時(shí)期，但是隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，特別是網(wǎng)上采購(gòu)的成功運(yùn)行，使采購(gòu)不再是令人頭痛的事情。MarketSite系統(tǒng)通過(guò)對(duì)市場(chǎng)信息高度綜合化使市場(chǎng)采購(gòu)的環(huán)節(jié)大大壓縮，采購(gòu)效率也實(shí)現(xiàn)了大幅度的提升，實(shí)現(xiàn)了從“用腿采購(gòu)”到“用鼠標(biāo)采購(gòu)”的轉(zhuǎn)變。奧塔哥大學(xué)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人布朗·伯明漢姆則將網(wǎng)上采購(gòu)形象稱(chēng)之為“鼠標(biāo)比腿跑的更快”。增加采購(gòu)?fù)该鞫?，預(yù)防腐敗行為。MarkestSite系統(tǒng)是一個(gè)半開(kāi)放的系統(tǒng)，各學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、各委員會(huì)有關(guān)人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查閱采購(gòu)信息，其中采購(gòu)單位和人員，商品名稱(chēng)、數(shù)量、價(jià)格、供貨商等內(nèi)容一目了然，方便管理部門(mén)的監(jiān)控和審查，同時(shí)任何人都可以對(duì)采購(gòu)行為提出異議，并要求審計(jì)。一但發(fā)現(xiàn)供貨商或采購(gòu)人員有不當(dāng)行為，不僅雙方都要受到法律制裁，供應(yīng)商的商品信息也將永久性地從商品采購(gòu)信息庫(kù)中刪除。換句話(huà)說(shuō)，只要是發(fā)現(xiàn)供貨商有違法行為，它基本上也就失去了在新西蘭銷(xiāo)售商品的權(quán)利。網(wǎng)上采購(gòu)的實(shí)施，增加了采購(gòu)?fù)该鞫龋瑴p少了采購(gòu)爭(zhēng)議，提高了犯罪難度和成本，有效地遏制和預(yù)防了腐敗行為的發(fā)生。

二、快捷、安全的功能設(shè)計(jì)

奧塔哥大學(xué)的MarketSite系統(tǒng)與我國(guó)部分大學(xué)試行的網(wǎng)上招標(biāo)、投標(biāo)系統(tǒng)有本質(zhì)上的不同，它將我們熟悉的采購(gòu)模式最大限度地信息化，采購(gòu)商品就像逛超市一樣簡(jiǎn)單。

1.簡(jiǎn)化、快捷的采購(gòu)程序。針對(duì)原有采購(gòu)程序?qū)徟秃炞殖绦蚍爆嵉谋锥?，MarketSite系統(tǒng)將購(gòu)買(mǎi)權(quán)限按不同金額下放到了各個(gè)基層部門(mén)，例如學(xué)院一級(jí)的采購(gòu)金額限額從200025萬(wàn)紐幣不等，各實(shí)驗(yàn)室根據(jù)不同規(guī)模從550萬(wàn)紐幣不等。各部門(mén)另行安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)網(wǎng)上采購(gòu)事物，且只能通過(guò)私人密碼方可登陸系統(tǒng)的“網(wǎng)上商城”選擇購(gòu)買(mǎi)商品，只要交易金額在部門(mén)年度預(yù)算內(nèi)，系主任或教授在網(wǎng)上進(jìn)行電子簽名就可以完成交易了。如果你在“網(wǎng)上商城”沒(méi)有找到你想要的東西也不要緊，MarketSite設(shè)計(jì)了商品邀請(qǐng)功能，你可以把你已經(jīng)找到的商品信息傳入商品信息庫(kù)，并告知采購(gòu)財(cái)務(wù)部進(jìn)行確認(rèn)后，就可以進(jìn)行采購(gòu)了。購(gòu)買(mǎi)信息通過(guò)電子郵件的方式通知到供應(yīng)商、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)，經(jīng)過(guò)銷(xiāo)售商確認(rèn)后1-7天之內(nèi)，你選購(gòu)的商品就會(huì)通過(guò)遍布全國(guó)的物流公司送到你的辦公桌上了。這種采購(gòu)流程設(shè)計(jì)使你足不出戶(hù)，輕點(diǎn)鼠標(biāo)就可以采購(gòu)商品了，其簡(jiǎn)便程度是不言而喻的。

可靠的商品供應(yīng)商。網(wǎng)上購(gòu)物安全嗎?商品的質(zhì)量可靠嗎?這恐怕是人們問(wèn)的最多的問(wèn)題,不用擔(dān)心MarketSite都為你解決了。該系統(tǒng)的供應(yīng)商信息采用是由新西蘭政府審查認(rèn)可的供貨商信息庫(kù)系統(tǒng)，其中包括GSBSupplycorp(新西蘭采購(gòu)供應(yīng)商協(xié)會(huì))的所有會(huì)員企業(yè)的商品信息，價(jià)格信息，銷(xiāo)售商信息等內(nèi)容，最大程度地滿(mǎn)足了消費(fèi)者對(duì)商品信息的需求。如果你在網(wǎng)上購(gòu)物，還可以享受這些企業(yè)與政府或大學(xué)簽訂的供貨合同中規(guī)定的5-9折不等的價(jià)格優(yōu)惠，你根本不用擔(dān)心買(mǎi)到的東西是不是太貴了，避免了個(gè)人與商家討價(jià)還價(jià)的麻煩。當(dāng)然，如果供貨商銷(xiāo)售偽劣商品或者違法行賄，它不僅要接受法律制裁，其公司、商品信息也會(huì)被刪除，這個(gè)公司在新西蘭的商業(yè)生涯也就此結(jié)束了。正是基于這種嚴(yán)格的管理，因此你根本不用擔(dān)心在網(wǎng)上買(mǎi)到假冒偽劣商品或者因?yàn)槭苜V而被“紀(jì)委”請(qǐng)去喝茶了。自動(dòng)發(fā)票處理和付款程序。拿著發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)也許是你最心煩的事情，財(cái)務(wù)人員是“臉難看，事難辦”。使用了MarketSite系統(tǒng),報(bào)銷(xiāo)也變的簡(jiǎn)單了。你可以選擇讓銷(xiāo)售商直接將發(fā)票郵寄到你的辦公室,再由你送到財(cái)務(wù)部,也可以選擇直接將發(fā)票寄到財(cái)務(wù)部,或者由送貨人員遞交給財(cái)務(wù)部。無(wú)論哪種方式,財(cái)務(wù)部只要收到發(fā)票并錄入全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的發(fā)票系統(tǒng)確認(rèn)后,就可以轉(zhuǎn)帳付款了。

三、主要工作流程

大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都以眼花繚亂的功能，海量的信息為設(shè)計(jì)目標(biāo)，操作起來(lái)繁雜困難，而MarketSite系統(tǒng)則以簡(jiǎn)潔著稱(chēng)，只有8個(gè)主要模塊，工作流程相當(dāng)簡(jiǎn)單且易于操作，就是不太會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)的人也很容易掌握。MarketSite網(wǎng)上采購(gòu)系統(tǒng)目前已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)行了，根據(jù)采購(gòu)者的要求一些新的功能模塊，如商品性能評(píng)價(jià)模塊等，正在陸續(xù)開(kāi)發(fā)中，相信用不了多久，人們就可以使用這些新的功能了。