大型會(huì)議接待方案樣本（四篇）

第2頁共2頁大型會(huì)議接待方案樣本一、會(huì)前準(zhǔn)備工作1、組織會(huì)務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會(huì)議還要制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)工作方案。2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍。3、印刷會(huì)議日程，編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。4、大型會(huì)議要編組并提出小組召集人、討論地點(diǎn)。5、大型會(huì)議要印制會(huì)議憑證。如出席證、列席證、工作證、請(qǐng)柬等。6、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。(1)懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟登。(2)設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。(3)確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明確。(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。(5)擺放適宜花卉。7、后期服務(wù)工作。大型會(huì)議要對(duì)與會(huì)人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細(xì)致安排。8、做好會(huì)議發(fā)言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。9、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。二、會(huì)務(wù)組織與服務(wù)工作1、會(huì)務(wù)人員提前____小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況。2、搞好會(huì)議簽到、材料分發(fā)。3、落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。4、按預(yù)訂方案組織與會(huì)人員由前向后以此就座。5、維持好會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng);開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。6、做好會(huì)議紀(jì)錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。7、組織照相。8、為與會(huì)人員預(yù)訂車、船、機(jī)票等。三、會(huì)議善后工作1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席簽等。2、組織送站。根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間，提前安排車輛、送站人員等。3、做好會(huì)議文件的清退、收集、歸檔工作。4、做好會(huì)議報(bào)道工作。大型會(huì)議接待方案樣本（二）▲第1天機(jī)場(chǎng)專車抵達(dá)您所指定的地點(diǎn)，恭候會(huì)議成員上車。前往酒店，會(huì)議舉辦者可以在車上講解會(huì)議日程安排及有關(guān)事項(xiàng)。在酒店大堂辦理入住登記手續(xù)后，會(huì)議成員入住酒店。晚上安排成員水療館水spa。住：五星酒店(國(guó)際會(huì)展)第2天08：00酒店統(tǒng)一安排morningcall?！?8：30早餐?！?0：00開始舉行會(huì)議?！?2：00上午會(huì)議結(jié)束，會(huì)議成員共進(jìn)午餐?！?3：00-17：00下午根據(jù)您的時(shí)間安排，繼續(xù)舉行會(huì)議。▲18：00晚餐，可以安排豐盛的晚宴，并安排演出、抽獎(jiǎng)等活動(dòng)，將氣氛推向高潮。▲19：30-21：____組織聯(lián)歡晚會(huì)，增進(jìn)會(huì)議成員之間的溝通、交流和合作。▲21：00會(huì)議成員自行安排娛樂活動(dòng)(保齡球、臺(tái)球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等)，休息。?。何逍蔷频?國(guó)際會(huì)展)第3天▲08：00酒店統(tǒng)一安排morningcall?！?8：30早餐?！撊ノ鞣某林?，身穿休閑裝，帶著輕松快樂的心情，09：00游覽?！?1：30會(huì)議活動(dòng)結(jié)束，與會(huì)成員統(tǒng)一退房，酒店大堂集中。▲13：00前往歷史名鎮(zhèn)參觀。會(huì)議行程結(jié)束。報(bào)價(jià)：元服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)有分列報(bào)價(jià)：車：空調(diào)旅游車(含接送、第3天旅游用車)、票：景點(diǎn)第一大門票、會(huì)：含會(huì)議費(fèi)用、住：五星級(jí)酒店，如出現(xiàn)單男單女，須補(bǔ)房差、餐：圍餐(八菜一湯，十人一桌)、贈(zèng)：旅游責(zé)任保險(xiǎn)、旅游意外險(xiǎn)____萬元/人。橫幅一條、攝像制作一制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；通常而言，商會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1、交通費(fèi)用：交通費(fèi)用可以細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用—包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用—主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通—包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、2、會(huì)議室/廳費(fèi)用/具體可細(xì)分為。(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金—通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)—比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用—此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用—如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其他支持費(fèi)用—這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。3、住宿費(fèi)用住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解—值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)—譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。4、餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。(1)、早餐：早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到____％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算—而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)(2)、中餐及午餐：中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算—自助餐形式，按桌預(yù)算—圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)：通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收____％左右的服務(wù)費(fèi)。(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇：此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種—西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)：事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。(6)、其他—點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理●音源—主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目。通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算—預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)—專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。做好商旅會(huì)預(yù)算并聯(lián)系好幾家會(huì)議場(chǎng)地后，進(jìn)行實(shí)地考察是十分重要的，考察后再最終選定一家場(chǎng)地并提前預(yù)定。二會(huì)議場(chǎng)所實(shí)地考察：視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施，檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；根據(jù)會(huì)議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會(huì)場(chǎng)的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)。會(huì)議場(chǎng)所的確立預(yù)定：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議舉辦地；根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。根據(jù)需要，準(zhǔn)備會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；提前調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。在會(huì)議開始前需要根據(jù)會(huì)議的具體情況確定會(huì)議設(shè)施，此項(xiàng)十分繁瑣，所以可以列一個(gè)表，一條一條核對(duì)準(zhǔn)備情況。常見的會(huì)議設(shè)施：1、屏幕2、投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3、錄像機(jī)4、vcd5、音響6、話筒(有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng))7、鐳射筆8、幻燈機(jī)9、講臺(tái)10、舞臺(tái)11、夾紙板12、大白板13、簽到臺(tái)14、名片簿15、馬克筆16、鉛筆17、信簽18、會(huì)議桌椅19、插線板20、彩電21、橫幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席臺(tái)26、盆景27、鮮花28、背景板30、隔板31、燈光照明32、同聲翻譯系統(tǒng)33、產(chǎn)品租賃按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在商會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。餐飲安排根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；餐飲安排通常有兩種形式—自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜—特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。大型會(huì)議接待方案樣本（三）一、會(huì)前1、與會(huì)議主辦方洽談，了解會(huì)議要求及所需服務(wù)項(xiàng)目。2、提供會(huì)議所需要的航班、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息，并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方。3、派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。4、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。二、會(huì)中1、會(huì)議接待。專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。2、會(huì)前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。3、會(huì)議場(chǎng)所。專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。4、會(huì)議住宿。房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。5、會(huì)議餐飲。用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。6、會(huì)議旅游。旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。7、會(huì)議娛樂。娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。8、會(huì)議服務(wù)。會(huì)議代表合影留念、為代表提供服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。三、會(huì)后1、結(jié)帳。提供會(huì)議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。2、資料。會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。3、合影。會(huì)議期間參會(huì)人員集體合影，會(huì)議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會(huì)人員以做留念。大型會(huì)議接待方案樣本（四）會(huì)議接待流程1會(huì)議資料準(zhǔn)備1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。2：會(huì)議資料(主辦單位提供)3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(主辦單位提供)4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6：展板所屬圖片(主辦單位提供)7：廣告牌設(shè)計(jì)稿8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)9：會(huì)議禮品(按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備)10：會(huì)議代表證2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰，一方面使會(huì)議____者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議____者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽器材現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。5.資料、樣品如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語橫幅。為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。3會(huì)前準(zhǔn)備工作1。根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實(shí)到位。2。據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。3。提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。4。提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。5。與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決____。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括：體溫表、聽診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四：會(huì)議其它費(fèi)用開支預(yù)算1：代表證2：廣告牌3：展板4：用車5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它____人員安排1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室)2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安