會議管理制度

會議管理制度第一條總則為規(guī)范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本公司各種會議的管理安排、調整與管理。第三條管理權責行政部門是公司會議管理的主管部門，各部門是會議管理工作的協作部門。行政部門負責公司級會議管理工作，協助職能部門做好重要專業(yè)性會議的召開，辦理公司外會議的外派管理工作。專業(yè)性會議由分管的職能部門組織實施。第四條會議分類及組織公司級會議（含定期會議及臨時會議）：主要包括總部領導現場辦公會，總經理辦公會、公司工作例會、公司年度總結會、員工代表大會、全體員工大會。專題會議（含定期會議及臨時會議）：公司各部門因工作需要召開的技術、業(yè)務綜合會（經濟活動分析會、生產工作會、安全生產會等），由業(yè)務主管部門負責組織。部門會（含定期會議及臨時會議）：由各部門負責人主持召開的部門會議。上級或外單位在公司召開的會議：（如研討會、現場會、專題會、辦公會等）一律由業(yè)務對口部門受理安排，行政部門協助作好會務工作。第五條管理內容與方法（1）公司級會議1）總部領導現場辦公會會議是總部領導到公司視察指導工作，并對公司生產經營和行政管理工作中重大問題決策的組織形式會議參加人員：總部領導、業(yè)務區(qū)領導、公司總經理、公司分管領導，會議可臨時指定人員列席參加。會議內容：生產經營、項目建設的中長期規(guī)劃，重大技術改造計劃。公司管控體系建設的重大方案，機構設置和調整方案，技術、管理、工作標準的制訂、修改和發(fā)布等。會議時間：不定期召開會議組織者：行政部門2）總經理辦公會會議是總經理日常工作的組織形式會議參加人員：公司總經理、公司分管領導，會議可臨時指定人員列席參加。會議內容：公司發(fā)展規(guī)劃，公司員工重大技術培訓計劃。生產發(fā)展基金、職工福利基金和獎金的分配方案，對職工的重大獎懲事項，工資調整，改善職工生活福利設施的年度計劃等公司重大事項討論決策。會議時間：不定期召開會議組織者：行政部門3）公司工作例會會議是總經理日常工作的組織形式。會議參加人員：公司總經理、公司分管領導、各部門中層正職領導。會議內容：聽取各分管領導、各部門中層正職領導工作匯報，匯報各部門上周工作內容和完成情況，下周工作計劃，討論日常生產經營和行政管理中的有關問題。部署公司近期主要工作，檢查上一次會議議定事項的落實情況。各部門提請會議討論解決的業(yè)務事項。會議時間：每周例會，每周一上午9：00召開。會議組織者：行政部門4）公司年度總結會參加人員：公司總經理、公司分管領導、各部門中層正職、副職、班長、副班長，公司技術和管理骨干人員。會議內容：總結上一年度公司各項工作情況，本年度發(fā)展規(guī)劃、經濟指標、工作動員、任務落實和工作要求。會議時間：每年例會，每年一月份召開。會議組織者：行政部門5）員工代表大會會議是員工對企業(yè)行使民主管理權力的組織形式。會議參加人員：員工代表會議內容：公司職工福利、工資調整方案等重大事項的討論決策會議時間：每年至少召開一次。會議組織者：工會主席組織召開6）全體員工大會員工大會是公司總經理向全體員工直接傳達或報告有關事項的組織形式。會議參加人員：公司全體員工會議內容：企業(yè)改革事項，生產經營事項，安全生產事項，調資及職工福利決定的事項，其他需要向職工傳達的事項。會議時間：不定期召開會議組織者：行政部門（2）專題會議1）經濟活動分析會經濟活動分析會是總結、研究季度經濟活動情況的組織形式。會議參加人員：公司總經理、公司分管領導，中層正職、副職領導。會議內容：由財務部匯報上一季度經濟考核指標完成情況；水質凈化費收入上繳、稅金繳納及成本預算完成情況；工程、技改、大修資金投入及完成情況；經營活動中存在問題及提出整改措施、建議；其他需要提出會議討論的事項。參加會議人員對經濟活動提出建議、要求。會議時間：每季度召開一次，即4月初、7月初、10月初和次年1月初召開。會議組織：由財務部主辦，負責會議材料的準備。行政部門協辦，負責會議通知、會議記錄、編寫會議紀要，并分發(fā)與會人員及相關部門貫徹執(zhí)行。2）生產工作會議會議是生產指揮系統(tǒng)協調平衡安全生產工作和研究解決存在問題的組織形式。會議參加人員：公司總經理、公司分管領導，中層正職、副職領導、會議可臨時指定生產管理中心下屬班長、副班長會議內容：生產運行部匯報本月公司生產工作完成情況、總結生產工作中存在問題、提出改進措施和建議以及提出本月重點工作建議等。水質凈化廠運行班組介紹上月設備運行情況，存在的主要問題和解決存在問題的措施建設等。生產運行部匯報上月技改、大修及基建工程項目進展情況、存在問題及提出解決問題的措施建議、要求等。會議時間：每月例會，每月28日上午召開，如遇節(jié)假日或其它特殊情況順延會議組織者：由生產運行部主辦，行政部門協辦，負責會議記錄、編寫會議紀要，并分發(fā)與會人員及相關部門貫徹執(zhí)行。3）安全生產會議會議研究、分析、解決公司安全生產管理存在問題并提出具體措施的組織形式會議參加人員：公司總經理、生產總經理、各部門中層正職、副職、班長、副班長會議內容：聽取分管安全生產領導匯報安全生產檢查情況匯報，聽取各部門安全生產自檢、安全生產工作任務、安全目標完成情況以及安全責任制的落實情況匯報，存在的安全隱患和應采取的措施，以及需要公司領導協調、解決的安全問題等。學習討論公司印發(fā)的重要安全文件和事故通報。結合我公司實際，研究制定落實措施、辦法和防止發(fā)生類似事故的對策?？偨Y公司安全生產事故經驗教訓，綜合分析全公司安全生產管理上的薄弱環(huán)節(jié)，對個別部門存在的帶有傾向性的安全問題進行研討，提出全公司的防范措施、對策。會議時間：不定期召開會議組織：由生產運行部主辦，負責會議資料的準備。行政部門協辦，負責會議通知、會議記錄和編寫會議紀要，并分發(fā)與會人員及相關部門貫徹執(zhí)行。（3）部門會議：由各部門組織召開。部門例會：要求每周一下午召開本部門員工會議，會議內容是傳達周一上午公司工作例會精神，聽取部門員工工作匯報，部署本周工作任務。第六條會議管理（1）會議準備工作會議通知會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：會議主辦部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作。會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等。（2）會間組織服務會議主持人應提前5分鐘到會場檢查會議準備情況。與會人員應遵守以下規(guī)定：1）所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到，按照《公司員工考勤管理制度》處理。2）未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開，計為早退，按照《公司員工考勤管理制度》處理。3）凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席，根據《公司員工考勤管理制度》按曠工半天處理。4）做好會議簽到。5）與會期間應將手機調到振動。6）做好本人的會議紀錄。會議服務：會議服務提供部門要做好提供茶水等服務會議記錄：行政部門指定專人要做好會議記錄。會議攝像：對公司重要會議，行政部門指定專人負責攝像工作。（3）會后事項處理會議服務提供部門要清理會場，整理用品。會議記錄員應將會議原始記錄于會議當日呈報會議主持人審核簽名。重要會議要撰寫會議紀要，會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。根據會議級別，安排會議用餐、參觀等活動。會議決定跟蹤落實：會議決議、決策事項須會后跟蹤落實的，由會議主辦部門負責。重要會議后，要整理攝像資料，撰寫信息宣傳稿件，向公司總部或媒體發(fā)稿宣傳。整理會議材料歸檔會議原始記錄的歸檔按以下規(guī)