信用檔案管理制度范文（二篇）

第5頁共5頁信用檔案管理制度范文1.目的為了規(guī)范公司信用檔案管理工作，保證檔案的完整性、安全性及保密性，并通過提供檔案信息為公司運(yùn)營服務(wù)，特制定本制度。2.適用范圍本辦法適用于公司所有的信用檔案。3.職責(zé)信用管理小組負(fù)責(zé)信用檔案管理。4.管理制度____公司檔案實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司檔案室的統(tǒng)籌管理：由專職檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，建立公司檔案臺(tái)賬（電子檔），建立《年度歸檔臺(tái)賬》，做到帳物相符；對(duì)存檔的各類證書在接近證書有效期一個(gè)月前應(yīng)通知相關(guān)負(fù)責(zé)人；監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案的管理工作；二級(jí)管理是指各部門自己形成的，反映本部門職能活動(dòng)的文件資料的管理工作：兼職檔案管理員負(fù)責(zé)整理、編目本部門記錄表單、執(zhí)行文件、業(yè)務(wù)往來資料等，部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作第一責(zé)任人。4.2檔案歸檔4.2.1歸檔范圍。凡是能反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具有查考利用價(jià)值的文件、聲像、報(bào)表等均屬歸檔范圍，均應(yīng)及時(shí)歸檔。公司檔案分為_____類，詳見附錄《公司檔案分類目錄》，各部門文件歸檔范圍可參照檔案類別執(zhí)行。4.2.2歸檔要求。檔案必須具有真實(shí)性，所有資料應(yīng)為原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或其它不可抗原因無法提供的，檔案室保存復(fù)印件；檔案應(yīng)具有價(jià)值性；檔案應(yīng)具有完整性，每個(gè)案卷力求資料齊全；檔案應(yīng)便于利用，避免雜亂無章，做到分類、分目清晰，方便查詢。4.2.3除部門業(yè)務(wù)執(zhí)行的記錄表單外，各部門以公司名義發(fā)出的函件、處理的業(yè)務(wù)往來等，當(dāng)工作一結(jié)束，應(yīng)將所有的相關(guān)原始資料送至檔案室進(jìn)行歸檔，任何部門或個(gè)人不得為自己使用方便，將重要檔案隱留不交或擅自留存。4.2.4各部門兼職檔案管理員每月____號(hào)前應(yīng)將本部門上月的執(zhí)行記錄整理成冊(cè)，存放于本部門資料室。一般記錄資料保存期限為____年，各部門根據(jù)需要需長期保存的記錄文件應(yīng)每年移交公司檔案室保存（如ma產(chǎn)品生產(chǎn)過程中各種記錄資料）。4.2.5各部門兼職檔案管理員應(yīng)在每月____號(hào)前將本部門的存件明細(xì)電子檔發(fā)檔案室備案。各部門電子記錄應(yīng)分門別類，實(shí)物件存放于資料室相應(yīng)標(biāo)識(shí)類別的檔案盒或檔案袋中，確保資料類別、資料存放位置、電子臺(tái)賬目錄協(xié)調(diào)一致。4.2.6技術(shù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、采購部重要業(yè)務(wù)資料（如合同）應(yīng)最少每年移交一次檔案室；銷售業(yè)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，最少每兩年移交一次檔案室；財(cái)務(wù)、人事業(yè)務(wù)資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，最少每三年移交一次檔案室；各部門必須保留的盡量留復(fù)印件，原件交檔案室統(tǒng)一保存。4.2.7如歸檔的為數(shù)字化檔案，文字材料統(tǒng)一采用pdf格式，圖紙采用cad的dwg格式，文字掃描分辨率不小于200，圖紙不小于300，并且數(shù)字化檔案應(yīng)以文件內(nèi)容或主要文件命名并標(biāo)識(shí)歸檔日期。4.2.8技術(shù)研發(fā)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)人每月進(jìn)行硬盤備份并于每月____號(hào)前歸檔到公司檔案室，由檔案管理員存放于檔案室保險(xiǎn)柜內(nèi)。4.3檔案借閱4.3.1因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理員處借閱，借閱人應(yīng)在一周內(nèi)歸還文件，原版文件一律不外借。若特殊需要需將原版文件借出，應(yīng)由副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。4.3.2檔案屬于公司秘密，借閱檔案者必須妥善保管，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。4.4檔案保管與銷毀____公司設(shè)有檔案室，各部門配有資料室及存放檔案的箱柜，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全整潔條件。檔案資料室是保管檔案的機(jī)要重地，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入庫房。4.4.2各部門歸存到檔案室的檔案，檔案管理員根據(jù)檔案類別建立電子臺(tái)賬，實(shí)物件存放于檔案室相應(yīng)標(biāo)識(shí)類別的檔案柜中，確保檔案類別、檔案存放位置、計(jì)算機(jī)臺(tái)賬目錄協(xié)調(diào)一致，以便于查找使用。4.4.3各部門記錄文件以便于追溯為原則，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。應(yīng)統(tǒng)一使用公司申購的檔案盒或檔案袋進(jìn)行規(guī)范化整理：在檔案盒脊處或檔案袋封面左上角用標(biāo)簽備注檔號(hào)、歸存年月、文件名稱、保管期限等，并附文件整理說明及清單一同放入每個(gè)檔案盒或檔案袋中最尾處，需長期保存的記錄文件應(yīng)使用檔案盒歸存。4.4.4檔案管理員根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，需銷毀的檔案編造銷毀清冊(cè)，填寫《文件刪除/銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀，銷毀的檔案清單由檔案室永久保存。4.4.5各部門記錄文件的銷毀，由部門檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，填寫《記錄銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后給予銷毀。4.5檔案管理處罰條例4.5.1有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~____元扣薪處罰（相關(guān)責(zé)任人與部門負(fù)責(zé)人一并處罰），若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：4.5.1.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案等管理不善行為；4.5.1.2擅自向外提供、抄摘企業(yè)檔案行為；4.5.1.3未及時(shí)上報(bào)歸檔或未按期歸還檔案行為；4.5.1.4涂改、偽造檔案行為；4.5.1.5其它對(duì)公司檔案文件管理造成損失的行為。信用檔案管理制度范文（二）1目的為了更好加強(qiáng)公司供應(yīng)商及客戶信用資料的收集與管理，提供公司信用管理的水平。2范圍股份公司及所屬控投子公司。3職責(zé)信用管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)信用管理方針和目標(biāo)的制定與實(shí)施。相關(guān)部門負(fù)責(zé)配合實(shí)施。4程序4.1建立完整的信用檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容。4.1.1基本資料，包括營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、各種資質(zhì)證書復(fù)印件、各種許可證書復(fù)印件、各種榮譽(yù)證書復(fù)印件等；4.1.2反映客戶信用申請(qǐng)和相關(guān)調(diào)查的資料，包括信用申請(qǐng)表、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查表、客戶相關(guān)方調(diào)查表、資信調(diào)查報(bào)告或信用分析結(jié)論等；4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表和現(xiàn)金流量表；4.1.4批準(zhǔn)資料，包括每次授予額度后的授信額度表及通知函；4.1.5賒銷后的管理資料，包括與客戶的通話記錄、催賬電話記錄、對(duì)賬單、付款承諾等；4.1.6客戶其它相關(guān)資料，包括企業(yè)宣傳材料、網(wǎng)頁資料、名片等公開資料。____公司所有客戶檔案都必須按部門編號(hào)。信用管理人員負(fù)責(zé)建立和保存信用管理臺(tái)帳和相關(guān)材料。4.3根據(jù)本公司業(yè)務(wù)的具體情況，當(dāng)年和去年的信用管理檔案保存在各市場(chǎng)部門，前年的信用檔案必須移交到信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任對(duì)信用檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。4.4建立完整的客戶信用資料，包括客戶基本資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、各種資質(zhì)證書、許可證書、榮譽(yù)證書復(fù)印件）、客戶信用申請(qǐng)表、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查表、資信調(diào)查報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表）、授信額度批準(zhǔn)表、客戶通話記錄、對(duì)賬單、付款承諾、其他客戶資料。4.5移交到檔案室歸檔的客戶信用檔案的查閱需填寫《檔案查詢單》標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由信用管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任簽字后方可查