費用支出報銷管理制度事業(yè)部整理版

費用支出報銷管理制度文件名費用支出報銷管理制度文件編號CW-001版本第三版□編制■修訂財務(wù)部編制（修訂）日期審核復(fù)核批準(zhǔn)生效日期費用支出報銷管理制度目的：本制度為明確公司費用支出的具體審批、開支辦法，以使公司員工得到具體的操作指引，規(guī)范全體員工的財務(wù)行為，以促進企業(yè)經(jīng)濟效益提高，并保護公司及員工合法權(quán)益。原則：費用支出實行預(yù)算管理，以公司批復(fù)的預(yù)算為依據(jù)，在預(yù)算范圍內(nèi)開支，通過公司辦公自動化系統(tǒng)（OA）進行流程申報，審批的金額權(quán)限：審批的金額權(quán)限：3000元（含)以內(nèi)集團各部門負責(zé)人審批，3000-5000元（含）各分管副總裁審批，事業(yè)部總經(jīng)理審批權(quán)限3000元-5000元（含），事業(yè)部副總經(jīng)理審批權(quán)限1000-3000元（含）及以下，事業(yè)部下屬部門負責(zé)人審批權(quán)限1000元（含）以內(nèi)，5000元以上均需報董事長審批，崗位空缺的其審批權(quán)限歸屬上一級領(lǐng)導(dǎo)，所有具有審批權(quán)限的管理人員，其本人的報銷無論金額大小均應(yīng)經(jīng)過其上級領(lǐng)導(dǎo)按審批權(quán)限審批。財務(wù)部對原始單據(jù)真實性、合法性、合理性最終確認(財務(wù)部審批流程為分管財務(wù)—財務(wù)經(jīng)理—財務(wù)總監(jiān)—分管副總裁)。范圍：本制度適用于公司全體人員。內(nèi)容：本制度所指的費用支出項目包含公司的稅款、銷售從屬費用及日常管理費用等開支。全文如下：第一條費用管理分為日常項目管理和專項審批項目管理兩個部分。第二條日常項目指下列預(yù)算內(nèi)費用支出：工資及相關(guān)的工會經(jīng)費、保險金、住房公積金；業(yè)務(wù)招待費；辦公用品費；交通燃料費；郵電通訊費；書報資料費；汽車修理費；辦公設(shè)備維修費（電腦耗材）；印花稅等稅費；小型會議費（5000元（不含）以下）；辦公室物業(yè)費、車位費等；保險費；財務(wù)費用；差旅費；招生費。第三條專項審批項目指下列預(yù)算內(nèi)費用支出或小額資本性支出：職工教育費；職工福利費；咨詢費；訴訟費；廣告費；審計費；贊助費；經(jīng)濟補償金；團體會費；大型會議費（5000元及以上）；預(yù)算內(nèi)單列項目；固定資產(chǎn)購置費，其他特殊項目等。第四條各費用項目具體報銷規(guī)定如下：（一）日常項目除下列有特別說明的費用外，一般審批程序為部門負責(zé)人、分管高管、財務(wù)部、董事長聯(lián)簽。1、工資及其相關(guān)的工會經(jīng)費、保險金、住房公積金等：經(jīng)人力資源管理部門負責(zé)人審核，并經(jīng)財務(wù)部、分管高管、董事長聯(lián)簽。2、業(yè)務(wù)招待費：指業(yè)務(wù)活動中發(fā)生的宴請費和禮品費等支出。原則上公司用于接待來訪客人的茶葉、飲料等統(tǒng)一由辦公室負責(zé)購買、保管、發(fā)放或授權(quán)辦理；紀(jì)念品、禮品統(tǒng)一由辦公司負責(zé)訂做、購買和管理。各部門領(lǐng)用時，需分管高管簽字同意；發(fā)生的宴請應(yīng)按管理級別事先通過OA報送《客戶招待報備表》向董事長申請同意后方可實施。業(yè)務(wù)招待費發(fā)生后次月前應(yīng)辦理報銷手續(xù)。3、普通辦公用品費：日常辦公用品應(yīng)使用辦公室集中采購或授權(quán)其他人員辦理。4、交通燃料費：公司車用燃料由辦公室負責(zé)統(tǒng)一購買和管理使用或授權(quán)辦理，統(tǒng)一辦理費用支出結(jié)算及報銷手續(xù)。5、書報資料費：公司各部門內(nèi)部員工工作所需購買的專業(yè)資料和訂閱報刊雜志，由辦公室辦理，要嚴(yán)格控制數(shù)量，杜絕浪費。報銷書報資料費時應(yīng)提供詳細的購買資料清單。6、汽車修理費：公司汽車修理由辦公室指定汽車修理廠，統(tǒng)一安排、統(tǒng)一辦理費用支出結(jié)算及報銷手續(xù)。辦公室應(yīng)將指定汽車修理廠服務(wù)項目和零配件的報價單交財務(wù)部門備案，費用報銷時應(yīng)提供經(jīng)經(jīng)辦人確認的修理清單及修理發(fā)票，修理清單上應(yīng)注明車號、經(jīng)辦人、修理項目、更換零配件的名稱、單價、數(shù)量、金額等。7、辦公設(shè)備維修費（含電腦耗材更換）：由辦公室集中管理。8、小型會議（5000元（不含）以下）：參加其他單位組織召開會議發(fā)生的會務(wù)費，報銷時必須提供會議通知。9、物業(yè)費、車位費等：每季末由辦公室編制物業(yè)費、車位費等分?jǐn)偙?，統(tǒng)一辦理支出結(jié)算及報銷手續(xù)。10、保險費：存貨、固定資產(chǎn)等保險費由財務(wù)部、董事長審批。11、財務(wù)費用及各項政府稅費：貸款利息、財務(wù)顧問費由財務(wù)部、董事長審批，其他由財務(wù)部審批。12、差旅費及常駐外派人員差旅補貼費用：出差旅費報銷用《出差旅費報銷單》填寫，具體管理辦法如下：12.1差旅費準(zhǔn)予列支的項目12.1.1票務(wù)費及相關(guān)項目：指員工出差往返交通工具的票務(wù)費、訂票費、保險費、燃油附加費、機場建設(shè)費等。 12.1.2住宿費：員工以經(jīng)批準(zhǔn)的《出差、公出申請單》規(guī)定的行程，在出差期間發(fā)生的住宿費用。在住宿的賓館、飯店發(fā)生的除房費外的其余費用一律不予報銷。 12.1.3異地市內(nèi)交通費：員工出差期間，因工作需要發(fā)生的出差地市內(nèi)交通費。12.1.4餐費：員工出差期間，自行解決就餐所支出的費用，報銷標(biāo)準(zhǔn)按照出差人員人均50元/天標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由人事按自然月統(tǒng)計員工的差旅餐費補貼，根據(jù)稅法規(guī)定并入當(dāng)月薪資內(nèi)合并繳納個人所得稅。 12.1.5由于個人原因發(fā)生的退票費、罰款等費用，不予報銷。12.2差旅費標(biāo)準(zhǔn)及報銷方式 12.2.1交通工具的選擇 一律選擇火車、汽車、輪船等交通工具，火車乘坐高鐵、動車時需乘坐二等座。兩地之間單趟乘坐火車需15小時及以上的，可乘坐飛機往返；打折后的飛機票價格等于或小于高鐵或動車的二等座價格的，可乘坐飛機往返，并在《出差、公出申請單》注明，其他特殊情況需報董事長特批： 12.2.2住宿規(guī)定 12.2.2.1出差人憑發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報銷。因業(yè)務(wù)關(guān)系有特殊需要的，需在《出差、公出申請單》說明。超出標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人個人承擔(dān)。 12.2.2.2兩人及以上人員同性別出差者，需選擇同住標(biāo)準(zhǔn)間，特殊原因需要單獨住宿的，必須寫明理由報分管高管審批，費用標(biāo)準(zhǔn)必需控制在單人每日標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)。12.2.2.3異地交通費、住宿費標(biāo)準(zhǔn) 職務(wù)級別異地交通費標(biāo)準(zhǔn)（最高上限）異地住宿費標(biāo)準(zhǔn)（每間房費最高上限）一線城市省會城市、二線發(fā)達城市其他城市高管級（根據(jù)公司人事文件規(guī)定）實報500元/天400元/天350元/天中層人員（副經(jīng)理及以上級別）80元/天400元/天300元/天250元/天普通員工50元/天350元/天250元/天200元/天備注：若因客觀原因超出標(biāo)準(zhǔn)的，由申請人寫明理由報分管高管批準(zhǔn)后實施。一線城市指北京、上海、廣州、深圳、天津五大城市，二線發(fā)達城市是指省會城市、國家單列市；其他城市指除一、二線之外的城市。12.3長駐外派人員差旅補貼費用規(guī)定：12.3.1常駐外派人員指由杭州外派到杭州市（此處杭州市指包含轄縣）以外城市分子公司工作預(yù)計時間會超過1年的人員，對此人員在15天內(nèi)按照出差進行報銷管理，15天后應(yīng)在當(dāng)?shù)刈赓U房屋并按駐外人員報銷標(biāo)準(zhǔn)取得租賃發(fā)票后進行報銷，報銷標(biāo)準(zhǔn)如下：職務(wù)級別（根據(jù)公司人事文件規(guī)定）當(dāng)?shù)亟煌ㄙM標(biāo)準(zhǔn)（憑票標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報銷）餐費補貼標(biāo)準(zhǔn)（計入薪資發(fā)放，統(tǒng)一的餐補取消）駐外房屋租賃標(biāo)準(zhǔn)（每間房費最高上限）一線城市省會城市、二線發(fā)達城市其他城市高管級實報1500元/月3000元/月/人2500元/月/人2000元/月/人中層人員（副經(jīng)理及以上級別）500元/月1000元/月2500元/月/人2000元/月/人1500元/月/人其他員工300元/月600元/月2000元/月/人1500元/月/人1000元/月/人兩人及以上人員同性別駐外者，需選擇同住，特殊原因需要單獨住宿的，必須寫明理由報分管高管、董事長審批，費用標(biāo)準(zhǔn)必需控制在單人標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)，若因客觀原因超出標(biāo)準(zhǔn)的，由申請人寫明理由報分管高管、董事長批準(zhǔn)后實施。13、杭州市內(nèi)交通費報銷規(guī)定 13.1員工在杭州市內(nèi)（主城區(qū)，不含富陽、臨安、桐廬、建德、淳安）辦理各類工作事宜，可報銷公交車費，辦理緊急事宜需選擇出租車的，必須事先征得部門負責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)同意方能報銷，并在報銷發(fā)票背面注明原因，經(jīng)分管高管特批同意自駕車的按每次詳細里程報銷油費（每100公里10升估算）。13.2員工在非工作日加班或工作日加班至晚上10點30分以后可報銷回家的出租車費，報銷時需附《加班、值班申請單》。（二）專項審批項目除下列有特別說明的費用外，必須事先向分管高管、財務(wù)部、董事長提交書面專項請示報告，并取得書面許可。一般審批程序為：由部門負責(zé)人，分管高管、財務(wù)部、董事長聯(lián)簽。1、職工教育費：由人力資源管理部門統(tǒng)一安排并報董事長批準(zhǔn)，報銷時需付批準(zhǔn)報告。2、職工福利費（含醫(yī)藥費、體檢費）：由人力資源管理部門統(tǒng)一安排并報董事長批準(zhǔn)，向財務(wù)部門下達書面發(fā)放通知或領(lǐng)取支票，并附相應(yīng)名單等。3、審計費：聘請會計師事務(wù)所進行年報審計前應(yīng)取得董事會的同意。審計費用應(yīng)由財務(wù)部、董事長審批。4、贊助費：簽訂贊助合同前，應(yīng)向董事長提出專項請示報告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施，并與財務(wù)部門溝通銜接操作的具體手續(xù)。報銷時應(yīng)提供請示報告、贊助協(xié)議等。由于稅務(wù)原因需要提供其他資料的，經(jīng)辦部門應(yīng)負責(zé)按照稅務(wù)局要求提供所需資料。5、經(jīng)濟補償金：由人力資源管理部門根據(jù)政策規(guī)定報董事長批準(zhǔn)，向財務(wù)部門下達書面發(fā)放通知，并附相應(yīng)的發(fā)放名單、計算過程和計算金額等。6、團體會費：支付團體會費前應(yīng)向董事長提出專項請示報告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。報銷時應(yīng)提供請示報告、收款通知、發(fā)票等。7、大型會議費（5000元及以上）：各部門參加或者自行組織召開各類大型會議，需提供會議費用計劃，向董事長事先提出專項請示報告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行。報銷時應(yīng)提供經(jīng)批準(zhǔn)的請示報告和費用計劃、舉辦會議的酒店費用明細單、各項費用支出清單及發(fā)票等。8、預(yù)算內(nèi)單列項目：各部門需事先提出專項請示報告，經(jīng)財務(wù)部、分管高管會簽、董事長審批。報銷時應(yīng)提供請示報告。9、固定資產(chǎn)購置費：由辦公室或者其授權(quán)部門集中辦理。報銷應(yīng)經(jīng)使用部門負責(zé)人、實物管理人員、財務(wù)部、分管高管、董事長審核簽字。（三）超預(yù)算的費用一律由費用承擔(dān)部門向公司提出調(diào)整預(yù)算申請，并經(jīng)董事長審核批準(zhǔn)，按規(guī)定審批流程審批。對于年度單項費用超過10萬元的各類辦公用物資、資產(chǎn)的采購，應(yīng)通過比價或者招標(biāo)方式，如確屬特殊商品，無法開展比價、招標(biāo)工作，需書面申請報董事長同意后方可采購。（四）公司高管本人費用報銷，由本人作為報銷人簽字，財務(wù)部、董事長最終審核。董事長本人費用報銷，由本人作為報銷人簽字，財務(wù)部最終審核。第五條預(yù)算內(nèi)費用領(lǐng)取、報銷程序（一）允許預(yù)支借款的人員為公司部門負責(zé)人及以上級別人員、辦公室后勤采購人員，辦公室后勤采購人員借款金額最高不超過1萬元，其余人員借款金額最高不超過借款人月基本工資的50%，借款應(yīng)在一個年度結(jié)束前清償，不得跨年度。（二）費用報銷單填列要求及報銷時間安排1、所有費用報銷必須在預(yù)算范圍內(nèi)開支，報銷單據(jù)必須為符合公司規(guī)定的允許報銷的費用項目，并符合財務(wù)制度規(guī)定的有效報銷單據(jù)，除特殊情況由本人作出書面說明，經(jīng)有效的證明，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人、董事長批準(zhǔn)外，不符合規(guī)定的單據(jù)一律不予報銷。2、符合財務(wù)制度規(guī)定的有效報銷單據(jù)包括具有稅務(wù)章、財務(wù)章、單位名稱、金額、內(nèi)容的正式發(fā)票，各種車、船、飛機的有效票證，財政部門監(jiān)制的有效收費憑據(jù)等。凡不符合上述要求的單據(jù)一律無效。3、報銷單應(yīng)由報銷人（即發(fā)生費用的當(dāng)事人）填寫。如報銷費用需按不同部門進行分?jǐn)?，?yīng)在報銷單上予以注明，并經(jīng)接受分?jǐn)偟牟块T簽字確認。凡報銷單上沒有注明分?jǐn)偦蚝炞质掷m(xù)不全的，該項費用不進行分?jǐn)偂?、為保證原始憑證的完整與整齊，報銷時應(yīng)將所有原始單據(jù)整齊地粘貼在報銷單后，并在報銷單上填寫原始單據(jù)張數(shù)，如單據(jù)雜亂致使財務(wù)人員難以審核的，在要求經(jīng)辦人按規(guī)定重新梳理符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范前，財務(wù)不予受理。5、財務(wù)核算人員審核報銷單據(jù)的時間為每周四下午，支付時間統(tǒng)一為每周二，如遇到節(jié)假日，則提前一天執(zhí)行。每月的28日（遇節(jié)假日提前1天）是預(yù)支或報銷的付款截止日，每月的29日—31日財務(wù)不辦理任何支付。如有特別需求的，可由申請人提出，董事長特批后在指定日打款。費用發(fā)生后，除長期出差的，所有的報銷手續(xù)辦理應(yīng)在次月內(nèi)完成。 6、報銷時，單個事項所產(chǎn)生的所有發(fā)票必須一次報銷，不得分幾次報