人事檔案管理的規(guī)章制度

人事檔案管理的規(guī)章制度一、建檔原則1.1根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定，認(rèn)真做好檔案管理工作，做到“規(guī)范、完備、準(zhǔn)確、安全”。1.2統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”）的建設(shè)和使用，實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化，規(guī)范化和科學(xué)化。1.3對(duì)員工個(gè)人信息進(jìn)行規(guī)范化歸檔，將員工的檔案存儲(chǔ)于檔案系統(tǒng)中，在職期間及離職后，定期更新和維護(hù)檔案信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確完整。二、檔案內(nèi)容2.1員工基本信息：?jiǎn)T工檔案應(yīng)含有員工的姓名、性別、出生日期、籍貫、民族、婚姻狀況等基本信息，確保員工個(gè)人信息的準(zhǔn)確性。2.2入職材料：包括入職申請(qǐng)表、身份證/護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷證書（以及學(xué)位證書或者研究生學(xué)歷證書）、技能證書、工作經(jīng)歷證明等。2.3員工合同：現(xiàn)有合同及續(xù)簽協(xié)議，保障員工的合法權(quán)益。2.4調(diào)動(dòng)文件：?jiǎn)T工的任職文件、職務(wù)變動(dòng)文件及其他重要文件，記錄員工職業(yè)發(fā)展的歷程。2.5獎(jiǎng)懲記錄：包括員工由于工作表現(xiàn)或行為不當(dāng)?shù)仍蛩@得的獎(jiǎng)項(xiàng)、懲罰、警告等情況。2.6績(jī)效考核材料：?jiǎn)T工的績(jī)效考核結(jié)果及過(guò)程記錄，反映員工的工作表現(xiàn)情況。2.7離職材料：包括離職申請(qǐng)表、離職協(xié)議、離職手續(xù)資料等。三、檔案保管3.1檔案中心應(yīng)建立檔案保管的安全措施，確保員工個(gè)人信息不泄漏。3.2檔案保管室應(yīng)設(shè)立有專人進(jìn)行管理。檔案室管理員應(yīng)定期檢查檔案文件裝訂情況、檢驗(yàn)檔案電子系統(tǒng)運(yùn)行情況。3.3檔案室管理員必須執(zhí)行定期巡檢、消毒、通風(fēng)等工作，確保環(huán)境衛(wèi)生、氣味舒適。四、使用規(guī)則4.1員工必須向HR工作人員提出書面申請(qǐng)，方可查詢和征求檔案。4.2HR部門應(yīng)保證查詢和使用檔案的安全性和機(jī)密性。4.3員工無(wú)權(quán)更改自己的檔案信息。更改申請(qǐng)需填寫詳細(xì)理由，經(jīng)申請(qǐng)人的部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行更改。4.4用戶查詢檔案信息，應(yīng)在操作完成后及時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)，防止檔案泄露。五、檔案借閱管理5.1檔案的借閱須經(jīng)過(guò)授權(quán)，出借人應(yīng)對(duì)借閱檔案記錄相應(yīng)的出借記錄，并保證借閱的文件完整、準(zhǔn)確。5.2檔案借出后，應(yīng)按時(shí)歸還。如有特殊情況需延期借閱，必須經(jīng)過(guò)檔案管理員同意方可辦理。5.3在借閱過(guò)程中，必須嚴(yán)格保密，不得將借出的檔案資料帶離辦公室。六、違規(guī)的處理6.1職工借閱、使用公司檔案，并將其泄露給外人的，將依法追究該人的法律責(zé)任，給公司造成的損失，由其自行承擔(dān)。6.2如發(fā)現(xiàn)員工涉嫌篡改、泄露或私自取走廠區(qū)內(nèi)的檔案，HR應(yīng)立即啟動(dòng)調(diào)查程序，并考慮形成報(bào)告，報(bào)告須涵蓋員工的隱私和公司的利益，將調(diào)查結(jié)果轉(zhuǎn)交高層領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。。七、補(bǔ)充條款7.1人事檔案管理的規(guī)章制度是必須遵守的，HR應(yīng)對(duì)違反規(guī)章制度的行為進(jìn)行及時(shí)處理。7.2所有規(guī)章制度實(shí)施期間須遵循國(guó)家有關(guān)規(guī)章制度的正常實(shí)施，管理人員應(yīng)制定詳細(xì)的落實(shí)計(jì)劃，并落實(shí)到人員和具體操作細(xì)節(jié)。7.