城建檔案數(shù)字化工作思考

城建檔案數(shù)字化工作思考

摘要：信息時(shí)代的到來(lái)給各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)了極大的革新，城建檔案的管理在信息化的背景下也迎來(lái)了數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，建設(shè)數(shù)字化的城建檔案館已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的要求。城建檔案的數(shù)字化能夠極大的提升檔案管理、查詢的效率和質(zhì)量。本文從城建檔案的數(shù)字化管理要求入手，對(duì)我國(guó)當(dāng)前的城建檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；質(zhì)量控制

科技信息技術(shù)的發(fā)展將社會(huì)帶入了大數(shù)據(jù)化的時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展速度有了進(jìn)一步的提升，國(guó)家檔案管理體系開(kāi)始向著數(shù)字化的方向發(fā)展，建設(shè)數(shù)字化的城建檔案館成為了必然的趨勢(shì)和潮流。城建檔案館作為存儲(chǔ)和管理海量城建信息的部門，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理過(guò)程能夠極大的提高檔案管理的效率及信息的公開(kāi)性。當(dāng)前，全國(guó)各地都在進(jìn)行著數(shù)字化城建檔案館的建立中，本文結(jié)合當(dāng)前城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，對(duì)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行了分析，并結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，給出了一定的建議。

1城建檔案數(shù)字化的必要性及意義

檔案數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理方式為紙質(zhì)化的管理，無(wú)論是賬目、目錄等管理都需要建立一定的紙質(zhì)化檔案，在信息的傳播、利用效率上都較為低下。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理方式帶來(lái)了革新，從而突破了紙質(zhì)化的限制。數(shù)字化的管理方式使得計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等都能夠有效的應(yīng)用到檔案管理的過(guò)程中，將海量的信息通過(guò)數(shù)字化的方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠建立一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)調(diào)用。

城建檔案數(shù)字化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及城市規(guī)劃建設(shè)管理工作的需要

城建檔案是在城市建設(shè)的過(guò)程中產(chǎn)生的，其中包含著大量的城建信息資源，能夠?yàn)榻窈蟮慕ㄔO(shè)提供良好的依據(jù)和參考數(shù)據(jù)。在城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，城建信息的容量也不斷的增大，因此實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理是一項(xiàng)亟待解決的任務(wù)。城建檔案的數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)對(duì)城建信息的整合利用，充分發(fā)揮城建檔案的作用與功能，使其真正服務(wù)于城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。

城建檔案數(shù)字化是提高城建檔案工作效率的有效途徑

城建檔案的數(shù)字化管理有效的解決了城建檔案紙質(zhì)化管理中存在的一些問(wèn)題和缺陷，從而有效的提高了城建檔案管理的效率和質(zhì)量。數(shù)字化的管理方式能夠極大的減少對(duì)紙質(zhì)原件的調(diào)閱頻率，能夠較好的保護(hù)檔案原件，同時(shí)也使得檔案調(diào)閱的效率得到了顯著的提升。城建檔案的數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了文件的實(shí)時(shí)瀏覽和管理，并使得檔案的調(diào)閱突破了空間上的限制，使得檔案的使用更加的方便，更好的發(fā)揮了城建檔案的作用。

2城建檔案數(shù)字化工作策略和質(zhì)量控制

城建檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜且難度較大的工作，在這一過(guò)程中涉及到了檔案的收集、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用、管理標(biāo)準(zhǔn)的制定、質(zhì)量控制、信息分類整合等環(huán)節(jié)。因此，在數(shù)字化管理的過(guò)程中，工作人員必須根據(jù)檔案管理的要求，做好數(shù)字化技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保檔案的安全和數(shù)字化的質(zhì)量得到保障。

城建檔案數(shù)字化工作將安全放首位

城建檔案的規(guī)模十分龐大，因此其數(shù)字化的過(guò)程也是漫長(zhǎng)而艱巨的。在這一過(guò)程中，檔案會(huì)經(jīng)歷頻繁的調(diào)動(dòng)，接觸到檔案的人員也十分復(fù)雜。在這些過(guò)程中，必須將檔案的安全性作為首要考慮的因素，相關(guān)工作人員加強(qiáng)安全意識(shí)，制定嚴(yán)格的檔案保密制度，合理應(yīng)用數(shù)字化的手段，確保檔案的安全性、完整性。

城建檔案數(shù)字化內(nèi)容的選擇

城建檔案中包含著城市建設(shè)各個(gè)方面的內(nèi)容，信息含量龐大，每一種檔案的管理都有其自身的特點(diǎn)。城建檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)遵循循序漸進(jìn)的原則，不應(yīng)一蹴而就，而應(yīng)當(dāng)按照程序有計(jì)劃的進(jìn)行。首先應(yīng)當(dāng)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善，確定進(jìn)行數(shù)字化管理的內(nèi)容，將信息含量較大，管理難度較高的檔案首先進(jìn)行數(shù)字化的管理。城市規(guī)劃建設(shè)檔案是城建檔案中的核心內(nèi)容，是城市規(guī)劃建設(shè)的重要參考，對(duì)人們生活的各個(gè)方面有著極大的影響作用，因此在城建檔案的數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行。

檔案的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的前提

城建檔案的數(shù)字化過(guò)程中，掃描技術(shù)是核心的技術(shù)之一，但城建檔案的數(shù)字化并不等同于將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。城建檔案的數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)化的管理過(guò)程。要實(shí)現(xiàn)良好的管理效果，管理部門應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完善、科學(xué)的檔案管理體系，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理、整理。城建檔案的數(shù)字化是建立在對(duì)檔案的合理分類基礎(chǔ)上的，這也是整個(gè)數(shù)字化的過(guò)程中工作量最大的環(huán)節(jié)。只有對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范合理的整理才能提高數(shù)字化的效率和質(zhì)量。

檔案數(shù)字化加工方式的選擇

城建檔案數(shù)字化的根本目的是更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的使用，因此檔案信息資源的加工和整合是數(shù)字化過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在這一過(guò)程中涉及到了海量信息的輸入和掃描，工作量十分的龐大。一些檔案館會(huì)采用內(nèi)包的方式來(lái)提高對(duì)檔案加工的效率，另一些檔案館則采用了購(gòu)買服務(wù)的方式，將檔案加工的任務(wù)進(jìn)行外包。這兩種都有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺陷。例如，內(nèi)包的形式能夠較好的保障檔案的安全性和保密性，而且由于內(nèi)部管理人員對(duì)檔案和管理流程較為熟悉，在數(shù)字化的過(guò)程中可控性較高。其缺點(diǎn)是檔案館內(nèi)部的管理人員有限，采用內(nèi)包的方式需要投入大量的人力物力，管理成本較高。外包的方式在管理效率上較高，但由于外部管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案的管理過(guò)程可控性較差。為了確保管理過(guò)程中檔案的安全性，在實(shí)行外包的管理方式時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)管，從各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的控制。在招標(biāo)投標(biāo)的過(guò)程中，首先要選擇信譽(yù)較高的外包商。其次，在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。加強(qiáng)對(duì)檔案加工過(guò)程的規(guī)范和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，并及時(shí)解決。為了提高監(jiān)管質(zhì)量，還可以采用第三方監(jiān)理的管理模式，從整體上確保檔案管理的質(zhì)量。

3結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，城建檔案的管理質(zhì)量將得到進(jìn)一步的提升，而在這一過(guò)程中，城建檔案的數(shù)字化是不可或缺的關(guān)鍵步驟，同時(shí)也是發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求