如何記好筆記學(xué)生職場人士均適用

筆記，工作者最好的思考鍛煉「做筆記有什么可教、可學(xué)的？」畢竟，筆記誰不會做？一張紙、一枝筆，或許再配上幾個圖表，對許多人來說，筆記的好與壞，可能只是字跡潦草與工整的差別而已。但仔細(xì)回想，你有沒有這樣的經(jīng)驗：開會時隨手翻開筆記本，看到有空白頁就開始記，幾天后卻翻遍整本都找不到記到哪去了；只顧著埋首記下所聽、所聞的事，日后整理時，根本分不清哪些句子是講者所述、哪些又是自己的意見；會議中拿到的講義、資料，隨手對折就插在筆記本里，某次從包包抽出筆記本時，不慎散落一地，哪份資料屬于哪次會議，完全分不清了；會議紀(jì)錄做得零零落落，事后只靠記憶做事，等到下周例會上，才發(fā)現(xiàn)自己遺漏了主管交辦的工作；臨時接到客戶來電，隨手抓一張紙記下對方說的話，結(jié)果中午吃個飯回來，卻怎么也找不到那張紙了；這些或許都只是「小問題」，卻也是有些人給人丟三落四的印象、有些人做事快又精準(zhǔn)的差異所在。舉凡會議紀(jì)錄、腦力激蕩、數(shù)據(jù)整理、代辦事項安排……等等，根據(jù)日經(jīng)《Associé》雜志的調(diào)查，上班族的日常工作中，半數(shù)以上都與信息的處理與傳遞有關(guān)，而「做筆記」，正是所有信息處理工作的基礎(chǔ)。光是把「筆記」做到確實，就能協(xié)助工作者厘清各項信息與工作進(jìn)度，減少錯誤與不確定性，避免浪費(fèi)時間在反復(fù)確認(rèn)與修改上，大幅提升工作效率，避免陷入「終日忙亂、成果質(zhì)量卻不佳」的瞎忙窘境。書寫，有助于延伸思考或許有人會說，現(xiàn)在計算機(jī)如此普遍，何必強(qiáng)調(diào)紙筆記錄？《筆記成功術(shù)》作者米山公啟表示，計算機(jī)再輕薄，也不如筆記本方便攜帶；而且比起計算機(jī)打字，紙筆書寫無論是在抄寫、圖解或涂改上，揮灑空間也更大。更重要的是，筆記的書寫是一套信息分析與判斷的流程。一個人唯有在完整理解所接收的信息后，才能去蕪存菁、抓出重點，明白自己「要記下些什么」?？梢哉f，筆記不只是記錄，更是一種價值判斷。此外，做筆記還有助于「喚醒記憶」。米山表示，「想不起來」不等于遺忘，只是被收藏在腦海底層某個角落，而「書寫就像鉤子一般，可以幫你把記憶拉扯出來」。試想，你是否曾在寫筆記的過程中，突然回想起自己曾經(jīng)看過某篇相關(guān)報導(dǎo)、或某本相關(guān)書籍。某種程度上可說，信息記錄只是筆記的「結(jié)果」，過程中所涉及的思考與聯(lián)想，對于工作者的幫助更大。養(yǎng)成動手做筆記的習(xí)慣，不只強(qiáng)化記憶，還能增進(jìn)對信息的敏感度，讓自己的構(gòu)思與創(chuàng)造能力，更上一層樓。書寫，就是在鍛煉腦力「書寫」并不只是手指的活動，而是運(yùn)用全腦才能達(dá)成的一連串行動集合。換言之，筆記的書寫過程，其實是生活中最方便的腦力鍛煉。具醫(yī)學(xué)博士學(xué)位、專攻神經(jīng)內(nèi)科的米山公啟解釋，人們在寫字時，要先從大腦內(nèi)負(fù)責(zé)記憶的「邊緣系統(tǒng)」中將文字取出，交給負(fù)責(zé)語言理解的「顳葉」做分析，接著再回到主司思維、決策與學(xué)習(xí)的「前額葉」，進(jìn)行信息判斷與暫存。儲存在「前額葉」中的文字信息，會再經(jīng)由「大腦頂葉的運(yùn)動中樞」接收，并隨著運(yùn)動神經(jīng)下達(dá)的「書寫」指令，一同傳給手指。而手指的動作，則由「小腦」負(fù)責(zé)控制。最后，寫下的文字將會以圖像方式，透過眼睛傳回大腦中負(fù)責(zé)視覺處理的「枕葉」，并由「前額葉」在腦中與記憶交叉比對，確認(rèn)所寫的文字是否正確，再由手指進(jìn)行修正。因此，善用紙筆書寫，可以有效刺激腦部的活化。不過米山也提醒，人只有在思考時，才會引起頭腦中的變化，所以單純的抄寫經(jīng)書或聽音打字這類行為，由于缺少自身有意識地思考，對腦部活化的功效，遠(yuǎn)不如必須先理解他人言語，然后進(jìn)行訊息分析、并依照本身需求進(jìn)行摘要的筆記過程?！肝ㄓ幸幻嫠伎家幻鏁鴮懙墓P記術(shù)，才能真正鍛煉腦力」，米山強(qiáng)調(diào)。筆記八法：讓紀(jì)錄內(nèi)容井然有序一、采用活頁式筆記本：方便調(diào)換內(nèi)頁順序匆忙趕進(jìn)會場，隨手翻開筆記本，找到空白頁就開始寫......日積月累之后，筆記內(nèi)容的順序大亂，整理和翻閱都很麻煩?！豆P記女王的手帳活用術(shù)》作者林佩玲建議，選用活頁式筆記本，就可避免這個問題。活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁，方便筆記本內(nèi)頁的整理與分類，讓人不必每次做筆記，都得翻找上回記錄處，還可以任意抽換不同格式的活頁紙，讓筆記本運(yùn)用更靈活。即使是講義或會議資料，林佩玲也建議以打孔機(jī)打孔后，與相關(guān)筆記頁面夾在一起，讓資料收納更有條理。二、使用最普遍的活頁筆記本規(guī)格：26孔在選購活頁式筆記本時，誠品文具管區(qū)副理湯如瑩建議，26孔版本是最佳選項，因為這是市面上最常見的規(guī)格，日后要換購不同的筆記紙內(nèi)頁或活頁夾，不僅容易買到，選擇也多，使用上遠(yuǎn)比6孔或32孔等版本更便利。三、明確的表頭標(biāo)記：Xmark表示法明確的表頭標(biāo)記，是筆記不可或缺的基本功，市售筆記本多半已于頁面印妥供表頭標(biāo)記的字段，目的在于方便事后進(jìn)行筆記內(nèi)容的追蹤與管里。若手邊筆記本并無此字段，可參考日本筆記術(shù)達(dá)人和田茂夫所建議的「Xmark」表示法：在筆記頁上方畫一個X記號，順時針依序填上「主題」「相關(guān)信息」（如與會人、數(shù)據(jù)源、關(guān)鍵詞等等）「日」「月」，方便日后翻閱時，能快速進(jìn)行索引。四、有效的版面配置：康乃爾筆記法康乃爾筆記法（CornellMethod）是由美國康乃爾大學(xué)發(fā)展出來的筆記技巧，最大特色就是：把兩條線，以「歪基心的倒T字」組合，將版面切割為「一大兩小」3部分：左方小區(qū)塊用以記錄日期、主題、與會者等基本數(shù)據(jù)，右方大區(qū)塊用做記錄內(nèi)容的主要范圍，下方區(qū)塊則做為補(bǔ)充信息或個人想法的記錄區(qū)。透過將版面切割為3個區(qū)塊，明確區(qū)分「基本數(shù)據(jù)」「筆記內(nèi)容」「相關(guān)補(bǔ)充或個人意見」這3種信息，可便于事后閱讀時一目了然。五、預(yù)留空白位置：便于補(bǔ)充注記林佩玲強(qiáng)調(diào)，一般人記筆記時最常犯的錯，就是把整張紙?zhí)顫M，忘了留白。預(yù)留空白主要有兩個好處：（1）方便補(bǔ)上臨時想到的相關(guān)信息或心得，不但可以避免頁面上到處是拉線，顯得凌亂不堪，還可以避免隨手、隨處記下靈感，事后根本忘了記在哪里；（2）方便日后整理筆記時，可以寫下心得或相關(guān)延伸思考，讓筆記更完整。六、抓出關(guān)鍵詞：串字作文在邊聽邊寫筆記時，無可避免地必須簡化內(nèi)容，但如何做到「簡而不陋」，林佩玲建議采用「串字作文」的方式，先抓出關(guān)鍵詞（例如重要人名、專有名詞、相關(guān)行動等等），并以「主詞＋述語」的方式簡述彼此關(guān)系，待事后整理筆記時，再將所有關(guān)鍵詞串在一起，透過「串字→詞→句→段→文」的延伸法，還原完整的敘述內(nèi)容。七、活用線條和圖解：呈現(xiàn)事物順序與關(guān)系線條與圖解是簡化筆記內(nèi)容非常好用的方法。和田茂夫表示，最常用的線條為「→」和「—」，可明確標(biāo)示出事情的順序或?qū)ο蟊舜碎g的關(guān)系；最常用的圖解則是「○」和「□」兩種圖形，主要用以標(biāo)示「對象」與「行動」。其他諸如直方圖、折線圖、圓餅圖等等，也是筆記時的好幫手，透過簡單的幾何圖形，就能闡釋原本需要大量文字?jǐn)⑹龅男畔?。不過和田也強(qiáng)調(diào)，不管是線條或是圖解，描繪時只要能明確示意即可，沒必要過度講求精確和美觀，免得浪費(fèi)太多時間在繪圖上，本末倒置。八、依序記錄，寧可留空也別怕浪費(fèi)紙和田茂夫認(rèn)為，筆記應(yīng)從上至下按照主題依序記錄，并配合句子間的敘述邏輯適時換行，確保每句話的「記錄順序」都能被辨識，以便日后做整理時，能夠厘清哪些事情敘述在前，哪些發(fā)生在后。千萬不要為了省紙，把整張紙抄成一片字海，事后還得逐句閱讀，才能找出信息的順序性關(guān)連，徒然浪費(fèi)時間與精力。后續(xù)整理比當(dāng)下記錄更重要，發(fā)揮筆記的真正價值很多人在上課、開會、聽講的當(dāng)下，都會振筆疾書、拚命做筆記，但之后卻一次也不曾看過自己的筆記，失去了筆記的意義?！冻行渫洝纷髡叽髣傥娜蕪?qiáng)調(diào)，要充分發(fā)揮筆記的功用，后續(xù)的「整理」更重要，可讓第一手內(nèi)容大幅增值。不過，整理并非只是將紙本內(nèi)容輸入計算機(jī)歸檔。大勝指出，有效的筆記整理與保存，有下列4個作業(yè)程序：（1）審視：再度確認(rèn)筆記內(nèi)容，如果覺得某部分內(nèi)容是不必要的，就此舍棄也無妨。（2）做記號：在筆記上標(biāo)注明顯記號，幫助自己之后即使不再重新閱讀筆記，也能一目了然筆記內(nèi)容或重點。（3）分類：將做記號的部分摘出重點，并依個人偏好的方式做分類，也就是為信息做索引。記住，分類是以自己日后需要該信息時，能夠立即提綱挈領(lǐng)、掌握重點為原則。（4）整理：將分類好的信息，再依類型或相關(guān)性歸檔，供日后需要時可運(yùn)用自如。利用歸檔，讓舊筆記本成為數(shù)據(jù)庫《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，舊的筆記本或手帳，記載了許多難能可貴的生活經(jīng)驗和心得，不應(yīng)任意丟棄。藉助于上述4道程序，可將筆記本活頁拆下、做好索引，再分門別類集結(jié)裝訂，不但可在日后供做數(shù)據(jù)檢索或工作使用手冊，再次閱讀也常能帶給自我新的啟發(fā)。制作失敗筆記，克服弱點與缺點《筆記成功術(shù)》《超有效備忘錄》《筆記女王的手帳活用術(shù)》等書的作者一致建議，應(yīng)該為自己建立一本「失敗筆記」。人生難免會犯錯，能從錯誤中成長，犯錯的經(jīng)驗才會產(chǎn)生價值。「失敗筆記」的制作方法是：先挑選一本合適的筆記本，然后在自己遇到失敗、挫折，甚至只是疏忽大意犯了錯時，簡單地寫成清單，并且反躬自省，列出具體的改善對策，避免自己重蹈覆轍。以「刪除線」修改紀(jì)錄：保留還原及追蹤的可能做會議紀(jì)錄或行程規(guī)畫時，碰到需要修改或調(diào)整時，你習(xí)慣怎么做？用橡皮擦把鉛筆寫的記事擦掉，還是把原子筆所寫的記事涂黑？《超有效備忘錄》一書作者大勝文仁強(qiáng)調(diào)，千萬不要這么做。正確做法應(yīng)該是把原本的紀(jì)錄用刪除線劃掉，保留仍可辨識的字跡，然后在其下方或附近寫上更新信息。大勝表示，這么做最主要有兩個用意：（1）保留原先的紀(jì)錄以供辨識（也就是留下證據(jù)），防止因為行程變更或計劃修改而引發(fā)糾紛；（2）避免在修改后又想改回原狀時，還要重寫一次，或是手邊紀(jì)錄已被擦掉或涂黑，只得重新征詢當(dāng)初的決議內(nèi)容，不僅麻煩，也容易給人負(fù)面觀感。記錄修改原因：不犯相同的錯在更新或修改筆記信息時，也可以在旁邊附注修改的原因，或是這件事帶給自己什么感覺等相關(guān)意見，提醒自己下次別再為了相同理由而必須修改。例如，和客戶原本約好的見面時間發(fā)生變更，可能是因為客戶在那個時段日后都有固定例會要開，把原因記錄下來，下次就能避開。又或者學(xué)習(xí)筆記上的內(nèi)容修改，可能是因為自己背錯了某個公式，或套用了錯誤數(shù)據(jù)，寫下原因，就能提醒自己下次小心，不再犯相同錯誤。醒目標(biāo)示重點或大錯：每次檢閱筆記都能得到警惕《考上第一志愿的筆記本》一書建議，只要是格外需要注意的部分，例如犯了重大錯誤，或是務(wù)必要記住的重點，最好能以粗體字標(biāo)示在顯眼處，好讓自己翻到那一頁筆記時，最先映入眼簾的就是那個大錯或重點，立即得到提醒。排列「色彩序階」：標(biāo)示重點一般人常用藍(lán)筆或黑筆做筆記，但其實人們對于色彩的敏感度，遠(yuǎn)大于黑白文字，因此《筆記女王的手帳活用術(shù)》作者林佩玲建議，不妨挑選不同顏色的筆，以搶眼程度排列「色彩序階」，分別代表不同程度的重要性，做為標(biāo)示重點之用，例如：紅＞粉紅＞橙＞黃＞綠。如此，日后在瀏覽筆記時，就可依照當(dāng)時的需求，挑選不同顏色重點閱讀，加快數(shù)據(jù)整理的速度。三色法：賦予顏色意義，協(xié)助信息分類透過賦予顏色不同的意義，也有助于為信息分類。林佩玲表示，在各種顏色區(qū)分方法中，日本明治大學(xué)教授齋藤孝提出的「三色法」，易學(xué)又實用。齋藤孝為紅、藍(lán)、綠這3個顏色，分別賦予不同的意義：在行程方面，紅色代表「最重要待辦事項」，藍(lán)色代表「一般待辦事項」，綠色代表「個人私事」；在信息管理上，紅色表示「從別人口中聽來」或「比較主觀的信息」，藍(lán)色表示「次要信息」，綠色表示「自己的想法」。林佩玲指出，每個人對于顏色的定義或許不盡相同，但是藉由建立起個人的用色規(guī)則，日后每當(dāng)瀏覽筆記本或行事歷時，就能迅速而直覺地抓出所關(guān)心的項目，大大提升工作效率。選用3～5個顏色：避免色彩過多，混淆重點色彩雖然好用，但是如果同一個版面上顏色過多，有時反而會阻礙閱讀。在筆記色彩學(xué)中，3～5個顏色最適中，一旦超過7種顏色，反而會造成混淆，讓人分不清那個顏色才是重點。因此，即使市面上已有7色甚至10色筆，但筆記專家還是建議選用3色筆或5色筆來做筆記。紅筆：抄寫段落標(biāo)題，做為筆記大綱紅色是最醒目而強(qiáng)烈的顏色，最適合用來標(biāo)示重點，也可用來書寫補(bǔ)充備注。林佩玲舉例，遇到有人做投影片簡報時，可用紅筆記下每張投影片的標(biāo)題字，細(xì)部內(nèi)容則以黑筆或藍(lán)筆撰寫，如此事后閱讀筆記時，只需看紅字部分，就等于讀完整場報告的重點大綱。熒光筆／色鉛筆：區(qū)分色塊，進(jìn)行可視化管理著有《用熒光筆學(xué)英文》等書的日本學(xué)習(xí)專家神戶康弘表示，熒光筆畫出的「色塊」，非常適合進(jìn)行可視化的信息管理。以學(xué)英文為例，可準(zhǔn)備五、六支不同顏色的熒光筆，將相同屬性的字詞圖上相同顏色，便可創(chuàng)造出比三色法更明顯的段落區(qū)分與重點標(biāo)示效果。熒光筆的色塊效果，也可用于管理工作進(jìn)度。例如，將客戶拜訪名單制成表格，每完成一位就涂掉一格，進(jìn)度一目了然。此外，如果再將客戶依屬性劃分，并標(biāo)記不同的顏色（例如男性用黃色、女性用藍(lán)色），則透過色彩分析，還可檢視自己是否有特別忽略了哪個族群，做為調(diào)整工作內(nèi)容或重點的依據(jù)。日本博報堂生活總和研究所上席研究員山本貴代提醒，在選用熒光筆或色鉛筆時，盡量不要挑選飽和度過高或太深的的顏色，以免不小心遮蓋掉筆記內(nèi)文。各色便利貼：進(jìn)行顏色管理林佩玲表示，便利貼可以無限增加張數(shù)與任意移動位置的特性，十分便于為筆記補(bǔ)充數(shù)據(jù)或標(biāo)記重點。若再搭配顏色分類系統(tǒng)，以不同顏色區(qū)分信息重要性或輕重緩急，效果更佳。此外，也可將便利貼當(dāng)成分類標(biāo)簽來使用，貼在筆記頁緣，建立信息索引。貼紙與印章：增添色彩與趣味各種顏色和圖案的小貼紙或印章，也是筆記顏色管理的好工具。林佩玲舉例說，不同顏色的圓形小貼紙，適合替代色鉛筆，用來標(biāo)記重點；而圣誕、生日等圖案貼紙，也可用做行事歷的提醒圖示。不過，誠品文具館區(qū)副理湯如瑩則認(rèn)為，印章和貼紙基本上只是用來增添版面的色彩與趣味性，裝飾意義大于實際功能，尤其若把筆記貼得花花綠綠，反會有礙閱讀。理出訊息邏輯關(guān)系，把復(fù)雜變簡單抓取「數(shù)字」和「名詞」，將長句子化為關(guān)鍵詞組合「只要一眼就能看出內(nèi)容是什么，就是一篇合格的筆記，」《超有效備忘錄》作者大勝文仁建議，記錄時可盡量省去不必要的文字，抓取「數(shù)字」和「名詞」做為重點，有效地簡化筆記。例如，「明天從東京車站搭上午6點的新干線xx號班車出差到大阪，預(yù)計抵達(dá)時間為早上9點」，多數(shù)人應(yīng)該只會記下「東京車站/6:00」，其余信息都可省略，也不妨礙理解。將信息符號化，便于速記做筆記時，很多人都會使用一些簡略符號，以加快書寫速度，例如「F=」「M=」「T=」「會=會議」「訪=拜訪」「★=重要事情」「？=未確定事項」「※=注意事項」等等。大勝文仁指出，個人想要自創(chuàng)符號也無妨，只要熟悉規(guī)則、使用習(xí)慣便可。他提供了3個運(yùn)用信息符號的要點：好寫、不占太多空間、一眼就知道自己寫了什么。附上「符號解說表」，熟記符號的意義使用代碼固然快又方便，但如果連自己都忘了「符號的意思」，大概也沒什么人能看懂筆記內(nèi)容。大勝建議，在完全熟悉每個符號的意義之前，尤其是習(xí)慣使用英文字詞的開頭字母做縮寫的人，不妨在筆記本最后附上一個「符號解說表」，并不時練習(xí)以便熟記。例如，會議=M（Meeting）；大型會議=C（Conference）。紅線標(biāo)記重點，快速理解筆記內(nèi)容符號或圖形也有「強(qiáng)化信息」的功能。例如，利用紅筆描繪方框、圓圈、底線……用以標(biāo)記重點，不但可以在閱讀時一眼看出重點，也可讓筆記更顯得言簡意賅。《筆記成功術(shù)》作者米山公啟建議，為文章畫重點時，可遵照以下4個步驟：（1）把關(guān)鍵詞標(biāo)上紅線：每一頁的關(guān)鍵詞控制在4、5個左右，數(shù)量過多就失去了簡化的意義。（2）把結(jié)論圈起來：結(jié)論有時出現(xiàn)在文章開頭，有時結(jié)尾時才產(chǎn)生，用紅線圈出結(jié)論，有助于快速理解。（3）印象最深的地方畫紅線：印象「最深」的地方，當(dāng)然只有一個，因此畫線部分只能有一處。（4）覺得最有趣的地方畫紅線：同理，畫線之處也只能有一個。善用線條與箭頭，標(biāo)示對象關(guān)系或閱讀動線線條搭配箭頭所構(gòu)成的「指示記號」，是筆記時最常使用的符號，也是大眾辨識度最高的一種符號，它在筆記中的常見用法有以下幾種：（1）標(biāo)示閱讀方向；（2）標(biāo)示對象彼此的從屬或因果關(guān)系；（3）表示時間軸或經(jīng)過時間；（4）多個（指示記號）并列時，可做為項目符號使用；（5）可做為插入符號。練習(xí)簡單圖解，將復(fù)雜信息化為圖像圖解可以用簡單的可視化圖形，闡述復(fù)雜的意義，運(yùn)用得當(dāng)，可說是幫助筆記簡化的一大利器。不過，想以圖解來做筆記，《現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用的商業(yè)圖解思考法》作者開米瑞浩指出，最重要的不是「畫圖的技巧」，而是「閱讀理解的能力」。不管是用長方形、圓形還是箭頭做圖解，先理解筆記中各項對象的關(guān)系與順序，是繪制圖解的先決條件。開米表示，這套過程包含了將內(nèi)容「區(qū)分、整合、排列，再做成圖表」，亦即將筆記內(nèi)容做成圖解的4步驟：（1）區(qū)分：抓出筆記內(nèi)容中的關(guān)鍵詞或重要陳述。例如，「先行檢查裝備，確認(rèn)本身健康狀況再出發(fā)」這句話，便可拆解成「檢查裝備」「確認(rèn)健康」「出發(fā)」這3個要素。（2）整合：重新檢視上一步驟抓出來的關(guān)鍵詞或重要陳述，去掉修飾用語，再整合成共同的說法。例如，「檢查」與「確認(rèn)」在意義上其實差不多，可用「確認(rèn)」統(tǒng)稱。（3）排列：將區(qū)分出來的關(guān)鍵詞或重要陳述，依序排列成線性的步驟。（4）制圖：將上述過程排列后，便已構(gòu)成一個矩陣圖。行事歷九法：讓工作排程一目了然工作排程第一步：確立目標(biāo)回想求學(xué)時代，你是否曾經(jīng)設(shè)定這樣的目標(biāo)：「要進(jìn)入XX大學(xué)，聯(lián)考必須有XXX分，數(shù)學(xué)要考AA分以上、英文要考BB分以上……」《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學(xué)生時代學(xué)到的know-How，沒道理工作以后就不能用，先確立自己想要達(dá)成的「主目標(biāo)」（例如「成為銷售業(yè)績第一的業(yè)務(wù)員」），然后以樹枝狀展開，將主目標(biāo)分解成數(shù)個階段性目標(biāo)，就能具體看見自己從現(xiàn)在起該做什么，并以此安排行事歷。用倒推法擬定計劃：從終點開始反推算「綿密的安排是達(dá)成目標(biāo)的關(guān)鍵，」弘兼憲史表示，要達(dá)成目標(biāo)，確認(rèn)「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規(guī)畫，先計算出下一個階段目標(biāo)距離現(xiàn)在大約還有多少時間，據(jù)以擬定出詳細(xì)的「年度計劃」「單月計劃」「單周計劃」和「單日計劃」，并逐一填進(jìn)行事歷中。在顯眼處寫下「一年的目標(biāo)」「思考年度計劃」是年度目標(biāo)最終能否達(dá)成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標(biāo)從大到小、一項一項寫在年度行事歷上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內(nèi)容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標(biāo)，而且務(wù)必寫得翔實。必要時，也可將各項年度目標(biāo)加框，或用粗體、色字特別標(biāo)明，強(qiáng)迫自己每次翻閱行事歷時都會注意到，才不容易半途而廢。年行事歷：記下主要活動，把握全體樣貌有了年度目標(biāo)之后，接著還應(yīng)在一年之初，在行事歷填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，并用「←→」標(biāo)示出哪些時段已被填滿，哪些仍屬空閑，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標(biāo)，甚至粗略計算出相關(guān)花費(fèi)。弘兼強(qiáng)調(diào)，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事歷最重要的功能。使用記號與色筆，標(biāo)記「重大事項」每月開始時，應(yīng)回頭檢視年度目標(biāo)，將當(dāng)月待辦事項填入月行事歷，并在空白處醒目地標(biāo)示。弘兼建議，可以熒光筆或紅筆，將重大預(yù)定事項特別標(biāo)示出來，或是將公事和私事用不同顏色做區(qū)分，務(wù)必做到「易于辨識」。不過，由于月行事歷可寫字的空間通常有限，所以文字力求簡潔，必要時使用代號也無妨。切割版面，讓工作規(guī)畫更合理完善在行事歷上區(qū)分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助于厘清當(dāng)日預(yù)定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續(xù)被填入6項企畫案完成日，顯然難以達(dá)成，這時就必須及早重新安排工作?！豆P記女王的手帳活用術(shù)》作者林佩玲則建議用「十」字，將月行事歷上的每格區(qū)分為四象限，分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」，然后填入當(dāng)日工作，如此就能知道哪些事屬于「必辦事項」，不得遺漏。醒目標(biāo)示非預(yù)期、不確定事項訂完年度目標(biāo)和當(dāng)月目標(biāo)之后，「本周目標(biāo)」也必須寫在行事歷上的醒目位置，做為提醒。弘兼提醒，除了明確填入出預(yù)定的內(nèi)容、正確的時間、場所、對象及等基本數(shù)據(jù)之外，也要格外留意和特別標(biāo)示出「不是自己的預(yù)定事項」（例如「周二～周五上司出差」）和「未確定的預(yù)定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種信息，因為它們往往會對行動安排產(chǎn)生重大影響，甚至打亂原訂計劃。制訂檢核表，避免遺忘與拖延碰到「沒有非在某個時間點執(zhí)行」的工作（例如去郵局劃撥雜志續(xù)訂費(fèi)），林佩玲建議應(yīng)將此類事項列在每日行事歷上方，并畫上檢核表做為提醒，否則很容易一忙就忘了，甚至一天拖過一天。誠品書店文具館區(qū)副理湯如瑩也認(rèn)同檢核表的必要性，她還特別訂做了一個「□」型的小圖章，方便自己在行事歷上蓋印檢核表。使用便利貼，擴(kuò)充版面空間如果因為行事歷版面空間較小，不夠?qū)懮媳姸啻k事項時，林佩玲建議可用小張便利貼貼在行事歷上，以創(chuàng)造額外空間、發(fā)揮提醒作用，還可在當(dāng)日未能完成之際，直接將便利貼移到其他時段。當(dāng)然，如果某件工作不斷被延后執(zhí)行，甚至貼到便利貼都沒黏性時，林佩玲認(rèn)為，那就代表這件事或許根本不必做，不妨直接從預(yù)定計劃中刪除。好學(xué)生的筆記本共通原則沿著筆記本頁面上橫線，寫得整整齊齊的文字、連參考書也相形見絀的版面配置、難以想象竟是手繪的精致圖形──這是所有東大筆記本共同的特征。東京大學(xué)，無數(shù)日本學(xué)子的第一志愿。這群東大合格生的筆記本，姑且稱之為「第一志愿筆記本」，而這7個字，其實就暗藏了7個關(guān)鍵的筆記法則。法則1：「第」一個字對齊翻開東大筆記本，讓我印象最深刻的就是同一個段落的第一個字都對齊。把單元名稱等「大標(biāo)」寫在最左端，接下來空1～3個字，寫上「小標(biāo)」，然后再空1～3個字，寫上內(nèi)容的「重點摘要」。依種類不同來決定文章開頭的位置，如果需要寫成好幾行，那么各行第一個字都要對齊。這么一來，不但看起來很整齊，也很容易區(qū)分內(nèi)容。法則2：「一」定要寫才動手寫，否則影印即可如果練習(xí)題的筆記本，就把課本上的問題影印下來，貼在筆記本上；如果是史地、公民等歸納知識的筆記本，就把歷史數(shù)據(jù)影印以后貼上。東大的考試科目居全日本大學(xué)之冠，要讀這么多科，還要一個字一個字寫，時間絕對不夠。所以要有策略，不需要自己動手寫的內(nèi)容，只要影印貼上就好，以效率為優(yōu)先考慮。法則3：「志」在清晰，不怕大量留白很多人寫筆記會大方留白，不會把整本筆記寫得密密麻麻。留白，不但可以讓筆記本賞心悅目，有時候老師上課會補(bǔ)充說明，或復(fù)習(xí)時查到了一些知識，都可以寫在留白的地方。這樣可以補(bǔ)強(qiáng)自己的弱點和知識不足之處，把課程理解得更透徹。法則4：「愿」望快速實現(xiàn)，要靠索引筆記本里信息量非常龐大，重新閱讀有時候會很費(fèi)工夫。所以，很多人會在每一頁的左上方貼上單元名稱，不少人甚至還在第一頁制作目錄或索引貼紙。這么一來，不需要翻閱筆記本的所有內(nèi)容，就能馬上找到自己要看的地方。如果再加上標(biāo)題、相關(guān)內(nèi)容的教科書和參考書的頁碼，更能提升復(fù)習(xí)時的檢索功能。法則5：「筆」記本的段落分明要歸納或總結(jié)一件事，例如日本史上某個時代、數(shù)學(xué)問題或英語文章等，一般都用一頁或跨頁呈現(xiàn)，這樣不但可以避免內(nèi)容講到一半就得翻到下一頁，還可以一眼看到所有相關(guān)知識，有整體的印象，幫助自己日后有系統(tǒng)地歸納內(nèi)容。如果內(nèi)容多到一個跨頁放不下時，可以把內(nèi)容寫在活頁紙或筆記本的紙片上，再貼在筆記本上，一定要設(shè)法在一、兩頁之內(nèi)解決。法則6：「記」筆記之前先有規(guī)畫以英語預(yù)習(xí)筆記本為例，東大生會在左頁寫英文原文的文章，下面則寫自己查的單字和詞組。每個人寫筆記都有自己的一套格式，東大生知道哪里要寫什么，概念一致又清楚。他們一眼就能看出哪些是自己預(yù)習(xí)時寫的內(nèi)容，哪些是上課中寫的新知識，哪些是復(fù)習(xí)時追加的便條紙。法則7：「本」本字跡清楚工整不論翻幾本東大筆記本，都會看到簿子上的字跡和力道一致。因為東大復(fù)試全是問答題，考生平常就要思考：怎樣的答案最能投閱卷者所好？所以他們平常就在練習(xí)「寫得清楚工整」。不過，有時候不是工整就好，如果是上課抄的筆記，還要留意「在有限的上課時間內(nèi)盡量抄，不要等到復(fù)習(xí)時才發(fā)現(xiàn)自己遺漏太多內(nèi)容」。「每個人都可以透過寫筆記，自己發(fā)現(xiàn)問題?！股朴眠@7個法則，才能寫出「有魄力的美感」的東大筆記本。這樣的筆記本可說是自己原創(chuàng)的參考書，將為自己量身訂作的知識，全部濃縮在一本筆記本中。（本文摘自第一章）《記事本圓夢計劃》如果你的記事本只是用來抄寫待辦事項、或是記錄每天花費(fèi)，那么你等于還沒有將筆記本的功用發(fā)揮得淋漓盡致，因為筆記本也可以是實現(xiàn)未來計劃的重要輔助工具。用無數(shù)的小行動，編織成遠(yuǎn)大夢想日本網(wǎng)絡(luò)公司GMO集團(tuán)創(chuàng)辦人熊谷正壽21歲那年，曾在筆記本寫下自己的夢想，并制作為期15年的「未來年表」，許下「在35歲之前讓自己創(chuàng)立公司股票上市」的心愿。為了達(dá)成這個遠(yuǎn)大目標(biāo)，熊谷正壽一方面強(qiáng)化理財與投資知識與技能，藉以累積創(chuàng)業(yè)資金；另一方面也不忘積極尋找有潛力的新事業(yè)，并將過程中的情報搜集、執(zhí)行方法，以及偶爾閃過的點子，都記在筆記本上，最后因為「用筆記本」而完成理想。因為把夢想從蘊(yùn)釀到實際執(zhí)行的方法都「寫在紙上」，使得熊谷正壽燃起了強(qiáng)烈的信仰，以及不斷努力的動力，最終實現(xiàn)了夢想。他在著作《記事本圓夢計劃》中，將筆記本分為夢想筆記本、行動筆記本和思考筆記本。3種筆記本，互無遺漏夢想筆記本包含「想做事情的清單」和「未來年表」兩部分：前者指的是列出并清楚描述自己的夢想，例如「我想買房子」就還不夠具體，應(yīng)改成「我想買捷運(yùn)○○線沿線的房子、車站距家里○○公尺、總價○○萬以內(nèi)的房子」；后者則是將實際想完成的目標(biāo)，拆分成年、月、周、日的執(zhí)行清單。此外，讓「想做事情的清單」更有魅力的一個訣竅，就是運(yùn)用照片或圖畫等視覺效果，像熊谷正壽就曾經(jīng)把「和自己心中夢幻車款合照的照片」，貼在筆記本上、常常看，促使自己以最強(qiáng)的動力加速度完成夢想。寫入「為了達(dá)成夢想該做的事」「該注意什么并去執(zhí)行」等具體計劃的筆記本，就是行動筆記本。它是先以夢想筆記本中的「今年重點目標(biāo)」「日周月年?執(zhí)行清單」為基礎(chǔ)，再于計劃行程中填入每月、每日該做的事，如此一來，光看記事本就能確實掌握每天該做的事，也不會遺漏重要事項。思考筆記本則是將所有該完成的目標(biāo)或搜集信息，依照事業(yè)、計劃、主題、對象……等做分類。熊谷正壽自己的思考筆記本中，分為薪資、人事、購并、投資人關(guān)系等項目，還列有思考確認(rèn)清單，藉以厘清「該以什么做為判斷基準(zhǔn)」「如何實際執(zhí)行」等思緒，也避免遺漏。以「新開發(fā)事業(yè)確認(rèn)清單」為例，便可以提醒自己就「成長性」「競爭性」「需要哪些基礎(chǔ)建設(shè)」「庫存風(fēng)險有多高」「能否獨占市場」等項目逐一確認(rèn)及深思。1縱軸：先在縱軸上方，寫下家人年紀(jì)等基本數(shù)據(jù)；接下來再依序填進(jìn)「健康」「休養(yǎng)、知識」「心靈、精神」「社會、工作」「個人、家庭」「經(jīng)濟(jì)、物質(zhì)、金錢」等6個領(lǐng)域；最下方可寫上在參考了相關(guān)數(shù)據(jù)后，對未來社會變化的預(yù)測。2橫軸：衡軸則是設(shè)計有「目前」「未來」「差距」「年齡」等項目，其中年齡又可依15年計劃，細(xì)分為15格，每個表格填上關(guān)鍵詞（例如實際的行動）。前述6個領(lǐng)域的目標(biāo)構(gòu)思完成后，先依照優(yōu)先級將目標(biāo)填入「未來」的格子中，接著在「目前」格子中寫下現(xiàn)狀，再將「現(xiàn)狀」與「未來」比較的結(jié)果，填入「差距」的字段中。3劃分階段：最后，一定要明確規(guī)畫「什么時候，要做到什么程度」。具體做法是以「年」為單位訂定目標(biāo)，并將總時程劃分為數(shù)個階段，然后再將已經(jīng)決定要花費(fèi)幾年達(dá)成目標(biāo)的期限，填入預(yù)計達(dá)成目標(biāo)該年的字段中?！缎闹菆D超強(qiáng)工作術(shù)》文藝復(fù)興時期的藝術(shù)大師達(dá)文西（LeonardodaVinci）在他流傳后世的筆記本中，充分展現(xiàn)了他在建筑、解剖、繪畫等領(lǐng)域的過人天分與創(chuàng)意。不少人以為，他筆記本里的內(nèi)容，多半是他天馬行空、漫無目的的隨想，不過如果仔細(xì)觀察，可以發(fā)現(xiàn)達(dá)文西非常善用顏色、符號、圖像、線條、關(guān)鍵詞詞等方法或工具，將他的構(gòu)想化為圖像化筆記。達(dá)文西的這種做法，其實是奠基于深度的思考與縝密的邏輯，也就是所謂的「心智圖思考」：在將大腦里的想法落筆寫下的同時，一幅清楚勾勒出事物彼此關(guān)連性的綜覽圖，便已躍然紙上。《心智圖超強(qiáng)工作術(shù)》一書指出，心智圖其實就是重復(fù)運(yùn)用「擴(kuò)展」和「收納」這兩個原則，達(dá)到創(chuàng)意思考和分析、整理信息的效果。以「泡澡產(chǎn)品」促銷方案的規(guī)畫為例，「泡澡產(chǎn)品促銷方案」就是心智圖里的核心關(guān)鍵詞，接下來再根據(jù)這個核心關(guān)鍵詞向外擴(kuò)展，延伸出「主題」「基本方針」「解決對策」等多項討論。其中，「主題」可再細(xì)分為「現(xiàn)況」「問題點」和「需要厘清的課題」；而「現(xiàn)況」又可再衍生出「市場」「競爭」「消費(fèi)者」「自家產(chǎn)品」等分析。由此再往下推演，「市場分析」包括產(chǎn)品在過去和近幾年的市場表現(xiàn)；「競爭者分析」包括產(chǎn)品市占率、產(chǎn)品品類、競爭產(chǎn)品效果；「消費(fèi)者分析」則可以由目標(biāo)族群向外延伸，聯(lián)想消費(fèi)者重視的產(chǎn)品特性，以及從消費(fèi)者喜愛的效果中發(fā)掘更多可能；最后在分析「自家產(chǎn)品」時，則可以從商品特性、變化的可能性（產(chǎn)品的顏色、包裝、香氣）等面向著手。無論是搜集信息、執(zhí)行交辦事務(wù)、構(gòu)想企畫，或是發(fā)想、歸納動腦會議成果，活用心智圖就能將想法發(fā)散延伸，不但可在一張紙上清楚看出完整的架構(gòu)，就連想法是否有缺漏或重復(fù)，也都能一目了然。在繪制心智圖時，藉由在心智圖上做出色彩、圖像、優(yōu)先程度的區(qū)分，還可以讓筆記內(nèi)容的視覺更豐富、訊息更容易歸納。盡管心智圖看似發(fā)散，但因為是以分支形式構(gòu)成，每個分支又等于一個子標(biāo)題，（像左圖「市場分析」「競爭分析」「消費(fèi)者分析」「自家產(chǎn)品分析」就是收納在「現(xiàn)況分析」下），所以也具有收納整理的功能，在討論的時候較容易聚焦，不至于因為無盡延伸而偏離主題。1從中央字符串開始：先準(zhǔn)備一張白紙，在白紙正中央寫上「做為主題的字符串」（中央字符串），并在其周圍畫上與該字符串相關(guān)的圖像（或圖案）。2向外延伸：由正中央開始向周圍延伸分支，并于各分支在線，寫上與中央字符串或圖像相關(guān)的標(biāo)題。（1）分支線的長度要和標(biāo)題字符串的長度相同。（2）愈接近中央的分支線應(yīng)愈粗，而愈接近末端的分支線則應(yīng)愈細(xì)。（3）在繪制各標(biāo)題的分支時，要盡量繪出平順美觀的線條。3定義副標(biāo)：接著在各標(biāo)題之后寫上相關(guān)的副標(biāo)題。（1）只需寫出當(dāng)下所想到的、足以表現(xiàn)該標(biāo)題內(nèi)容的關(guān)鍵詞即可。（2）標(biāo)題的數(shù)目若過多，將會導(dǎo)致閱讀上的困難，因此應(yīng)控制在7項以內(nèi)。（3）使用的單字要有次序性和邏輯。4加強(qiáng)重點訊息：運(yùn)用顏色、符號、圖案等方式，強(qiáng)調(diào)重要信息。（1）可將分支線及單字涂上顏色。（2）可在分支字符串的前后，加入符號或圖案。（3）想要強(qiáng)調(diào)分支在線的單字時，可以使用圈選或著色等方式。（4）想要強(qiáng)調(diào)某一區(qū)塊的分支線時，可將整塊區(qū)塊加上框線或色塊?！豆P記本成功術(shù)》作者米山公啟表示，正因靈感可能來自任何事物，因此創(chuàng)意筆記本不必有固定格式，寫入的內(nèi)容也可以隨心所欲。但不管記錄什么、用什么方式記錄，最重要的原則就是「寫下自己的感動」，因為這是幫助了解「我對哪方面事物感興趣」的最佳線索。而好創(chuàng)意，通常來自于自己滿懷熱情的事物上。日本知名服裝設(shè)計師森英惠，平日便會將有趣文章、美麗明信片、偶然拾獲的落葉或緞帶，都貼進(jìn)筆記本里，乍看似乎毫無關(guān)連，但累積一段時間再來翻閱，可能就會發(fā)現(xiàn)「原來我這陣子都在搜集60年代的東西」，而這項體悟很可能就成為靈感來源，化為下一季的設(shè)計主題。創(chuàng)意筆記本的內(nèi)容也許雜亂，但米山建議別太在意這點，重點在于勤做紀(jì)錄。如果不知道該記些什么，則可參照以下4種主題，強(qiáng)迫自己留下生活點滴，日積月累之后，多半能有所發(fā)覺與領(lǐng)悟：1.寫下今年熱中的主題，并畫出相關(guān)模式圖先選擇一個現(xiàn)在最感興趣的主題，再由這個主題延伸探討「我為何對此感興趣」「哪一點特別吸引我」「此后可能會有哪些發(fā)展」……等周邊想法與創(chuàng)意，并嘗試畫成相關(guān)模式圖。米山解釋，在畫模式圖時，「事物與事物之間的關(guān)聯(lián)性」是最值得關(guān)注的部分，這有助于檢證自己的思考模式，并延伸出新的創(chuàng)意，可說是個人思考流程的分解圖。2.抄寫佳句、名言，標(biāo)注心得抄寫格言佳句不只是欣賞前人的智慧，更重要的意義在于「為什么要選擇這句話寫下來？」米山認(rèn)為，會覺得某句話值得記錄，必定是因為這句話使人動心，與自己當(dāng)時的心境產(chǎn)生了共鳴。所以，翻閱自己過往抄寫過的句子，可以看出自己在某個時段，曾對于哪些主題特別有感觸（例如戀愛、成長、生涯、友情、家庭等等），也顯示出自己在不同人生階段中的思索重點。最重要的是，翻閱之前記錄的佳句，常會因為歷練的增加而有新的體悟，從中激發(fā)出有趣的創(chuàng)意。3.用數(shù)字相機(jī)做生活記錄數(shù)字相機(jī)的問世，使得人們拍照時不必再擔(dān)心「照得不好」「拍失敗」「浪費(fèi)底片」等問題，可以放心大膽地隨手拍，因此米山建議，不妨養(yǎng)成「每天都用數(shù)字相機(jī)拍攝至少一張照片」的習(xí)慣，內(nèi)容不必別出心裁，只需是日常生活的某個片段即可。這種「生活剪影」式的照片，看似平凡，其實隱含了更深層的心理狀態(tài)，即使是一朵花、一片水塘，都是當(dāng)下心情的投射。再者，我們對生活往往太過習(xí)慣而不自覺，透過相片擷取生活片段，可以提醒自己「原來我曾經(jīng)歷過、注意過這件事」，對于創(chuàng)意發(fā)想是很棒的刺激。4.畫圖日記除了寫字之外，有時也可嘗試在筆記本里涂鴉、畫圖，因為想要表達(dá)某一瞬間的印象時，圖像往往比文字能闡述更多意義，也不像照片會受到鏡頭的局限。畫圖時，不管是素描或漫畫都可以，也不必仔細(xì)畫出周圍一切事物，只需抓住特別注意到的主題即可。對于把「我不太會畫畫」這句話掛在嘴邊的人，米山認(rèn)為，畫得好不好根本不重要，因為光是在思考「要畫什么當(dāng)主題」時，就等于是在針對經(jīng)歷過的事物做深度回想，是很棒的延伸思考鍛煉。1以「今年熱中的主題」做延伸聯(lián)想：以自己「今年熱中的主題」為中心，延伸寫下「我為何對此感到興趣」「哪一點特別吸引我」「此后可能會有哪些發(fā)展」……等周邊想法。例如，今年熱中于「iPod」，那么就可以試著寫下「喜歡iPod的理由」「希望iPod新增哪些功能」等想法，不斷向外擴(kuò)展，就等于幫自己進(jìn)行創(chuàng)意思考。2從「格言佳句」看見自身成長：記下讓你感動的格言佳句，并且注明受到感動的理由，有助于發(fā)掘自己內(nèi)心深處的想法。而回顧過去抄寫過的句子，則可能會因為人生歷練的不同，而新增不同的體會，看見自我成長的軌跡。3用數(shù)字相機(jī)寫「照片日記」：我們經(jīng)常對生活中許多事物視而不見，透過鏡頭將某個片刻變成圖片，可以強(qiáng)迫自己觀察周遭環(huán)境，進(jìn)而得到不一樣的體會。4練習(xí)「生活繪本」：畫下自己感興趣的主題，不僅比