公司檔案管理制度

—公司檔案管理制度公司檔案管理制度1一、總則1、為強化本公司檔案工作，充足發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地愛護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完好（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后按時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的搜集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的搜集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理批閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員搜集，交行政部備案。會議文件由行政部搜集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完好。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最終一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)分不憐憫況進行排列，密不行分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的親密聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。五、檔案管理人員職責1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定做好文件材料的搜集、整理、分類、歸檔等工作。2、根據(jù)歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完好與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、喪失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。3、必需嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必需按時匯報，追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必需經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。5、必需愛惜檔案，保持干凈，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉(zhuǎn)借，必需專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必需通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開頭執(zhí)行。公司檔案管理制度2一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的搜集、建檔、保管、借閱和利用負全責。四、各類規(guī)章制度、方法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置裝備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。五、各工程工程立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心施行電腦化管理。七、各招商引資貸款工程申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、工程技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。八、歸檔資料必需符合以下要求：①文件材料齊全完好；②依據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；③依據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)分保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明準確，便于保管和利用。九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。十一、強化檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。公司檔案管理制度3第一條為強化檔案信息管理，充足發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負責工程類檔案信息的搜集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要留意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持恰當?shù)耐L。詳細要求參照公司綜合檔案管理方法。第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門按時提供。第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪，按時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。觸及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應同步更新。第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?。第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理方法。第十二條本制度從二oX年一X月一日起執(zhí)行。公司檔案管理制度4一、文書檔案歸檔制度1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內(nèi)勤）搜集、審定、整理、立卷。3.歸檔的文件材料應齊全、完好、精確牢靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復）無缺頁、破損現(xiàn)象。4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。5.凡歸檔的文件必需留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必需歸檔。7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參與會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。二、專職檔案工作人員崗位責任制1.認真學習專業(yè)學問，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施方法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。2.負責公司各種檔案資料的搜集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“標準”要求。3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。4.負責檔案庫房各項制度的落實。5.主動提供檔案的利用，充足發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!三、兼職檔案工作人員崗位責任制1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的搜集、整理、歸檔立卷工作。2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟識業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務。3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務學問，不斷提高業(yè)務水平。四、部門立卷制度1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行搜集、審定、整理、立卷。3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。五、檔案保管制度1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。2.根據(jù)檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找便利。3.檔案員對室藏檔案材料要常常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要按時跟蹤追還，防止喪失。4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要常常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得運用易燃器具。7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。六、檔案保密規(guī)章1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要按時交給檔案管理部門。5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成肯定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴格處理并追究其責任。七、檔案借閱制度1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。3.借閱人員對檔案材料妥當保管，留意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫檔案資料。5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網(wǎng)提供!6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要按時向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。八、其他解釋權(quán)歸公司行政人事部。公司檔案管理制度51、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務性發(fā)文由詳細負責該工程工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。3、打印的.文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。4、主動推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡潔材料盡可能由各科室自己擔當。5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦看法，報局長批示，根據(jù)批表示見送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門辦理。7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。8、公文辦理完畢后，由辦公室依據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，按時整理（立卷）歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行催促檢查并建立督查制度。10、文書人員在辦公室主任的詳細領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查。11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批挨次傳遞、承辦。12、文件收受及傳閱要按時，一般性文件兩天之內(nèi)必需傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特別急辦文件，辦公室必需當時送達相關(guān)領(lǐng)導，按時落實。13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸按時精確科學有效。14、嚴把印信運用關(guān)，發(fā)文時必需由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并運用公章，平常運用公章，必需由辦公室主任或分管常務副局長簽字前方可運用，并做好公章運用登記，介紹信運用必需由辦公室主任簽批。15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉(zhuǎn)。17、一般業(yè)務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、大事、嘉獎等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。18、年末文件歸類做到科學、按時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。公司檔案管理制度6一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥當管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完好，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理方法。二、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反應表（證書原件）員工培訓統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。三、檔案相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則：分類標準、歸檔按時、排列有序、層次清晰、整理標準。1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并按時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永遠保存。1.4當在職員工的根本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應按時將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要按時搜集、整理保持檔案的完好性，歸檔的材料必需認真鑒別，保證材料的真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年前方可銷毀（高管及核心人員保存該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要留意檔案管理環(huán)境的清潔、干凈。1.9檔案應