工作效率管理演示文稿

工作效率管理演示文稿當(dāng)前第1頁\共有35頁\編于星期四\23點擁有主動積極的心態(tài)清晰明確的目標(biāo)學(xué)習(xí)成功者的經(jīng)驗用正確的方法做正確的事情思考:為什么有人比我工作更出色？目標(biāo)、途徑、方法當(dāng)前第2頁\共有35頁\編于星期四\23點一、目標(biāo)管理

行為研究結(jié)論表明：人不會持續(xù)不斷地做自己都不知道為什么要做的事情。哈佛大學(xué)的調(diào)查：目標(biāo)的作用：1.給人的行為設(shè)定明確的方向，使人充分了解自己每一個行為所產(chǎn)生的效果。2.使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排時間。3.能清晰地評估每一個行為的進展，正面檢討每一個行為的效率。4.能預(yù)先看到結(jié)果，穩(wěn)定心情，從而產(chǎn)生持續(xù)的信心、熱情與動力。當(dāng)前第3頁\共有35頁\編于星期四\23點有效工作目標(biāo)的特征明確具體可衡量可行性相關(guān)性時間性制定個人工作目標(biāo)前,請首先結(jié)合部門的年度目標(biāo)當(dāng)前第4頁\共有35頁\編于星期四\23點案例分析千方百計催物料，將缺料影響降到最低8月25日前優(yōu)質(zhì)、高效地完成技術(shù)支持截止到8月31日＊＊＊產(chǎn)量再創(chuàng)新高8月15日前實現(xiàn)DSPU板來電顯示功能本月實現(xiàn)訂貨額4億，同時異常機器出廠率控制在20％以下。責(zé)任人：張三、李四、王五有效目標(biāo)的特

征當(dāng)前第5頁\共有35頁\編于星期四\23點設(shè)定目標(biāo)的7個步驟將實現(xiàn)這些計劃的行動列入每天的日程安排第七步根據(jù)自己制定的計劃立即采取行動第六步 將事情按照輕重緩急排列順序第五步實現(xiàn)目標(biāo)要做的所有事情的任務(wù)清單第四步將自己的目標(biāo)設(shè)定一個最后的期限第三步將自己的目標(biāo)寫下來,把目標(biāo)變的清晰而具體第二步確定自己的目標(biāo)，明確自己想要什么第一步當(dāng)前第6頁\共有35頁\編于星期四\23點為什么要做計劃練習(xí)列出下一年你個人要實現(xiàn)的10個目標(biāo)找出其中最重要的一個工作目標(biāo)將目標(biāo)進行分解,按照七個步驟制定行動計劃當(dāng)前第7頁\共有35頁\編于星期四\23點時間大盜有：打擾（電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計劃叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕個人缺乏組織能力缺乏自律會議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力二、時間管理艾里克斯當(dāng)前第8頁\共有35頁\編于星期四\23點

①缺乏明確的目標(biāo)②拖延

③缺乏優(yōu)先順序

④想做的事情太多，而且做事有頭無尾

⑤缺乏條理與整潔

⑥不懂授權(quán)

⑦不會拒絕別人的請求

⑧倉促決策

⑨懶惰與心理消極

⑩行動緩慢主觀原因當(dāng)前第9頁\共有35頁\編于星期四\23點

①上級領(lǐng)導(dǎo)浪費時間（開會、電話、不懂授權(quán)）。

②工作系統(tǒng)浪費時間（訪客、官樣文件、審批程序等）。

③生活條件浪費時間（通訊、環(huán)境、交通、朋友閑聊、家住郊區(qū)等）。

客觀原因老王案例當(dāng)前第10頁\共有35頁\編于星期四\23點精心計劃是高效工作的基礎(chǔ)，我們?yōu)槭裁匆鲇媱?？墨非定律?/p>

(1)凡是可能出錯的都會出錯；

(2)每次出錯的時候，總在最不可能出錯的地方；

(3)不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；

(4)不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預(yù)算；

(5)所以，在做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。1、精心計劃當(dāng)前第11頁\共有35頁\編于星期四\23點

精心計劃

工作的最高目標(biāo)之一,就是讓自己投入的心力,體力與情感有最大的回報,令人欣慰的是,制定計劃時多花費一分鐘,就能讓你在行動中節(jié)約10分鐘,花費十幾分鐘做每天的計劃,可以讓你為自己節(jié)約兩個小時的時間和精力。你需要的計劃單：每天計劃：每周計劃每月計劃步驟:準(zhǔn)備紙筆列出任務(wù)清單（想起一件新的工作立刻加到清單上）根據(jù)輕重緩急來排先后的順序在每天工作中將完成的任務(wù)劃掉10/90定律,工作前花10%的時間用于制定計劃,在工作中將節(jié)約90%的時間。當(dāng)前第12頁\共有35頁\編于星期四\23點2、重要VS緊要

重要事情——你個人覺得有價值且對你的使命、價值觀及首要目標(biāo)有意義的事和活動。如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急事情——你或別人認(rèn)為需要立刻注意的事和活動。如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。當(dāng)前第13頁\共有35頁\編于星期四\23點時間管理矩陣危機；急迫的問題；有期限壓力的計劃。防患于未然；改進產(chǎn)能；發(fā)掘新機會；規(guī)劃、休閑。不速之客；某些電話；某些信件與報告；某些會議；必要而不重要的問題；受歡迎的活動。繁瑣的工作；某些信件；某些電話；浪費時間的事；有趣的活動。DoitnowDoitlaterDelegateDon’tdoit緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ當(dāng)前第14頁\共有35頁\編于星期四\23點你所在的象限壓力人從容人無聊人無用人壓力；精疲力竭；危機處理；忙于收拾殘局。有遠見，有理想；平衡；紀(jì)律；自制；少有危機。短視近利；危機處理；被視為巧言令色；輕視目標(biāo)與計劃；缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，至破裂全無責(zé)任感；工作不保；依賴他人或機構(gòu)維生。緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ當(dāng)前第15頁\共有35頁\編于星期四\23點帕累托原則去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域。集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題。在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作。80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去意大利的著名經(jīng)濟學(xué)家維爾弗雷德·帕累托當(dāng)前第16頁\共有35頁\編于星期四\23點普通人的時間安排25-30%15%50-60%2-3%2-3%緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ當(dāng)前第17頁\共有35頁\編于星期四\23點成功人士的時間安排20-25%65-80%15%<1%2-3%緊急不緊急重要不重要ⅠⅡⅢⅣ當(dāng)前第18頁\共有35頁\編于星期四\23點

明確自己的價值觀

設(shè)定目標(biāo)

制定階段性步驟

把握今日：最重要時刻

長期中期

短期

3、自我領(lǐng)導(dǎo)9頁—13頁練習(xí)當(dāng)前第19頁\共有35頁\編于星期四\23點每周時間管理樣表當(dāng)前第20頁\共有35頁\編于星期四\23點當(dāng)前第21頁\共有35頁\編于星期四\23點當(dāng)前第22頁\共有35頁\編于星期四\23點當(dāng)前第23頁\共有35頁\編于星期四\23點老王的故事

4、使用ABCDE的方法來管理每天ABCDE法是一種極為有效的設(shè)置優(yōu)先時間的方法，適合每天使用。A是項目的非常重要事情，如果不只一項，可以A1A2。。。。B項目是你應(yīng)該做的，后果不嚴(yán)重，但是你不做會讓別人麻煩C項目是做起來輕松愉快，地位卻無足輕重的事情D是可以委派別人來做的事情E是完全取消的不做的事情當(dāng)前第24頁\共有35頁\編于星期四\23點

練習(xí)將你明天的任務(wù)清單，用ABCDE的方法來練習(xí)。當(dāng)前第25頁\共有35頁\編于星期四\23點

5、工作的關(guān)鍵點管理“你為什么能拿到薪水”？公司需要你完成具體的工作，薪水和獎金是對你完成的數(shù)量以及質(zhì)量的回報。我們每個人的工作可以分解為5—7個環(huán)節(jié)。我們需要把關(guān)鍵點找出來。找出自己在每個環(huán)節(jié)的優(yōu)勢和劣勢，然后確認(rèn)一種技能。你工作中最薄弱的那個環(huán)節(jié)，決定了你發(fā)揮自己能力的最大限度。帶著這張清單，去拜訪你的上司，和他討論。請他給出中肯的評價確認(rèn)。當(dāng)前第26頁\共有35頁\編于星期四\23點

6、克服拖沓克服拖沓最好的辦法就是在做事之前將一切準(zhǔn)備就緒。清理你的辦公桌（將文件按照你需要的程度擺放，收起無用的文件和物品）。準(zhǔn)備工作所需要的資料、電腦程序、電子郵件地址、其他通訊的資料。為自己創(chuàng)建一個長時間工作舒適的辦公環(huán)境。讓自己的辦公桌賞心悅目。良好的自我確認(rèn)：自己是個效率很高的人，迅速進入狀態(tài)。拿起資料立刻對自己說：讓我們開始工作吧！逃避也是拖沓的主要原因認(rèn)真的完成家庭作業(yè)（不斷的學(xué)習(xí)，有時候覺得自己不勝任，是拖沓的主要原因）當(dāng)前第27頁\共有35頁\編于星期四\23點

6、克服拖沓

創(chuàng)造性拖延：推遲掉對自己價值不高的，意義不大的活動，從而處理那些可以使工作和生活煥然一新的事情。（留下來陪伴家人、讀書、運動等），先難后易也可以防止拖沓。建議步驟：1、每天下班前將第二天所要做的事情列出來：2、用ABCDE的方法，結(jié)合20/80法則審視這張表格3、選擇A-1對你最重要，意義最大的工作4、準(zhǔn)備好這項工作你需要的每樣?xùn)|西，擺放整齊，以方便你在第二天一早立刻開始工作。5、徹底清理你的辦公桌，這樣就是這個重要的工作就乖乖的在桌子上等你了。6、約束自己早些起床，用寬松的時間到單位，精神百倍的坐在座位上，立刻開始。7、連續(xù)21天使用這個辦法，直到成為一個習(xí)慣。當(dāng)前第28頁\共有35頁\編于星期四\23點

6、克服拖沓

分步驟進行工作也可以很好的防止拖沓，只要你接手的工作讓你覺得望而生畏，無從下手，就嘗試下邊的辦法：方法一、按部就班將整體工作任務(wù)分解成階段性目標(biāo)，即可以使你把目標(biāo)可操作化，同時，使你每完成一段，就感受到成就感和動力。方法二、打開缺口在你接手的工作中，找到一個出口，迅速動手（一般都是從自己擅長入手，會增加你的信心）。當(dāng)前第29頁\共有35頁\編于星期四\23點

7、給自己壓力

將重要的工作的完成日期書面化，以提醒自己剩余的時間。并書寫下列項目。適當(dāng)?shù)慕o自己一些壓力：寫出完成這個項目可以給自己帶的五項好處寫出不完成這個項目可以給自己帶來的五項損失冥想完成后自己的心理感受和場景與壓力共處，將壓力化為動力當(dāng)前第30頁\共有35頁\編于星期四\23點1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能夠由別人，并且應(yīng)該由別人做的事？3、我做了什么耗時過長的事？4、我做了什么會浪費別人時間的事？8、以后要經(jīng)常反省自己當(dāng)前第31頁\共有35頁\編于星期四\23點你告訴我情況，我來決策你告訴我?guī)讉€建議，我來選擇你告訴我你希望如何做，我同意后你再做你告訴我如何去做，在我反對前，你可以繼續(xù)下去你可以去做，但事后讓我知道你是如何去做的你可以去做，不需要與我聯(lián)系9、授權(quán)的程度當(dāng)前第32頁\共有35頁\編于星期四\23點決定授權(quán)項目選擇合適人選解釋授權(quán)項目被授人列計劃討論監(jiān)控方法和關(guān)鍵點授權(quán)監(jiān)控