公司電話、傳真管理制度

A公司電話、傳真管理制度一、制度目的電話、傳真是公司內(nèi)部和外部溝通的重要渠道，本制度旨在規(guī)范公司電話、傳真的管理，確保信息的安全性和準(zhǔn)確性，提高公司的工作效率。二、應(yīng)用范圍本制度適用于A公司內(nèi)所有部門、辦公室及其員工。三、制度內(nèi)容1.電話管理1.1所有員工必須遵守電話禮儀，接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)答，并在通話結(jié)束前道別。在通話過(guò)程中必須注意語(yǔ)音、語(yǔ)速、語(yǔ)調(diào)，嚴(yán)禁使用粗口、污言穢語(yǔ)等不文明用語(yǔ)。1.2禁止在公司辦公室接聽(tīng)或打電話，應(yīng)到規(guī)定區(qū)域或工作臺(tái)接聽(tīng)或打電話。在具體場(chǎng)所與環(huán)境不便接聽(tīng)或打電話時(shí)，應(yīng)采取靜音或調(diào)整至震動(dòng)模式并盡快回電，并在通話時(shí)盡量避免說(shuō)話聲音較大，以免影響他人。1.3每個(gè)部門必須明確規(guī)定分機(jī)號(hào)碼與使用人員。如有變動(dòng)及時(shí)更改電話通訊錄，并通知相關(guān)人員更新。1.4出差或離崗人員在離開(kāi)公司前應(yīng)將分機(jī)轉(zhuǎn)到指定的電話或按所定規(guī)定告知相關(guān)人員。1.5對(duì)于重要電話，必須進(jìn)行記錄，包括（1）來(lái)電/去電號(hào)碼；（2）通話開(kāi)始時(shí)間；（3）通話結(jié)束時(shí)間；（4）通話內(nèi)容。1.6禁止在任何情況下，使用公司電話進(jìn)行商業(yè)、政治、宗教等非正常用途。如發(fā)現(xiàn)此類情況，立即通報(bào)上級(jí)主管部門。2.傳真管理2.1每個(gè)部門必須明確規(guī)定傳真機(jī)號(hào)碼與使用人員。如有變動(dòng)及時(shí)更改傳真通訊錄，并通知相關(guān)人員更新。2.2離崗人員在離開(kāi)公司前應(yīng)將傳真機(jī)前鍵盤鎖定，并通知下一位使用人員。2.3每次使用傳真之前，應(yīng)確認(rèn)傳真號(hào)碼正確性，并核對(duì)傳真地址，以確保傳真發(fā)送到正確的收信人。2.4發(fā)送重要傳真時(shí)，必須跟收信人確認(rèn)傳真是否收到，并保存好傳真記錄。2.5嚴(yán)禁在傳真中夾帶機(jī)密信息，如有需要，必須使用加密傳真。2.6傳真用紙等的存放必須規(guī)范，遵守相關(guān)規(guī)定。3.故障與維護(hù)3.1在使用電話、傳真過(guò)程中如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知維修人員進(jìn)行處理。3.2定期進(jìn)行電話、傳真機(jī)的保養(yǎng)與維護(hù)，以確保順暢使用。四、責(zé)任與處罰4.1如有違反本制度規(guī)定，視情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分直至開(kāi)除。4.2如因不遵守本制度，造成公司利益或其他人員利益的損失，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。五、附則5.1本制度的解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室所有。5.2本制度自頒布之日起生效。六、總結(jié)A公司電話、傳真管理制度是為了規(guī)范公司通信渠道的使用而制定的管理制度，旨在提高公司工作效率，確保信息的安全性和準(zhǔn)確性。所有公司員工必須遵守本制度