食品公司電視電話會(huì)議管理制度

食品公司電視電話會(huì)議管理制度1.前言為規(guī)范公司的電視電話會(huì)議，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，便于管理和實(shí)時(shí)掌握會(huì)議情況，特制定本管理制度，本制度適用于全公司范圍內(nèi)的電視電話會(huì)議。2.會(huì)議類型和范圍2.1會(huì)議類型目前公司內(nèi)的電視電話會(huì)議主要有以下幾種類型：公司全員大會(huì)部門經(jīng)理會(huì)議項(xiàng)目組會(huì)議團(tuán)隊(duì)討論會(huì)議以上四種會(huì)議類型均需要通過電視電話會(huì)議來實(shí)現(xiàn)。2.2會(huì)議范圍公司所有的電視電話會(huì)議均應(yīng)在制度內(nèi)管理。屬于此范圍的會(huì)議包括各級(jí)別會(huì)議，各部門以及團(tuán)隊(duì)的討論會(huì)、對(duì)外會(huì)議等。3.會(huì)議預(yù)約3.1預(yù)約時(shí)間電視電話會(huì)議的預(yù)約應(yīng)該提前至少一天，并向參會(huì)人員說明會(huì)議主題和目的。對(duì)于一些重要的會(huì)議，建議提前一周進(jìn)行預(yù)約，并向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議議程。3.2預(yù)約內(nèi)容預(yù)約電視電話會(huì)議時(shí)，應(yīng)明確會(huì)議所有參會(huì)人員姓名、職務(wù)和聯(lián)系方式等基本信息。同時(shí)，應(yīng)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議議程，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、討論重點(diǎn)和議題內(nèi)容等。3.3參會(huì)確認(rèn)參會(huì)人員應(yīng)在受邀請(qǐng)后盡快確認(rèn)出席和不出席，以便會(huì)議組織者進(jìn)行安排。會(huì)議召開前，組織者應(yīng)對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行跟進(jìn)確認(rèn)。4.會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備4.1會(huì)議室準(zhǔn)備會(huì)議開始之前應(yīng)檢查會(huì)議室內(nèi)的電視設(shè)備、話筒、攝像頭等設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)情況，保證會(huì)議沒有中途故障。4.2會(huì)議材料準(zhǔn)備參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程準(zhǔn)備相應(yīng)的材料，確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的理解和準(zhǔn)確把握。4.3會(huì)議軟件準(zhǔn)備會(huì)議室內(nèi)需安裝相關(guān)的會(huì)議軟件，以便與其他會(huì)議室的電視進(jìn)行連接。5.會(huì)議操作規(guī)范5.1會(huì)議開始規(guī)范會(huì)議開始前，電視電話會(huì)議組織者應(yīng)主持會(huì)議，并向參會(huì)人員發(fā)言序列。參會(huì)人員應(yīng)在主持人的誘導(dǎo)下按照序列逐一發(fā)言。5.2會(huì)議內(nèi)容規(guī)范會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)堅(jiān)持準(zhǔn)確、明確和簡(jiǎn)練的原則發(fā)言。重要的意見、建議等內(nèi)容應(yīng)記錄在會(huì)議記錄上。5.3會(huì)議交流規(guī)范會(huì)議期間，參會(huì)人員有相互交流的機(jī)會(huì)，應(yīng)尊重他人的言論，注意言辭文明，維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，并聽取主持人關(guān)于發(fā)言時(shí)間和順序的掌控。5.4會(huì)議時(shí)間和記錄會(huì)議要求時(shí)限和議程充分利用，確保會(huì)議能達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，同時(shí)注意記錄會(huì)議內(nèi)容。6.會(huì)議總結(jié)和整改6.1會(huì)議總結(jié)會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，匯總會(huì)議中所提問題和建議等內(nèi)容，制定解決方案。6.2會(huì)議整改會(huì)議總結(jié)后，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議情況，制定相應(yīng)的整改方案，以解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題和不足之處，保證下一次會(huì)議的質(zhì)量和效果。7.附則本制度自