地產(chǎn)公司公文管理辦法

地產(chǎn)公司公文管理辦法更新：2011—1—13 閱讀： 欄目：地產(chǎn)制度本文提要:第三條:本辦法所指公文管理，范圍包括公司與外界往來的文書及公司內(nèi)部部門往來文書,自收（發(fā)）文至歸檔全部過程的辦理與控制，一般包括登記，發(fā)布、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。公文處理必需做到準確、及時、簡便，公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、當檔.更多精品來源自報告房地產(chǎn)公司公文管理辦法第一章總則第一條：為使公司公文管理規(guī)范化和制度化，提高公文處理質(zhì)量和效率,特定本辦法。第二條:公司公文是傳達方針，發(fā)布指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文管理工作.第三條：本辦法所指公文管理，范圍包括公司與外界往來的文書及公司內(nèi)部部門往來文書,自收（發(fā)）文至歸檔全部過程的辦理與控制，一般包括登記，發(fā)布、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。第四條：公文處理必需做到準確、及時、簡便，公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、當檔。第五條：公文管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度，確保公司機密.第二章公文主要種類第六條：公司公文包括公司的行文和收文。第七條:公司的行文主要有：（一）決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排,用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”；（二）通告：公布應(yīng)當普遍遵守周知的事項，用“通告”；（三）通知：發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級，同級和不相隸屬部門的公文，批轉(zhuǎn)下級部門的公文,要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行事項，用“通知”；（四）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要懷念等，用“通報”；（五）報告、請示:向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議，用“報告”;向上級請求指示，批準，用“請示”；（六）批復(fù):答復(fù)請示事項或?qū)ο录壊渴鸸ぷ?，?批復(fù)”；（七）會議紀要：傳達會議定事項和主要精神，要求與全公司共同遵守執(zhí)行，用“會議紀要”;（八）工作志:記錄日、周、月工作情況（包括工作安排、工作時度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等），用“工作志”；（九）工作度劃:進行本年、季、月、周工作安排，用“工作計劃”；（十）便函：公司間行文，用“函”；（十一）司法文書。第八條:公司的收文主要有：（一）政府及其部門來的公文（二）企業(yè)間、社會團體等來的公文（三）司法公文（四）其他。第三章行文格式及簽發(fā)第九條：公司行文處理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、傳弟、歸檔、銷毀等程序.第十條：所行公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關(guān)、附注等部分組成（視情況不一定全部同時具備）.（一）公文標題，應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標明發(fā)文機關(guān)和公文種類;（二）發(fā)文字號,包括機關(guān)代字、年號、順序號（三）公文一律加蓋印章，上報的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人；（四）秘密公文應(yīng)分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”；(五)緊急公文應(yīng)分別標明"特急”、"急”(六)請示一般只定一個主送部門，如需同時送其他部門，應(yīng)用抄報形式；(七)公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序；(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。第十一條:草擬、發(fā)送公文必須符合下列要求：(一)情況具本，觀點明確，內(nèi)容全面，表達規(guī)范.條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確、篇幅簡短；常用公文寫作格式與技巧(一)上行文種的寫法1、請示請示是向上級機關(guān)請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事.即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理;請示的主送機關(guān)也只能是一個,不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：(1)開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；(2)主體部分寫請求的事項,要求寫得實際、合理、明確、簡要；(3)結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語,如：“妥否,請批示"或“當否，請批示”或“以上請示,望予審批”或“以上意見,如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。2、報告報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。報告與請示雖同屬于上行文,但兩者有著嚴格的區(qū)別：(1)對上級要求不同。“報告"不要求上級批復(fù);“請示”則要求上級批復(fù)。(2)行文時間不同.“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。(3)文種性質(zhì)不同?！皥蟾妗笔顷愂鲂缘纳闲泄?；“請示”是請求性的上行公文。(4)結(jié)尾用語不同.“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告"、“特此報告"等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示"則一般用“可否(或妥否)，請批示”，對上級要求十分肯定。報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則,就是人們通常所講的“三段式"。“三段式"不是一成不變的模式,它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài):(1)情況——做法——問題(意見);(2)情況(做法)——問題——今后意見;(3)情況-—原因(責(zé)任)—-下步做法；(4)情況——原因—-責(zé)任及處理意見;(5)情況——問題——建議等。（二）下行文種的寫法1、通知通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知的結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會議的通知.（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)"、“批轉(zhuǎn)"、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成:（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù).（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知,望認真執(zhí)行”、“特此通知.”“本通知自發(fā)布之日起實行"等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分,使人一目了然。2、通報通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種:（1）用于表揚好人好事的,稱“表彰性通報";（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達情況的，稱“情況性通報”;（4）用于傳達上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用.通報中的議說,必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā),不能牽強附會。3、會議紀要會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項.會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要,即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性,不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多,在寫會議紀要時,必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見,不能把這些意見都納入會議紀要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見,可采用“會議聽取了”、“會議討論了"、“會議研究了"“會議認為”、“會議決定”等提法,加以集中概括，簡明扼要地反映出來.（三）公布性文種的寫法1、公告和通告公告是黨和國家機關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告;二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告.公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；三是從發(fā)布兩告的機關(guān)看，公告發(fā)布的機關(guān)級別高，是黨和國家的高級機關(guān);通告，上至中央，下至基層機關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布;通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文.兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈;二是可說可不說的不說，可少說的不多說.文字簡要,才便于人們牢記、遵守。（四）信函性文種的寫法1、函函是不相隸屬的機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準事項時使用的平行公文.函的結(jié)構(gòu)由標題、受文機關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標題函的標題有兩種形式：發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于XXX的復(fù)函;事由+文種，如“關(guān)于懇求XXX的函”或“關(guān)于申請***的函”；“關(guān)于請求批準XXX的函”。（2）受文機關(guān)：頂格加冒號寫受文機關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下："、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體.主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮"等敬語.落款.在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。（五）其他常用應(yīng)用文的寫法1、介紹信介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用.介紹信通常有兩種形式：普通介紹信。用公文紙書寫:（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。(3)被介紹人的姓名、身份、人數(shù)(派出人數(shù)較多，可寫成“義義義等義人”).(4)接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助"、“此致敬禮”等語.(5)本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式,使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。(1)存根部分簡填，以便日后查考。(2)本文部分要填寫詳細些。(3)派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。(4)重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字,有的還要限制有效期。(5)除本文部分需加蓋公章外,存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。2、申請書申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關(guān)、團體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚,但也要注意精煉.申請書一般是一事一書。(1)在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨(團)申請書"、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大.(2)寫接受申請書的單位或有關(guān)負責(zé)同志的名稱。(3)寫申請書的具體內(nèi)容:申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多,可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識.(4)結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準”等語，也可以不寫.(5)最后寫申請人姓名或申請單位名稱(加蓋公章)和寫申請書的日期。3、工作計劃工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。工作計劃的格式：(1)計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“XX團委2006年工作計劃”.(2)計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求,工作的項目和指標,實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。(3)最后寫訂立計劃的日期.工作計劃的內(nèi)容.一般地講，包括:(1)情況分析(制定計劃的根據(jù))。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。(2)工作任務(wù)和要求(做什么)。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達到的工作指標。(3)工作的方法、步驟和措施(怎樣做)。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件,確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成.4、工作總結(jié)總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績,存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等.基本情況.(1)總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單,有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進行分析。(2)成績和缺點.這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點.成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的;缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。(3)經(jīng)驗和教訓(xùn).做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn).為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。(4)今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進措施等.寫好總結(jié)需要注意的問題(1)總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)