西北農(nóng)林科技大學研究生學位檔案整理規(guī)范

西北農(nóng)林科技大學兼職檔案員工作手冊西北農(nóng)林科技大學研究生學位檔案整理規(guī)范一、初步整理1．將準備歸檔的研究生學位材料按博士研究生、碩士研究生兩類分開。2．碩士研究生學位檔案材料按培養(yǎng)研究生的不同類型分開按全日制專業(yè)學位碩士、在職攻讀碩士學位、學術型碩士等三種研究生類別，將學位材料分別集中。3．將每位研究生的學位材料集中放置于一個文件袋內(nèi)或用大夾子夾在一起。二、下載學位檔案目錄從檔案館網(wǎng)站（）下載《博士研究生學位檔案目錄》（附件1）、《全日制專業(yè)學位碩士研究生學位檔案目錄》（附件2）、《在職攻讀碩士學位研究生學位檔案目錄》（附件3）、《學術型碩士研究生學位檔案目錄》（附件4）、《卷內(nèi)備考表》（附件5）、《研究生學位檔案封面》（附件6）。需根據(jù)研究生的不同類型選用相應的學位檔案目錄。三、案卷整理案卷是指檔案的整理單位。研究生學位材料要求以案卷為單位整理歸檔。所有應歸檔材料按照研究生培養(yǎng)環(huán)節(jié)的先后時間順序依次排列，即按照招生、培養(yǎng)、學位論文答辯、畢業(yè)與學位授予、其它等5個環(huán)節(jié)的先后順序集中排列。每位研究生的學位材料實行一人兩冊集中整理。論文一般成本成冊，附于案卷最后，并單獨存放。案卷整理步驟：（一）檢查卷內(nèi)文件是否符合歸檔要求歸檔材料整理的質(zhì)量要求是：一是文件材料要齊全完整；二是裝訂前必須對不符合質(zhì)量要求的歸檔文件材料進行必要的修整。文件修補要最大限度地保護原貌為原則。三是使用的書寫材料、紙張、裝訂材料必須符合檔案保護要求。1．對照下載的學位檔案目錄，檢查該份學位材料是否缺失某項材料（學位論文項除外）。如果缺失，及時補充，無法補充時，請在學位檔案目錄中的備注欄內(nèi)說明原因。2．學位檔案材料的相應位置必須粘貼照片，不能有空缺。照片是研究生本人各種表格材料中的重要組成部分，應該齊全完整。照片在粘貼過程中有的使用雙面膠或者固體膠，檔案保存時間長，會自然脫落。因此要求用高粘度合成膠水粘貼嚴實、平整牢固。3．學位檔案材料中有關欄目必須有相應簽字及單位蓋章。具體欄目為：①成績單；②學院推薦意見；③答辯委員會審核意見；④學院分學位評定委員會審核意見；⑤校學位評定委員會決議；=6\*GB3⑥畢業(yè)研究生登記表。4．修整材料公文格式規(guī)范要求，（左白邊）用紙訂口為2.8cm，要求左側(cè)裝訂，不掉頁。學位檔案材料中，如果有部分材料左邊距太窄，并且無法裝訂的，裝訂后無法閱讀和利用的，就必須加貼護邊，防止文字內(nèi)容被裝訂線遮蓋。如個別表格，左白邊要用A4紙規(guī)格長度貼邊和修整，易于裝訂。5．書寫材料要求學位材料應使用碳素、藍黑墨水等符合檔案保護要求的書寫材料，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆，紅色、純藍色墨水和噴墨打印、傳真等不耐久材料歸檔。如果出現(xiàn)以上情況，對原材料要進行復印，替代不符合要求的應歸檔的材料。（二）卷內(nèi)文件排列按照不同類型研究生學位檔案目錄中的順序，對每一位研究生的學位材料進行認真排序，不能前后順序顛倒，放錯內(nèi)容。（三）拆釘去除文件材料上易銹蝕的金屬物，如訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品，容易被氧化和腐蝕，對檔案構(gòu)成潛在危害，裝訂時需要拆釘器去除這些金屬物，以避免文件紙張在長期保管過程中受到金屬釘銹蝕，破壞文件的原貌。對于裝訂成冊的刊物，由于金屬裝訂物已嚴密封裝在其中，拆釘會嚴重損害原貌，可不再拆釘重裝。如學位論文。（四）裝訂裝訂就是以案卷為單位將所有學位材料固定在一起的過程，其作用是固定文件頁次，防止文件材料張頁丟失和散落，便于歸檔后保管和利用。去除材料上的金屬物后，用線繩重新裝訂。1．裝訂順序按照案卷歸檔要求規(guī)范，排列順序依次為：學位檔案封面——學位檔案目錄——學位檔案材料——卷內(nèi)備考表——封底。2．用紙規(guī)格要求對超大紙張要進行折疊，如A3、8開紙幅面需要對折，注意正面朝內(nèi)，折疊好后打頁碼，頁碼就不會被遮擋或漏打。頁碼也只按1頁計算。3．裝訂方法三孔一線裝訂，即8字裝訂法。4．對齊方式裝訂前應按一定方式對齊，裝訂位置通常在文件的左側(cè)。裝訂時，左側(cè)、下側(cè)對齊裝訂。5．裝訂步驟首先用大夾子固定好文件材料，其次是用鉛筆確定打孔位置，用小電鉆打三個小孔，最后用線繩統(tǒng)一裝訂。要求不掉頁，無缺損。6．打孔位置的確定距離訂口（左白邊）1厘米，上下釘位眼位置距版面上下各9厘米，中間釘眼位置居中。7．學位材料制作過程中一定要留足裝訂線位置，審核材料時要把好驗收關。（五）編寫頁碼用打號機編寫頁碼。使用打號機編號時，每卷均從“001”開始連續(xù)編號，打碼均采用3位數(shù)，連續(xù)編號。卷內(nèi)文件有文字內(nèi)容的頁面都要進行打碼，單面書寫的打在右下角，雙面書寫的雙面均打碼，正面打在右下角，背面打在左下角，兩頁頁碼之間誤差不超過0.4厘米。注意問題：1．編寫頁碼時不要漏頁，如果漏編部分頁面，則需對錯誤頁碼涂改后重新編寫；2．封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表不計入頁數(shù)內(nèi)、不打碼；3．學位論文不需要打頁碼。（六）填寫學位檔案目錄中的頁碼填寫學位檔案目錄每項材料的起止頁碼。學位論文頁碼不需填寫。（七）填寫卷內(nèi)備考表《卷內(nèi)備考表》是該卷檔案的備注說明，必填的項目一般是本卷的頁數(shù)、立卷（歸檔）人、審核人、歸檔日期等。除必填項目外，對該卷檔案的歸檔情況說明有時是非常重要的，如檔案缺損情況。每卷學位檔案之后均需附加1張《卷內(nèi)備考表》。如無特殊說明，備考表下方的立卷人、審核人項分別由各學院的歸檔人員和學院分管領導簽字，并填寫歸檔時間。（八）填寫研究生學位檔案封面填寫學位檔案封面，內(nèi)容包括學院名稱、研究生姓名、學科專業(yè)名稱、學位級別、形成時間、保管期限、形成單位等信息。四、檔案移交各學院將研究生學位檔案材料按照規(guī)范要求整理完畢后，認真填寫《研究生學位檔案案卷移交登記表》（附件7）和《研究生學位檔案案卷移交目錄》（附件8），紙質(zhì)版、電子版均移交檔案館，并到檔案館辦理移交手續(xù)。移交目錄一式兩份，雙方簽字并各持一份備查。附件：1.博士研究生學位檔案目錄2.學術型碩士研究生學位檔案目錄3.全日制專業(yè)學位碩士研究生學位檔案目錄4.在職攻讀碩士學位研究生學位檔案目錄5.卷內(nèi)備考表6.研究生學位檔案封面7.研究生學位檔案案卷移交登記表8.研究生學位檔案案卷移交目錄檔案館研究生院2019年2月26日附件1：檔號：8-201-JX12-1-博士研究生學位檔案目錄類別序號材料名稱份數(shù)頁碼備注招生1報考登記表(原件或復印件加蓋公章)1份2復試情況一覽表1份培養(yǎng)3開題報告1份4研究生校外合作導師審批表（個別學生）1份5研究生更換導師審批表（個別學生）1份6研究生聯(lián)合培養(yǎng)審批表（個別學生）1份學位論文答辯7預答辯意見書1份8學位論文檢測報告單及導師對檢測結(jié)果的說明和承諾1份9研究生發(fā)表論文導師審批表（每篇論文）1份10研究生對論文的自我評價1份11研究生指導教師對論文的學術評語（含個別學生校外合作導師）每導師1份12學位論文專家評閱意見書3份13研究生學位論文答辯表決票5或7份14學位論文答辯表決票匯總單1份15答辯記錄1份畢業(yè)與學位授予16入學、培養(yǎng)、答辯及學位授予檔案記錄卡1份17畢業(yè)研究生登記表1份18研究生學位論文保密申請表（個別學生）1份19學位證書復印件1份20符合答辯資格的學術研究論文、獲獎證書或?qū)＠膹陀〖?份21學位論文（紙質(zhì)）1份其它22附件2：檔號：8-201-JX12-1-學術型碩士研究生學位檔案目錄類別序號材料名稱份數(shù)頁碼備注招生1報考登記表(原件或復印件加蓋公章)1份2復試情況一覽表1份培養(yǎng)3開題報告1份4研究生校外合作導師審批表（個別學生）1份5研究生更換導師審批表（個別學生）1份6研究生聯(lián)合培養(yǎng)審批表（個別學生）1份學位論文答辯7學位論文檢測報告單及導師對檢測結(jié)果的說明和承諾1份8研究生發(fā)表論文導師審批表（每篇論文）1份9研究生對論文的自我評價1份10研究生指導教師對論文的學術評語（含個別學生校外合作導師）每導師1份11學位論文專家評閱意見書2或3份12研究生學位論文答辯表決票5或7份13學位論文答辯表決票匯總單1份14答辯記錄1份畢業(yè)與學位授予15入學、培養(yǎng)、答辯及學位授予檔案記錄卡1份16畢業(yè)研究生登記表1份17研究生學位論文保密申請表（個別學生）1份18學位證書復印件1份19符合答辯資格的學術研究論文、獲獎證書或?qū)＠膹陀〖?份20學位論文（紙質(zhì)）1份其它2122附件3：檔號：8-201-JX12-1-全日制專業(yè)學位碩士研究生學位檔案目錄類別序號材料名稱份數(shù)頁碼備注招生1報考登記表(原件或復印件加蓋公章)1份2復試情況一覽表1份培養(yǎng)3開題報告1份4研究生實踐研究環(huán)節(jié)總結(jié)1份5研究生實踐研究環(huán)節(jié)考核登記表1份6研究生校外合作導師審批表（個別學生）1份7研究生更換導師審批表（個別學生）1份8研究生聯(lián)合培養(yǎng)審批表（個別學生）1份學位論文答辯9學位論文檢測報告單及導師對檢測結(jié)果的說明和承諾1份10研究生發(fā)表論文導師審批表（每篇論文）1份11研究生對論文的自我評價1份12研究生指導教師對論文的學術評語（含個別學生校外合作導師）每導師1份13學位論文專家評閱意見書2或3份14研究生學位論文答辯表決票5或7份15學位論文答辯表決票匯總單1份16答辯記錄1份畢業(yè)與學位授予17入學、培養(yǎng)、答辯及學位授予檔案記錄卡1份18畢業(yè)研究生登記表1份19研究生學位論文保密申請表（個別學生）1份20學位證書復印件1份21符合答辯資格的學術研究論文、獲獎證書或?qū)＠膹陀〖?份22學位論文（紙質(zhì)）1份其它23

附件4：檔號：8-201－JX12-1-在職攻讀碩士學位研究生學位檔案目錄類別選擇：農(nóng)業(yè)推廣□風景園林□獸醫(yī)□工程□工商管理□金融□社會工作□林業(yè)□中藥學□公共管理□高校教師□中職教師□類別序號材料名稱份數(shù)頁碼備注招生1報考登記表(原件或復印件加蓋公章)1份2復試情況一覽表1份培養(yǎng)3課程考試試卷所有4開題報告1份5研究生校外合作導師審批表（個別學生）1份6研究生更換導師審批表（個別學生）1份7研究生聯(lián)合培養(yǎng)審批表（個別學生）1份學位論文答辯8學位論文檢測報告單及導師對檢測結(jié)果的說明和承諾1份9研究生發(fā)表論文導師審批表（每篇論文）1份10研究生對論文的自我評價1份11研究生指導教師對論文的學術評語（含個別學生校外合作導師）每導師1份12學位論文專家評閱意見書2或3份13研究生學位論文答辯表決票5或7份14學位論文答辯表決票匯總單1份15答辯記錄1份畢業(yè)與學位授予16入學、培養(yǎng)、答辯及學位授予檔案記錄卡1份17研究生學位論文保密申請表（個別學生）1份18學位證書復印件1份19符合答辯資格的學術研究論文、獲獎證書或?qū)＠膹陀〖?份20學位論文（紙質(zhì)）1份其它21

附件5：卷內(nèi)備考表歸檔情況說明：立卷人：年月日審核人：年月日附件6檔號：8-201-JX12-1-○○○○○○西北農(nóng)林科技大學學位檔案學院名稱研究生名稱學科、專業(yè)學位級別形成日期保管期限永久形成單位研究生院

附件7西北農(nóng)林科技大學研究生學位檔案案卷移交登記表今有學院向檔案館移交屆研究生學位檔案材料，共計卷（人）。其中博士卷（人）、碩士卷（人）。詳細內(nèi)容見移交目錄。移交單位（公章）：接收單位（公章）：移交人：接收人：移交時間：年月日▲注：本目錄一式兩份，與檔案館各存一份。附件8西北農(nóng)林科技大學研究生學位檔案案卷移交目錄（樣表）序號