DB32-T 4335-2022 公證服務規(guī)范

ICS

03.160CCS

A

00DB32

32/T

4335—2022公證服務規(guī)范Specification

service（報批稿）江蘇省市場監(jiān)督管理局發(fā)

布DB32/T

4335—2022 前言

.................................................................................. Ⅱ1

...............................................................................12 規(guī)范性引用文件

.....................................................................13 術語和定義

.........................................................................14 基本要求

...........................................................................15 服務場所

...........................................................................26 服務人員

...........................................................................37 服務方式

...........................................................................38 服務流程

...........................................................................39 服務要求

...........................................................................410 質量控制

..........................................................................611 異議處理

..........................................................................612 檔案查詢

..........................................................................613 服務評價

..........................................................................7附錄

A（資料性）

公證流程圖

............................................................ 8附錄

B（資料性）

公證申請表

............................................................ 9附錄

C（資料性）

受理通知書

.......................................................... 110附錄

D（資料性）

詢問筆錄

............................................................. 11附錄

E（資料性）

公證書............................................................... 12附錄

F（資料性）

公證書送達回執(zhí)....................................................... 13參考文獻

............................................................................. 14DB32/T

4335—2022 本文件按照GB/T

—《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由江蘇省司法廳提出并歸口。本文件起草單位：江蘇省司法廳、江蘇省質量和標準化研究院、江蘇省南京市南京公證處。本文件主要起草人：翟潔君、李志江、李紅明、李偉、張辰龍、劉慶寧、趙雪松、楊琳、管旭琳、張書、羅坤、梁彥芳。IIDB32/T

4335—20221 范圍本文件規(guī)定了公證服務的基本要求、服務場所、服務人員、服務方式、服務流程、服務要求、質量控制、異議處理、檔案查詢以及服務評價的內容。本文件適用于公證機構提供公證服務的活動。2 規(guī)范性引用文件適用于本文件。GB/T

18883 室內空氣質量標準GB

50763 無障礙設計規(guī)范SF/T

00383 術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1公證人員 notary

personnel公證機構中從事公證業(yè)務的公證員及公證員助理。公證員是指符合《中華人民共和國公證法》規(guī)定的條件，在公證機構從事公證業(yè)務的執(zhí)業(yè)人員。公證員助理是指具有行政管理部門規(guī)定資格，由公證機構按照規(guī)定程序和條件考核聘任，在公證機構從3.2公證服務 notarization

公證機構和公證人員根據(jù)當事人申請，提供公證證明以及其他相關服務的活動。4 基本要求4.1 獨立性影響。4.2 公正性DB32/T

4335—2022等方面的壓力和其他因素而影響其公正性。4.3 非營利性公益性。4.4 便利性輕當事人辦證負擔和成本，提升當事人的服務體驗和獲得感。5服務場所5.1 場所設置5.1.1 應具有獨立、專用的辦公場所，其設置和功能能夠滿足公證接待、辦證等服務的需要，面積應滿足以下要求：a)設區(qū)的市市屬公證機構總建筑面積不低于

600

平方米，按公證員人均面積計算不低于

平方米；b) 縣（市、區(qū)）公證機構總建筑面積不低于

200

平方米，按公證員人均面積計算不低于

平方米。5.1.2 應合理設置功能區(qū)域，接待區(qū)域與辦公區(qū)域相對分離。具體應滿足以下要求：a) 設區(qū)的市市屬公證機構用于接待的服務大廳面積不低于

構服務大廳面積不低于

平方米；b) 辦公區(qū)域設置獨立的辦證室、會議室、檔案室、財務室等；c) 配備錄音錄像設備。5.1.3在政務服務中心等場所設置的服務窗口，應具有相對獨立的辦公區(qū)域。5.2 標志標識5.2.1 制作、使用公證徽標，設計、安裝豎式燈箱、門楣標識、門條標識等室內外標識。5.2.2 在政務服務中心等場所設置的服務窗口，應在醒目位置設置公證徽標和公證機構標識。5.3 設施設備5.3.1 為殘疾人、老年人等特殊群體設置無障礙通道、專用通道和其它相應服務設施。無障礙設施應符合

50763

的要求。5.3.2 應配置消防、衛(wèi)生等安全防護設施。5.3.3 應在公共區(qū)域安裝視頻監(jiān)控設備并設置提示標志。5.3.4 應配備專用的電腦、電話、傳真、打印、復印、掃描、照相、攝像、身份識別等設備。DB32/T

4335—20225.3.5 應配備飲用水設備、老花鏡、消毒液等便民設備和物品。5.3.6 應配備座椅，提供所需證明材料的示范樣式以及筆墨、紙張、印泥等必要的物品。5.3.7 應根據(jù)日常接待辦證情況，設置滿足需要的等候座席，接待量大的公證機構應配置自動叫號系統(tǒng)。5.3.8 應設置公證宣傳資料架，陳列辦證須知、服務指南等宣傳指引資料。5.4 公開公示5.4.1 應在服務大廳醒目位置公示公證人員名錄、業(yè)務范圍和受理條件、辦證的基本流程、收費標準、服務承諾、重要提示、業(yè)務咨詢和監(jiān)督投訴電話等內容。5.4.2 有條件的公證機構使用電子顯示屏滾動播出公示內容。5.5 環(huán)境衛(wèi)生5.5.1

GB/T

18883

亮度適宜。5.5.2 辦公桌椅、辦公桌面物品應擺放整齊。5.5.3 地面、墻面、門窗、衛(wèi)生間、服務設施、辦公設施、宣傳設施無污跡、積灰，垃圾桶表面清潔、無垃圾外溢和異味，無散落垃圾、污水。6 服務人員6.1 人員配備10公證機構應配備不少于5名公證員。部門、崗位設置合理，職責明確。6.2 儀容儀表6.2.1 公證人員執(zhí)業(yè)過程中應穿著規(guī)范統(tǒng)一的公證服裝，外出辦理公證不宜穿著公證服裝除外。6.2.2 著公證服裝時應佩戴公證徽章，黨員同時佩戴黨徽。6.2.3 保持良好的精神狀態(tài)，舉止得體，用語文明。7 服務方式7.1公證機構應根據(jù)不同類型公證業(yè)務辦理的要求，通過線下、線上以及線下線上相結合的方式提供公證服務。7.2 線下服務實行繁簡分流，證照類、簡單事實類公證事項即來即辦，繼承、遺囑、合同等復雜公證事項宜預約辦理。7.3 建立周六固定值班制度，對緊急公證事項提供延時加急服務。7.4 對行動不便、確實無法親自到公證機構辦理公證的，提供預約上門服務。8 服務流程DB32/T

4335—2022流程圖見附錄A。9 服務要求9.1 接待咨詢9.1.1 公證機構應設置咨詢接待崗，負責解答來訪者咨詢，提供服務信息、意見和建議。咨詢接情形的，應及時咨商公證機構其他人員，并負責答復其所接待的人，不應隨意轉交他人處理。9.1.2 公證機構應根據(jù)訪客人流量等情況安排流動引導員進行窗口服務指引，及時將等候的當事人疏導至非值守窗口辦理。9.1.3 有條件的公證機構宜開設網站、微信公眾號等平臺，提供網上接待服務并安排專人負責。9.1.4 接待咨詢實行一次性告知制度，公證人員應一次性全面告知公證當事人辦理所申請公證事項應提供的證明材料及相關要求。9.2 受理9.2.1 公證人員應告知申請人申請公證事項的法律意義、可能產生的法律后果，以及在辦理公證過程中的權利與義務。9.2.2 公證人員應指導申請人規(guī)范填寫《公證申請表》（見附錄

B9.2.3 公證人員應根據(jù)《江蘇省公證證明材料清單表（試行）》，對申請人提供的申請材料是否符合法定形式、是否齊全等進行初步審查，具體要求如下：a) 申請材料不符合要求，一次性告知需要補充的全部內容；b) 申請材料存在可以當場更正的錯誤，告知當場更正，并由申請人對更正內容進行確認；c) 及取得途徑，并做好解釋和指導。9.2.4 公證人員應根據(jù)審查情況作出是否現(xiàn)場受理的決定：a)

申請人與申請公證的事項沒有利害關系，告知不受理；b)

申請人之間對申請公證的事項有爭議，告知不受理；c)

申請公證的事項不屬于《中華人民共和國公證法》規(guī)定的范圍，告知不受理；d)

辦理；e) 申請人提供的證明材料不充分又無法補充，或者拒絕補充證明材料的，告知不受理；f) 當場受理。9.2.5 公證人員無法當場作出受理決定的，應報請公證機構負責人審定，在

3

個工作日內決定是否受理并告知申請人。9.2.6

C理通知書》回執(zhí)上簽收。9.2.7 DB32/T

4335—20229.3 公證收費9.3.1收費告知目錄以外的服務事項由雙方遵循公開公平、誠實信用、自愿有償原則，協(xié)商收取費用。9.3.2計費方式公證服務收費根據(jù)不同的服務內容，采取計件收費、按標的額比例收費、計時收費等方式。9.3.3收費時間承辦公證服務期間分期收取。9.3.4 費用減免制定費用緩減免政策，并以文件形式作出規(guī)定。9.4 審查9.4.1 公證人員審查后，對申請公證事項的真實性、合法性有疑義，認為公證當事人的情況說明或者提供的證明材料不充分、不完備或者有疑義，應告知公證當事人作出說明或者補充證明材料。9.4.2 公證當事人拒絕說明有關情況或者補充證明材料，告知其不予辦理。9.4.3 D），修改處由被詢問人蓋章或者捺指印認可。9.4.4 公證人員審查材料，應對公證當事人處分大額財產的行為、可能不受法律保護的利益以及可能產生的巨大風險等進行提醒，并要求其確認，對公證當事人的疑問進行解釋說明。9.5 出具公證書9.5.1 公證書應符合司法部規(guī)定的格式要求（見附錄

E），出具前應由授權簽字人進行技術性審查。9.5.2 公證書制作應符合

SF/T

0038

的要求，公證書修改應符合以下要求：a) 公證書證詞頁無挖補涂改；b) 對公證書內證明對象進行更改的，由公證當事人簽名或捺指印確認；c)9.5.3 公證機構應按照下列期限出具公證書：a)

7

個工作日內出具公證書；DB32/T

4335—2022b) 材料齊全、法律關系較為復雜、符合出證要求的公證事項，在受理之日起

個工作日內出具公證書。9.6 發(fā)送公證書等方式發(fā)送公證書，送達回執(zhí)見附錄

F。10 質量控制10.1 水印紙管理、公證卷宗檔案等業(yè)務管理制度，明確各公證執(zhí)業(yè)環(huán)節(jié)的內部管理要求。10.2 規(guī)則要求，統(tǒng)一規(guī)范公證人員的執(zhí)業(yè)行為。10.3況和決定結果記錄存檔。10.4 根據(jù)抽查結果進行總結評估，整改存在問題，消除質量隱患。10.5 評價機制。11 異議處理11.1投訴處理措施的執(zhí)行情況，確保措施適宜和切實可行。11.2組織復查，并于收到復查申請之日起

30

日內作出復查處理決定，告知申請人。11.3 公證復查需要對公證書作撤銷或者更正、補正處理的，公證機構應在作出復查處理決定后10

日內完成。11.4 公證當事人對服務態(tài)度、辦證收費等復查申請之外事項的投訴，公證機構應予以調查核實，并將處理結果告知投訴人。11.5 在處理期限內，但補充證明材料或者需要核實有關情況的，最長不應超過

6

個月。12 檔案查詢12.1 公證當事人查閱公證卷宗的權利，保守公證當事人的秘密。DB32/T

4335—202212.2 公證機構的證明材料和公證機構所記錄的與公證當事人的談話筆錄。12.3 因特殊情況借調和查閱涉及個人隱私的公證密卷檔案以及公證當事人要求保密的公證檔案，應經公證當事人書面同意。13 服務評價13.1 公證當事人評價13.1.1 公證事項，應進行回訪。13.1.2 公證機構宜運用“一證一評”機制，收集、分析公證當事人對公證服務的意見建議。13.2社會評價13.2.1 公證機構應聘請社會人士擔任行風監(jiān)督員，監(jiān)督公證服務，聽取意見建議。13.2.2 評。13.3 分析應用公證機構應分析和使用評價信息和意見建議，改進服務管理體系，優(yōu)化服務流程。DB32/T

4335—2022附

錄 A（資料性）公證服務流程圖圖A.1 公證服務流程圖

DB32/T

4335—2022附

錄 B（資料性）公證申請表表

B.1 公證申請表AB附

錄 C（資料性）受理通知書受

理

通

知

書

DB32/T

4335—2022咨詢受理號：×××：通知書領取公證書。領證時間： 年 月日本處地址：咨詢電話：××××年××月××日受

理

通

知

書（回執(zhí)）咨詢受理號：×××：等有關規(guī)定，經初步審查，我處現(xiàn)已受理，承辦人是×××。請你（們）及時繳納公證費?！痢痢痢聊辍痢猎隆痢寥?0CBCC附

錄 D（資料性）詢問筆錄詢

問

筆

錄

DB32/T

4335—2022咨詢受理號：詢問日期： 詢問地點：詢問人： 記錄人：被詢問人：詢問內容記錄：問：答：問：答：問：答：問：答：問：答：問：答：問：答：問：答：被詢問人簽名（蓋章或捺指?。篋D附

錄 E（資料性）公證書公 證 書申請人：×××（基本情況）委托（法定）代理人：×××（基本情況）公證事項：×××證明內容（茲證明……）

DB32/T

4335—2022