七厘米蔚藍(lán)大四期末作業(yè)文秘小組

文秘如何做好會場布置20122310012井雪英語一班大型會議排座原則20122310039朱錦宇英語一班酒店會議的基本知識20122310023王治青英語一班如何處理特別會議20122310025吳娟娟英語一班怎樣做好會議的預(yù)算2012231003張馨允英語一班會議紀(jì)要格式與例文20122310038周穎英語一班日常工作會議主要流程20122310044單玲玲英語二班文秘如何做好會場布置2.會場氣氛的營造

1.會場布置方式1.會場布置方式1)相對式主席臺與代表席采取面對面的形式，突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。2)全圍式不設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形、多邊形。3)半圍式介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣既突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、t字形、拱橋形。

4)分散式將會場分為若干個中心，每一個中心都有一個主桌。分為圓桌形、方桌形、v字形。

會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。

2.會場氣氛的營造(1)會標(biāo)。將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。(2)會徽。即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。(3)其他。燈光、色調(diào)、旗幟、標(biāo)語、花卉、大型會議排座原則組織會議室文秘的工作之一，大型會議排座原則是有一定學(xué)問的，下面一起來學(xué)習(xí)大型會議排座原則吧大型會議一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。最大特點是應(yīng)分設(shè)主席臺與觀眾席。大型會議主席臺,一般應(yīng)面對會場主入口,與群眾席面對面.每一個成員面前的桌上,均應(yīng)擺放雙向桌簽。主席團(tuán)排座原則根據(jù)中辦掌握的原則：左為上，右為下。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為奇數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)居中，其他同志根據(jù)職務(wù)圍繞1號領(lǐng)導(dǎo)“一左一右”依次排列（2號領(lǐng)導(dǎo)在左側(cè)，3號領(lǐng)導(dǎo)在右側(cè)）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依舊在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其余同志按職務(wù)依次排列。主席臺座位為雙排時，如圖所示。主持人坐席：一是居于前排正中央;二是居于前排的兩側(cè);三是按其具體身份排座，但應(yīng)就座于前排。群眾席：排座主席臺之下的一切坐席均稱為群眾席。群眾席的排座方式有二：一、自由式擇座：即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，自由擇席而定。二、按單位就座：可依參加單位的筆畫、拼音順序，也可按平時約定俗成的序列?？勺郧巴筮M(jìn)行橫排，也可自左而右進(jìn)行豎排。同一樓層，應(yīng)以前排為高，或以左排為高，樓層不同，則樓層越高，排序越低。酒店會議基本知識如何處理特別會議

所謂“特別會議”是指那些在規(guī)定的時間而定期召開的例行會議之外的，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時召開或指派他人臨時召開內(nèi)部工作性會議，是該部門在管理或商務(wù)活動出現(xiàn)特殊情況時，而采取的一種應(yīng)變措施。特別會議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開的，通常是所遇問題突然、會議準(zhǔn)備的時間又很短，但對會議的安排也仍然要盡可能做得完備，充分，不要倉促開會。當(dāng)主管經(jīng)理吩咐秘書人員就特定的問題臨時召集一個會議時，如果經(jīng)理就會議的背景、目標(biāo)、問題和參加會議的人員做出明確的部署時，秘書人員可按照經(jīng)理的要求進(jìn)行辦理。但是，如果秘書人員被告知就某一或某些事情召集會議時，而并沒有獲得對此會議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個方面的問題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個需要探明的問題是：（一）為什么開會這個會議是為什么開的？是為了說明什么情況，還是為解決問題而獲得結(jié)論呢？是為了交換情報，還是為了出謀劃策？明確會議目的是使一些為突發(fā)情況而召開的會議獲得成功的必要性(二)議題是什么會議的議題是什么，并獲得最簡潔，最明確的表述，這是確定會議進(jìn)行的方式和出席會議人員的基礎(chǔ)（三）誰參加會議會議由誰主持？要有哪些人參加？其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到會的是否可找人代理？（四）什么時間開會會議什么時間開始？預(yù)計什么時間結(jié)束？（五）在什么地方開會會場安排在哪里？對會場有什么特別的要求？是否需要安裝特別的視聽設(shè)備？（六）會議怎么開會議采取什么方式進(jìn)行？是否需要與會者在前來參加會議時攜帶什么特別的資料？有什么需要特別注意的事項。預(yù)算

會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：

怎樣做好會議的預(yù)算

1、交通費用

交通費用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通(2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。2、會議室/廳費用

具體可細(xì)分為：(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。(2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通常可向?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。(1)、早餐早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用)

(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。(3)、酒水及服務(wù)費通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。4、餐飲費用

(4)、會場茶歇此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)6、視聽設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費用通常可以忽略。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理c、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢?展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。

5、雜費

會議紀(jì)要格式與例文

(一)含義和功用“會議紀(jì)要”，是“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項”的公文文體。(二)性質(zhì)和用法“會議紀(jì)要”是把會議整個情況和結(jié)果簡要地記下整理成文以發(fā)布出去的一種會議性公文。紀(jì)要的性質(zhì)由會議性質(zhì)決定：一種是決定性紀(jì)要，實際是決策，要求下級貫徹;一種是協(xié)議性紀(jì)要，要求協(xié)議或有關(guān)方面共同遵守，或者交流經(jīng)驗、討論工作，或者是立此存照的。有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問題;有些較為一般的會議，則可以采用會議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報端。

(三)主要類型及其一般格式和寫法會議紀(jì)要因會議的性質(zhì)、任務(wù)和具體情況的不同而不同。主要有兩種，從寫作的角度看，恰是需要區(qū)分的兩種類型。1.一種是例會、辦公會議的紀(jì)要

這是機關(guān)研究日常工作和日常事務(wù)的會議。一般有固定時間，如每周一、二次或半月、一月一次。有相對固定的出席者。如部長辦公會，市長辦公會，校委辦公會，局務(wù)辦公會等等。這類會議的紀(jì)要，往往辦成長期的，類似簡報。大體格式如下頁：下述各項也可以用連貫的文字寫出，寫法大致同于下面專題性會議紀(jì)要，只是簡單一些。有時可在機關(guān)版頭下以正式公文形式發(fā)布。

××××局辦公會紀(jì)要第×期×辦公廳編二0××年×月×日時間：地點：主持人：出席人：列席人：會議議決事項：

(只解決一項問題的，寫出其結(jié)論性決定即可，解決一系列問題的，按議題討論順序逐項寫下。)有的較小的機關(guān)單位，只有一個長期性的“文件集”，如《××市委黨校文件》，會議紀(jì)要可以加標(biāo)題副標(biāo)題(如，《我校落實知識分子政策的幾項新措施——第×次校長辦公會議紀(jì)要》)在上面刊載以上呈下達(dá)。2.另一種是專題性、大型會議的紀(jì)要這是主要的會議紀(jì)要，其寫法有一個大體的規(guī)格。通常是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成，其中正文由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。(1)標(biāo)題一種是簡括標(biāo)明議決的問題，這種也還可加副題寫明什么單位什么性質(zhì)的會議紀(jì)要。另一種是嚴(yán)肅樸實地寫下何種會議紀(jì)要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會紀(jì)要》，《XX、XX兩省座談會紀(jì)要》等。標(biāo)題下面注明日期。(2)正文正文寫什么、何先何后、語氣口吻，既有一般的格局，又有變化的余地。開頭，寫基本情況。即開會的動因，依據(jù)什么指示或?qū)嶋H情況，目的是解決什么問題;時間、地點，會議全稱，與會范圍及主要負(fù)責(zé)人，來了什么領(lǐng)導(dǎo)人有什么指示、講話;會議的基本議程和主要活動，會議結(jié)果及對它的評價。主體，寫會議的主要精神。對過去工作的評述和會議討論的工作的意義;今后工作的指導(dǎo)思想和原則精神;工作要求和具體措施。結(jié)語，一般是發(fā)出號召，鼓舞人心、展望未來的。有的可以不寫。整個紀(jì)要的口吻，用“會議”作主語，即“會議認(rèn)為”，“會議強調(diào)”，“會議聽取了”，“會議討論了”，“會議決定”，“會議指出”……’(3)文尾除公開發(fā)布外，作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，要按公文要求或前加發(fā)布件如“通知”，注明主送、抄送、發(fā)送的范圍。會議紀(jì)要不用印章。日常工作會議主要流程

1)會議文件的收集整理工作(1)確定會議文件的收集范圍。(2)選擇收集會議文件的渠道。(3)運用收集文件的不同方法。2)會議文件的立卷歸檔把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報、會議報道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。會議文件資料的立卷歸檔會議經(jīng)費結(jié)算工作(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。②應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。③如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。④開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款的方法和時間。安排與會人員返程案例天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。分析會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作2.幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)定工作(1)應(yīng)根據(jù)會期長短、外