工程部文件資料管理制度

工程部文件資料管理制度一、文件管理目的和基本要求為全面、準(zhǔn)確地記錄和反映工程建設(shè)的情況，規(guī)范文件資料的管理，保障文件的可靠、安全和有效使用，遵循以下原則：1、要求工程資料的記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2、建立科學(xué)的信息管理制度，規(guī)范文件編撰、保存、查詢和借閱工作。3、保證文件資料的安全保密和保存完好，減少損壞和丟失。4、建立工程資料檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案工作效率。二、文件管理方式1、按類型分類：按文件類型分門別類存儲(chǔ)，比如施工圖，圖紙，設(shè)計(jì)文件等。2、按工程項(xiàng)目分類：以一個(gè)工程項(xiàng)目為一個(gè)工程項(xiàng)目編號(hào)，將一整套文件資料放在同一個(gè)位置上，方便使用、查詢、借閱，也有利于檔案管理。3、按時(shí)間先后編排：按時(shí)間先后編排，便于追溯工程的發(fā)展和相關(guān)文件的變化。三、文件檔案管理流程1、準(zhǔn)備保管設(shè)備和檔案柜：建立較為完善、安全、穩(wěn)定的檔案存放設(shè)施。2、落實(shí)文件管理計(jì)劃：制定文件管理計(jì)劃，包括文件資料的分類、存儲(chǔ)、整理、查閱、借閱、銷毀等。確定存儲(chǔ)地址，確認(rèn)安全性，并建立檔案資料管理信息化系統(tǒng)。3、收集文件資料：為保證文件資料的真實(shí)性，要求資料管理員收到資料后盡快加工，并確保全部資料都?xì)w檔。4、編碼：對(duì)于收到的資料，要對(duì)文件資料加以編碼，可根據(jù)工程項(xiàng)目編號(hào)、工程施工圖是編號(hào)等方式進(jìn)行編碼。5、錄入：現(xiàn)實(shí)將電子文檔存儲(chǔ)到電腦或服務(wù)器中，對(duì)應(yīng)的信息也需要在檔案資料管理信息化系統(tǒng)中完善。6、分類存儲(chǔ)：根據(jù)文件類型，按照已經(jīng)確定的存儲(chǔ)地址，將資料存入到相應(yīng)的文件管理系統(tǒng)中。7、定期復(fù)查：定期對(duì)文件資料內(nèi)容復(fù)查，及時(shí)微調(diào)和完善文件管理計(jì)劃，及時(shí)更新循環(huán)利用的信息。8、借閱審批：借閱時(shí)要審核借閱人的借閱資格，并記下借閱時(shí)間，保證檔案可追溯性。9、定期保管：文件的保管必須長(zhǎng)期、定期、有計(jì)劃地進(jìn)行檢查使用。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)處理、并改進(jìn)。四、文件管理的安全管理安全性是文件管理的敏感問(wèn)題，工程部門應(yīng)該注重文件的安全管理：1、開(kāi)展安全政策宣傳和培訓(xùn)。2、做好文件保管設(shè)施的防火、防盜和防潮工作。3、制定需要保密的文件保密措施，保證文件不泄密。4、在借閱文件資料時(shí)要核實(shí)身份證明文件，防止盜竊、篡改和損壞。5、建立緊急應(yīng)急保護(hù)機(jī)制。發(fā)現(xiàn)文件受到損壞或丟失，要及時(shí)進(jìn)行處置，避免重大損失，保證檔案資料盡快恢復(fù)。五、工程部文件資料管理制度總結(jié)工程部門的文件管理制度需要進(jìn)行制度化建設(shè)，同時(shí)規(guī)劃科學(xué)的文件存儲(chǔ)管理模式，這有助于推動(dòng)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、落實(shí)質(zhì)量控制，避免管理考核失控，保護(hù)工程文件的安全，也方便職工查閱、借閱等