文員培訓教材

文員培訓教材第一頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六講課提綱第一部分文員的職業(yè)定位第二部分文員的崗位職責第三部分文員的職業(yè)規(guī)范第二頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第一部分文員的職業(yè)定位文員的定位中層職位藍領(lǐng)，屬文職工作員工與領(lǐng)導的連接線，及時傳速信息領(lǐng)導的協(xié)助者，同事的服務(wù)者處理好部門文職工作及人事行政事務(wù)外，并協(xié)助各級領(lǐng)導管理好部門各事務(wù)。第三頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第一部分文員的職業(yè)定位文員的定位

文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服務(wù)型作用，是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要要素。文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領(lǐng)導處理一切事務(wù)成為文員的職責。但文員除了此職責外，和其它部門文員的關(guān)系也非常密切和重要。文員是部門領(lǐng)導的助手。第四頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第一部分文員的職業(yè)定位文員的十大特質(zhì)及要求對事對人準確性好判斷力工作效率機制性主動性考慮周到圓滑性謹慎性責任感客觀性第五頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第二部分文員的崗位職責

文員的基本職責

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2.部門文秘、人事信息、文檔管理。

3.安排部門會議，做好會議紀要及會議決議的跟進。

4.辦公用品、輔料、勞保用品的請購、領(lǐng)用及記錄。

5.部門人員費用報銷。

6.組織部門員工完成集團刊物的組稿。

第六頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六

第二部分文員的崗位職責7.做好生產(chǎn)報表的統(tǒng)計（周報、月報）。8.負責文件的打印、復印工作。9.統(tǒng)計每月考勤。10.負責部門文件、報刊雜志的分發(fā)。11.部門辦公室固定資產(chǎn)管理。12.接受其他臨時工作。第七頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六

第二部分文員的崗位職責文員的標準

1、積極的心態(tài)2、良好的專業(yè)素養(yǎng)

3、認真細致4、條理清晰

5、謙虛勤奮6、善于溝通

7、真誠寬容8、服務(wù)意識

第八頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六

第三部分文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范1、來賓接待“引路”

應(yīng)走在客人左前方的2、3步處，自己走在走廊左側(cè)，讓客人走在中央。與客人步伐一致，并適當做介紹。遇拐彎處應(yīng)使用手勢，并提醒客人“這邊請”、“注意樓梯”等。第九頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范2、接打電話

“態(tài)度，語調(diào)，用詞”第十頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范

打電話：

1、要有準備

2、注意打電話的時間，尤其避免在午休或下班時間打

3、微笑的語調(diào)，聲音清晰，有禮貌

4、不要急于在電話中承諾事情或是做決定

5、講電話同時在紙上做記錄

第十一頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范事務(wù)管理規(guī)范

接電話：

1、電話鈴響三聲內(nèi)必須接電話

2、先報上公司名稱或人名

3、聲音語調(diào)微微上揚，有朝氣

4、去除“別人不知道我是誰”的心態(tài)

5、延遲太久接電話應(yīng)先致歉

6、口中不要吃東西或含著東西第十二頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范保密原則第十三頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范1、組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新①組織架構(gòu)變更后應(yīng)該及時的通知管理部門，并由部門所屬最高領(lǐng)導簽字生效。②崗位說明書應(yīng)該是每一個崗位就有一份崗位說明書。③組織架構(gòu)圖崗位名稱要與實際名稱相匹配，不能隨意更改。④員工職位變更、外遷、離職（包括自離）要有相關(guān)變更通知或聯(lián)絡(luò)單。⑤按部門負責人要求完成《崗位說明書》并分發(fā)相關(guān)人員（含新入職人員）。第十四頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范

2、入職手續(xù)辦理①新員工到部門報到，文員在拿到《新員工上崗單》首先應(yīng)該熱情的接待并給予辦理新員工入職登記。②文員應(yīng)該檢查《新員工入職單》上的程序是否都已經(jīng)辦理完畢，若有未辦理的應(yīng)該告知新員工還需要辦理哪項手續(xù)。③經(jīng)理級別員工報到，在新員工入職上班當日將座位安排好并給予準備電話、電腦等辦公用品。

第十五頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范試用期前一周，通知試用是否合格，并發(fā)相關(guān)表格進行填寫，核對無誤后，由部門主管簽字，統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部；⑤新員工入職一星期后文員應(yīng)該給予領(lǐng)取并發(fā)放工衣。

3、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理①部門有需要轉(zhuǎn)崗、輪崗或晉升的員工首先要填寫《崗位調(diào)動表格》并報至管理部。②員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升必須要有員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升培訓記錄并交于管理部存檔。第十六頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范4、離職手續(xù)的辦理①部門若有員工需要離職，文員應(yīng)該告知需離職員工辦理手續(xù)的步驟避免員工走彎路而耽誤時間。②若有員工自離（3天未請假不上班者），文員應(yīng)第一時間將名單報于管理部。

第十七頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六

第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓

新員工入職培訓崗前培訓

晉升培訓

轉(zhuǎn)崗\輪崗培訓

技能提高培訓

部門需求培訓外部培訓第十八頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓新員工入職培訓

每一位新入職的員工都必須參加新員工入職培訓，若培訓考核不合格給一次補考機會，不參加培訓或成績不合格者不給予轉(zhuǎn)正，并將此項與部門、績效掛鉤。第十九頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六

第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓崗前培訓①崗前培訓也就是上崗培訓，每位員工都必須有上崗培訓記錄。②特殊（重要）崗位需要上崗證。③培訓記錄保存完好。（上崗培訓表、考核結(jié)果）第二十頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓晉升培訓①

晉升員工需要有相應(yīng)崗位的晉升培訓記錄，否則將不給于晉升。第二十一頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓轉(zhuǎn)崗\輪崗培訓①各部門有崗位調(diào)動的員工，本部門文員需要給做崗位調(diào)動的員工提供《轉(zhuǎn)崗\輪崗培訓記錄》。②將記錄提交至管理部。（轉(zhuǎn)崗\輪崗培訓表、考核結(jié)果）員工培訓記錄匯總表.xls第二十二頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓技能提高培訓①各部門提交的年度培訓需求，根據(jù)每月的培訓計劃做好本部門內(nèi)的培訓跟進。②培訓記錄歸檔。（簽到表、考核結(jié)果、培訓總結(jié)分析）③若因特殊情況不能按時完成培訓則提前與人力資源部溝通。④特殊情況無法參加培訓，應(yīng)提前向部門負責人請假。第二十三頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓部門需求培訓①部門由于工作需要臨時增加培訓。第二十四頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范外部培訓①公司根據(jù)企業(yè)實際情況，安排員工接受外部培訓。②參加外部培訓的員工，從培訓之日起，與公司簽訂《培訓協(xié)議》。③外出培訓成績不合格，公司不給予報銷。第二十五頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范文件編輯規(guī)范①標題LOGO的要求②標題字體、大小要求（3號字、宋體）③正文字體（宋體）大?。ㄐ∷幕?2號字）第二十六頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范打印區(qū)域管理規(guī)范①保持打印區(qū)域干凈整潔，將打印、復印資料及時帶走。②不得更改打印機、復印機參數(shù)。③復印時各部門自己帶紙，不得亂拿打印機及傳真機上紙張。④若打印機等機器出現(xiàn)故障應(yīng)及時找工程部處理。第二十七頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范固定資產(chǎn)管理規(guī)范①固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移---《固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移單》②固定資產(chǎn)報廢---《固定資產(chǎn)報廢申請單》③固定資產(chǎn)維修---《固定資產(chǎn)維修申請單》④員工離職---涉及到資產(chǎn)部分應(yīng)交接得當。第二十八頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范企業(yè)內(nèi)刊組織工作

一、內(nèi)刊編輯工作需要配合的內(nèi)容

1、征文宣傳及組稿。

2、部門重要會議、活動、時間的及時通知或新聞組稿。

3、刊物發(fā)放并做好領(lǐng)取記錄。

第二十九頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范

公司文體活動的組織二、企業(yè)活動組織需配合工作1、宣傳各項活動，組織員工參與。2、做好活動安排及部門工作安排的協(xié)調(diào)工作3、擔當公司文化的基層宣傳員，傳播企業(yè)文化及人文、理論、活動精神。第三十頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范績效考核管理規(guī)范一、相關(guān)制度績效方案、部門績效考核表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表①每月20-21日部門考勤統(tǒng)計表統(tǒng)計表（需部門負責人確認，紙質(zhì)交至人力資源部。②部門月報（電子檔）、相關(guān)附件（電子檔，并發(fā)給相關(guān)部門）。第三十一頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范績效考核管理規(guī)范二、文員考核考核標準：管理部40%+部門60%第三十二頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范績效考核管理規(guī)范①管理部40%A、考勤統(tǒng)計（10%）——一次失誤扣4分

a、考勤統(tǒng)計不及時，不準確一次扣4分；

b、請假、調(diào)休、加班單等未及時或未按手續(xù)辦理一次扣4分。B、培訓達成率（8%）——一次失誤扣3分

a、新入職人員培訓未完成或遺漏

b、公司培訓未參加、主持培訓不及時（月度培訓未按時完成）

c、培訓記錄不完善第三十三頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分文員的職業(yè)規(guī)范績效考核管理規(guī)范

C、績效數(shù)據(jù)及時準確性10%——一次失誤扣4分

a、相關(guān)資料提供不及時或不準確

D、部門人事信息及時準確性6%——一次扣2分

a、新員工入職手續(xù)

b、自離、離職手續(xù)

c、轉(zhuǎn)崗、晉升手續(xù)等以上項辦理不及時

E、活動組織能力6%a、部門投稿情況

b、公司活動部門組織情況（組織、協(xié)助、跟進）第三十四頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分總結(jié)平時需要做到的工作人事管理1、組織架構(gòu)、外遷、離職（包括自離）、員工職位變更應(yīng)及時通知管理部。2、新員工到部門報到文員先檢查《新員工入職表》程序是否辦理完畢。3、新員工試用期結(jié)束前一周，給員工發(fā)相關(guān)轉(zhuǎn)正表格，部門主管簽字，再統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部。第三十五頁，共三十八頁，編輯于2023年，星期六第三部分總結(jié)培訓管理1、每位新來員工，文員必須監(jiān)督其通知參加《新員工入職培訓》2、新員工到部門，文員需組織、跟進新員工做好《上崗培訓》并做好個人培訓檔案。3、新員工上崗培訓合格后，各部門需向管理部申請發(fā)放上崗證。4、晉升、轉(zhuǎn)崗等員工需