聲像檔案管理(課件)

精品教學(xué)課件設(shè)計(jì)精品教學(xué)課件設(shè)計(jì)|Excellentteachingplan聲像檔案治理一、聲像檔案的概念會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以磁質(zhì)、感光材料為載體，以圖像、聲音為主要反映方式，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案的載體形式：照片、底片，即我們通常說的照片檔案；拷貝、影碟、光盤、錄像帶、磁盤、磁帶等也就是我們常說的錄音錄像檔案。二、聲像檔案的特點(diǎn)1、形象的直觀性2、內(nèi)容的廣泛性3、記錄功能的特別性4、客觀的真實(shí)性三、聲像檔案的歸檔范圍和時(shí)間要求1、歸檔范圍但凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，一切具有保存價(jià)值的聲像材料均應(yīng)歸檔，具體收集范圍如下：〔一〕反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像材料?！捕成霞?jí)、本單位領(lǐng)導(dǎo)人和外單位領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物參與本單位的重要公務(wù)活動(dòng)形成的聲像材料?！踩潮締挝唤M織或參與的重要活動(dòng)的聲像材料?！菜摹潮締挝徽匍_的各類重要會(huì)議的聲像材料。〔五〕反映本單位創(chuàng)成果、科研活動(dòng)的聲像材料?！擦潮締挝粯s獲的的各種榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、禮品等實(shí)物的聲像材料?！财摺称渌c本單位活動(dòng)有關(guān)的具有保存價(jià)值的聲像材料。2、歸檔時(shí)間：具有歸檔價(jià)值的聲像材料在完成其現(xiàn)行效用后，由攝影者或承辦部門收集并著錄文字說明后應(yīng)準(zhǔn)時(shí)交檔案室。其主要照片歸檔。聲像檔案保管期限的劃分參照文書檔案。四、聲像檔案的整理整理原則：有利于保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，有利于利用?！惨弧痴掌瑱n案的整理照片是承受感光材料，利用攝影的方式記錄形象的單個(gè)畫面。照片檔案由照片、底片、文字說明構(gòu)成。數(shù)碼照片：指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可600dpi。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、文字說明兩局部組成。文字說明主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。事由—照片所反映的大事、事物的情由時(shí)間—大事發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和攝影時(shí)間地點(diǎn)—被攝錄對象所在的具體地點(diǎn)人物—照片中主要人物的姓名、身份背景—對提示照片主題具有確定作用的背景攝影者—照片的攝影單位和攝影人文字說明的書寫要求：綜合運(yùn)用文字說明的六個(gè)要素，概括地提示照片反映的信息，文字簡潔、語言通順，年、月、日用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)?？傉f明，也叫組合照片說明：一般一組聯(lián)系親熱的照片應(yīng)編寫總說明。分說明：對已加總說明的照片，依據(jù)照片內(nèi)容分別編寫簡要的分說明。文字說明一是便于保管，依據(jù)文字說明供給的線索，可以明確照片檔案形成的時(shí)間、目的和內(nèi)容，易于分類整理、易于有序排列；需的照片檔案。1、分類理。位依據(jù)單位實(shí)際狀況可分為領(lǐng)導(dǎo)視察類、會(huì)議類、榮譽(yù)類、文體活動(dòng)類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、其他類等等。分類后，應(yīng)將照片與文字說明組合成案卷，固定在芯頁〔固定照片和底片，以及標(biāo)注說明的紙質(zhì)載體，是組成照片檔案案卷的材料〕上。2、排列、編號(hào)排列:一組關(guān)系親熱的照片應(yīng)排列在一起。或時(shí)間排列；分問題或?qū)ｎ}立卷的按重要程度或時(shí)間排列皆可。編號(hào)：按卷內(nèi)照片的自然張數(shù)，每卷編一個(gè)流水號(hào)，一組聯(lián)系親熱的照片中的大幅照片〔不宜用芯頁固定的照片〕，應(yīng)隨該組照片一片在卷內(nèi)的存放位置，照片和文字說明編號(hào)要對應(yīng)全都。紙質(zhì)照片檔案的編目是以照片的自然張數(shù)或有總說明的假設(shè)干張為單元填寫照片號(hào)：卷內(nèi)照片的挨次號(hào)照片題名:簡明扼要地反映每一張或一組照片的具體內(nèi)容，包括地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素，重要人物應(yīng)標(biāo)明所在位置。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時(shí)間:照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。如20230104，缺乏時(shí)加零補(bǔ)齊。備注：注釋需要補(bǔ)充和說明的狀況。數(shù)碼照片的整理照片文件按時(shí)間(或重要程度)先后排列，一組聯(lián)系親熱的數(shù)碼照片應(yīng)數(shù)碼照片號(hào)(又稱數(shù)碼照片文件名)。數(shù)碼照片號(hào)為年度+流水號(hào)，年度和流水號(hào)各為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，缺乏四位的在前補(bǔ)“0”。檔案治理參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T11821-2023《照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)—名目號(hào)—光盤號(hào)—照片〔標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中或全宗號(hào)—名目號(hào)—案卷號(hào)—照片號(hào)〔標(biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中〕。3、光盤刻制與編目A、數(shù)碼照片光盤刻制與編目盤時(shí)應(yīng)選擇“一次性寫入”方式。數(shù)碼照片光盤刻制內(nèi)容包括數(shù)碼照內(nèi)容對應(yīng)DATA中存放的數(shù)碼照片〕光盤說明文件〔或數(shù)碼照片光盤封面〕〔光盤的包裝盒上加貼內(nèi)容包括〔全宗內(nèi)所屬名目的編號(hào)〕光盤號(hào)〔按形成時(shí)間從“1”開頭編制流水號(hào)〔立檔單位的全稱或通用簡稱、數(shù)碼照片的起止年月〔數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套別用符號(hào)表示分別為：A、B、C?！?、光盤類型〔分CD-R、CD-RW，DVD等〕，保管期限 、制作人、審核人、制作時(shí)間、制作軟〔制作數(shù)碼照片光盤使用的軟件名稱〔制作數(shù)碼照片光盤使用的硬件名稱〕等。數(shù)碼照片文件名目〔內(nèi)目〕全宗號(hào)、名目號(hào)、光盤號(hào)、照片號(hào)、文件題名、責(zé)任者、拍攝時(shí)間、攝影者、備注。照片號(hào)：一張光盤保存的數(shù)碼照片從“1”開頭編制照片號(hào)。文件題名：簡明概括的反映數(shù)碼照片的具體內(nèi)容，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景等要素。責(zé)任者：形成數(shù)碼照片單位的全稱或通用簡稱。拍攝時(shí)間：數(shù)碼照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如20230104。攝影者：數(shù)碼照片的拍攝人。備注：注釋需要補(bǔ)充和說明的狀況。數(shù)碼照片光盤名目〔案目〕種載體檔案〔也是聲像檔案〕統(tǒng)一使用特種載體〔聲像檔案〕檔案案卷名目。逐張〔盤、盒〕編制，案卷名目工程包括全宗號(hào)、名目號(hào)、張〔盤、合〕號(hào)、載體類型、載體名稱、題名、形成時(shí)間、保管期限、備注。載體類型：特種載體的內(nèi)容類型，分照片、圖像、聲音、影像、數(shù)據(jù)等。如數(shù)碼照片光盤填寫照片。載體名稱：特種載體的載體名稱，由型號(hào)和名稱組成，如LP唱片、UR-60錄音帶、VCD光盤、CD-R光盤。張(件)數(shù)：特種載體內(nèi)包含的數(shù)據(jù)數(shù)量。五、保管聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，從長期保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，但是短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，制造條件，力求妥當(dāng)保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格把握庫房溫濕度，溫度應(yīng)把握在17℃—20℃，相對濕度應(yīng)把握在35%—45％，遠(yuǎn)離光線、磁場等并與有害氣體隔離；錄音帶、錄像帶實(shí)行定期倒帶檢查等保護(hù)措施；光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)直立存放，避開擠壓，不得彎折，不得堆疊存放，只有在使用時(shí)才能將其從包裝物中取出，使用