DSB41 文件控制程序

遼寧東寶集團(tuán)質(zhì)量管理體系文件程序文件編制/日期：校對/日期：審核/日期：同意/日期：遼寧東寶集團(tuán)船舶制造有限企業(yè)DSB4-1-質(zhì)量管理體系文件文件控制程序DSB4-1-DSC-01-1目標(biāo)和范圍文件控制目標(biāo)是對質(zhì)量管理體系文件生成、使用、修改、換版、發(fā)放、歸檔直至作廢全過程控制實施有效管理，使文件起到溝通信息、統(tǒng)一行動、提供客觀證據(jù)、滿足用戶要求和質(zhì)量改進(jìn)增值作用。本文件要求了企業(yè)質(zhì)量管理體系文件分類、同意、公布、修改、發(fā)放、歸檔等管理要求。本文件適適用于企業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制與管理。技術(shù)類及其它類文件控制可參考執(zhí)行。2引用標(biāo)準(zhǔn)GB/T19000-/ISO9000：質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語GB/T19001-/ISO9001：質(zhì)量管理體系要求GJB9001B-質(zhì)量管理體系要求GJB1405A-裝備質(zhì)量管理術(shù)語3術(shù)語和定義本文采取GB/T19000-/ISO9000：、GJB1405A-中術(shù)語和定義以及以下定義：3.1文件信息及承載媒體，如：統(tǒng)計、規(guī)范、程序文件、圖樣、匯報、標(biāo)準(zhǔn)。媒體能夠是紙張，計算機(jī)磁盤、光盤或其它電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們組合。3.2規(guī)范說明要求文件。規(guī)范可能與活動關(guān)于（如：程序文件、過程規(guī)范和試驗規(guī)范）或與產(chǎn)品關(guān)于（如：產(chǎn)品規(guī)范、性能規(guī)范和圖樣）。3.3質(zhì)量手冊要求企業(yè)質(zhì)量管理體系文件。為了適應(yīng)企業(yè)規(guī)模和復(fù)雜程度，質(zhì)量手冊在其詳略程度和編排格式方面能夠不一樣。3.4圖樣按專門要求線條、符號、百分比等規(guī)則表示物體結(jié)構(gòu)、規(guī)格、尺寸、形狀及技術(shù)要求圖紙。4職責(zé)4.1質(zhì)量管理部a)負(fù)責(zé)企業(yè)除專用作業(yè)指導(dǎo)書以外質(zhì)量管理類文件歸口管理；b)質(zhì)量手冊修改、換版與發(fā)放；c)負(fù)責(zé)組織程序文件換版與發(fā)放，負(fù)責(zé)質(zhì)量管理與質(zhì)量檢驗方面第二、第三層次文件修改；d)負(fù)責(zé)本部門第三層次文件修改、換版與發(fā)放。4.2設(shè)計所a)負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計圖樣等技術(shù)類文件和外來文件歸口管理；b)負(fù)責(zé)企業(yè)關(guān)于程序文件、通用作業(yè)指導(dǎo)書修改；c)負(fù)責(zé)本部門第三層次文件修改、換版與發(fā)放。4.3科技管理部a)負(fù)責(zé)科技檔案歸口管理及文書等檔案管理；b)負(fù)責(zé)企業(yè)關(guān)于程序文件、通用作業(yè)指導(dǎo)書修改；c)負(fù)責(zé)本部門第三層次文件修改、換版與發(fā)放。4.4各關(guān)于部門a)負(fù)責(zé)企業(yè)關(guān)于程序文件、通用作業(yè)指導(dǎo)書修改；b)負(fù)責(zé)本部門第三層次文件修改、換版與發(fā)放。5總則5.1質(zhì)量管理體系文件分為受控本和非受控本，受控本應(yīng)在文件封面加蓋“受控”印章，并編發(fā)放號碼?！笆芸亍北境钟姓呖扇〉梦募薷捻摵蛽Q版文件。5.2質(zhì)量管理體系文件發(fā)放應(yīng)依照實際需要編制發(fā)放清單，經(jīng)主管質(zhì)量工作副總經(jīng)理審批后發(fā)放。質(zhì)量管理體系文件發(fā)放時一律使用《遼寧東寶集團(tuán)船舶制造有限企業(yè)質(zhì)量管理體系文件發(fā)放登記本》。5.3修改標(biāo)識：在修改部分下方劃一實線。6管理程序6.1工作流程文件控制工作流程，見圖1。文件編制文件編制文件校對文件校對文件審核審定文件審核審定文件同意文件同意與公布文件使用和管理文件使用和管理不需更改文件更改需更改不需更改文件更改需更改文件歸檔文件歸檔文件回收與作廢處置文件回收與作廢處置圖1文件控制流程圖6.2文件分類6.2.1與GB／T19001－/ISO9001:和GJB9001B-關(guān)于文件分為以下三類：a)管理類文件；b)技術(shù)類文件；c)外來文件。6.2.26.2.a)質(zhì)量手冊；b)程序文件；c)作業(yè)指導(dǎo)書（含通用作業(yè)指導(dǎo)書和專用作業(yè)指導(dǎo)書）；d)質(zhì)量計劃（質(zhì)量確保綱領(lǐng)）；e)匯報（如管理評審匯報等）；f)各種活動計劃（如培訓(xùn)計劃、內(nèi)審計劃等）；g)各種質(zhì)量統(tǒng)計、表格等。6.2.a)企業(yè)自行設(shè)計圖樣、技術(shù)文件、設(shè)計更改文件、工藝文件、工裝文件等；b)計算機(jī)輔助設(shè)計軟件；c)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。6.2.2.3a)外來圖樣和技術(shù)文件；b)隨同船用設(shè)備來各種文件；c)各船級社入級規(guī)范；d)國際條約、規(guī)則；e)國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；f)軍品標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；g)來自供方和用戶文件等。6.3文件同意和公布為使文件是充分與適宜，文件公布前應(yīng)得到同意。6.6.3.1.1質(zhì)量手冊審批程序包含校對、審核、審定和同意。審定由管理者代表簽署，同意由總經(jīng)理/廠長簽署。質(zhì)量手冊公布，由總經(jīng)理/廠長簽署“6.3.16.3.1.3企業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書（通用作業(yè)指導(dǎo)書、專用作業(yè)指導(dǎo)書）實施“6.36.36.36.36.6.3.2.1設(shè)計圖樣和技術(shù)文件公布前應(yīng)經(jīng)過審簽、標(biāo)準(zhǔn)化檢驗、工藝與質(zhì)量會簽，分別按DSC-02-《圖樣和技術(shù)文件審簽管理方法》、DSC-03-《標(biāo)準(zhǔn)化檢驗管理方法》和DSC-06.3.2.2計算機(jī)輔助設(shè)計6.36.外來設(shè)計圖樣和技術(shù)文件經(jīng)過審查，凡適于企業(yè)施工應(yīng)在圖樣和技術(shù)文件上加蓋“適用××施工”標(biāo)識，并由審查人員簽字。6.4文件使用和管理6.4.1各類文件都必須嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于文件要求發(fā)放和回收方法，確保在對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起主要作用各個場所，都能得到對應(yīng)文件有效版本，收回失效或作廢文件。企業(yè)應(yīng)確保文件更改和修訂狀態(tài)得到識別，在必要時對文件進(jìn)行評審與更新，并再次同意。除了按更改程序要求進(jìn)行更改之外，不得隨便在文件上涂寫，保持版面清潔、完整、有效。6.4.1a)修改a)-1質(zhì)量手冊修改質(zhì)量手冊修改由修改人填寫“質(zhì)量手冊修改申請單”（附錄A），按DSC-02-質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則要求審批程序?qū)徟?。修改申請單?yīng)編號，編號規(guī)則為SGA—序號；a)-2修改以換頁形式進(jìn)行，并在修改頁下方修改欄內(nèi)填寫修改次數(shù)及修改單號；a)-3修改應(yīng)追蹤到發(fā)放全部“受控”質(zhì)量手冊；a)-4修改由質(zhì)量管理部質(zhì)管科負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理。b)換版出現(xiàn)以下情況之一時，質(zhì)量手冊應(yīng)換版：b)-1質(zhì)量手冊編制依據(jù)ISO9001：或GJB9001B-修訂換版；b)-2集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)、管理職責(zé)或文件適用條件已經(jīng)發(fā)生較大改變；b)-3質(zhì)量手冊多數(shù)頁已進(jìn)行修改；b)-4質(zhì)量手冊換版時，修改欄內(nèi)修改次數(shù)恢復(fù)為0，修改標(biāo)識隨之消失。c)發(fā)放c)-1質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理部質(zhì)管科發(fā)放與管理；c)-2質(zhì)量手冊發(fā)至各部門和副總工程師以上集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，與質(zhì)量管理關(guān)于人員，以及質(zhì)量管理體系認(rèn)證、認(rèn)定機(jī)構(gòu)；c)-3質(zhì)量手冊全部受控，在封面加蓋“受控”標(biāo)識，并編號。發(fā)放時領(lǐng)取人應(yīng)登記，推行領(lǐng)取手續(xù)；c)-4允許部門質(zhì)管員將該部門用全部質(zhì)量手冊全部領(lǐng)回，然后進(jìn)行二次發(fā)放，發(fā)放時應(yīng)登記；c)-5發(fā)放新版手冊時應(yīng)同時收回舊版手冊。收回手冊假如留作參考，應(yīng)在封面上加蓋“作廢”標(biāo)識，其它全部銷毀。6.4a)修改a)-1程序文件由修改人填寫“程序文件修改申請單”（附錄B），按DSC-02-質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則要求審批程序?qū)徟?。修改單?yīng)編號，編號規(guī)則為SGB—序號；a)-2修改以換頁形式進(jìn)行，并在修改頁下方修改欄填寫修改次數(shù)及修改單號；a)-3修改應(yīng)追蹤到發(fā)放全部同一份文件；a)-4修改由質(zhì)量管理部質(zhì)管科負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理。b)換版出現(xiàn)以下情況之一時，程序文件應(yīng)換版：b)-1文件引用標(biāo)準(zhǔn)已進(jìn)行重大修訂或換版；b)-2文件要求同集團(tuán)實際發(fā)生嚴(yán)重不符；b)-3文件已數(shù)次修改；b)-4文件換版時，每頁下邊修改欄修改次數(shù)應(yīng)恢復(fù)為0。c)發(fā)放c)-1程序文件由質(zhì)量管理部質(zhì)管科統(tǒng)一印刷和發(fā)放；c)-2發(fā)放時領(lǐng)取人應(yīng)推行手續(xù)；c)-3程序文件分為受控和非受控兩類，受控文件應(yīng)在封面加蓋“受控”印章；c)-4“受控”文件應(yīng)統(tǒng)一編號，領(lǐng)用人手持文件編號應(yīng)與發(fā)放登記上編號一致；c)-5允許部門質(zhì)管員將部門用全部文件領(lǐng)回，然后再進(jìn)行二次發(fā)放；c)-6發(fā)放新版文件時應(yīng)同時收回舊版文件。6.4a)修改第三層次文件修改應(yīng)滿足以下要求：a)-1第三層次文件修改由修改人填寫“第三層次文件修改申請表”（附錄C），按DSC-02-質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則要求審批程序?qū)徟?；a)-2修改以換頁形式進(jìn)行；a)-3修改應(yīng)追蹤到發(fā)放全部同一份文件；a)-4修改由部門質(zhì)管員監(jiān)督執(zhí)行。b)換版文件要求內(nèi)容已發(fā)生了很大改變或修改次數(shù)比較多，應(yīng)換版。c)發(fā)放c)-1部門第三層次文件由部門質(zhì)管員統(tǒng)一管理和發(fā)放；c)-2發(fā)放文件應(yīng)加蓋“受控”印章并編號；c)-3文件發(fā)放應(yīng)統(tǒng)一使用《質(zhì)量管理體系文件發(fā)放登記本》，登記本上領(lǐng)用者署名文件編號與其持有文件編號應(yīng)一致。新版文件發(fā)放時應(yīng)同時收回舊版本文件。6.4a)修改a)-1圖樣和技術(shù)文件更改以下達(dá)《修改通知單》形式進(jìn)行。詳細(xì)按DSB7-14-《設(shè)計更改控制程序》中關(guān)于要求執(zhí)行；a)-2圖樣和技術(shù)文件版本和修改狀態(tài)控制，通常采取以下兩種方法(外來設(shè)計圖樣和技術(shù)文件修改狀態(tài)控制方式同此要求)：a)-2-1在總布置圖等主要圖樣頁面應(yīng)標(biāo)注版本號，統(tǒng)計版本更換情況，其中O版為經(jīng)船級社和／或船東（軍方）認(rèn)可可用于施工版本。在設(shè)計所資料室圖樣和技術(shù)文件檢索目錄上有版本統(tǒng)計，可供隨時查詢；a)-2-2在產(chǎn)品設(shè)計和制造階段，設(shè)計更改所用《技術(shù)通知單》、《修改通知單》在設(shè)計所進(jìn)行登記后方可發(fā)放，并供隨時查詢。a)-3生產(chǎn)用圖樣、技術(shù)文件如已損壞不能繼續(xù)使用時，可向資料室申請曬印，以舊換新；a)-4應(yīng)確保圖樣和技術(shù)文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效、文文相符、文實相符。b)發(fā)放b)-1設(shè)計所資料室負(fù)責(zé)確定生產(chǎn)用圖樣、技術(shù)文件（含技術(shù)、修改通知單、缺損件通知單等）發(fā)放部門和數(shù)量，包含送審郵寄、退審管理工作；b)-2圖樣、技術(shù)文件發(fā)放和接收，要推行收發(fā)登記手續(xù),要及時、準(zhǔn)確、配套完整；b)-3接收圖樣、技術(shù)文件其它部門要有專員管理，且在圖紙資料發(fā)放單位登記簿上簽字并建賬，及時將圖樣、技術(shù)文件轉(zhuǎn)發(fā)到施工單位和施工者手中，設(shè)計所應(yīng)統(tǒng)一賬頁格式；b)-4企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效版本控制，由設(shè)計所標(biāo)準(zhǔn)室定時編制《大連船舶標(biāo)準(zhǔn)化》和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目錄，公布企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有效版本和代替版本。b)-5密級圖樣和技術(shù)文件經(jīng)企業(yè)保密辦公室劃密、登記、另行編目，并與非密級圖樣、技術(shù)文件分開管理。在涉密產(chǎn)品完工后，收回并作統(tǒng)計。b)-6民品圖樣和技術(shù)文件在收回后，應(yīng)及時銷毀或作出標(biāo)識以預(yù)防非預(yù)期使用。6.4.a)修改外來設(shè)計圖樣和技術(shù)文件，應(yīng)依照原設(shè)計單位發(fā)來設(shè)計更改文件進(jìn)行更改。設(shè)計所負(fù)責(zé)更改所內(nèi)存相關(guān)圖樣和技術(shù)文件，各施工部門負(fù)責(zé)更改本部門管理相關(guān)圖樣和技術(shù)文件。除非授權(quán)，不然企業(yè)無權(quán)隨便更改外來設(shè)計，但應(yīng)將關(guān)于信息傳遞給原設(shè)計單位。b)發(fā)放b)-1設(shè)計所主管產(chǎn)品副總設(shè)計師或副所長負(fù)責(zé)組織外來文件分發(fā)工作；b)-2外來設(shè)計圖樣和技術(shù)文件用于企業(yè)施工，其發(fā)放和管理與企業(yè)內(nèi)文件一樣要求執(zhí)行；b)-3設(shè)備文件應(yīng)依照專業(yè)設(shè)計需要及時發(fā)給關(guān)于設(shè)計人員和相關(guān)施工；b)-4對于船級社入級規(guī)范、國際條約、規(guī)則、各類標(biāo)準(zhǔn)等，標(biāo)準(zhǔn)室應(yīng)跟蹤文件修訂動態(tài)，有計劃地訂購必要數(shù)量文件，除標(biāo)準(zhǔn)室保留供借閱外，其余應(yīng)發(fā)至各關(guān)于部門，并作發(fā)放統(tǒng)計；b)-5各船級社入級規(guī)范、國際條約和規(guī)則、各類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在新文件發(fā)放同時，收回失效文件或在失效文件上加蓋“過期”或“作廢”印章，以提醒使用者注意。標(biāo)準(zhǔn)室應(yīng)定時通告規(guī)范、條約、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)修訂情況，確保關(guān)于部門和人員都能得到并采取適用文件關(guān)于版本。6.4.質(zhì)量管理體系文件編制層次、格式、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和編號等編寫要求，按DSC-01-《質(zhì)量管理體系文件編制規(guī)則》要求執(zhí)行。6.5文件歸檔企業(yè)應(yīng)確保識別產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中需要保留文件并及時歸檔。6.5.16.5.2科技檔案文件歸檔范圍和要求按DSC-06-《科技檔案管理方法》要求執(zhí)行。6.5.3產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔設(shè)計所負(fù)責(zé)各類產(chǎn)品技術(shù)文件歸檔工作。在每個產(chǎn)品建造完工后三個月內(nèi)完成歸檔（后續(xù)船只歸檔修改部分）。產(chǎn)品總目錄由產(chǎn)品檔案員負(fù)責(zé)匯總完成。6.a)協(xié)議設(shè)計階段技術(shù)文件圖樣、技術(shù)文件、評審文件及文件目錄。該部分由設(shè)計所開發(fā)室在協(xié)議訂立兩個月內(nèi)向資料室歸檔，完工后三個月提交電子版完工說明書；b)產(chǎn)品詳細(xì)設(shè)計、工藝設(shè)計、完工設(shè)計等文件及其歸檔目錄。該部分由設(shè)計所各專業(yè)主管在產(chǎn)品完工后完成。歸檔目錄所列內(nèi)容必須與底圖存檔目錄保持一致（包含零件圖），各專業(yè)主管經(jīng)資料室將圖紙文件登錄到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后編制目錄。目錄編號由產(chǎn)品代號、專業(yè)分類號和圖樣序號三部分組成；c)產(chǎn)品技術(shù)總結(jié)。6.5.3a)各專業(yè)主管在編制各設(shè)計階段提交給船東、船檢認(rèn)可圖及退審意見歸檔目錄時，應(yīng)依據(jù)資料借閱室存放退回圖紙原件編制；在編制修改通知單、技術(shù)通知單歸檔目錄時，要對照其下發(fā)通知單進(jìn)行編制（有保留價值）；在向資料室提交一份產(chǎn)品技術(shù)總結(jié)時，填寫一份備考表、一份設(shè)備質(zhì)量及廠商服務(wù)情況考評表；b)各產(chǎn)品設(shè)計方針書及設(shè)計、工藝評審資料，應(yīng)由主管總設(shè)計師（或主管產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)責(zé)匯總并編制歸檔目錄；c)歸檔技術(shù)文件必須圖面清楚、底圖幅面應(yīng)符合GB/T14689要求、圖號標(biāo)寫正確，配套完整齊全，并附有底圖目錄，已按要求審簽完成。編制完歸檔目錄必須做好三審會簽，然后提交資料室做好分類登記后，加蓋“底圖存檔”印章進(jìn)行歸檔。各專業(yè)室在提交圖紙和文件等紙制文件同時并提交電子版給資料室進(jìn)行歸檔；d)需驗船師、軍代表或船東認(rèn)可項目，須連同簽字認(rèn)可藍(lán)圖同時入庫。驗船師、軍代表或船東意見修改在底圖上加蓋驗船師、軍代表或船東同意印章。6.6文件回收與作廢處置6.6.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)企業(yè)質(zhì)量管理體系文件：《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和《通用作業(yè)指導(dǎo)書》回收與作廢處置，并及時在《質(zhì)量管理體系文件發(fā)放登記本》中對回收文件給予注明；因文件丟失、損壞等原因未及時收回企業(yè)級質(zhì)量管理文件，應(yīng)由責(zé)任部門填寫書面匯報，由該部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批確認(rèn)后6.6.2作廢文件通