環(huán)境管理體系文件編寫培訓(xùn)教材

27五月2023環(huán)境管理體系文件編寫培訓(xùn)教材*版權(quán)所有201

一、文件編寫概述重要性、組織工作二、文件編寫推薦格式環(huán)境管理手冊、程序文件、三層次文件三、文件編寫要點(diǎn)

文件編寫培訓(xùn)目錄*版權(quán)所有301

文件化的含義：將體系的各個(gè)方面，即ISO14001標(biāo)準(zhǔn)的17個(gè)要素所涉及、覆蓋的內(nèi)容形成文件，構(gòu)成一個(gè)文字描述的體系。文件化的重要性：1、在建立體系的PDCA過程中處于第一步（寫你要做的、做你所寫的、記你所做的）；2、為實(shí)施日常管理、日常監(jiān)控、內(nèi)外審核提供依據(jù)；3、是改善環(huán)境行為、完善環(huán)境管理工作的重要依據(jù)、見證，便于實(shí)施和考核。文件編寫概述*版權(quán)所有401

文件的層次、結(jié)構(gòu)1、ISO14001標(biāo)準(zhǔn)本身未對體系文件的結(jié)構(gòu)給予規(guī)定。2、環(huán)境管理體系文件一般采用3級的模式，即環(huán)境管理手冊、程序文件和三層次文件。規(guī)模較大的組織可采用更多層次的文件體系。3、體系文件通常以文本的形式存在，如有條件也可以以電子版的形式存在，但使用、管理、版本控制等相應(yīng)管理措施、技術(shù)要具備。文件編寫概述*版權(quán)所有501

各級文件的作用、功能環(huán)境管理手冊：環(huán)境管理體系全面、概要性的描述，是開展環(huán)境管理的綱領(lǐng)性文件。其內(nèi)容缺乏指導(dǎo)作用，但為程序文件規(guī)定了管理原則和方向，為文件化的體系明確了方向，并給出下一級支撐性程序文件的導(dǎo)引路徑。文件編寫概述*版權(quán)所有601

各級文件的作用、功能程序文件：是環(huán)境管理體系中在邏輯上相對獨(dú)立的管理內(nèi)容而制訂的管理性文件。其內(nèi)容可以涉及環(huán)境管理體系的一個(gè)要素或要素的一部分，也可以針對一個(gè)主題事項(xiàng)、涉及若干體系要素。程序文件是環(huán)境管理手冊的支持文件，是環(huán)境管理手冊局部的細(xì)化、補(bǔ)充。

文件編寫概述*版權(quán)所有701

各級文件的作用、功能第三層次文件：是對程序文件的展開、補(bǔ)充及細(xì)化。是針對操作崗位、工作點(diǎn)的技術(shù)性、操作性的文件，是程序文件在局部區(qū)域或一個(gè)類型工作點(diǎn)的具體細(xì)化。一個(gè)程序文件可有多個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書支持。

一般有2種形式：針對管理側(cè)面；針對工作現(xiàn)場。文件編寫概述*版權(quán)所有801

各級文件的作用、功能各級文件的關(guān)系：各級文件內(nèi)容具有連貫性、一致性，通過逐級細(xì)化，構(gòu)成系統(tǒng)的文件化體系。環(huán)境管理手冊中要素描述部分注明有關(guān)支持程序并給出查詢關(guān)系。程序文件中給出有關(guān)三級文件的導(dǎo)引關(guān)系，程序文件之間也要明確說明相互導(dǎo)引的關(guān)系。文件編寫概述*版權(quán)所有901

文件編寫的依據(jù)：1、基礎(chǔ)依據(jù)：

ISO14001:2004標(biāo)準(zhǔn)，法律與其他要求，組織的實(shí)際情況、工作職責(zé)、環(huán)境狀況。2、輔助依據(jù)：

ISO14001:2004標(biāo)準(zhǔn)的附錄A，現(xiàn)有的管理制度、規(guī)定文件。文件編寫概述*版權(quán)所有1001

文件編寫要求：1、體系文件要對14001標(biāo)準(zhǔn)的所有核心要素進(jìn)行描述，缺一不可；同時(shí)要對各文件相互關(guān)系進(jìn)行描述；2、要涉及組織的所有活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)，也包括對相關(guān)方的管理，保證環(huán)境管理體系的控制范圍足夠充分；3、各級文件之間以及同級文件之間能夠做到邏輯關(guān)聯(lián)、層次清楚、接口明確、協(xié)調(diào)有序；4、各級文件應(yīng)具有一貫性，如風(fēng)格、格式、職責(zé)、管理內(nèi)容等。文件編寫概述*版權(quán)所有1101

文件編寫應(yīng)注意：1、標(biāo)準(zhǔn)要求有程序的要制訂程序，在手冊中可以簡要描述，詳細(xì)內(nèi)容在程序文件中描述。2、在描述某一要素時(shí)，重點(diǎn)應(yīng)放在本要素的功能上，涉及其它功能要素時(shí)概要性地描述，并導(dǎo)引出相關(guān)要素、文件。另外，描述文件的語言要明白易懂，專用名詞不得擅自改動(dòng)。3、環(huán)境管理文件應(yīng)與現(xiàn)有管理制度合理銜接，能夠充分利用現(xiàn)有資源。文件編寫概述*版權(quán)所有1201

文件編寫應(yīng)注意：4、制定文件應(yīng)避免編制繁瑣而不切實(shí)際的文件，需避免在文件中提出過高要求或規(guī)定不必要的控制方法，導(dǎo)致不可操作甚至授人以柄。5、體系文件的繁簡程度、深度與廣度，應(yīng)取決于組織自身的實(shí)際情況以及人員素質(zhì)。文件編寫概述*版權(quán)所有1301

文件編寫的組織工作1、各級管理者要對文件編寫工作的復(fù)雜性、工作量有足夠認(rèn)識(shí)，提供所需的人員和資源；2、文件編寫人員要了解有關(guān)的管理知識(shí)、技術(shù)知識(shí)；3、注意各級文件之間內(nèi)容的連貫性，合理安排各文件的側(cè)重點(diǎn)并合理銜接，避免文件之間發(fā)生矛盾或相互推委，并確保切實(shí)可行；4、采用集中討論分工－分散編寫－集中統(tǒng)稿的過程。應(yīng)從組織的整體出發(fā)，統(tǒng)籌策劃、合理分工、協(xié)調(diào)配合。文件編寫概述*版權(quán)所有1401

1、扉頁：名稱，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，手冊版本號，發(fā)布日期，受控狀態(tài)，編制人，編號，組織名稱。2、發(fā)布令：對體系涉及范圍，建立情況等進(jìn)行概要性描述?？砂ǎ?)為什么建立環(huán)境管理體系；2)手冊的作用、功能，重要性；3)對各級人員的要求。由最高管理者簽字，簽署日期文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有1501

3、環(huán)境方針正文、環(huán)境管理者代表任命書，由最高管理者簽字認(rèn)可。4、組織簡介：包括組織基本資料，如單位名稱，地址（可附地理位置圖和平面圖），建廠日期，投資形式，投資規(guī)模，廠區(qū)面積，主要產(chǎn)品、產(chǎn)量、產(chǎn)值，員工人數(shù)；組織業(yè)績（是否通過質(zhì)量體系認(rèn)證），環(huán)境現(xiàn)狀、環(huán)境管理狀況等。文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有1601

5、手冊目錄：應(yīng)有一定的文本格式頁眉：組織名稱、文件名稱、文件編號、版本號、頁號及編審批準(zhǔn)等設(shè)置；頁腳：可有修改日期、修改標(biāo)記、更改文件號、簽字、日期。

可以區(qū)分目錄頁和內(nèi)容頁分別規(guī)定不同的格式。文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有1701

6、概述（4.1總要求）：1)闡明建立環(huán)境管理體系的目的、意義及承諾；2)建立體系遵循的標(biāo)準(zhǔn)、范圍、說明體系覆蓋范圍和應(yīng)用領(lǐng)域3)說明手冊的制訂、修改、廢除等相關(guān)規(guī)定。文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有1801

7、手冊正文：按ISO14001標(biāo)準(zhǔn)要素逐一進(jìn)行描述一般格式為：總則，管理內(nèi)容，相關(guān)文件。1)總則：本要素在環(huán)境管理體系中的地位和作用；2)管理內(nèi)容：就每一要素中最重要的環(huán)節(jié)加以闡述，并，涵蓋標(biāo)準(zhǔn)的主要要求。包括主要職責(zé)、管理方法的簡要描述。明確各要素之間的接口，體現(xiàn)管理體系的完整性。

3)相關(guān)文件：導(dǎo)引附件及下一級程序文件。文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有1901

8、手冊附錄，可包括：

1)環(huán)境因素、重要環(huán)境因素清單；2)適用法律法規(guī)清單；3)目標(biāo)、指標(biāo)、環(huán)境管理方案清單；4)管理者代表任命書、環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)圖；5)環(huán)境管理體系文件清單；6)其它可有的圖表，社區(qū)/廠區(qū)平面圖、地下管網(wǎng)圖、工藝流程圖等。文件編寫推薦格式手冊*版權(quán)所有2001

程序：GB/T6583（ISO8402），為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑。程序文件的文本風(fēng)格類似于手冊，一般手冊與程序的版面格式是同時(shí)設(shè)計(jì)的，具有一致性。文件編寫推薦格式程序*版權(quán)所有2101

1、目的：制定本程序是用于那方面活動(dòng)的管理、達(dá)到什么目的。2、適用范圍：管理范圍、區(qū)域范圍。3、職責(zé)：根據(jù)程序內(nèi)容摘取主要管理方面的職責(zé)。4、管理內(nèi)容：規(guī)定既定管理方向的活動(dòng)或過程的具體管理方式、方法。5、相關(guān)文件：給出文件涉及和導(dǎo)引的文件的名稱。6、附表：表格空白表。程序文件編寫推薦格式*版權(quán)所有2201

基本要求：1、程序文件明確闡明要素運(yùn)行的職責(zé)、方法，要具備可操作性和可檢驗(yàn)性（who,how,what,when,which,why），是為實(shí)施環(huán)境管理所涉及的一個(gè)完整的活動(dòng)和過程。針對運(yùn)行控制程序還應(yīng)提出明確的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。2、程序文件展開的廣度和深度取決于組織任務(wù)的復(fù)雜性，采用的工作方式、方法，執(zhí)行人員的能力、技術(shù)及進(jìn)行培訓(xùn)所能達(dá)到的程度，一般明確的要求在程序中需明確說明。程序文件編寫推薦格式*版權(quán)所有2301

三級文件的編寫要求1.三級文件的格式一般無嚴(yán)格要求，可參考已有文件擬定，但應(yīng)注意滿足諸如文件版次、受控形式等環(huán)境管理體系文件的要求。2.三級文件的內(nèi)容應(yīng)足夠充分，能夠滿足有關(guān)人員使用之需，切實(shí)可行。三級文件文件編寫*版權(quán)所有2401

4.2環(huán)境方針要點(diǎn)《手冊》1、方針的制訂

制訂的責(zé)任、過程，制訂的依據(jù)2、方針的傳達(dá)、貫徹

對外宣傳、對內(nèi)傳達(dá)，組織內(nèi)部的貫徹實(shí)施3、方針的修訂

修訂的時(shí)機(jī)（定期、特殊情況），修訂的管理過程、依據(jù)文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有2501

4.3.1環(huán)境因素要點(diǎn)《程序》1、環(huán)境因素的識(shí)別

識(shí)別過程、方法簡述，識(shí)別的范圍、要求簡述2、環(huán)境因素的評價(jià)

評價(jià)依據(jù)，評價(jià)實(shí)施方法、步驟簡述因素控制（目標(biāo)指標(biāo)、管理方案；運(yùn)行控制）3、環(huán)境因素的更新

定期更新，隨時(shí)更新文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有2601

4.3.2法律法規(guī)及其他要求要點(diǎn)《程序》1、法律法規(guī)的獲取

法律法規(guī)的類型，獲取途徑、責(zé)任（主動(dòng)、被動(dòng)）2、法律法規(guī)的適用性確認(rèn)

與環(huán)境因素相關(guān)聯(lián)的具體條款，形成關(guān)聯(lián)表3、法律法規(guī)的傳達(dá)、貫徹和更新

以何種形式、何人傳達(dá)，貫徹法律法規(guī)定期更新，更新的過程、方法4、其它要求的收集、識(shí)別，形成清單文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有2701

4.3.3目標(biāo)指標(biāo)和方案要點(diǎn)《手冊》1、目標(biāo)指標(biāo)的制訂制訂依據(jù)/要求、過程及職責(zé)2、目標(biāo)指標(biāo)的落實(shí)—逐項(xiàng)制定管理方案

目標(biāo)指標(biāo)的落實(shí)通過管理方案、部門改善計(jì)劃保證實(shí)現(xiàn)3、目標(biāo)、指標(biāo)的監(jiān)控

總提目標(biāo)指標(biāo)完成情況的監(jiān)控，導(dǎo)引監(jiān)控程序4、評審與修訂定期更新，特殊情況，導(dǎo)引監(jiān)控程序文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有2801

4.3.３目標(biāo)指標(biāo)和方案要點(diǎn)《手冊》1、環(huán)境管理方案的制訂

制訂過程和職責(zé)，制訂環(huán)境管理方案的要求，成文下發(fā)，導(dǎo)引管理方案一覽表2、環(huán)境管理方案的實(shí)施

按照方案嚴(yán)格執(zhí)行，各部門協(xié)調(diào)配合、定期匯報(bào)3、環(huán)境管理方案的監(jiān)控總提，導(dǎo)引監(jiān)控程序4、管理方案的修訂定期更新，特殊情況文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有2901

4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限要點(diǎn)《手冊》

按各級職能部門分寫其職責(zé)1、最高管理者職責(zé)

制定環(huán)境方針、主持環(huán)境管理評審、為體系的建立與實(shí)施提供必要的資源（人力、物力、財(cái)力和基礎(chǔ)設(shè)施）、任命環(huán)境管理代表并給環(huán)境管理代表以充分授權(quán)、確定環(huán)境管理體系組織機(jī)構(gòu)與各級干部的職責(zé)。文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3001

4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限要點(diǎn)《手冊》

2、環(huán)境管理代表

負(fù)責(zé)環(huán)境管理體系的建立實(shí)施和維護(hù)、主持環(huán)境管理體系目標(biāo)指標(biāo)和管理方案的制定和評審、向最高管理者匯報(bào)環(huán)境管理體系的運(yùn)行情況等3、各部門職責(zé)分述（可分通用職責(zé)、特有職責(zé)）分局、科分述，其內(nèi)容根據(jù)各程序文件摘錄相關(guān)文件：管理者代表任命書、環(huán)境管理組織結(jié)構(gòu)圖文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3101

4.4.2能力，培訓(xùn)和意識(shí)要點(diǎn)《程序》1、關(guān)鍵崗位的確定，崗位人員的能力要求2、培訓(xùn)的對象、內(nèi)容、實(shí)施方式概要性描述，可引用標(biāo)準(zhǔn)語言3、培訓(xùn)計(jì)劃

培訓(xùn)計(jì)劃制訂過程、要求；培訓(xùn)計(jì)劃如何追加，如何跟蹤培訓(xùn)效果4、培訓(xùn)實(shí)施

培訓(xùn)的執(zhí)行，實(shí)施及考核方法，記錄管理等方面內(nèi)容文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3201

4.4.3信息交流要點(diǎn)《程序》1、信息的主要類型、內(nèi)容與窗口部門2、內(nèi)部信息的傳遞

內(nèi)部信息的傳遞方式方法（經(jīng)營會(huì)、例會(huì)、板報(bào)、通訊、廣播；決議、通知單、聯(lián)絡(luò)書；建議、提案）體系其它要素、文件直接涉及的部分，在其它文件中規(guī)定（應(yīng)急信息、文件管理等）3、外部信息的傳遞

外部信息窗口部門接收，轉(zhuǎn)達(dá)并采取對策，意見、抱怨、投訴處置及反饋文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3301

4.4.4EMS文件要點(diǎn)《手冊》1、文件的結(jié)構(gòu)及功能

文件的結(jié)構(gòu)說明，包括：手冊、程序文件、三層次文件（公開文件、管理制度）、（記錄），各級文件的功能。2、文件編制、修訂的職責(zé)

環(huán)境管理手冊、程序文件、三層次文件由什么部門編、審、批，文件的修訂與管理導(dǎo)引文件管理程序3、編制文件的主要要求文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3401

4.4.5文件控制要點(diǎn)《程序》1、文件管理對象

手冊、程序文件、三層次文件及支持性文件（技術(shù)文件，安全文件等）；各級文件管理編號、受控方法、版本控制方式簡要說明2、文件發(fā)放、使用管理

各級文件的原件管理、發(fā)放管理，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵崗位得到有效版本；各部門使用文件的管理要求3、文件的評審、修訂、更新，修改后文件的管理。文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3501

4.4.6運(yùn)行控制要點(diǎn)《手冊》《程序》1、運(yùn)行控制管理內(nèi)容

對缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離方針、目標(biāo)、指標(biāo)的運(yùn)行與重要環(huán)境因素有關(guān)的運(yùn)行與活動(dòng)對相關(guān)方的運(yùn)行與活動(dòng)2、運(yùn)行控制的管理形式、要求：程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書明確各個(gè)部門、崗位的職責(zé),具體的操作要求、人員資格要求；運(yùn)行控制的參數(shù)；發(fā)生異常緊急情況怎樣處理。3、運(yùn)行控制程序：逐一分述目的、功能，導(dǎo)引程序4、運(yùn)行控制程序的評審、修改，保證適宜性文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3601

4.4.7應(yīng)急準(zhǔn)備與反應(yīng)要點(diǎn)《程序》1、事故和緊急情況可能發(fā)生的類型2、事故或緊急情況的預(yù)防

應(yīng)急計(jì)劃，設(shè)施、器材準(zhǔn)備，人員培訓(xùn)，應(yīng)急試驗(yàn)3、緊急情況的響應(yīng)

應(yīng)急聯(lián)絡(luò)方式、處置原則，應(yīng)急處理措施，善后處理，程序評審與修訂。文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有37014.5.1監(jiān)控與測量要點(diǎn)《程序》1、監(jiān)控與測量的內(nèi)容

技術(shù)性：廢水、氣、聲、渣，用水、電…管理性：目指標(biāo)、方案執(zhí)行情況，法律及其他要求符合性，運(yùn)行控制2、監(jiān)控的實(shí)施：各種監(jiān)控的實(shí)施部門、監(jiān)測項(xiàng)目、監(jiān)測頻率；監(jiān)控匯報(bào)、問題糾正，導(dǎo)引不符合管理

監(jiān)測人員資格、培訓(xùn)；監(jiān)測儀器的校準(zhǔn)文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3801

4.5.2合規(guī)性評價(jià)要點(diǎn)《程序》1、合規(guī)性評價(jià)的組織、頻次和時(shí)機(jī)

各負(fù)責(zé)法規(guī)（要求）實(shí)施的部門至少每年評價(jià)一次全年的總評價(jià)由體系主控部門組織各部門進(jìn)行新的、新修改法規(guī)（要求）由負(fù)責(zé)該法規(guī)（要求）實(shí)施的部門在獲取時(shí)進(jìn)行2、評價(jià)的形式

針對與環(huán)境因素相關(guān)聯(lián)的法律、法規(guī)和其他要求的具體條款，描述本管委會(huì)的貫徹、實(shí)施、遵循情況。判斷符合程度。評價(jià)記錄為表格，結(jié)論為綜述性評價(jià)報(bào)告。文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有3901

4.5.３不符合,糾正與預(yù)防措施要點(diǎn)《程序》1、不符合來源

4.5.1、4.5.5、4.6、外審、相關(guān)方（抱怨）2、糾正與預(yù)防流程（可按不同載體分述）

原因分析、制訂措施、實(shí)施整改、效果驗(yàn)證、調(diào)整管理預(yù)防再發(fā)

糾正力度應(yīng)與不符合的嚴(yán)重程度相對應(yīng)文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有40014.5.４記錄控制要點(diǎn)《程序》1、記錄的主要類型：程序、作業(yè)指導(dǎo)文件運(yùn)行過程記錄環(huán)境狀況、環(huán)境績效監(jiān)測記錄（具有可追溯性）2、記錄的標(biāo)識(shí)

記錄名稱應(yīng)簡潔、應(yīng)設(shè)定記錄格式；字跡清楚、用鋼筆、簽字筆填寫；填寫完整3、記錄的管理

歸檔要求、保管部門、管理要求；過期記錄處置文件編寫要點(diǎn)*版權(quán)所有4101

4.5.５內(nèi)部審核要點(diǎn)《程序》1、內(nèi)部審核的目的、依據(jù)、準(zhǔn)則2、審核計(jì)劃

年度審核計(jì)劃；定期審核，追加審核3、實(shí)施內(nèi)審的方法、頻次、人員要求4、審核步驟

審核準(zhǔn)備，實(shí)施