電子表格操作技巧

電子表格操作技巧2023/5/27電子表格操作技巧Excel功能簡(jiǎn)介excel是電子表格軟件，可完成表格輸入、統(tǒng)計(jì)、分析等多項(xiàng)工作，可生成精美直觀的表格、圖表。它的基本職能是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄、計(jì)算與分析。在實(shí)際應(yīng)用中，它小到可以充當(dāng)一般的計(jì)算器，或者記算個(gè)人收支情況，計(jì)算貸款或儲(chǔ)蓄等等；大到可以進(jìn)行專業(yè)的科學(xué)統(tǒng)計(jì)運(yùn)算，以及通過對(duì)大量數(shù)據(jù)的計(jì)算分析，為公司財(cái)政政策的制定，提供有效的參考。電子表格操作技巧

1中文Excel2003的基本操作

1.1中文Excel2003的啟動(dòng)和退出

1.啟動(dòng)常用的啟動(dòng)方法如下：(1)單擊“開始”→“程序”→“MicrosoftOfficeExcel2003”選項(xiàng)，即可啟動(dòng)。(2)雙擊桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷圖標(biāo)。(3)在“資源管理器”或“我的電腦”中，雙擊已存在的電子表格文件（擴(kuò)展名為xls的文件），即可啟動(dòng)Excel2003，并同時(shí)打開該電子表格文件。

電子表格操作技巧2.退出退出Excel2003有以下四種方法：方法1：?jiǎn)螕鬍xcel標(biāo)題欄右端的“關(guān)閉”按鈕。方法2：在“文件”下拉菜單中選擇“退出”命令。方法3：按Alt+F4鍵。電子表格操作技巧1.2Excel2003的窗口組成

啟動(dòng)Excel2003后，即可打開如圖1所示的窗口1中文Excel2003的窗口組成電子表格操作技巧1.應(yīng)用程序窗口應(yīng)用程序窗口包括：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄和狀態(tài)欄。（1）標(biāo)題欄（2）菜單欄:Excel2003的菜單欄共有9組菜單，分別是“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”菜單。單擊菜單中的命令可以執(zhí)行相關(guān)的操作，完成不同的任務(wù)。（3）工具欄（4）編輯欄（5）狀態(tài)欄電子表格操作技巧2.工作簿窗口

工作簿窗口包括了工作表區(qū)、單元格、工作表標(biāo)簽等元素。3.任務(wù)窗格任務(wù)窗格位于工作表區(qū)右側(cè)，提供了應(yīng)用程序的一些常用命令，它的位置適宜，尺寸又小，可以一邊使用這些命令，同時(shí)繼續(xù)處理文件。電子表格操作技巧1.3Excel的基本概念

1.工作簿一個(gè)Excel文件就是一個(gè)工作簿，其擴(kuò)展名為xls，由一個(gè)或多個(gè)（最多為255個(gè)）工作表組成。啟動(dòng)Excel后會(huì)自動(dòng)生成名為Book1的空白工作簿，在保存時(shí)可重新命名。當(dāng)打開某一工作簿時(shí)，它包含的所有工作表也同時(shí)被打開。默認(rèn)情況下，一個(gè)新工作簿中只包含3個(gè)工作表，名為Sheet1、Sheet2和Sheet3，分別顯示在工作表標(biāo)簽中。右鍵單擊工作表名，即可對(duì)該表進(jìn)行編輯。電子表格操作技巧

2.工作表工作表也稱為電子表格，是Excel用來存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的地方。每個(gè)工作表都是由行和列組成的一個(gè)二維表格，列標(biāo)題用字母A，B，……，Z，AA，AB，……，IA，IB，……IV表示，共256列；行標(biāo)題用數(shù)字1，2，……，65536表示，共65536行，這樣,一個(gè)工作表就有256×65536個(gè)單元格組成。電子表格操作技巧3.單元格工作表中行與列交叉處的矩形框稱為單元格，是Excel工作的基本單位。每個(gè)單元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置來命名，即：列標(biāo)+行號(hào)。例如，單元格C3就是位于第C列和第3行交叉處的單元格。單擊單元格可使其成為活動(dòng)單元格，其四周有一個(gè)黑方框，其行號(hào)和列標(biāo)處在突出顯示狀態(tài)，右下角有一黑色填充柄?；顒?dòng)單元格地址顯示在名稱框中，只有在活動(dòng)單元格中才能輸入數(shù)據(jù)。電子表格操作技巧4.單元格區(qū)域由多個(gè)連續(xù)的單元格構(gòu)成單元格區(qū)域。單元格區(qū)域地址是由其任意對(duì)角線上的兩個(gè)單元格地址表示，中間用“：”分隔，例如，“B3：D8”表示從單元格B3到D8的矩形區(qū)域。從選定的某個(gè)單元格開始拖動(dòng)鼠標(biāo)可選定一個(gè)單元格區(qū)域，它被黑方框包圍并反像顯示，有且僅有一個(gè)反白的單元格是活動(dòng)單元格。從上面的敘述中可知，工作簿由工作表組成，而工作表則由單元格組成。電子表格操作技巧1.4管理工作簿1.創(chuàng)建新工作簿啟動(dòng)Excel2003時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的名為“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿創(chuàng)建的先后順序定義默認(rèn)名為“Booki”，i為順序號(hào)，可在保存時(shí)對(duì)其重新命名。還可以通過下面兩種方法創(chuàng)建新的工作簿文件：方法1：?jiǎn)螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系摹靶陆ā卑粹o，可直接創(chuàng)建一個(gè)新的空白工作簿。方法2：使用菜單命令創(chuàng)建，具體操作如下：電子表格操作技巧①執(zhí)行“文件”→“新建”命令或單擊位于任務(wù)窗格右上方的下拉按鈕，選擇“新建工作簿”，打開如圖2所示的“新建工作簿”任務(wù)窗格。②如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)空白工作簿，單擊任務(wù)窗格中的“空白工作簿”選項(xiàng)。③如果要建立基于模板的工作簿，單擊窗格中的“本機(jī)上的模板”選項(xiàng)，打開“模板”對(duì)話框。如圖3所示。④在“電子方案表格”標(biāo)簽中，雙擊創(chuàng)建工作簿所需的模板即可。電子表格操作技巧圖2“新建工作簿”任務(wù)窗格

圖3“模板”對(duì)話框

電子表格操作技巧2.打開工作簿要對(duì)已有的工作簿進(jìn)行操作，必須先打開工作簿。按下述操作可以打開工作簿：①執(zhí)行“文件”→“打開”命令（或單擊常用工具欄上的“打開”按鈕），彈出“打開”對(duì)話框，如圖4所示。②同時(shí)選定要打開的一個(gè)或多個(gè)工作簿文件，然后單擊“打開”按鈕即可。另外，在“打開”按鈕右側(cè)有一個(gè)小箭頭，單擊它會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單，其中提供了多種打開工作簿的方式（見圖4）。電子表格操作技巧圖4“打開”對(duì)話框電子表格操作技巧3.保存工作簿要保存工作簿，只需單擊常用工具欄上的“保存”按鈕或執(zhí)行“文件”菜單→“保存”命令即可。若此工作簿是第一次保存，則會(huì)出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，如圖5所示，需要在對(duì)話框中為該工作簿輸入文件名，然后單擊“保存”按鈕。如果要對(duì)已保存過的工作簿以新路徑，新文件名保存，可執(zhí)行“文件”→“另存為”命令，同樣出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，在此對(duì)話框中選擇新路徑，輸入新文件名，再單擊“保存”按鈕。電子表格操作技巧圖5“另存為”對(duì)話框電子表格操作技巧

為了防止在輸入數(shù)據(jù)的過程中碰到意外關(guān)機(jī)的情況而丟失數(shù)據(jù)，Excel2003提供了定時(shí)自動(dòng)保存的功能。若要使用該功能，則單擊“工具”菜單上的“選項(xiàng)”命令，然后在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“保存”選項(xiàng)卡，選定“保存自動(dòng)恢復(fù)信息，每隔”項(xiàng)并在其右側(cè)的輸入框內(nèi)輸入自動(dòng)保存的間隔時(shí)間。電子表格操作技巧4.關(guān)閉工作簿在完成操作后，單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令可以關(guān)閉當(dāng)前工作簿。若此工作簿還未對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行保存，則會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，確認(rèn)是否保存。5.保護(hù)工作簿按下述操作可以保護(hù)工作簿及撤消工作簿的保護(hù)狀態(tài)：①執(zhí)行“工具”→“保護(hù)”→“保護(hù)工作簿”命令。②在出現(xiàn)如圖6所示的對(duì)話框中選擇保護(hù)工作簿方式并輸入密碼。此對(duì)話框中有三個(gè)選項(xiàng)：電子表格操作技巧結(jié)構(gòu)：若選定此項(xiàng)，則不能對(duì)工作簿中的工作表進(jìn)行刪除、移動(dòng)、隱藏、復(fù)制、重命名等操作，也不能插入新的工作表。窗口：若選定此項(xiàng)，則重新打開此工作簿時(shí)，窗口將縮小，而且不能移動(dòng)和縮放工作簿窗口。

密碼：設(shè)置密碼后，只有輸入正確的密碼才能撤消工作簿的保護(hù)狀態(tài)。若忘記了該密碼，則永遠(yuǎn)不能撤消該工作簿的保護(hù)狀態(tài)。圖6“保護(hù)工作簿”對(duì)話框電子表格操作技巧③若要撤消工作簿的保護(hù)狀態(tài)，則單擊“工具”→“保護(hù)”→“撤消工作簿保護(hù)”命令，然后在出現(xiàn)的對(duì)話框中輸入密碼并單擊“確定”按鈕。電子表格操作技巧2.1工作表的建立

1.選定單元格和單元格區(qū)域表5.1選定單元格和單元格區(qū)域的方法選定對(duì)象操作方法單個(gè)單元格單擊單元格或按光標(biāo)移動(dòng)鍵，移動(dòng)到該單元格連續(xù)單元格區(qū)域單擊要選定區(qū)域的第一個(gè)單元格，并拖動(dòng)鼠標(biāo)到最后一個(gè)單元格；或者單擊要選定區(qū)域的第一個(gè)單元格，按住Shift鍵同時(shí)，再單擊區(qū)域的最后一個(gè)單元格；或者在名稱框中直接輸入要選定區(qū)域的地址，按回車鍵非連續(xù)單元格或單元格區(qū)域先選定第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，按住Ctrl鍵同時(shí)再選定其他單元格或單元格區(qū)域單行或單列單擊行號(hào)或列標(biāo)連續(xù)的多行或多列沿行號(hào)或列標(biāo)從第一行或第一列開始拖動(dòng)鼠標(biāo)到最后一行或最后一列；或者先選定第一行或第一列，然后按住Shift鍵同時(shí)，再選定最后一行或最后一列非連續(xù)的多行或多列先選定第一行或第一列，然后按住Ctrl鍵同時(shí)再選定其他行或列所有單元格單擊工作表左上角行號(hào)和列標(biāo)交叉處的全選按鈕2工作表的建立和編輯電子表格操作技巧2.選定單元格內(nèi)容雙擊單元格／選定單元格后按F2鍵／單擊編輯欄，待出現(xiàn)光標(biāo)后，在單元格內(nèi)拖動(dòng)鼠標(biāo)選取單元格內(nèi)容。3.手工輸入數(shù)據(jù)(1)輸入數(shù)字在單元格中輸入數(shù)字后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地將它們?cè)趩卧裰杏覍?duì)齊。正數(shù)輸入時(shí)可省略“+”號(hào)；負(fù)數(shù)輸入時(shí)，或者數(shù)字前加負(fù)號(hào)或者將數(shù)字置于圓括號(hào)中；分?jǐn)?shù)輸入時(shí)，應(yīng)先輸入0和一個(gè)空格，然后再輸入分?jǐn)?shù)。當(dāng)輸入的數(shù)值位數(shù)太多時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)表示成科學(xué)計(jì)數(shù)法（如3.14E+09）。提示：在輸入和處理數(shù)據(jù)之后，若單元格中出現(xiàn)“####”標(biāo)記，則說明該單元格所在列的列寬太小，不夠顯示整個(gè)數(shù)值，只需增大列寬即可顯示全部數(shù)值。電子表格操作技巧(2)輸入文本文本數(shù)據(jù)包括字母、漢字、數(shù)字、空格以及其他可從鍵盤輸入的符號(hào)。默認(rèn)情況下，文本數(shù)據(jù)在單元格中是左對(duì)齊。若要將輸入的數(shù)字視為文本，則需在輸入的數(shù)字前加一個(gè)單引號(hào)“＇”。例如，輸入郵政編碼“730070”時(shí)，應(yīng)該鍵入：＇730070。(3)輸入日期和時(shí)間Excel將日期和時(shí)間均按數(shù)字處理。默認(rèn)情況下，在單元格中右對(duì)齊。輸入日期時(shí)用“/”分隔年、月、日。例如，04/30/03；輸入時(shí)間時(shí)用“：”分隔時(shí)、分、秒。例如，10：30：48PM，其中PM代表下午，AM代表上午。若要輸入當(dāng)前日期可用Ctrl+；組合鍵，輸入當(dāng)前時(shí)間可用Ctrl+Shift+；組合鍵。電子表格操作技巧4.自動(dòng)填充數(shù)據(jù)（1）填充相同的數(shù)據(jù)在同一行或同一列中填充相同的數(shù)據(jù)選中要填充數(shù)據(jù)的行或列的第一個(gè)單元格，輸入數(shù)據(jù)，然后拖動(dòng)填充柄至要填充的最后一個(gè)單元格，松開鼠標(biāo)左鍵。在不連續(xù)的單元格區(qū)域中填充相同的數(shù)據(jù)先選定要填充數(shù)據(jù)的不連續(xù)單元格區(qū)域，然后在活動(dòng)單元格中輸入數(shù)據(jù)，再按下Ctrl+Enter鍵即可。電子表格操作技巧（2）填充序列Excel能識(shí)別的序列類型有：等差序列、等比序列、日期序列和自動(dòng)填充序列。等差序列：每個(gè)數(shù)值由前一個(gè)數(shù)值加上一個(gè)固定值得到，這個(gè)固定值稱為步長(zhǎng)。例如：初始值為2，步長(zhǎng)為2，得到等差序列為2，4，6，……。等比序列：每個(gè)數(shù)值由前一個(gè)數(shù)值乘以一個(gè)固定步長(zhǎng)得到。例如：初始值為1，步長(zhǎng)為2，得到等比序列為1，2，4，8……日期序列：每個(gè)日期數(shù)據(jù)由前一個(gè)日期加上一個(gè)日期單位得到，日期單位包括日、月、年等。例如：初始值為10/23/00，日期單位為年，則得到日期序列為10/23/01，10/23/02，10/23/03，10/23/04，……。自動(dòng)填充序列：根據(jù)給定的初始值自動(dòng)遞增形成，特點(diǎn)是文本內(nèi)容不變，數(shù)字遞增。電子表格操作技巧例如：第1章，第2章，第3章，第4章，……。

方法1：使用“序列”對(duì)話框填充序列具體操作如下：①在第一個(gè)單元格中輸入初始值。②選定包含初始值單元格在內(nèi)的要填充序列的單元格區(qū)域。③執(zhí)行“編輯”→“填充”→“序列”命令，打開如圖7所示的對(duì)話框。④在對(duì)話框中的“序列產(chǎn)生在”欄中選擇一種序列填充方向，在“類型”欄中選擇一種序列類型，并在“步長(zhǎng)值”框中輸入步長(zhǎng)。⑤單擊“確定”按鈕。選定的單元格區(qū)域自動(dòng)按要求填充數(shù)據(jù)。電子表格操作技巧圖7“序列”對(duì)話框提示：如果不先選定填充數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，則需要在對(duì)話框中的“終止值”輸入框中輸入終止值。電子表格操作技巧方法2：使用填充柄填充序列對(duì)于建立等差序列數(shù)據(jù)最簡(jiǎn)單的方法是先在單元格區(qū)域的第一、第二個(gè)單元格中分別輸入初始值和第二個(gè)值，然后選定這兩個(gè)單元格并拖動(dòng)填充柄到整個(gè)單元格區(qū)域，Excel將自動(dòng)填充以第二個(gè)值與第一個(gè)值之差作為步長(zhǎng)值的等差序列。對(duì)于自動(dòng)填充序列，可以直接在起始單元格中輸入初始值，再拖動(dòng)填充柄到整個(gè)單元格區(qū)域即可。提示：當(dāng)使用填充柄填充數(shù)據(jù)時(shí)，拖動(dòng)填充柄至最后一個(gè)單元格后松開鼠標(biāo)，會(huì)在最后一個(gè)單元格右下角出現(xiàn)一個(gè)智能按鈕，單擊此按鈕會(huì)出現(xiàn)一個(gè)選項(xiàng)列表，有若干個(gè)選項(xiàng)可供填充數(shù)據(jù)時(shí)使用。電子表格操作技巧（3）自定義序列用戶可以將經(jīng)常使用且具有一定順序或某種規(guī)律的文本設(shè)定為自定義序列。自定義的序列可用上述拖動(dòng)填充柄的方法進(jìn)行填充。操作方法如下所述：①執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“自定義序列”選項(xiàng)卡，如圖8所示。②選定“自定義序列”列表框中的“新序列”，然后在“輸入序列”列表框中輸入自定義的序列，在每輸入一項(xiàng)之后按Enter鍵。③在輸入完畢后單擊“添加”按鈕。電子表格操作技巧④也可以把工作表中已輸入的文本定義為新序列，此時(shí)需先單擊圖5.10中“導(dǎo)入”按鈕左側(cè)的有紅箭頭的折疊按鈕，然后在工作表中選定文本，再單擊打開按鈕，最后單擊“導(dǎo)入”按鈕即可。⑤若要?jiǎng)h除自定義序列，則在“自定義序列”列表框中選中它，單擊“刪除”按鈕。圖8“選項(xiàng)”對(duì)話框的“自定義序列”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧5.預(yù)置小數(shù)位數(shù)輸入數(shù)字如果輸入的數(shù)字都具有相同的小數(shù)位數(shù)，或者都具有相同個(gè)數(shù)的尾數(shù)0時(shí)，則可以執(zhí)行“工具”→“選項(xiàng)”命令，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡，如圖9所示。在其中選擇“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”項(xiàng)，在“位數(shù)”框中輸入正數(shù)表示小數(shù)位數(shù)，輸入負(fù)數(shù)表示尾數(shù)為0的個(gè)數(shù)。圖9設(shè)置預(yù)置小數(shù)位數(shù)電子表格操作技巧2.2工作表的編輯1.清除單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)若僅刪除單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)，最簡(jiǎn)單的方法是選定要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格之后，直接按Delete鍵。另外還可以使用菜單命令來清除單元格數(shù)據(jù)，具體操作如下：①選定要清除數(shù)據(jù)的單元格。②執(zhí)行“編輯”→“清除”命令，彈出子菜單。③該子菜單中有4個(gè)選項(xiàng)，若選定“全部”，則清除單元格中的格式、內(nèi)容和批注，也可以單獨(dú)選擇清除格式、內(nèi)容或批注。電子表格操作技巧2.修改單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)修改時(shí)可以在選定的單元格中直接進(jìn)行，也可以在編輯欄中進(jìn)行。雙擊單元格進(jìn)入編輯狀態(tài)，用戶可以用Backspace鍵刪除光標(biāo)前的字符，用Delete鍵刪除光標(biāo)后面的字符，然后輸入新的內(nèi)容完成修改。如果要替換單元格中的全部?jī)?nèi)容，只需選定該單元格并重新輸入內(nèi)容即可。電子表格操作技巧3.移動(dòng)和復(fù)制單元格數(shù)據(jù)（1）鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法移動(dòng)或復(fù)制①選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格區(qū)域。②把鼠標(biāo)指針指向選定單元格區(qū)域的邊框上。③當(dāng)指針變成指向左上方的空心箭頭和雙向十字箭頭時(shí)，拖動(dòng)已選定的單元格。④到達(dá)目標(biāo)位置時(shí)松開鼠標(biāo)左鍵，即可完成數(shù)據(jù)的移動(dòng)。若要復(fù)制數(shù)據(jù)，則在拖動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)按住Ctrl鍵。電子表格操作技巧（2）使用剪貼板移動(dòng)或復(fù)制

①打開“剪貼板”任務(wù)窗格。②選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格區(qū)域。③單擊常用工具欄上的“剪切”或“復(fù)制”按鈕，此時(shí)會(huì)在“剪貼板”任務(wù)窗格中出現(xiàn)相應(yīng)圖標(biāo)，如圖10所示。④選定目標(biāo)位置，再單擊“剪貼板”任務(wù)窗格中需要粘貼的圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令即可。電子表格操作技巧圖10使用“剪貼板”任務(wù)窗格進(jìn)行數(shù)據(jù)的移動(dòng)和復(fù)制電子表格操作技巧（3）使用“選擇性粘貼”對(duì)話框移動(dòng)或復(fù)制使用“選擇性粘貼”命令可以實(shí)現(xiàn)單元格數(shù)據(jù)的特殊移動(dòng)或復(fù)制，也可以把復(fù)制或移動(dòng)的數(shù)據(jù)與原有數(shù)據(jù)進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算。具體操作如下：①選定要移動(dòng)或復(fù)制的單元格區(qū)域。②執(zhí)行“編輯”→“剪切”或“復(fù)制”命令。③選定目標(biāo)位置，執(zhí)行“編輯”→“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)如圖11所示的對(duì)話框，在此對(duì)話框中選擇一種粘貼方式和運(yùn)算，再單擊“確定”按鈕即可。電子表格操作技巧圖11“選擇性粘貼”對(duì)話框電子表格操作技巧4.查找與替換執(zhí)行“編輯”→“查找”命令或“替換”命令，打開“查找和替換”對(duì)話框，如圖12所示，在此對(duì)話框中輸入要查找或替換的內(nèi)容，即可快速查找或替換數(shù)據(jù)。

圖12“查找和替換”對(duì)話框中的“查找”選項(xiàng)卡

提示：在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的數(shù)據(jù)時(shí)，可使用通配符“*”和“？”，其中“*”可代替任意多個(gè)字符，而“？”只能代替一個(gè)任意字符。電子表格操作技巧5.單元格、行和列的插入（1）單元格的插入單擊插入位置的單元格，執(zhí)行“插入”→“單元格”命令或右鍵單擊單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開如圖13所示的對(duì)話框，在對(duì)話框中選擇一種插入方式后按“確定”按鈕即可。圖13“插入”對(duì)話框電子表格操作技巧（2）行或列的插入在插入新行或列的位置處選定一整行或列，或者選定該行或列中的一個(gè)單元格，執(zhí)行“插入”→“行”或“列”命令，新的空行或列自動(dòng)插入到原行或列的上面或左側(cè)。如果插入前選定的是多行或多列，將插入與所選數(shù)目相同的空行或空列。

電子表格操作技巧6.單元格、行和列的刪除

選定要?jiǎng)h除的單元格/行/列，執(zhí)行“編輯”→“刪除”命令，打開“刪除”對(duì)話框，選取一種刪除方式，再單擊“確定”按鈕。7.隱藏和取消隱藏行或列（1）隱藏行或列

選定要隱藏的行/列，執(zhí)行“格式”→“行/列”命令→“隱藏”命令，則所選定的行或列被隱藏起來。（2）取消隱藏行或列

選定被隱藏的行/列兩側(cè)的行/列，執(zhí)行“格式”→“行/列”→“取消隱藏”命令，即可顯示被隱藏的行/列。電子表格操作技巧2.3工作表的管理1.選定工作表（1）選定一個(gè)工作表直接單擊該工作表標(biāo)簽即可，此時(shí)該工作表標(biāo)簽反白顯示，表示已經(jīng)選定且成為當(dāng)前活動(dòng)工作表。（2）同時(shí)選定多個(gè)工作表按住Ctrl鍵的同時(shí)單擊這些工作表標(biāo)簽。（3）選定全部工作表右鍵單擊任一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。電子表格操作技巧2.插入工作表（1）插入空白工作表選定某個(gè)工作表，執(zhí)行“插入”→“工作表”命令，即可在該工作表前面插入一個(gè)新的空白工作表。（2）插入基于模板的新工作表用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對(duì)話框，然后雙擊包含所需類型的工作表模板。3.刪除工作表選定要?jiǎng)h除的工作表，執(zhí)行“編輯”→“刪除工作表”命令，在出現(xiàn)的提示框中單擊“確定”按鈕即可刪除工作表。電子表格操作技巧4.重命名工作表插入工作表時(shí)，系統(tǒng)會(huì)按插入的順序自動(dòng)地給工作表命名為“SheetI”，根據(jù)需要可以對(duì)這些工作表重新命名。

提示：右鍵單擊工作表標(biāo)簽會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單，使用菜單中的命令可以快速插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制和重命名工作表及全部選定工作表等，如圖14所示。圖14工作表標(biāo)簽快捷菜單電子表格操作技巧5.移動(dòng)和復(fù)制工作表在Excel2003中，既可以在同一工作簿中移動(dòng)和復(fù)制工作表，也可以在不同的工作簿之間移動(dòng)和復(fù)制工作表。（1）在同一工作簿中移動(dòng)和復(fù)制工作表選定工作表后，用鼠標(biāo)拖動(dòng)至目標(biāo)位置即可移動(dòng)該工作表。若要復(fù)制工作表，則需在拖動(dòng)時(shí)按住Ctrl鍵。（2）在不同的工作簿之間移動(dòng)和復(fù)制工作表，具體操作如下：電子表格操作技巧

①首先打開要移動(dòng)或復(fù)制的工作表。

②執(zhí)行“編輯”→“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，打開如圖15所示的對(duì)話框。

③在對(duì)話框的“將選定工作表移至工作簿”下拉列表中選定要移動(dòng)或復(fù)制到的目標(biāo)工作簿，若選定“新工作簿”項(xiàng)，則是創(chuàng)建一個(gè)新工作簿并把選定的工作表移動(dòng)或復(fù)制到該工作簿中。

④在對(duì)話框的“下列選定工作表之前”列表框中選定某個(gè)工作表，則要移動(dòng)或復(fù)制的工作表將出現(xiàn)在該工作表之前。

⑤若要復(fù)制工作表，則需選定“建立副本”項(xiàng)。

⑥設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕。電子表格操作技巧圖15“移動(dòng)和復(fù)制工作表”對(duì)話框電子表格操作技巧6.隱藏和取消隱藏工作表（1）隱藏工作表選定要隱藏的工作表，執(zhí)行“格式”→“工作表”→“隱藏”命令，即可將工作表隱藏。（2）取消隱藏執(zhí)行“格式”→“工作表”→“取消隱藏”命令，打開“取消隱藏”對(duì)話框，然后在“取消隱藏工作表”列表框中，雙擊需要取消隱藏的工作表名稱。

電子表格操作技巧7.拆分工作表窗口當(dāng)工作表中有大量數(shù)據(jù)時(shí)，查看起來很不方便，Excel2003提供拆分窗口的功能，可以將工作表窗口拆分成若干個(gè)相互獨(dú)立的窗口，并且每個(gè)窗口都有滾動(dòng)條。（1）水平拆分成兩個(gè)窗口選定某一行，執(zhí)行“窗口”→“拆分”命令。（2）垂直拆分成兩個(gè)窗口選定某一列，執(zhí)行“窗口”→“拆分”命令。（3）拆分成四個(gè)窗口選定某個(gè)單元格，執(zhí)行“窗口”→“拆分”命令。電子表格操作技巧8.保護(hù)工作表按下述操作可以保護(hù)工作表及撤消工作表的保護(hù)狀態(tài)：①選定要保護(hù)的工作表。②執(zhí)行“工具”→“保護(hù)”→“保護(hù)工作表”命令，打開如圖16所示的對(duì)話框。③在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”文本框中輸入密碼。④在“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”復(fù)選框中選取允許用戶進(jìn)行的操作，然后單擊“確定”按鈕。⑤若要取消工作表的保護(hù)狀態(tài)，執(zhí)行“工具”→“保護(hù)”→“撤消保護(hù)工作表”命令，在彈出的“撤消工作表保護(hù)”對(duì)話框中輸入密碼。電子表格操作技巧圖16“保護(hù)工作表”對(duì)話框圖電子表格操作技巧3.1數(shù)據(jù)的格式化1.數(shù)字的格式化（1）使用格式工具欄中的按鈕設(shè)置數(shù)字格式先選定單元格區(qū)域，再單擊格式工具欄中相應(yīng)的按鈕，則選定區(qū)域中的數(shù)字將按指定格式表示。以下是格式工具欄中的五個(gè)數(shù)字格式按鈕：貨幣樣式按鈕：在數(shù)字前加貨幣“￥”符號(hào)，且保留兩位小數(shù)。百分比樣式按鈕：將數(shù)據(jù)以百分?jǐn)?shù)形式顯示。千位分隔樣式按鈕：數(shù)字從小數(shù)點(diǎn)開始向左每三位數(shù)之間用千分號(hào)分隔，且保留兩位小數(shù)。增加小數(shù)位數(shù)按鈕：數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)加1。減少小數(shù)位數(shù)按鈕：數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)減1。3格式化工作表電子表格操作技巧（2）使用“單元格格式”對(duì)話框設(shè)置數(shù)字格式執(zhí)行“格式”→“單元格”命令，在打開的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖17所示，同樣可以設(shè)置數(shù)字格式。圖17“單元格格式”對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧2.字體設(shè)置（1）使用格式工具欄中的按鈕設(shè)置字體格式工具欄中列出了字體、字號(hào)、字形、字體顏色四種工具按鈕。（2）使用“單元格格式”對(duì)話框設(shè)置字體在“單元格格式”對(duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，如圖18所示。圖18“單元格格式”對(duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧3.對(duì)齊方式的設(shè)置（1）使用格式工具欄中的按鈕格式工具欄中有四個(gè)對(duì)齊設(shè)置按鈕：左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊、合并及居中。（2）使用“單元格格式”對(duì)話框在“單元格格式”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中，可以對(duì)單元格進(jìn)行水平和垂直方向上的對(duì)齊設(shè)置、單元格的合并和文字方向及角度設(shè)置，如圖19所示。電子表格操作技巧圖19“單元格格式”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧3.2表格的格式化1.調(diào)整行高和列寬（1）用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法粗略調(diào)整行高和列寬調(diào)整的方法是：①將鼠標(biāo)指針移到需要調(diào)整行高（列寬）的行號(hào)框(列標(biāo)框)的下邊線（右邊線），這時(shí)，鼠標(biāo)指針變成一個(gè)垂直（水平）的雙向箭頭。②沿鼠標(biāo)指針箭頭方向拖動(dòng)鼠標(biāo)。③當(dāng)達(dá)到合適的高度或?qū)挾葧r(shí)，松開鼠標(biāo)即可。（2）用菜單命令精確調(diào)整行高和列寬選定需要調(diào)整行高（列寬）的行（列），執(zhí)行“格式”→“行”（“列”）→“行高”（“列寬”）命令，彈出相應(yīng)的對(duì)話框，輸入精確的高度（寬度）值。

電子表格操作技巧2.設(shè)置邊框（1）使用格式工具欄中的按鈕設(shè)置邊框單擊格式工具欄上的“邊框”按鈕右邊的下拉箭頭，在彈出的下拉列表框中單擊選擇一種邊框形式，則所選定的單元格區(qū)域就可添加這種邊框。（2）使用“單元格格式”對(duì)話框設(shè)置邊框執(zhí)行“格式”→“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，如圖20所示。可以為選定區(qū)域的單元格添加不同顏色、線形和類型的邊框。電子表格操作技巧圖20“單元格格式”對(duì)話框的“邊框”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧（3）使用“邊框”工具欄繪制邊框具體操作如下：①執(zhí)行“視圖”→“工具欄”→“邊框”命令，打開“邊框”工具欄。②單擊“邊框”工具欄上“繪圖邊框”按鈕右側(cè)的下拉箭頭。③單擊“繪圖邊框”命令或“繪圖邊框網(wǎng)格”命令。④在單元格區(qū)域上拖動(dòng)鼠標(biāo)即可繪制邊框線。電子表格操作技巧3.設(shè)置底紋執(zhí)行“格式”→“單元格”命令，彈出“單元格格式”對(duì)話框，選擇“圖案”選項(xiàng)卡，如圖21所示?？梢詾檫x定的單元格區(qū)域添加不同顏色和圖案的底紋。圖21“單元格格式”對(duì)話框的“圖案”選項(xiàng)卡電子表格操作技巧4.設(shè)置工作表背景

選定要添加背景的工作表，執(zhí)行“格式”→“工作表”→“背景”命令，打開“工作表背景”對(duì)話框，如圖22所示，在此對(duì)話框中選擇背景圖案要使用的圖形文件即可。如果要?jiǎng)h除背景圖案，執(zhí)行“格式”→“工作表”→“刪除背景”命令。圖22“工作表背景”對(duì)話框電子表格操作技巧5.復(fù)制格式使用常用工具欄中的“格式刷”按鈕可以進(jìn)行格式復(fù)制。6.條件格式有時(shí)為了突出顯示表格中符合一定條件的數(shù)據(jù)，往往需要對(duì)它們單獨(dú)進(jìn)行條件格式化。具體操作如下：①選定要處理的單元格區(qū)域。②執(zhí)行“格式”→“條件格式”命令，彈出如圖23所示的對(duì)話框。電子表格操作技巧

圖23選定單元格區(qū)域及“條件格式”對(duì)話框電子表格操作技巧

③首先對(duì)條件1進(jìn)行設(shè)置：在左側(cè)第一個(gè)下拉列表中選擇是對(duì)“單元格數(shù)值”還是對(duì)“公式”進(jìn)行格式化；在第二個(gè)下拉列表框中選擇邏輯判斷符（有“介于”、“大于”、“小于”等），本例中選擇“介于”；在右側(cè)的兩個(gè)文本框中輸入具體的數(shù)值，本例輸入的是90和100。④單擊“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框，然后在此對(duì)話框中設(shè)置字形、字體、字體顏色、底紋和邊框等。⑤設(shè)置好條件1之后，可通過單擊“添加”按鈕來設(shè)置條件2和條件3，最多只能設(shè)置三個(gè)條件。本例中設(shè)置兩個(gè)條件時(shí)的“條件格式”對(duì)話框如圖24所示。電子表格操作技巧圖24“條件格式”對(duì)話框（兩個(gè)條件）電子表格操作技巧

⑥若要?jiǎng)h除已設(shè)置好的條件，則單擊“條件格式”對(duì)話框中的“刪除”按鈕，然后選擇要?jiǎng)h除的條件即可。⑦使用“編輯”菜單的“清除”子菜單中的“格式”命令可以刪除選定單元格格式。

電子表格操作技巧7.自動(dòng)套用格式Excel2003提供了各種表格自動(dòng)套用格式，這些格式中已對(duì)文本格式、數(shù)字格式、對(duì)齊方式、列寬、行高、邊框和底紋等進(jìn)行了設(shè)置，可以根據(jù)需要套用這些格式。具體操作如下：①選定要使用自動(dòng)套用格式的單元格區(qū)域，若未進(jìn)行選定操作，則是對(duì)當(dāng)前工作表中的所有數(shù)據(jù)區(qū)進(jìn)行格式化。②執(zhí)行“格式”→“自動(dòng)套用格式”命令，彈出如圖25所示的對(duì)話框。電子表格操作技巧圖25“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框電子表格操作技巧③在該對(duì)話框的17種格式中單擊選定一種。④若只需要使用自動(dòng)套用格式中的部分格式選項(xiàng)，則單擊“選項(xiàng)”按鈕，在打開的格式選項(xiàng)復(fù)選框中根據(jù)實(shí)際需要選用。⑤選擇好格式后單擊“確定”按鈕，則該格式就套用到選定的單元格區(qū)域上。⑥若要?jiǎng)h除自動(dòng)套用格式，則要打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，然后在“格式”列表框底部選定“無”格式即可。電子表格操作技巧4.1使用公式進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算公式是用于對(duì)單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行加、減、乘、除等運(yùn)算的表達(dá)式。公式必須以等號(hào)（=）開始，后面是參與運(yùn)算的運(yùn)算對(duì)象和表示運(yùn)算類型的運(yùn)算符。運(yùn)算對(duì)象可以是數(shù)值、單元格或單元格區(qū)域的引用、標(biāo)志、單元格或區(qū)域名稱和函數(shù)等。4公式與函數(shù)的使用電子表格操作技巧1.輸入公式輸入公式有兩種方法：第一種是直接在編輯欄中輸入，先輸入等號(hào)，再輸入公式內(nèi)容，然后單擊編輯欄的“輸入”按鈕即可得到運(yùn)算結(jié)果；第二種是在單元格中輸入，雙擊要輸入公式的單元格，然后輸入等號(hào)和公式內(nèi)容，最后單擊Enter鍵即可。2.運(yùn)算符公式中使用的運(yùn)算符有四種：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。電子表格操作技巧算術(shù)運(yùn)算符+（加）、-（減）、*（乘）、/（除）、^（乘方）、%（百分比）。比較運(yùn)算符=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。文本運(yùn)算符&（連接）文本連接符（&）用于將兩個(gè)文本連接成一個(gè)文本。引用運(yùn)算符:冒號(hào)、空格、逗號(hào)。冒號(hào)用于定義一個(gè)單元格區(qū)域；空格是一種交叉運(yùn)算符，它表示只計(jì)算各單元格區(qū)域之間互相重疊的部分；逗號(hào)是一種并集運(yùn)算符，它用于連接兩個(gè)或多個(gè)不重疊單元格區(qū)域。電子表格操作技巧3.單元格引用Excel2003提供三種不同類型的單元格引用方式：相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用。（1）相對(duì)引用使用相對(duì)引用，系統(tǒng)將記住公式所在單元格和被引用單元格的相對(duì)位置，當(dāng)公式所在單元格地址改變時(shí)，公式中被引用單元格地址也將以這種相對(duì)位置關(guān)系發(fā)生相應(yīng)變化。（2）絕對(duì)引用使用絕對(duì)引用，被引用的單元格與公式所在單元格之間的位置關(guān)系是絕對(duì)的。公式中引用的單元格地址不隨公式所在單元格的位置變化而變化。絕對(duì)引用的單元格地址須在列標(biāo)和行號(hào)前面增加一個(gè)“$”符號(hào)。電子表格操作技巧（3）混合引用混合引用是指在公式中可以同時(shí)包含相對(duì)引用和絕對(duì)引用。例如C$5中行地址不變列地址可以變化，而在$C5中列地址不變，而行地址可以變化。4.公式的填充在處理數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到在同一行或同一列使用相同的公式的情況。利用公式填充功能可以快速實(shí)現(xiàn)公式的填充。方法是：在第一個(gè)單元格中輸入公式，然后拖動(dòng)該單元格的填充柄到需要填充的單元格區(qū)域即可。電子表格操作技巧4.2使用函數(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算Excel2003提供了大量的函數(shù)，比如常用函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、三角函數(shù)以及時(shí)間函數(shù)等，這些函數(shù)實(shí)際上都是Excel預(yù)定義的公式。函數(shù)由等號(hào)“=”、函數(shù)名和參數(shù)組成。函數(shù)名用以描述函數(shù)的功能；參數(shù)可以是數(shù)值，單元格引用或計(jì)算所需的其它信息，參數(shù)一定要用圓括號(hào)“（）”括起來。例如“=SUM(A1:A5)”是求單元格A1～A5內(nèi)數(shù)據(jù)之和。電子表格操作技巧1.函數(shù)的輸入與使用輸入函數(shù)有兩種方法：一種是像輸入公式那樣輸入函數(shù)，但要注意正確輸入函數(shù)名和參數(shù)；另一種是使用粘貼函數(shù)對(duì)話框輸入函數(shù)，后者的具體操作如下：①選定要輸入函數(shù)的單元格。②單擊“插入”→“函數(shù)”命令，打開如圖26所示的對(duì)話框。電子表格操作技巧圖26“插入函數(shù)”對(duì)話框電子表格操作技巧③在“或選擇類別”列表框中選定要用的函數(shù)類型。例如要進(jìn)行求平均值運(yùn)算，可選定“常用函數(shù)”。④在“選擇函數(shù)”列表框中選定要使用的函數(shù)。例如求平均值，則選定“AVERAGE”。⑤在選定函數(shù)之后，單擊“確定”按鈕，彈出如圖27所示的對(duì)話框，在該對(duì)話框中輸入?yún)?shù)。例如，若求單元格G3～G11中數(shù)據(jù)的平均值，則在該對(duì)話框的“Number1”文本框中輸入“G3:G11”，該對(duì)話框中會(huì)顯示計(jì)算結(jié)果。電子表格操作技巧圖27“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框電子表格操作技巧⑥也可以在單擊“Number1”文本框右側(cè)的折疊按鈕后,直接用鼠標(biāo)選定要計(jì)算的單元格區(qū)域，然后單擊“確定”按鈕。這樣，計(jì)算結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)在最初所選定的單元格中。另外，還可以使用常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算。在Excel2003中，“自動(dòng)求和”按鈕右側(cè)新增了一個(gè)選項(xiàng)列表按鈕（下三角），單擊之后會(huì)出現(xiàn)常用的函數(shù)，可以直接選用其上的函數(shù)進(jìn)行計(jì)算。電子表格操作技巧6.1使用數(shù)據(jù)清單1.數(shù)據(jù)清單Excel2003把工作表中的數(shù)據(jù)當(dāng)作一個(gè)類似于數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)清單來處理。數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)就相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，而數(shù)據(jù)清單中的行就相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄。2.數(shù)據(jù)清單的特點(diǎn)①每張工作表中最好只有一個(gè)數(shù)據(jù)清單，若同一張工作表中還有其它數(shù)據(jù)，則至少要有一個(gè)空行或空列使它們與數(shù)據(jù)清單分隔開。②數(shù)據(jù)清單的第一行是列標(biāo)題，而且其字體格式與其它數(shù)據(jù)不同。③數(shù)據(jù)清單中沒有空行或空列。④同一列中所有單元格的格式相同。⑤單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的開頭和結(jié)尾不能有空格。6數(shù)據(jù)的管理和分析電子表格操作技巧3.建立數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單的建立有兩種方法：一種是直接在工作表上輸入數(shù)據(jù)記錄作為數(shù)據(jù)清單；另一種是使用記錄單來創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單。4.使用記錄單管理數(shù)據(jù)清單（1）添加記錄①單擊數(shù)據(jù)清單中任意一個(gè)單元格。②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“記錄單”命令，打開如圖29所示的對(duì)話框，其中列出的是第一條記錄。③單擊“新建”按鈕，各字段內(nèi)容均為空白。④輸入新增記錄各字段的內(nèi)容，每輸入完一個(gè)字段可按Tab鍵跳到下一個(gè)字段文本框中。一條記錄輸完之后，單擊“新建”按鈕輸入下一條記錄或者單擊“關(guān)閉”按鈕結(jié)束操作。電子表格操作技巧圖29記錄單對(duì)話框電子表格操作技巧（2）查詢記錄使用記錄單對(duì)話框可以查詢記錄，具體操作如下：①單擊圖29中的“條件”按鈕，對(duì)話框中各字段的內(nèi)容變成空白，然后輸入查找條件。例如，要查找總成績(jī)?cè)?0分以上的記錄，則在“總成績(jī)”文本框中輸入：>=90，如圖30所示。②單擊“下一條”按鈕，向下查找匹配的記錄，或單擊“上一條”按鈕，向上查找匹配的記錄，如圖5.31所示查找到一條滿足條件的記錄。③查找完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕。（3）刪除記錄先找到要?jiǎng)h除的記錄，再單擊記錄單對(duì)話框中的“刪除”按鈕，在彈出的提示框中單擊“確定”按鈕即可刪除選定的記錄。電子表格操作技巧圖30在記錄單中輸入查找條件

圖31使用記錄單查找到滿足條件的記錄

電子表格操作技巧6.2數(shù)據(jù)排序1.使用工具欄按鈕進(jìn)行簡(jiǎn)單排序如果要對(duì)一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以使用排序工具按鈕來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。在常用工具欄中提供了“升序”按鈕和“降序”按鈕。操作時(shí)只需單擊數(shù)據(jù)清單中要排序的字段的字段名所在的單元格，然后單擊“升序”或“降序”按鈕，則此列數(shù)據(jù)就會(huì)重新排列。2.使用菜單命令進(jìn)行復(fù)雜排序使用常用工具欄中的排序按鈕，只能對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行排序，如果需要同時(shí)對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行排序，或要對(duì)數(shù)據(jù)清單的部分?jǐn)?shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序，就只能使用菜單命令，即“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令來完成?！芭判颉睂?duì)話框如圖32所示。電子表格操作技巧圖32“排序”對(duì)話框電子表格操作技巧6.3數(shù)據(jù)篩選篩選是指從大量的數(shù)據(jù)中篩選出符合某種條件的數(shù)據(jù)。在Excel中，可以使用“自動(dòng)篩選”或“高級(jí)篩選”將符合條件的記錄顯示在工作表中，而將其他不滿足條件的記錄隱藏起來。1.自動(dòng)篩選單擊數(shù)據(jù)清單中的任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動(dòng)篩選”命令，這時(shí)，數(shù)據(jù)清單中每個(gè)字段名的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下三角按鈕，單擊這個(gè)三角按鈕，打開下拉列表框，從中選擇用于設(shè)置篩選條件的選項(xiàng)，如圖33所示。電子表格操作技巧圖33自動(dòng)篩選實(shí)例電子表格操作技巧（1）自定義自動(dòng)篩選用戶可以使用下拉列表框中的“自定義”選項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行更加復(fù)雜的篩選。例如，要查找總成績(jī)?cè)?5～90分之間的記錄，可以按圖5.34所示定義各項(xiàng)。（2）關(guān)閉自動(dòng)篩選如果要取消數(shù)據(jù)清單中某一字段的篩選，單擊該字段名右側(cè)的下三角按鈕，再選擇“全部”選項(xiàng)即可。如果要取消數(shù)據(jù)清單中所有字段的篩選，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“全部顯示”命令。如果要退出自動(dòng)篩選狀態(tài)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動(dòng)篩選”命令。此時(shí)，字段名右側(cè)的下三角按鈕也一起消失。電子表格操作技巧圖34“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框電子表格操作技巧2.高級(jí)篩選在實(shí)際工作中，往往涉及到更為復(fù)雜的篩選條件，利用自動(dòng)篩選無法完成，這時(shí)就要利用高級(jí)篩選。高級(jí)篩選可以設(shè)定比較復(fù)雜的篩選條件，并且能夠?qū)M足條件的記錄復(fù)制到另一個(gè)工作表或當(dāng)前工作表的空白區(qū)域。在使用高級(jí)篩選之前，必須先設(shè)定一個(gè)條件區(qū)域，該區(qū)域應(yīng)在工作表中與數(shù)據(jù)清單相分隔的空白單元格區(qū)域上。條件區(qū)域至少為兩行，第一行為字段命令行，以下各行為相應(yīng)的條件值。選定數(shù)據(jù)清單，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“高級(jí)篩選”命令，打開如圖35所示的“高級(jí)篩選”對(duì)話框。電子表格操作技巧使用高級(jí)篩選，用戶可以定義一個(gè)條件，也可以定義多個(gè)條件。當(dāng)定義復(fù)合條件時(shí)，在條件區(qū)域的同一行輸入條件，系統(tǒng)將按“與”條件處理；在不同行輸入條件，則按“或”條件處理。例如，圖36所示是查找總成績(jī)大于等于70分并且姓“王”的記錄，其中在條件區(qū)域的同一行輸入兩個(gè)條件。圖37所示是查找總成績(jī)大于等于70分或者姓“王”的記錄，兩個(gè)條件是在不同行中輸入的。圖35“高級(jí)篩選”對(duì)話框電子表格操作技巧圖36設(shè)置“與”條件的結(jié)果電子表格操作技巧圖37設(shè)置“或”條件的結(jié)果電子表格操作技巧6.4分類匯總分類匯總是指將經(jīng)過排序后的數(shù)據(jù)按排序關(guān)鍵字段進(jìn)行分類后，再對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算。1.創(chuàng)建分類匯總在進(jìn)行分類匯總之前，首先要對(duì)數(shù)據(jù)清單按匯總類型進(jìn)行排序，使同類型的記錄集中在一起。對(duì)“性別”字段進(jìn)行分類匯總實(shí)例如圖38和圖5.39所示。2.刪除分類匯總?cè)绻∠诸悈R總的顯示結(jié)果，恢復(fù)到數(shù)據(jù)清單的初始狀態(tài)，可以單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格，然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“分類匯總”命令，在彈出的“分類匯總”對(duì)話框中，單擊“全部刪除”按鈕即可。3.分級(jí)顯示從圖39中可以看出，對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行分類匯總后，在行號(hào)的左側(cè)出現(xiàn)了分級(jí)顯示符號(hào)，見表2。電子表格操作技巧

圖38“分類匯總”對(duì)話框圖39分類匯總實(shí)例電子表格操作技巧表2分級(jí)顯示按鈕按鈕名稱功能顯示明細(xì)數(shù)據(jù)單擊此按鈕可以顯示分級(jí)顯示信息隱藏明細(xì)數(shù)據(jù)單擊此按鈕可以隱藏分級(jí)顯示信息級(jí)別1單擊此按鈕只顯示總的匯總結(jié)果級(jí)別2單擊此按鈕則顯示部分?jǐn)?shù)據(jù)及其匯總結(jié)果級(jí)別3單擊此按鈕顯示全部數(shù)據(jù)及匯總結(jié)果利用這些按鈕可以顯示或隱藏某些明細(xì)數(shù)據(jù)。電子表格操作技巧將表格中的數(shù)據(jù)用圖表的方式展示，可以使數(shù)據(jù)更清楚，更利于理解，并且可以從圖表上直接了解到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和數(shù)據(jù)變化的趨勢(shì)效果。7.1建立圖表Excel2003提供兩種方式建立圖表：一是創(chuàng)建嵌入式圖表，即把建立的圖表作為源數(shù)據(jù)所在工作表的對(duì)象插入到該工作表中，可以同時(shí)顯示圖表及其源數(shù)據(jù)；另一種是把建立的圖表繪制成一個(gè)獨(dú)立的圖表工作表。圖表與其源數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，當(dāng)改變工作表中的數(shù)據(jù)時(shí)，圖表會(huì)自動(dòng)更新。7電子表格的圖表化電子表格操作技巧1.創(chuàng)建默認(rèn)形式的圖表工作表在工作表中選定要?jiǎng)?chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)，然后按下F11鍵，就可以在一個(gè)新工作表中建立一個(gè)系統(tǒng)默認(rèn)的圖表。2.使用圖表工具欄中的按鈕創(chuàng)建圖表首先需要在窗口中顯示圖表工具欄，然后選定用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊圖表工具欄中的“圖表類型”按鈕右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的“圖表類型”下拉列表中選擇一種圖表類型，如圖44所示