alfresco知識庫管理系統(tǒng)用戶使用手冊

alfresco知識庫管理系統(tǒng)用戶使用手冊目錄5778【名詞解釋】 4201721、alfresco知識庫管理系統(tǒng) 4207792、站點 468743、文檔 455274、知識 4326275、內(nèi)容 5203106、標記 59272【其它說明】 5207661、查找內(nèi)容的3個主要方法 57228Alfresco的基本結(jié)構 62081一、管理系統(tǒng)登陸 7216731、系統(tǒng)登錄 757832、界面簡介 84522二、個人檔案管理 9306091、編輯個人檔案 9131632、更改密碼 107772三、文檔管理 1131951、新增文檔 11220112、編輯文檔 1171193、刪除文檔 142441四、文件夾管理 14205261、文件夾創(chuàng)建 1593352、文件夾規(guī)則 15265913、文件夾刪除 1629197五、用戶及組管理 17222111、用戶創(chuàng)建 17239542、用戶空間 17118433、用戶檢索 17166414、用戶組管理 187618六、工作流 1877471、工作流及其工作流案例 1959901.1.1工作流介紹 19161851.1.2工作流實例 19175342、內(nèi)置工作流 2123329七、站點使用說明 2235401、為什么創(chuàng)建站點 2251452、訪問站點 22244753、創(chuàng)建站點 22301624、”站點“界面簡介 24199435、”文檔庫“功能說明 2598986、”定制站點“功能說明 2896787、”維基“功能說明 2918119八、搜索使用說明 3063061、快速搜索 3153572、條件搜索 31230123、關鍵詞組合搜索 32【名詞解釋】1、alfresco知識庫管理系統(tǒng)Alfresco是一款開源的企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，可以為企業(yè)提供文檔和知識管理的版本控制、移動訪問、協(xié)同工作等多種功能。Alfresco支持全文檢索，用戶使用簡單，Alfresco是目前應用最廣泛的開源企業(yè)知識管理系統(tǒng)，先后有超過500萬次的下載，7.4萬個社區(qū)成員。2、站點站點是存放企業(yè)內(nèi)容的基礎。我們把站點視為倉庫，內(nèi)容視為物資，不同的物資存放在不同的倉庫中，比如我們把糧食放在一個倉庫中，把礦石放在另外一個倉庫中。站點的作用就是存放特定的內(nèi)容，并限定訪問的用戶。3、文檔包括數(shù)據(jù)庫中的信息、企業(yè)的各種文檔、報表、壓縮文件、網(wǎng)頁、圖片（psd、ai）、傳真，甚至多媒體音頻、視頻等等各種電子信息載體。在我們的知識庫系統(tǒng)中，”文檔“具體指存放在站點下的”文檔庫“中的文件。4、知識知識通常指通過學習、實踐或探索所獲得的認識、判斷或技能。在我們的知識庫系統(tǒng)中，”知識“具體指存放在站點下的”維基“中的文件?！敝R“是基于文檔提煉、總結(jié)的精華經(jīng)驗，可以通過查看”知識“文章來更快、更好地獲取相關信息。5、內(nèi)容本手冊中指存儲在alfresco知識庫管理系統(tǒng)中的知識或文檔。6、標記對文檔或知識進行分類的標簽，標記是為了方便用戶而設置的。通過標記，可以讓更多人更快找到自己感興趣的文檔或知識?！酒渌f明】1、查找內(nèi)容的3個主要方法通過”站點“功能，進入指定站點獲取內(nèi)容通過”存儲庫“功能，進入指定目錄獲取內(nèi)容Alfresco的存儲庫功能主要體現(xiàn)在“存儲庫”功能上，存儲庫是由一個個文件夾構成的，所有的文件都會存放在存儲庫當中，這也就構成了Alfresco的存儲基本構成。Alfresco的基本結(jié)構通過”搜索“功能，關鍵字查詢結(jié)果中獲取內(nèi)容解釋：相當于我們要在自己的個人電腦上找特定文檔時，我們通常會用文件夾方式(途徑1、2)或搜索方式(途徑3)之一來進行查找。一、管理系統(tǒng)登陸1、系統(tǒng)登錄瀏覽器輸入38:8080/share地址，回車訪問說明：建議使用IE10、firefox47及以上版本等瀏覽器，不建議使QQ瀏覽器2、界面簡介在上圖1處，是alfresco管理軟件的系統(tǒng)菜單。其中最重要的是“站點”、“存儲庫”、“搜索”這幾個功能菜單在上圖2處，是alfresco官網(wǎng)指南、以及alfresco功能入口地址。點擊“隱藏”關閉該區(qū)域的顯示在上圖3處，是你可以訪問的站點列表。首次登陸后在該區(qū)域點擊你要訪問的站點，以后該站點會自動出現(xiàn)在最上方的“站點”功能菜單中二、個人檔案管理點擊上方功能菜單中”姓名“，在彈出菜單中點擊”我的個人檔案“1、編輯個人檔案點擊”編輯個人檔案“，可以修改姓名等相關信息；可以上傳自己的頭像照片2、更改密碼三、文檔管理1、新增文檔Alfresco新增文檔的兩種方式創(chuàng)建（在頁面上創(chuàng)建一個文檔，下圖是創(chuàng)建文檔的基本列別）上傳（上傳指得失將本地文檔上傳到Alfresco中的一個文件夾中）2、編輯文檔編輯屬性編輯文檔內(nèi)容的兩種方式-直接編輯（在線編輯，目前word暫不支持直接編輯）-離線編輯-注：只有對文檔所在的文件夾有編輯權限的用戶才能對文件進行編輯直接編輯（在線編輯/在AlfrescoShare中編輯）離線編輯當點擊離線編輯的時候，文檔會被自己鎖定，這樣別人就不能對文檔進行編輯了，同事文檔會被想在到電腦本地，當編輯完成文件，選擇“上傳新版本”完成編輯！3、刪除文檔四、文件夾管理1、文件夾創(chuàng)建如何去創(chuàng)建一個文件夾？2、文件夾規(guī)則Alfresco提供文件夾管理規(guī)則、以便拓展空間使用功能、提高文檔管理效率創(chuàng)建規(guī)則例：word轉(zhuǎn)換xml步驟1：在A空間點擊管理規(guī)則，在管理空間規(guī)則界面點擊創(chuàng)建規(guī)則，進入新建規(guī)則界面步驟2：自定義規(guī)則名稱、時間、滿足的條件，執(zhí)行操作，然后選擇創(chuàng)建在這里我們將規(guī)則定義為轉(zhuǎn)化和復制為xml，并將xml存放到B文件夾中步驟3：我們在A文件夾中上傳的一個word,那么在B空間會出現(xiàn)一個轉(zhuǎn)化過的xml文件3、文件夾刪除Alfresco如何刪除一個文件夾五、用戶及組管理1、用戶創(chuàng)建如何使用alfresco創(chuàng)建一個用戶或組？在alfresco中只有admin用有用戶和用戶創(chuàng)建權限2、用戶空間alfresco會為用戶開辟一個獨立的文件夾，在這個空間中，用戶擁有最高管理權限，這其實就是，文件夾對用戶賦權，權限為“全部”即用戶對此空間用友最高權限，也可以理解為協(xié)調(diào)者，合作者，貢獻者，編輯者，使用這五種權限的集合！用戶檢索如何搜索用戶或組？（通過用戶名、姓名中字段或全部字段）用戶組管理alfresco可以進行用戶組管理——用戶管理功能邀請功能管理功能六、工作流1、工作流及其工作流案例1.1.1工作流介紹工作流種類簡單工作流-規(guī)則（空間規(guī)則的一種，不是工作流的一部分知識名稱叫工作流）高級工作流（我們理解中的一般意義的工作流）內(nèi)置工作流（alfresco在服務器中的定義五個工作流）、定制工作流（在開發(fā)階段，結(jié)合實際工作制定一個新的工作流）任務（每一個工作流都是有多個人物完成的，工作中的每個環(huán)節(jié)都是人來完成的，對于這個人所需要做的工作就是人物）1.1.2工作流實例步驟1.A用戶點擊啟動工作流程，進入工作流設置頁面2.進行工作流設置，為B用戶指派一個審核任務3.B用戶查看任務詳情，審核文件后，點擊編輯人物進行人物編輯界面4.B用戶進入任務編輯頁面，點擊已完成的任務，完成指派給自己的任務（或者重新將人物指派給別人）4.A用戶進入人物編輯頁面，點擊已完成的任務，人物會進入“已完成的任務”，此時整個流程就走完了2、內(nèi)置工作流入池復查和批準在執(zhí)行工作流中只能制定一個審閱組，所指定的組中的任何一個成員批準，審批或復查通過發(fā)送文檔供復查可以指定一個或多個同事批準文檔，復查通過率超過50%，即可通過復查和批準可以定制一個同事作為審核人員，進行復查和批準新任務可以指定一個同事，給她分配一個任務組復查和批準在執(zhí)行工作中只能指定一個審閱組，所指定的組中成員通過率超過50%通過七、站點使用說明1、為什么創(chuàng)建站點受alfresco設計模式的影響，在各文件夾中，不同用戶對所屬文件所擁有的權限是不同的，這就需要預先設置一個工作空間，對不同員工的權限進行統(tǒng)一的管理，為員工完成任務提供方便。2、訪問站點首次登陸需在首頁的”我的站點“區(qū)域訪問指定站點，訪問過1次后，該站點自動在上方的”站點“菜單中更新到我的站點列表(如沒有此項請創(chuàng)建新站點)3、創(chuàng)建站點點擊“創(chuàng)建站點”，彈出界面并填寫信息4、”站點“界面簡介圖中1是系統(tǒng)菜單，2是站點菜單“信息區(qū)域“主要是站點的配置信息、站點的成員、公共信息等，對于使用用戶來說沒有特別的意義，可以忽略使用用戶需關注的是站點菜單中的“文檔庫“功能，其它功能可以忽略5、”文檔庫“功能說明點擊站點菜單中的“文檔庫“，就進入到本站點存放文檔的倉庫點擊指定文件夾找到你要查找的文檔，如“psd“–>“通用”目錄點擊你指定的文檔標題，可以在線預覽文檔點擊下載，可將文檔下載到本地查看

6、”定制站點“功能說明點擊定制站點，進入界面后，拖動添加頁面。7、”維基“功能說明點擊站點菜單中的“維基庫“，就進入到本站點存放知識的倉庫點擊“維基頁面列表”，在列表中找到指定知識文章，點擊標題可以在線查看八、搜索使用說明1、快速搜索在搜索框直接輸入關鍵詞，如果有匹配結(jié)果，頁面將直接彈出快速搜索結(jié)果列表，用戶點擊列表中的指定信息可以在線查看內(nèi)容2、條件搜索點擊圖片中的搜索圖標，再點擊自動彈出的“高級搜索”進入條件搜索頁面條件搜索，可以指定發(fā)布者、發(fā)布日期范圍、文檔類型等多個參