內(nèi)務(wù)管理流程

年6月23日內(nèi)務(wù)管理流程資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。報告分類及申報流程建議所有呈批報告的申請包含九大類,有關(guān)架構(gòu)見下表:呈批報告呈批報告費用申請臨時贈品申請固定費用處理申請業(yè)務(wù)人員人事申請促銷員申請竄號調(diào)貨退貨申請財務(wù)對帳獎勵申請政策方案申請?zhí)厥鈨r格特殊機型申請費用申請臨時贈品申請固定費用處理申請業(yè)務(wù)人員人事申請促銷員申請竄號調(diào)貨退貨申請財務(wù)對帳獎勵申請政策方案申請?zhí)厥鈨r格特殊機型申請詳細的申報流程及處理建議如下:費用申請呈批報告,各申請明細見下表:(此類報告的申請格式見申請一)此類申請VI標(biāo)準由企劃部審核費用申請攻關(guān)禮品申請(如公司生產(chǎn)的所有產(chǎn)品)開業(yè)贊助費(強勢終端賣場、二三級市場重點賣場方可贊助)臨時促銷員工資促銷員管理費、服裝費用應(yīng)季贈品采購費食品演示費用大篷車活動差旅費攻關(guān)費(賣場攻關(guān)、各政府部門攻關(guān)、媒體攻關(guān))活動場地費(含戶外、戶內(nèi))終端整改費、維護費(含展臺修改、門頭整改、廣告牌噴繪等)戶外廣告牌、門頭、燈箱費展臺、展柜、演示臺制作費用宣傳物料制作費(含X展架、海報、POP、宣傳單頁)終端科統(tǒng)籌軟性文章(企劃科室統(tǒng)籌)硬性廣告(企劃科室統(tǒng)籌)其它促銷活動費品牌宣傳費用此類申請VI標(biāo)準由企劃部審核費用申請攻關(guān)禮品申請(如公司生產(chǎn)的所有產(chǎn)品)開業(yè)贊助費(強勢終端賣場、二三級市場重點賣場方可贊助)臨時促銷員工資促銷員管理費、服裝費用應(yīng)季贈品采購費食品演示費用大篷車活動差旅費攻關(guān)費(賣場攻關(guān)、各政府部門攻關(guān)、媒體攻關(guān))活動場地費(含戶外、戶內(nèi))終端整改費、維護費(含展臺修改、門頭整改、廣告牌噴繪等)戶外廣告牌、門頭、燈箱費展臺、展柜、演示臺制作費用宣傳物料制作費(含X展架、海報、POP、宣傳單頁)終端科統(tǒng)籌軟性文章(企劃科室統(tǒng)籌)硬性廣告(企劃科室統(tǒng)籌)其它促銷活動費品牌宣傳費用費用申請總體來看又分為三大塊(此類申請流程見申請表格一,及其附表1、附表2、附表3):A、第一大塊是企業(yè)對外宣傳企業(yè)文化,倡導(dǎo)品牌形象所必須花費的品牌宣傳費用,此類費用由于關(guān)系到企業(yè)品牌形象這個長遠的利益,且透明度較高,因此不能因為害怕業(yè)務(wù)人員有腐化作風(fēng)的產(chǎn)生而不去開支,銷售業(yè)績的產(chǎn)生也是需要與之相匹配的銷售費用作為支撐的。由于此類費用的申請與業(yè)務(wù)人員績效考核不掛鉤,如果抓得過緊業(yè)務(wù)人員會產(chǎn)生抵觸情緒,也會間接打消業(yè)務(wù)人員的積極性。因此建議在此類報告的前期的審批宜松不宜緊,新店開業(yè)需要搶占先機先入場,爭取好位置,如果審批時間過長會影響到后期工作的開展。作為公司級別所需要的是授權(quán)給各營銷中心經(jīng)理審批制作權(quán)利,由企劃條線跟蹤進行費用結(jié)算,以及VI形象要求審核,每月匯總此類費用申請的明細清單報集團公司分管銷售的副總裁審批,如有不合格相關(guān)人員負連帶責(zé)任,給予嚴厲處罰。最重要是審核結(jié)果要與業(yè)務(wù)人員銷售收入掛鉤,強化她們按規(guī)章辦事的思想意識。這類申請主要涉及六個方面,此六個方面又能夠總括為兩點進行管理。1)在關(guān)系到媒體的宣傳與炒作上,公司主要以報紙的硬性廣告宣傳和軟性文章炒作為主,但在現(xiàn)代社會目標(biāo)群體越來越細分化的今天,我們務(wù)必在對外宣傳的目標(biāo)群體上有所細化有所側(cè)重,從年齡結(jié)構(gòu)來看,八十年代這一代人,絕大多數(shù)是獨生子女,當(dāng)前已慢慢過度到成人階段,屬于新星人類一族,她們對微波爐有很高的認知度,而且從潛意識中覺得是現(xiàn)代廚房的必不可少的用具之一,因此在對微波爐的選擇上也會有很大趨向性,而她們獲取信息的渠道主要是網(wǎng)絡(luò),因此在報紙廣告的宣傳效應(yīng)相對她們來說是大打折扣的,在網(wǎng)絡(luò)媒體不是很發(fā)達的今天,花相對報紙廣告幾分之幾的價錢就能夠在網(wǎng)絡(luò)上自由的傳遞你的產(chǎn)品信息,且是一天二十四小時的不間斷播放,廣告的延續(xù)性和長效性都能夠得到確保,因此公司在網(wǎng)絡(luò)媒體的宣傳上應(yīng)該加大宣傳力度,全方位介紹公司的產(chǎn)品以及有關(guān)微波美食方面的信息,樹立企業(yè)在新生一代心目中的品牌意識。不但僅是建立自己的微波美食網(wǎng)站,還需要在主流網(wǎng)絡(luò)媒體上傳達自己的品牌形象,如SINA、SOHU等。另外在二、三級市場由于群眾的知識層次不是很高,從報紙上獲取信息的幾率是微乎其微,獲取信息的渠道主要來源于電視、廣播,因此能夠根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r選定熱播電視節(jié)目插入廣告進行宣傳,由各地業(yè)務(wù)人員銜接代理商、經(jīng)銷商及公司共同拿出資源進行宣傳。提高信息的傳導(dǎo)效率,強化格蘭仕是微波爐代名詞的概念。2)在有關(guān)終端宣傳物料的申請上,原則上全國性的宣傳物料的制作統(tǒng)一由終端管理科制定,全國發(fā)放,但涉及到臨時性的地方性促銷活動對此類費用使用,就必須加強管理,制定評判準則,有兩個方案可供參考,方案一:可由企劃部門VI設(shè)計小組統(tǒng)一匯總一份有關(guān)各省份各地區(qū)物料制作單價表,定出一個大致標(biāo)準,在各地營銷中心報公司審批的同時,做為參考借鑒,對不符合要求的申請,在報公司副總裁審批之前由各條線負責(zé)管理部長直接回絕,不再向上申報;方案二:由業(yè)務(wù)人員提出制作宣傳物料申請,經(jīng)各營銷中心經(jīng)理同意后由VI設(shè)計小組與公司指定廣告公司聯(lián)系制作相關(guān)物料,確定報價,由企劃部門與廣告公司統(tǒng)一結(jié)算,一個月結(jié)算一次,廣告公司報銷時需我司兩個以上業(yè)務(wù)人員確認單才可報銷。也可兩個方案穿插結(jié)合起來進行。同理展臺、展柜、燈箱、戶外門頭、戶外廣告牌、戶外噴繪等都可參考以上兩個方案,如果涉及展臺、展柜、燈箱、門頭等制作終端賣場統(tǒng)一要價的情況,則務(wù)必提供所在商場區(qū)域平面圖,了解我司柜臺位置,同時還需要提供廣告公司費用預(yù)算清單以及制作效果圖,備公司審查。B、第二大塊,是在終端賣場我司所進行的一系列促銷活動所需要開支的費用。1)戶外活動場地費:此類費用往往在我司需要借助商場內(nèi)外場地進行一些促銷售活動所產(chǎn)生。商場會根據(jù)自己的情況索取一定的場地費,但此類費用的機動性較強,往往能夠經(jīng)過商場攻關(guān),以及給予其它形式的輔助支持商定,對此類費用批示,公司需要建立全國的終端網(wǎng)點效果圖,將終端賣場進行分類,根據(jù)各地不同情況,商場的規(guī)模情況制定一定的判別標(biāo)準,留公司備案,超過標(biāo)準的一律不予批示,使制度剛性化。在這一點的審批上宜緊不宜松各條線領(lǐng)導(dǎo)一定要按制度辦事。2)大篷車活動差旅費:此類費用的產(chǎn)生應(yīng)該只涉及到臨時促銷員以及推廣員出差到二、三級市場所產(chǎn)生的伙食費、住宿費、以及交通工具費等,業(yè)務(wù)人員的差旅費已有業(yè)務(wù)費用開支,因此不能在此費用中體現(xiàn)。此類申請務(wù)必在方案中體現(xiàn)出差人員人數(shù),出差時間,出差線路圖及出差地區(qū)以及所住旅館的等級等。由于此類費用的產(chǎn)生透明度較高,因此在提供了上述要求后可考慮審批。3)食品演示費:終端的效果演示,對于微波爐的銷售是致關(guān)重要的,終端現(xiàn)場演示能充分吸引人氣,一般情況下公司對此類費用審批前,首先要各營銷中心提供所需要演示的商場名稱及促銷員名單,然后批示,月底演示費用將憑票據(jù)報經(jīng)營管理辦報銷。4)應(yīng)季贈品采購費:各地消費習(xí)性、消費習(xí)慣不同,因此在對產(chǎn)品的附加值取向上也會有所不同,為了更好的近距離對競爭對手進行反擊,可根據(jù)當(dāng)?shù)叵M習(xí)慣在當(dāng)?shù)剡x取對消費者具有吸引力的季節(jié)性贈品爭奪市場份額,在費用的申請上,業(yè)務(wù)人員務(wù)必提供競爭對手的市場各價位機型贈品配置情況,及我司當(dāng)?shù)厥袌龈髻浧放渲们闆r對照說明表格,制定投入預(yù)算計劃,銷售計劃。公司批示后,由專線調(diào)查人員后可經(jīng)過抽查終端賣場的情況,與終端賣場聯(lián)系人以及促銷員電話溝通了解真實情況,以便核對業(yè)務(wù)人員的誠信度,判別信用等級。此類申請由于數(shù)額較大,也需采取宜緊不宜松的處理方式。5)促銷員管理費、服裝費:在全國連鎖終端系統(tǒng)中,一般情況下管理費已包含在全國的大合作協(xié)議中,一般情況下都是促銷員及辦事處自己處理,原則上是辦事處從固定費用中開支,極個別特別優(yōu)秀的促銷人員可考慮公司承擔(dān),但需要各客戶經(jīng)理、營銷中心經(jīng)理以及促銷員所在商場提供詳細的個人情況說明。服裝費原則上是促銷員自己承擔(dān),但也可特殊處理公司與個人各承擔(dān)一半,促銷員提供所在商場的知告函由營銷中心經(jīng)理根據(jù)情況給予參考意見。這些費用的申請采取隨機的原則,由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各地情況批示,采取從緊不從松的原則。6)臨時促銷員工資:此部分費用主要產(chǎn)生于節(jié)假日聘請臨時促銷員所產(chǎn)生的費用,對臨時促銷員的投入也要有計劃性,每月由營銷中心提供所需要上臨時促銷員的賣場數(shù),臨促銷員人數(shù),使用天數(shù),報公司審批(可由終端經(jīng)理做計劃)。由于此部份費用無任何報銷手續(xù),只需提供所需人員名單即可,因此務(wù)必在報銷時注明臨促人員姓名,聯(lián)系電話,從事職業(yè),學(xué)生需注明就讀學(xué)校。C、第三大塊是針對強勢終端和各客戶的要求提出的額外的費用支持;在攻關(guān)費用申請中,務(wù)必本著節(jié)儉的原則,在攻關(guān)的過程中務(wù)必提供詳細的被攻關(guān)人員名單,職位,工作性質(zhì),職權(quán)范圍,聯(lián)系電話以及攻關(guān)后所能改變的狀況,所能達到的效果情況。開業(yè)贊助費用申請需要列明給予贊助費的單位名稱,報銷時需要提供客戶的蓋章后的委托書及相關(guān)的報銷手續(xù)。有關(guān)禮品的申請采取臨時申報的原則,報執(zhí)行總裁審批。臨時贈品申請(此類申請格式見申請表格二)由于微波器皿作為微波爐的配套使用工具是必不可少的,(如蒸蛋器、微波飯堡、圍裙、微波手套、烤盤、微波蒸碗、蒸蓋、蒸籠等)因此建議在此類贈品的配置上還是應(yīng)該能夠得以確保,反之不是必須品的臨時贈品則應(yīng)該適當(dāng)縮減(如象牙瓷、悶燒鍋、電火鍋等),贈品力度的加大在短期內(nèi)或許能其到一定的銷售效果,但長期來看變相的掩蓋了產(chǎn)品本身的功效,滋長了消費者圖小便宜的心理,今后的工作將更加難以展開。營銷中心做月度臨時贈品申請計劃(需要提供詳細的預(yù)算明細見申請表格二,且需列明分配明細及分配比例,提供地區(qū)零售預(yù)期與贈品預(yù)計的對照明細)——報集團公司副總裁審批——交計劃單證科備案——營銷中心匯總明細臺帳于月底跟各代理商盤庫清單一同回傳公司核銷——下月的臨時贈品申請將參考上月的核銷情況進行審批特殊價格、特殊機型申請(此類申請以申請報告的形式)此類報告的申請主要產(chǎn)生于團購及強勢終端賣場的開業(yè)贊助上,以往在此類報告的申請上,我們的業(yè)務(wù)人員不是不了解公司政策,但只要受到市場上有競爭對手以及商家對超低價機器的沖擊,往往就憑借以往的經(jīng)驗一個大致的判斷作出結(jié)論,一般缺乏全面系統(tǒng)的考慮,對客戶提出的要求缺乏足夠的斡旋能力。因此公司在此類報告的申請上務(wù)必嚴格要求,強調(diào)價格的非彈性條件,嚴格按公司規(guī)定執(zhí)行,不能有任何特殊性,強化制度的剛性條件,要迫使業(yè)務(wù)人員對此類申請抵制到底。對確實有必要調(diào)整價格的報告需要報告人提供提貨公司的名稱,提貨公司聯(lián)系人姓名,所需要機型數(shù)量,以便公司隨機抽查客戶信用情況,并以此作為評定客戶信用等級的標(biāo)準。區(qū)域客戶經(jīng)理報告申請(提供要貨單位詳細情況介紹)——報營銷中心經(jīng)理審批——報部門條線部長審批——報集團公司副總裁審批——報執(zhí)行總裁審批對此類報告的申請為治標(biāo)不治本,品種供應(yīng)規(guī)劃應(yīng)該說是最好的解決方案。品種在一個地區(qū)不同業(yè)態(tài)以及不同地區(qū)的沖突經(jīng)過分流規(guī)劃是關(guān)鍵。政策方案申請(每月各營銷中心的有關(guān)市場方案及政策方案申請含業(yè)務(wù)人員及促銷人員的獎勵方案)為了加強區(qū)域市場的操控性,因此在渠道方案,終端方案的制定上,各業(yè)務(wù)主管可根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r報公司審批,此類方案一個月申請一次,報總裁辦審批備案。方案體現(xiàn)內(nèi)容要全面,除了常規(guī)的渠道政策外還要體現(xiàn)對終端的拉動方案,以及業(yè)務(wù)人員及終端人員的獎勵方案等等,方案制定后要嚴格按方案確定要求去對營銷中心進行考評,把此項指標(biāo)作為評定各營銷中心的信用等級的參考因素。由各客戶經(jīng)理根據(jù)各地區(qū)情況制定區(qū)域方案并將所做方案回傳營銷中心——由營銷中心經(jīng)理督促營銷中心銷售內(nèi)務(wù)以省為單位匯總各地方案明細——報部門條線部長審批加注批示意見并根據(jù)全國方案整理下月市場方案——報集團副總裁審批——報執(zhí)行總裁審批并確定以文書形式發(fā)全國。財務(wù)對帳獎勵申請(臨時政策獎勵申請沿用呈批報告形式)這是產(chǎn)生于業(yè)務(wù)人員與財務(wù)管理人員對帳方面的問題,主要是客戶未完成公司進度要求申請?zhí)厥馓幚硐硎苷擢剟畹膱蟾?在此類問題的處理上,業(yè)務(wù)人員在報告申請前要與財務(wù)人員溝通好,明確財務(wù)要求,對表意不清一份報告重復(fù)申請的業(yè)務(wù)人員要做出相應(yīng)的處罰措施。對超過政策獎勵要求范圍的部分要兩條線走路,一方面財務(wù)出具各客戶的情況匯總表報總裁辦批示,另一方面各條線主管根據(jù)各客戶本月進度完成情況篩選出進度完成情況差距不大的代理商情況明細報集團執(zhí)行總裁批示(同時需要將客戶的合同金額與進度完成情況掛鉤),由總裁辦審閱后給出一定的權(quán)限,由各條線主管根據(jù)此批示權(quán)限范圍根據(jù)各客戶情況適當(dāng)處理,一方面由客戶單獨申請并將客戶申請的情況附在公司批示情況匯總表后,與業(yè)務(wù)人員溝通強調(diào)進度考核的剛性,一方面根據(jù)反饋情況給予特殊處理。另外超過總裁批示權(quán)限的報告一律不再向上申報。六、竄號調(diào)帳、調(diào)貨、整機退貨申請(延用呈批報告的形式)竄號主要由于公司所發(fā)貨物外包裝與實物不符造成,是由于工廠總裝車間打包錯誤造成,此類報告一般有兩種處理方式,一是退貨回廠經(jīng)倉庫驗收后交單證計劃科做計劃單發(fā)貨,一種是調(diào)帳,經(jīng)過單證計劃科處理后轉(zhuǎn)交財務(wù)調(diào)帳,在客戶帳面直接體現(xiàn)。調(diào)貨是將不適銷機型從甲商家調(diào)往乙商家,退貨方我司轉(zhuǎn)帳在其帳面,接受方我司從其帳面劃帳。整機退貨一般由領(lǐng)導(dǎo)批示后轉(zhuǎn)計劃財務(wù)計劃單證科安排倉庫收貨,倉庫驗收后轉(zhuǎn)財務(wù)單證李志敏辦理收貨手續(xù)。由于竄號、調(diào)貨的產(chǎn)生不是可控的,是隨機的,由市場變化決定,由集團副總裁批示并沒有多大的意義,受控性不強,因此能夠建議由部門條線主管加注意見財務(wù)即能認可,但在退貨上務(wù)必加強管制,嚴加管理。促銷員管理申請(正式促銷員名額申請)此類報告當(dāng)前集中在公司副總裁處申請,由于報告數(shù)量集中且數(shù)量大根本無法匯總進行有效的評判,由于各地強勢終端的大量擴張,新店的不斷增加,促銷員的增長是我們不可回避的事實,因此在此類報告的申請上是必須要解決的,因此就此類報告的申請上能夠建議副總裁授權(quán)終端管理科批示,因為即使是集團副總裁直接批示由于報告的容量巨大本身也起不到監(jiān)督的作用,不如授權(quán)給終端科,直接承擔(dān)所擔(dān)負的責(zé)任。由終端管理科將整理好的每月原有促銷員名額以及增長名額進行對照,報集團副總裁審批,如有不合格給予相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)一定的處罰。各地終端經(jīng)理或二、三級市場客戶經(jīng)理申請促銷員名額——報各地營銷中心經(jīng)理審批——報終端管理科科長審批——轉(zhuǎn)中國市場管理科做工資,促銷員的調(diào)崗由營銷中心經(jīng)理批示后于月底由內(nèi)務(wù)將調(diào)崗明細表EMAIL回公司終端管理科人事申請(業(yè)務(wù)員入職、調(diào)崗、離職