會議評估和會后工作

會議評估與會后工作重點：評估報告撰寫；難點：會議評估方法。2021/5/91

第一節(jié)會議評估的意義第二節(jié)會議評估的參與者第三節(jié)會議評估的內(nèi)容第四節(jié)會議評估的時機第五節(jié)會議評估的方法第六節(jié)會后工作2021/5/92（一）會議評估的意義會議評估是一個收集有關(guān)會議目標(biāo)實現(xiàn)情況的信息的過程。通過評估，可以發(fā)現(xiàn)會議實施與策劃之間的關(guān)系，了解會議目標(biāo)是否實現(xiàn)；核算會議的成本與效益情況；看看與會者是否滿意以及明確會議的成功與不足之處等內(nèi)容，為以后提高會議效果找到相關(guān)經(jīng)驗。（二）會議評估的內(nèi)容會議主辦方、會議組織者、會議主題和議題、會議議程、會議地點、會議發(fā)言人、會議主持人、分組討論、會議宣傳活動、會議公共關(guān)系、會議預(yù)算、參觀、訪問、游覽活動、會議場所指引標(biāo)志、會議住宿、餐飲、會議報到或簽到工作、會議材料、會議交通、總體.(三)會議評估的方法1、問卷：調(diào)查問卷是最常用的會議評估的有效方法。問卷設(shè)計者把要評估的各方面的問題列舉出來，每個問題后面給出幾個評價性的2021/5/93術(shù)語，評估者只要從中選擇一個或幾個打，或者填寫自己的意見即可。2、訪談：會議結(jié)束時邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進行定性評估。3、現(xiàn)場觀察：在會議現(xiàn)場和各個活動過程中派人觀察會場和各個活動進行的情況，并觀察與會者和活動參加考的反應(yīng)，從而做出對會議的評估。4、會議總結(jié)：會議結(jié)束后，要求每個會議工作人員對自己在會議的整個過程中所做的工作做出總結(jié)。這可以從一個側(cè)面了解會議的情況，對會議進行評估。2021/5/94二、會議工作總結(jié)（一）會議工作總結(jié)的含義會議工作總結(jié)屬于總結(jié)的一種，它是有關(guān)單位或部門在開完一次會議后，對會議召開的情況方方面面進行回顧、分析和評價，歸納經(jīng)驗，指出不足，為下次會議的舉辦提供借鑒2021/5/95（二）會議工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題：（1）單行標(biāo)題：會議總結(jié)的標(biāo)題有幾種寫法，一般采用“單位名稱+總結(jié)時限+內(nèi)容+文種”（2）雙行標(biāo)題：一般由正標(biāo)題與副標(biāo)題組成，正標(biāo)題概括主要內(nèi)容或揭示主題，副標(biāo)題補充說明單位，時限和工作內(nèi)容。會議總結(jié)的標(biāo)題一般由會議名稱和文種總結(jié)組成。2021/5/962、正文：總結(jié)的正文一般包括三個部分：前言、主體和結(jié)尾前言：用最簡練的文字，概括地交代基本概況，如會議名稱，時間，地點，參加人員，會議情況等，或介紹會議的目的，背景；或總結(jié)會議的成績（或收獲）主體：主要包括過程與做法，成績（或收獲）與成績（體會），問題（或缺點，差距）和教訓(xùn)結(jié)尾：總結(jié)式和展望式3、落款：寫明總結(jié)的單位名稱以及成文年月日（三）會議工作總結(jié)的寫作要求1、實事求是，一分為二2、全面評價，突出重點3、條理清楚，層次分明4、分析研究，找出規(guī)律5、敘議結(jié)合，詳略得當(dāng)2021/5/97第一節(jié)會議評估的意義會議評估是會議管理的一項基本工作。它關(guān)系到會議組織者的會議組織管理水平能否不斷提高的大問題。一、檢查會議目標(biāo)是否實現(xiàn)。二、看看與會者是否滿意三、明確會議的成功與不足之處四、為寫會議的總結(jié)報告準(zhǔn)備材料2021/5/98第二節(jié)會議評估的參與者

一、與會者（一）會議代表（二）會伴二、參展商（如果有會議附設(shè)展覽的話）參展商參加的會議的附設(shè)展覽，經(jīng)歷了會議附設(shè)展覽從招展宣傳、招展報名、展品進場、展覽開始到結(jié)束、撤展的全過程，他們的全過程，他們最有資格對會議組織者對這一系列工作的組織安排和服務(wù)的好壞作出評價，所以，他們也最應(yīng)該參加對會議的評估。2021/5/99第三節(jié)會議評估的內(nèi)容一、會議議程及內(nèi)容（一）、會議主題、議題的恰當(dāng)性（二）、會議議程安排的合理性會議議程安排的合理性是會議評估的重要對象，因為，會議目標(biāo)的實現(xiàn)是通過會議議程的安排來進行的，而與會者的參與也受到會議議程的影響與限制。（三）、會議發(fā)言人選擇的得當(dāng)性（四）、會議張貼論文（五）、分組討論的充分性二、會議各項活動（一）、會議的歡迎宴會、歡送宴會是否得當(dāng)？（二）、參觀、訪問、游覽活動安排的合適性2021/5/910三、會議附設(shè)展覽活動（一）、展覽場地的合適性（二）、展品裝卸、存儲服務(wù)的質(zhì)量（三）、展覽服務(wù)的質(zhì)量（四）、參展效果四、會議場所設(shè)施、服務(wù)與環(huán)境（一）、議場所的音響效果（二）、場所是溫度、濕度、照明度（三）、會議場所的同聲翻譯設(shè)備的質(zhì)量（四）、會議場所指引系統(tǒng)的完美性（五）、會議飲水服務(wù)的質(zhì)量（六）、會議的茶/咖啡服務(wù)質(zhì)量（七）、會議的同聲翻譯質(zhì)量（八）、會議的環(huán)境質(zhì)量2021/5/911五、會議住宿、餐飲（一）、會議指定賓館的質(zhì)量（二）、會議餐飲及其服務(wù)的質(zhì)量

六、會議目的地的質(zhì)量（一）、會議目的地的環(huán)境質(zhì)量（二）、會議目的地居民的好客程度（三）、會議目的地旅游景點的吸引力（四）、會議目的地的形象七、會議宣傳促銷與接待工作（一）、會議宣傳促銷工作的成效（二）、會議接待工作的質(zhì)量2021/5/912八、總體上述內(nèi)容很多，可以分開進行，比如，會議附設(shè)展覽部分的評估就可以單獨列出，只由參展商和觀眾進行評估。第四節(jié)會議評估的時機

對一個事件評估的最佳電動機是在該事件剛剛結(jié)束的時候。對開小型的會議，這比較好辦，會議工作全部結(jié)束時進行會議評估就是了。但對于大型的會議來說，一次會議不僅有大會，還有多個分組會議，有會議附設(shè)展覽和各種參觀、訪問、瀏覽等活動，可能有些與會者參加完大會就和某個分會或活動后就走了，如果在會議全部結(jié)束后再進行會議評估，很多與會者就無法參加會議評估了。2021/5/914第五節(jié)會議評估的方法一、調(diào)查問卷調(diào)查問卷是最常用的會議評估的有效方法。調(diào)查問卷可以通過以下幾種方式進行：（一）現(xiàn)場手工填寫（二）現(xiàn)場電腦填寫（三）會后電腦填寫二、面談會議結(jié)束時邀請部分調(diào)查對象集中或分別面談，征求他們對會議的意見和評價。這種方法只能對會議進行定性評估。三、電話調(diào)查四、現(xiàn)場觀察五、述職報告2021/5/915第六節(jié)會后工作正是在這些細節(jié)的操作方面，才能體現(xiàn)出會議運營管理的高水平。會后工作做好了，會議才算圓滿地結(jié)束。一次會議的圓滿結(jié)束，預(yù)示著下次會議將會有一個良好的開端。一、感謝方方面面對會議的幫助和支持（一）感謝與會者的參會在會議閉幕時，就要集中對與會者表示感謝；在與會者離去后，還應(yīng)通過一定的方式再次對他們表示感謝，歡迎他們參加以后的會議（如果是系列會議的話）。（二）感謝會議嘉賓、主持人、發(fā)言人、演講者的與會（三）感謝政府有關(guān)部門的支持（四）感謝協(xié)辦單位、贊助單位的支持2021/5/916（五）感謝其他單位或其他個人的支持（六）感謝的方式可以采用的感謝方式有：打電話發(fā)E-mail寄信贈送禮品、紀念品二、感謝會議工作人員的辛勤工作

在會議結(jié)束的時候，應(yīng)該對會議工作人員進