Office2010高級應(yīng)用案例教程PPT完整全套教學(xué)課件

Office2010高級應(yīng)用案例教程

第1章Word高級應(yīng)用.pptx第2章Excel高級應(yīng)用.pptx第3章PowerPoint高級應(yīng)用.pptx全套PPT課件第1章Word高級應(yīng)用1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算1.3圖文混排——宣傳海報的制作1.4郵件合并——錄取通知書的制作1.5目錄自動生成——論文目錄的制作知識要點：綜合運用表格的列寬、行高、平均分布行、平均分布列、合并單元格等完成費用報銷單的制作。使用表格的公式完成學(xué)生成績表總分、平均分的計算。綜合運用藝術(shù)字、圖片、自選圖形等完成世界杯快報的制作。使用郵件合并完成錄取通知制作。綜合運用樣式、分隔符等完成論文目錄的自動生成。1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作1、問題描述1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作2、解決思路

事實上，表格是由許多行和列組成的二維結(jié)構(gòu)，包含若干行和列的交叉組成的單元格。單元格是表格處理的基礎(chǔ)，通過在單元格中輸入數(shù)字、文字后就形成了內(nèi)容豐富的表格。仔細分析費用報銷單，主要涉及單元格的合并（或拆分）、列寬（或行高）的調(diào)整或平均分布、表格邊框的編輯及設(shè)置。1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作3、操作步驟（1）輸入表格標題及相關(guān)文本（2）插入表格并輸入文字1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作（3）調(diào)整表格

①設(shè)置表格居中

無論從打印、美觀、調(diào)整方便等角度看，都需要將表格設(shè)置為居中。此處先設(shè)置為居中，原因是先需將金額部分共9列設(shè)置單元格寬度，然后再設(shè)置費用名稱和摘要兩列的寬度，設(shè)置為居中后可以更方便地對列寬進行調(diào)整。

②調(diào)整列寬

先調(diào)整金額部分共9列的寬度，假設(shè)每列的列寬為0.5厘米，再調(diào)整費用名稱和摘要的寬度，這兩列的寬度可以根據(jù)實際需要進行調(diào)整。1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作調(diào)整金額部分9列的列寬1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作設(shè)置單元格列寬1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作調(diào)整金額9列列寬后的表格1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作調(diào)整費用名稱和摘要列列寬1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作合并單元格后的表格

③合并單元格

對需要進行合并的單元格合并。1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作

④繪制表格線條

使用表格工具“設(shè)計”中的“繪制表格”工具，并設(shè)置好線條類型、粗細。1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作繪制好線條的表格1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作（4）設(shè)置文字格式調(diào)整好后的費用報銷單1.1表格應(yīng)用——費用報銷單的制作4、總結(jié)

表格，是指按所需的內(nèi)容項目畫成格子，分別填寫文字或數(shù)字的書面材料，便于統(tǒng)計查看。在我們的日常工作生活中，表格隨處可見，而稍復(fù)雜點的表格更是常見，如報名登記表、銷售清單、個人簡歷等等隨處可見。熟練地運用表格工具，是制作復(fù)雜表格的關(guān)鍵點。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算1、問題描述在Word中怎么對表格中數(shù)據(jù)進行計算和排序呢？1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算2、解決思路

Word提供了對表格數(shù)據(jù)的求和、求平均值等計算功能，利用這些計算功能可以對表格中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計計算。對于成績表中的總分和平均分的計算可以使用SUM函數(shù)和AVERAGE函數(shù)兩個函數(shù)來實現(xiàn)。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算3、操作步驟（1）插入表格標題及表格學(xué)生成績表1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算（2）計算總分表格公式①將光標移到學(xué)號為20140001的學(xué)生總分單元格中；②點擊“表格工具”——“布局”——“公式”；1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算

③在公式框中輸入計算公式“=sum（left）”，如果結(jié)果不要小數(shù)位，則編號格式可不選或選“0”，注意在公式前面一定要有等于號（=），點擊“確定”即可；再將光標移到學(xué)號為20140002的學(xué)生總分單元格中，重復(fù)剛剛的操作，即可將所有學(xué)生的總分計算完成。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算函數(shù)說明：SUM函數(shù)

求和函數(shù)，表示返回一組數(shù)值的和。SUM函數(shù)有兩個常用參數(shù)：LEFT和ABOVE，表示計算范圍。其中LEFT表示結(jié)果單元格左邊所有單元格，ABOVE表示結(jié)果單元格上面的所有單元格。AVERAGE函數(shù)

求平均值函數(shù)，表示返回一組數(shù)值的平均值。AVERAGE函數(shù)有兩個常用參數(shù)：LEFT和ABOVE，說明同上。公式對話框選項設(shè)置說明：公式文本框

用于輸入公式，如=sum（left）、=average（above）等。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算編號格式下拉框

用于編號格式的設(shè)置，如圖1-19所示。如不要小數(shù)位，則選擇“0”；如保留兩位小數(shù)，則選擇“0.00”；如本例在計算平均分時只保留一位小數(shù)，則直接輸入“0.0”即可。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算粘貼函數(shù)下拉框

粘貼需要使用的函數(shù)。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算（3）計算平均分

①將光標移到“語文”列的平均分單元格中，點擊“表格工具”——“布局”——“公式”，在公式對話框中的公式文本框中輸入計算公式“=AVERAGE（ABOVE）”，或按如下步驟：刪除公式文本框中的內(nèi)容；輸入“=”號；在粘貼函數(shù)下拉框中選擇“AVERAGE”函數(shù)；此時公式文本框中顯示的內(nèi)容為=AVERAGE（），因為要計算所在單元格上面所有數(shù)據(jù)的平均值，所以在括號中輸入“ABOVE”。

②平均值需保留一位小數(shù)，在編號格式框中輸入“0.0”，點擊“確定”按鈕；

③將光標移到“數(shù)學(xué)”列的平均分單元格中，重復(fù)上述步驟即可完成所有單科平均分的計算。1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算總分平均分計算結(jié)果1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算（4）數(shù)據(jù)排序①選中除“平均分”行之外的所有行，即標題行與所有學(xué)生行的數(shù)據(jù)；1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算

②點擊“表格工具”——“布局”——“排序”，打開排序?qū)υ捒?。將主要關(guān)鍵字設(shè)置為“總分”，類型設(shè)置為“數(shù)字”，排序方式選擇“降序”，點擊“確定”按鈕即可實現(xiàn)按總分從高到低排序；排序?qū)υ捒?.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算排序結(jié)果1.2表格應(yīng)用——學(xué)生成績表數(shù)據(jù)的計算4、總結(jié)

其實，Word表格也具有很強的計算能力，完全可以勝任一般的計算，而不必勞煩Excel了。在平常應(yīng)用中，經(jīng)常要對表格的數(shù)據(jù)進行計算，如求和、求平均值等。Word的表格計算功能在公式的定義方法、函數(shù)的格式及參數(shù)等方面都與Excel基本一致，任何一個用過Excel的用戶都可以很方便地利用“域”功能在Word中進行必要的表格運算。1.3圖文混排——宣傳海報的制作1、問題描述

在生活中，隨處可見圖文并茂，生動活潑的文檔，比如產(chǎn)品介紹說明書、報刊、宣傳海報等，如圖所示。這些文檔中應(yīng)用的圖文混排技術(shù)是WORD操作必備之技能，有時一副圖片能起到四兩撥千斤的作用，合理的圖文混排操作能使文檔表現(xiàn)有鮮明的特色，使人讀起來更易于理解。2、解決思路

圖文混排一般有2種，一種是圖片與文字之間的編輯排版，比如報刊，宣傳單；一種是各種復(fù)雜圖形聚集于一張畫布上的編輯排版，比如海報。1.3圖文混排——宣傳海報的制作3、操作步驟（1）點擊“插入”菜單的“插圖”選項卡中的“形狀”，展開后點擊“新建繪圖畫布”，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作1.3圖文混排——宣傳海報的制作（2）插入并設(shè)置藝術(shù)字①點擊“插入”菜單的“文本”選項卡里的“藝術(shù)字”，選中一種你比較符合主題風(fēng)格的藝術(shù)字，如圖所示。②選中需要修改的藝術(shù)字文字，輸入標題，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作③選中藝術(shù)字文字，對其字體格式進行修改，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

（3）插入并設(shè)置“圓角矩形”

①點擊“格式”菜單的“插入形狀”選項卡中的“圓角矩形”，插入圓角矩形到畫布中，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

②因為圓角矩形擋住了藝術(shù)字，需要把藝術(shù)字置于其上顯示。右擊圓角矩形，調(diào)出右鍵菜單，點擊“置于底層”的“下移一層”，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

（4）插入并設(shè)置足球圖片

①選中“插入”菜單的“插圖”選項卡中的圖片插入足球的圖片，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

②通過圖片的8個控制點改變足球圖片的大小，并把他移動到圓角矩形框的右側(cè)，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

③發(fā)現(xiàn)圓角矩形的底色與足球的底色不一致，右擊圓角矩形，彈出右鍵菜單后點擊“設(shè)置形狀格式”在彈出的窗口選中“填充”選項，再選擇與足球底色一致的顏色，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

（5）點擊“格式”菜單的“插入形狀”選項卡里的“文本框”，輸入文字，并修改文字的格式，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

（6）插入并設(shè)置圓柱形

①點擊“格式”菜單的“插入形狀”選項卡里的“圓柱形”插入到畫布中，如左圖所示；并右擊圓柱形圖形，彈出右鍵菜單后選中“添加文字”，可在圓柱形內(nèi)部添加文字，并修改文字格式，如右圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

②選中圓柱形，右鍵菜單選“設(shè)置形狀格式”，在“填充顏色”里修改圓柱形顏色為巴西球衣代表色—黃色，如左圖、右圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

③按住圓柱形上的小方塊黃點可調(diào)整圓柱形弧度，如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

④選中“格式”菜單的“插入形狀”選項卡里的“文本框”，輸入文字，并修改文字的格式，右擊文本框，選中“設(shè)置形狀格式”，把文本框的設(shè)置為“無填充”和“無線條”，如左圖、右圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作

（7）插入圖片，在“圖片工具”——“格式”——“自動換行”中設(shè)置好圖片的環(huán)繞方式，最終結(jié)果如圖所示。1.3圖文混排——宣傳海報的制作1.3圖文混排——宣傳海報的制作4、總結(jié)

圖文混排的第一種方式講究一個如何去“混”，要很好地處理文字與圖片的關(guān)系，而第二種則要求有一定的審美觀，要突出主題，才能完成一部較好的作品。1.4郵件合并——錄取通知書的制作1、問題描述在Word中如何制作錄取通知書（或邀請函、請柬等）？1.4郵件合并——錄取通知書的制作2、解決思路

仔細分析這類文檔的內(nèi)容，可以將其分為固定和變化的兩個部分，比如錄取通知書中的報到時間、地點以及落款等部分，這些都是固定的內(nèi)容；而錄取學(xué)生的姓名、所在系、專業(yè)和學(xué)費等就屬于變化的內(nèi)容，其中變化部分的數(shù)據(jù)則是由學(xué)校來定。

使用Word2010提供的“郵件合并”功能可以很好地解決這個問題。它可以將內(nèi)容有變化的部分如姓名、專業(yè)和學(xué)費等信息制作成數(shù)據(jù)源，將文檔內(nèi)容固定的部分制作成一個主文檔，然后將其結(jié)合起來。1.4郵件合并——錄取通知書的制作3、操作步驟（1）制作錄取通知書

①首先確定錄取通知書的尺寸。由于錄取通知書的紙張大小一般情況下與我們常用的紙張大小不一致，所以需先確定好紙張大小等，執(zhí)行“頁面布局”中的“紙張大小”、“頁邊距”等設(shè)置好紙張。1.4郵件合并——錄取通知書的制作1.4郵件合并——錄取通知書的制作

②事實上，表格是由許多行和列組成的二維結(jié)構(gòu)，包含若干行和列的交叉組成的單元格。單元格是表格處理的基礎(chǔ)，通過在單元格中輸入數(shù)字、文字后就形成了內(nèi)容豐富的表格。仔細分析費用報銷單，主要涉及單元格的合并（或拆分）、列寬（或行高）的調(diào)整或平均分布、表格邊框的編輯及設(shè)置。1.4郵件合并——錄取通知書的制作1.4郵件合并——錄取通知書的制作（2）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

錄取學(xué)生的信息可以放到word表格中，也可以放入到excel表格中，在本例中，以word表格為例，內(nèi)容如圖，并進行保存（本例中保存的文件名為“錄取通知書數(shù)據(jù)源.docx”）。注：表格前一定不要加入任何信息，如“錄取學(xué)生信息表”之類的，會導(dǎo)致郵件合并過程中word無法讀取數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)。1.4郵件合并——錄取通知書的制作錄取學(xué)生信息1.4郵件合并——錄取通知書的制作（3）執(zhí)行郵件合并

①點擊“郵件”——“開始郵件合并”——“信函”。

②點擊“郵件”——“選擇收件人”——“使用現(xiàn)有列表”，在彈出的窗口中選擇建立好的數(shù)據(jù)源文件（本例中數(shù)據(jù)源文件名為“錄取通知書數(shù)據(jù)源.docx”）。

③點擊“郵件”——“編輯收件人列表”，對不需的數(shù)據(jù)將“√”去掉即可，如圖所示。1.4郵件合并——錄取通知書的制作編輯收件人列表1.4郵件合并——錄取通知書的制作（4）點擊“郵件”——“插入合并域”，在每一個需要插入數(shù)據(jù)的位置插入相關(guān)信息。插入合并域1.4郵件合并——錄取通知書的制作插入相關(guān)信息1.4郵件合并——錄取通知書的制作（5）點擊“郵件”——“預(yù)覽結(jié)果”，即可對每一個錄取學(xué)生的錄取通知單進行預(yù)覽。預(yù)覽結(jié)果1.4郵件合并——錄取通知書的制作（6）點擊“郵件”——“完成并合并”——“編輯到單個文檔”，此時會彈出一個“合并到新文檔”的對話框，點擊“確定”按扭即可。合并到新文檔1.4郵件合并——錄取通知書的制作（7）此時會生成一個新文檔，內(nèi)容是所有學(xué)生的錄取通知單信息。點擊保存，即可對所有錄取通知單進行保存（本例中保存的文件名為“錄取通知書.docx”）。1.4郵件合并——錄取通知書的制作4、總結(jié)

在日常工作中，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以輕松地批量制造工資條、成績單等。熟練使用“郵件合并”工具欄可以大大降低工作強度，提高操作的效率。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作1、問題描述

在編輯長篇文檔（如論文、產(chǎn)品說明書等）的時候，目錄是必不可少的一項，如下圖所示。但在實際情況當中，很多使用者不知道怎樣使用word中的目錄自動生成的功能，而是自己在首頁手動編制，結(jié)果常常因為后面格式或者字體的調(diào)整，使得目錄與正文出現(xiàn)差距。2、解決思路

Word里自動生成目錄有兩種方法，一種是利用層次明晰的章節(jié)標題分級，一種是使用大綱視圖里的分級，下面分別說明。

第一種方法在創(chuàng)建目錄之前，首先要做的工作就是確保希望出現(xiàn)在目錄中的標題應(yīng)用了樣式，這個樣式可以是內(nèi)置的標題樣式（標題1到標題9），也可以是包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出合格的目錄就會變得非?？焖俸啽?。

第二種方法相對比較簡單，切換到大綱視圖，然后選中需要出現(xiàn)在目錄的里文字按照層次分級便可。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作3、操作步驟方法一：（1）設(shè)置一級標題

①把鼠標放在你想作為一級標題的那幾個字里，例如我想用“第一章緒論”做我的目錄，把光標（下圖中豎線所示）移動到“第一章緒論”那一行，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

②點擊“開始”菜單的“樣式”選項卡中工具欄中的“標題1”，把默認的“標題1”格式應(yīng)用到一級標題的幾個字，如下圖所示。在本例里即為“第一章緒論”。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

③如果對默認的標題格式不滿意，可以在選中的標題工具里單擊右鍵調(diào)出右鍵菜單，選中右鍵菜單里的“修改”菜單項，如右圖所示。

④然后單擊“修改”菜單，調(diào)出如圖1-59所示對話框，對標題樣式進行修改。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作（2）設(shè)置二級標題

①把鼠標放在你想作為二級標題的那幾個字里，例如“§1.1研究背景”，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

②點擊開始菜單的樣式選項卡中工具欄中的標題2，把標題2格式應(yīng)用到二級標題里，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

（3）依照類推，按照標題的不同級別重復(fù)所有要做目錄的內(nèi)容，如標題3、標題4，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

（4）每一級標題設(shè)置完畢的同時，在左邊的導(dǎo)航區(qū)會出現(xiàn)如下圖所示，如果看不到，請在“視圖”菜單里的“顯示”選項卡里把“導(dǎo)航窗格”勾選上。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

（5）生成目錄

①給各目錄標題套用樣式和分級的準備工作做好以后，就可以自動生成目錄了。首先要目錄留出一張空白頁，光標移動到需要插入目錄的頁面文字前，選中“頁面布局”菜單的“頁面設(shè)置”選項卡的“分隔符”工具的下一頁，如右圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

②光標停留在剛留出的空白目錄頁，點擊菜單欄的“引用”中“目錄”選項卡中的目錄，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

③在彈出的窗口中，點擊自動生成目錄即可（手動生成課更改目錄顯示內(nèi)容，一般自動即可），如下圖所示。至此就完成了所有的操作。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

④如果對文章內(nèi)容進行了修改，相應(yīng)的需修改目錄，此時只需在目錄上點擊鼠標題右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”即可，如右圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作方法二：（1）點擊“視圖”菜單的“大綱視圖”，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作（2）文檔變成如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作

（3）選中將要成為目錄內(nèi)容的文字上，并在“大綱”菜單的“大綱工具”選項卡里設(shè)置此段文字在目錄里出現(xiàn)的級別，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作（4）依次設(shè)置各級別目錄文字，如下圖所示。1.5目錄自動生成——論文目錄的制作1.5目錄自動生成——論文目錄的制作4、總結(jié)

學(xué)會目錄的自動生成，不但快捷，而且閱讀查找內(nèi)容時也很方便，只是按住Ctrl點擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉(zhuǎn)到該頁，更重要的是便于今后修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內(nèi)容。倘若用手工給目錄標頁，中間內(nèi)容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。應(yīng)該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內(nèi)容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應(yīng)到相應(yīng)的頁碼上去。本章結(jié)束Office2010高級應(yīng)用案例教程

第2章Excel高級應(yīng)用2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理2.2數(shù)據(jù)操作——工資條2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析知識要點：綜合運用數(shù)據(jù)有效性設(shè)置、單元格格式、條件格式等完成員工工資表數(shù)據(jù)的輸入。使用公式、函數(shù)計算員工工資表中的相關(guān)數(shù)據(jù)。運用函數(shù)完成工資條并打印。綜合運用圖表、數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等實現(xiàn)銷售數(shù)據(jù)分析。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理1、問題描述

工資是企業(yè)在一定時間內(nèi)直接支付給本單位員工的勞動報酬，也是企業(yè)進行各種費用計提的基礎(chǔ)。工資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是每個單位財會部門最基本的業(yè)務(wù)之一。手工進行工資核算，需要占用財務(wù)人員大量的精力和時間，并且容易出錯，采用計算機進行工資核算可以有效提高工資核算的準確性和及時性。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理2、解決思路

本案例要求建立員工工資表，計算輸出其中的相關(guān)數(shù)據(jù)。員工的工資都是依據(jù)一定的條件，比如說崗位不一樣，基本工資不一樣；所得工資不一樣，扣稅不一樣。因此我們可以靈活運用IF等函數(shù)公式來快速準確的完成數(shù)據(jù)的生成。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理3、操作步驟任務(wù)1

建立員工工資表并輸入基本數(shù)據(jù)

分析說明：建立基本工資表主要是搭建工資表的框架，在工資表中列出一些有關(guān)員工工資的項目，并輸入基本數(shù)據(jù)。在輸入數(shù)據(jù)時為了防止出錯可以進行有效性控制。

（1）啟動Excel應(yīng)用程序，單擊“文件”→“另存為”菜單項，在彈出的“另存為”對話框中，輸入文件名“工資”，文件類型為“.xlsx”。

（2）雙擊工作表標簽，將工作表“sheet1”重命名為“2014年1月工資表”。

（3）在工作表第一行輸入如下標題：序號、姓名、部門、職稱、入職年月、基本工資、崗位工資、工齡工資、績效考核、應(yīng)發(fā)工資、病事假扣款、保險扣款、個人所得稅、實發(fā)工資。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（4）光標放在C2單元格，單擊“數(shù)據(jù)”→“有效性”菜單項，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（5）在“允許”列表中選擇“序列”，在“來源”中輸入“男,女”（用英文逗號隔開），單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。值得注意的是，數(shù)據(jù)有效性控制只是在直接向單元格鍵入數(shù)據(jù)時才顯示信息和阻止無效輸入。當數(shù)據(jù)是以復(fù)制、填充、或公式計算的方式輸入時，將不會出現(xiàn)有效性控制的提示。

（6）將光標移動到C2單元格右下角，當光標變?yōu)閷嵭牡氖中螘r，按住鼠標左鍵向下拖拉，將C2單元格的有效性控制復(fù)制到C列其他單元格。

（7）在工資表中輸入“崗位”、“入職年月”、“所屬部門”數(shù)據(jù)，其中“崗位”列數(shù)據(jù)采用有效性控制輸入，最后結(jié)果如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理工資表結(jié)構(gòu)圖2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理任務(wù)2

填寫“基本工資”、“崗位工資”、“績效工資”

分析：IF函數(shù)可以根據(jù)設(shè)定的條件在相應(yīng)單元格中自動填入數(shù)據(jù)。在工資表中，崗位工資和獎金根據(jù)每位員工的職工類別不同而有所不同，具體情況如下表2-1所示。本案例是先用IF函數(shù)輸入基本工資、崗位工資、績效工資、病事假扣款。職位基本工資崗位工資績效工資管理600014001000員工270013001200助理35001100900表

基本工資、崗位工資、績效工資表2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理步驟：

（1）

光標放在F2單元格，單擊“插入”→“函數(shù)”菜單項，在彈出的“粘貼函數(shù)”對話框中選擇IF函數(shù)，單擊“確定”按鈕。

（2）

在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對話框中，輸入各項參數(shù)，如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理IF函數(shù)使用說明：函數(shù)格式：IF(logical_test,value_IF_true,value_IF_false)參數(shù)說明：“l(fā)ogical_test”表示設(shè)定的條件；“value_IF_true”表示當目標單元格與設(shè)定條件相符時返回的函數(shù)值；“value_IF_false”表示當目標單元格與設(shè)定條件不符時返回的函數(shù)值。IF函數(shù)可以嵌套使用，最多可以嵌套7層。

（3）用鼠標按住H2單元格右下角的填充柄向下拖拉復(fù)制函數(shù)，輸入其他人員的基本工資。

（4）利用IF函數(shù)計算出崗位工資、績效工資。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理任務(wù)3

計算事病假扣款

分析：該公司規(guī)定，病事假應(yīng)扣款額和病事假天數(shù)有關(guān)，具體扣款金額如表所示。本任務(wù)利用IF函數(shù)計算病事假扣款，同時結(jié)合公式符號“+”進行。病事假天數(shù)病事假扣款病假事假≤15200（應(yīng)發(fā)合計/22)*事假天數(shù)>15500（應(yīng)發(fā)合計/22)*80%表

事病假扣款標準2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理步驟：

（1）光標放在m2單元格，單擊“插入”→“函數(shù)”菜單項，在彈出的“粘貼函數(shù)”對話框中選擇IF函數(shù)，單擊“確定”按鈕。

在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對話框中，輸入各項參數(shù)，如圖所示。圖

IF參數(shù)對話框二2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理圖

編輯欄公式（3）在編輯欄里輸入“+”，如圖所示。（4）單擊“插入”→“函數(shù)”菜單項，在彈出的“粘貼函數(shù)”對話框中選擇IF函數(shù)，單擊“確定”按鈕。（5）在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對話框中，輸入各項參數(shù)，如圖所示。（4）設(shè)置文字格式圖

IF函數(shù)對話框三2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（6）用鼠標按住M2單元格右下角的填充柄向下拖拉復(fù)制函數(shù)，輸入其他人員的病事假扣款工資。任務(wù)4計算工齡工資

分析：DATEDIF函數(shù)在人事檔案管理中，DATEDIF函數(shù)主要用于計算職員的年齡、工齡等該函數(shù)是一個隱形函數(shù)，因為在EXCEL2010的幫助中根本就找不到這個函數(shù)。使用DATEDIF函數(shù)可以返回兩個日期參數(shù)之間的差值，即返回兩個日期之間相差的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)。該公司規(guī)定員工的工齡工資=工齡*10。步驟：（1）光標放在h2單元格，在編輯欄里輸入“=DATEDIF(E2,TODAY(),"y")*10”，如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理圖

datedIF函數(shù)的應(yīng)用2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（2）用鼠標按住H2單元格右下角的填充柄向下拖拉復(fù)制函數(shù)，輸入其他人員的工齡工資。任務(wù)5

計算應(yīng)發(fā)工資、保險扣款

分析：應(yīng)發(fā)工資=基本工資+崗位工資+工齡工資+績效工資。保險扣款包含養(yǎng)老金、醫(yī)療保險、住房公積金扣除部分，其中，養(yǎng)老金按應(yīng)發(fā)合計的8％扣除，醫(yī)療金按應(yīng)發(fā)合計的2％扣除，公積金按應(yīng)發(fā)合計的10％扣除。本任務(wù)先計算應(yīng)發(fā)工資，再計算各項保險扣款。步驟：

（1）光標放在J2單元格，在編輯欄輸入“=F2+G2+H2+I2”，回車。

（2）用鼠標按住J2單元格右下角的填充柄向下拖拉復(fù)制公式，輸入其他人員的應(yīng)發(fā)工資。

（3）光標放在M2單元格，在編輯欄輸入“=J2*8%+J2*2%+J2*10%”，回車。

（4）用鼠標按住M2單元格右下角的填充柄向下拖拉復(fù)制公式，輸入其他人員的應(yīng)發(fā)工資。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

分析：我國相關(guān)稅法規(guī)定，工資、薪金所得應(yīng)繳納個人所得稅。即每月取得工資收入后，先減去個人承擔的基本養(yǎng)老保險金、醫(yī)療保險金和失業(yè)保險金，以及按省級政府規(guī)定標準繳納的住房公積金，再減去3500元/月（2011年我國將個稅起征點從2000元上調(diào)至3500元），為應(yīng)納稅所得額，稅率由3%上漲到45%，有7個等級，分別與7個不同區(qū)間的應(yīng)納稅額對應(yīng)，速算扣除數(shù)：由0上漲到13505，也有7個等級，與不同稅率相對應(yīng)。步驟：

（1）光標置于O2單元格，單擊“插入”→“函數(shù)”菜單項，在彈出的“粘貼函數(shù)”對話框中選擇IF函數(shù)，單擊“確定”按鈕。

（2）在彈出的“函數(shù)參數(shù)”對話框中，輸入各項參數(shù)，如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理圖

IF函數(shù)對話框2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（3）用鼠標左鍵按住O2單元格右下角的填充柄向下拖拉，計算其他人員的所得稅。

（4）光標放在P2單元格中，輸入公式：“=J2-M2-N2-O2”，按回車鍵計算實發(fā)工資。

（5）用鼠標左鍵按住P2單元格右下角的填充柄向下拖拉，計算其他人員的實發(fā)工資。任務(wù)7專業(yè)符號的使用

分析:在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。宏錄制器是Excel提供的一種軟件工具，它能夠把用戶的操作過程記錄下來，并自動把所記錄的操作轉(zhuǎn)換成為VBA程序代碼。即使一個從來沒有編寫過程序的入，也能通過宏錄制器錄制自己的VBA程序。本任務(wù)就是利用宏來錄入專業(yè)的符號。步驟：

（1）執(zhí)行“開發(fā)工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，如圖所示。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理圖

宏錄制對話框

（2）輸入宏名，如“宏3”，創(chuàng)建好快捷方式“ctrl+p”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。

（3）選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，在默認情況下，宏錄制程序中的單元格引用采用絕對引用方式，如果要采用相對引用方式，可以單擊“開發(fā)工具”選項卡上“代碼”組中的“使用相對引用”按鈕，當發(fā)現(xiàn)此按鈕處于激活狀態(tài)（其色彩不同于其他按鈕）時，錄制在宏中的單元格就會采用相對引用方式。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（4）將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

（5）錄制好宏以后，我們在菜單欄上執(zhí)行：開發(fā)工具－－插入，在打開的列表中選擇按鈕如圖所示。圖

插入宏按鈕圖2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（6）拖動鼠標就可以繪制出一個按鈕，同時會打開一個指定宏的對話框，選擇“宏3”這個宏，然后點擊確定按鈕，如圖所示。我們也可以利用創(chuàng)建好快捷方式“ctrl+p”進行輸入。圖

指定宏2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理任務(wù)8工資表數(shù)據(jù)的設(shè)置步驟：

（1）選定A1:Q15，調(diào)整行列的高度、寬度，使其適配數(shù)據(jù)內(nèi)容。

（2）選定A1:Q15，調(diào)整字符的格式，字符與單元格水平、垂直居中，如圖所示。圖

設(shè)置單元格格式圖一2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（3）選定F2:P15數(shù)據(jù)區(qū)域，設(shè)置數(shù)值型數(shù)據(jù)小數(shù)點位數(shù)為2位，如圖所示。圖

設(shè)置單元格格式圖二2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理

（4）突出顯示實發(fā)工資大于6000的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→大于”，如圖所示。圖

設(shè)置條件格式圖一圖

設(shè)置條件格式圖二2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理（5）給工資表加上邊框，最后得到表格如圖所示。圖

表格加邊框（6）保存文件。2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理2.1數(shù)據(jù)操作——工資表管理4、總結(jié)

本案例是制作一張員工工資表，包括工資表字符輸入與數(shù)據(jù)計算。在字符輸入時可以利用有效性控制，在數(shù)據(jù)計算時利用IF函數(shù)，快速正確地輸入指定數(shù)據(jù)，運用了DATEDIF函數(shù)快速計算出工齡，以得到工齡工資。工資表數(shù)據(jù)輸入完成后，可以運用數(shù)據(jù)透視表及數(shù)據(jù)透視圖進行匯總及統(tǒng)計分析。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條1、問題描述

工資條是員工所在單位定期給員工反映工資的紙條，如圖2-18所示。一個簡單的工資表，通常包括九個管理項目：工號、職工姓名、基本工資、職務(wù)工資、福利費、住房基金、應(yīng)發(fā)工資、個人所得稅和實發(fā)工資。工資條是勞動仲裁的證據(jù)之一。市社保局勞動工資處的同志認為，員工對于自己的收入有知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，而工資條就是一種最好的表現(xiàn)形式，作為證據(jù)之一的工資條，對認定企業(yè)是否按時發(fā)放工資也將起到憑證作用。2、解決思路

工資條具有一個條頭，條頭具有指定數(shù)目的重復(fù)性，每一項條目中間有一個空行，方便裁剪。工資表的基本形式應(yīng)為三部分，即：標題、工資數(shù)據(jù)、空白行。利用excel2010中函數(shù)功能，能快速有效的解決這個問題。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條3、操作步驟（1）利用excel2010創(chuàng)建工資表，如圖2-19所示。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條圖2-19工資原始表

（2）選擇sheet3工作表，選中A1單元格并且輸入以下公式=CHOOSE(MOD(ROW(),3)+1,"",'2014年1月工資表'!A$1,OFFSET('2014年1月工資表'!A$1,ROW()/3+1,))。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條

（3）輸入完以上公式后在A1單元格出現(xiàn)“序號”，如下圖2-20所示。圖2-20編輯欄公式及效果

（4）選中單元格A1，鼠標置于單元格右下角填充柄，當箭頭變成十字形時向右拉至P1單元格。然后再選中A1：P1向下拉，直至公式結(jié)果出現(xiàn)空白。此時工資條效果圖如圖2-21所示。圖2-21工資條初始圖2.2數(shù)據(jù)操作——工資條

（5）從圖中可以看出，此工資條工作表沒有任何格式，可以對其添加邊框，對表頭行添加底紋，通過這些格式的設(shè)置，工作表會變得比較美觀。若想出現(xiàn)第三行不加邊框，表頭行皆有底紋，則可以先設(shè)好一名員工的格式再向下拖拉，如圖2-22所示。圖2-22工資條生成效果圖2.2數(shù)據(jù)操作——工資條函數(shù)說明及其他：

CHOOSE函數(shù)是選擇函數(shù)，支持30個參數(shù)。EXCEL中CHOOSE函數(shù)從參數(shù)列表中選擇并返回一個值。第一個參數(shù)是選擇序號(數(shù)值)，其余參數(shù)是被選值。第一個參數(shù)是N則結(jié)果返回其余參數(shù)中第N個數(shù)值。

MOD函數(shù)是求余數(shù)函數(shù)，支持兩個參數(shù)，第一個參數(shù)是被除數(shù)，第二個參數(shù)是除數(shù)，結(jié)果返回余數(shù)。

ROW函數(shù)是返回指定行行號的函數(shù)，如果省略參數(shù)時則返回當前行。

OFFSET函數(shù)是返回偏移量的函數(shù)。支持5個參數(shù)，分別是[基點]、[向下偏移行數(shù)]、[向右偏移列數(shù)]、[引用區(qū)域的高度]、[引用區(qū)域的寬度]。

基點，可以是一個單元格，也可以是一個連續(xù)單元格區(qū)域；引用區(qū)域的高，即行數(shù)

引用區(qū)域的寬，即列數(shù)。

“”表示空白，返回空。

本公式巧妙運用MOD和ROW函數(shù)產(chǎn)生一個循環(huán)的序列，再通過CHOOSE函數(shù)參數(shù)的變化動態(tài)地引用工資表的明細數(shù)據(jù)，其中””的作用是當前行行號為3的倍數(shù)時返回空，從而產(chǎn)生一個空白行，方便制作工資條后裁剪。

除了以上的函數(shù)外，利用條件函數(shù)如IF函數(shù)也可以達到同樣的效果。

=IF(MOD(ROW(),3)=1,2014年1月工資表!A$1,IF(MOD(ROW(),3)=2,OFFSET('2014年1月工資表'!A$1,ROW()/3+1,0),"

"))

當然如果員工不多，也可利用定位空值法、排序法制作工資條。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條

雙行工資條頭設(shè)計，先看數(shù)據(jù)如圖2-23所示。

雙行條頭工資條和單行條頭實現(xiàn)方法基本相同，僅僅是公式有些差異。公式如下：=CHOOSE(MOD(ROW()，4)+1，“”，雙行表頭工資明細!A$1，雙行表頭工資明細!A$2，OFFSET(雙行表頭工資明細!A$1，ROW()/4+2，))，輸入公式后向后拉再向下拉至末行，然后通過前面介紹的方法設(shè)置邊框，其中部分單元格需去掉左邊框或者右邊框，使之顯得美觀。最后結(jié)果如下見圖2-24所示。圖2-23工作表名為“雙行表頭工資明細”的工資表圖2-24雙行工資表效果圖2.2數(shù)據(jù)操作——工資條（6）保存文件任務(wù)3工資條的打印

分析：工資條是公司定期發(fā)給員工的原始憑證紙條，因此需要合理的打印。步驟：

（1）選擇工作表“sheet3”進行頁面設(shè)置，點擊“頁面設(shè)置”選項卡分別執(zhí)行“頁面邊距”、“頁面方向”和“紙張大小”設(shè)置。在本案例中頁面方向采用“橫向”，因為工資條所涉及的項目較多；“頁邊距”可設(shè)置“水平居中”和“垂直居中”可以讓工作表打印在紙張的中間。

（2）選擇工作表“sheet3”進行頁眉頁腳設(shè)置，單擊“頁眉”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這個頁眉的形式，就給工作表設(shè)置好了一個頁眉，從預(yù)覽框中可以看到頁眉的效果。另外我們也可以根據(jù)需要進行自定義頁眉頁腳。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條（3）設(shè)置工作表的打印區(qū)域

默認情況下，如果用戶在Excel2010工作表中執(zhí)行打印操作的話，會打印當前工作表中所有非空單元格中的內(nèi)容。而很多情況下，用戶可能僅僅需要打印當前Excel2010工作表中的一部分內(nèi)容，而非所有內(nèi)容。此時，用戶可以為當前Excel2010工作表設(shè)置打印區(qū)域，具體操作為執(zhí)行“頁面設(shè)置→打印區(qū)域→設(shè)置打印區(qū)域”，然后在工作表中選取需要打印的數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖2-27所示。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條圖2-27設(shè)置“打印區(qū)域”命令

小提示：如果為當前Excel2010工作表設(shè)置打印區(qū)域后又希望能臨時打印全部內(nèi)容，則可以使用“忽略打印區(qū)域”功能。操作方法為：依次單擊“文件”→“打印”命令，在打開的打印窗口中單擊“設(shè)置”區(qū)域的打印范圍下拉三角按鈕，并在打開的列表中選中“忽略打印區(qū)域”選項。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條

（4）人工分頁

如果需要打印的工作表中的內(nèi)容不止一頁，MicrosoftExcel會自動插入分頁符，將工作表分成多頁。這些分頁符的位置取決于紙張的大小、頁邊距設(shè)置和設(shè)定的打印比例。工資條在發(fā)放中，應(yīng)該是按部門進行的，因為不同部門的工資條應(yīng)該打印在不同的頁面。因此，對于工資條的打印一般都要采用人工分頁。

插入水平分頁符可以執(zhí)行下列步驟：

單擊新起頁第一行所對應(yīng)的行號；

單擊“頁面設(shè)置——分隔符——分頁符”，通過分頁預(yù)覽可看出分頁效果，把不同的部門在不同頁面打印。

（5）頁面打印

進行頁面設(shè)置、打印區(qū)域等設(shè)置，打印預(yù)覽滿意后，即可正式打印了。在“打印預(yù)覽和打印”選項框中設(shè)置好相關(guān)打印參數(shù)，單擊“打印”按鈕進行打印輸出。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條4、總結(jié)

本案例是制作與打印員工工資條，在制作工資條時充分利用CHOOSE、MOD、OFFSET、ROW函數(shù)，準確有效地批量產(chǎn)生工資條；在打印員工工資條時巧妙的利用人工分頁合理的打印工資條。工資條制作及打印的方法可靈活廣泛的應(yīng)用到相類似的表格中。2.2數(shù)據(jù)操作——工資條2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析1、問題描述

小李在湖南開了若干家手機銷售連鎖店，為了提高管理水平，他打算用Excel工作表來管理銷售數(shù)據(jù)。如圖2-31是各連鎖店的銷售記錄流水帳表的一部分。圖2-31易達通訊公司銷售數(shù)據(jù)表2、解決思路

通過這些記錄的原始數(shù)據(jù)，EXCEL可以分析出每月的銷售冠軍以及達到銷售基本工作量的員工，可以將各個分店的數(shù)據(jù)進行合并，并分析出哪些產(chǎn)品暢銷以及各產(chǎn)品的銷售額及利潤等等。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析3、操作步驟

（1）建立數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)管理功能，例如，篩選、排序等是通過對數(shù)據(jù)庫的操作來實現(xiàn)的。在Excel中，排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作則是通過“數(shù)據(jù)清單”來進行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”?！皵?shù)據(jù)清單”是包含相似數(shù)據(jù)組并帶有標題的一組工作表數(shù)據(jù)行。

在Excel中，只要執(zhí)行了數(shù)據(jù)庫的操作，例如，查找、排序或分類匯總，就會自動認為你的清單是一個數(shù)據(jù)庫，其規(guī)則如下：

數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段；

數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，比如“姓名”就是一個字段名；

數(shù)據(jù)清單中的每一行被認為是數(shù)據(jù)庫中的一個記錄。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析建立數(shù)據(jù)清單時應(yīng)該注意如下幾點：在一張工作表上只能建立一個數(shù)據(jù)清單。因為某些清單管理功能（例如，篩選）一次只能在一個數(shù)據(jù)清單中使用。將相似項置于同一列，在設(shè)計數(shù)據(jù)清單時，應(yīng)使同一列中各行的數(shù)據(jù)項具有相同含義。例如，銷售人員列只能存放銷售人員的“姓名”，而不能存放其他信息。使清單獨立，在工作表中數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一個空列和一個空行。在執(zhí)行排序、篩選或插入自動匯總等操作時，有利于Excel檢測和選定數(shù)據(jù)清單的范圍。將標志數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部，避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，因為這些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時可能會被隱藏。顯示行和列，在更改數(shù)據(jù)清單之前，需確保隱藏的行或列也被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么執(zhí)行數(shù)據(jù)管理功能時，數(shù)據(jù)有可能會被刪除。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析（2）數(shù)據(jù)排序“排序”所依據(jù)的特征值稱為“關(guān)鍵字”，最多可以有3個“關(guān)鍵字”，依次稱為“主關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”。先根據(jù)“主關(guān)鍵字”進行排序，若遇到某些行其關(guān)鍵字的值相同而無法區(qū)分時，根據(jù)其“次要關(guān)鍵字”的值進行區(qū)分，若還有某些行它們的主關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字都相同，這時需要參考“第三關(guān)鍵字”。若還有相同的行只好按其行號大小進行分別了。當關(guān)鍵字的值是“文本型”時，例如，英文字母、英文標點符號即所謂“ASCII”字符，按其ASCII碼的值進行排序。即標點符號<0<1<2<…<A<B<…<Z<a<…<z。對于漢字則按其在字典中的順序，一般為其拼音的字母順序，也可以按其筆畫順序進行排列。對于“日期”型，越早的日期越小，越晚的日期越大。排序操作有兩種方法，單擊

（升序）或

（降序）按鈕；執(zhí)行菜單命令“數(shù)據(jù)”→“排序”，前者只能對單關(guān)鍵字排序，后者則可進行多關(guān)鍵字排序。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

打開通訊銷售表.xlsx，如圖2-32所示，我們希望對易達公司所有員工當月的銷售業(yè)績進行排序，首先按“金額”進行排序，在銷售金額相同時按“分公司”名排序，分公司名稱也相同的按“姓名”的筆劃數(shù)排序，如圖2-33所示，排序結(jié)果如圖2-34所示。圖2-32通訊銷售表2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-33排序操作圖2-34多關(guān)鍵字排序結(jié)果2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

（3）數(shù)據(jù)篩選

在瀏覽大量的數(shù)據(jù)時，可能會希望只顯示最感興趣的總分數(shù)據(jù)，如學(xué)生成績的前幾名、后幾名、前百分之幾、后百分之幾、分公司名等于某個值、滿足某個條件的數(shù)據(jù)，這時就要用到“篩選”功能。篩選不會以任何方式更改原始數(shù)據(jù)，只會將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏，取消篩選之后，所有數(shù)據(jù)都會重新出現(xiàn)。Excel中有“自動篩選”與“高級篩選”兩種方式。

自動篩選：自動篩選實際上是根據(jù)各列中的數(shù)據(jù)特征，自動建立一個查詢器，在這個查詢中可進行各種條件設(shè)置以篩選出特定的數(shù)據(jù)。

“自動篩選”操作步驟如下：

①選中成績表數(shù)據(jù)清單中任意單元格，單擊菜單命令“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動篩選”，建立“自動篩選器”，可以看到每列標題行右邊都有一個下拉箭頭，單擊“總成績”列右邊的下拉箭頭，如圖2-35所示。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-35自動篩選器

②打開“分公司”列的篩選器，選擇“全部”則顯示全部數(shù)據(jù)，選擇“長沙店”則僅顯示“長沙店”的銷售數(shù)據(jù)。

③類似地可以在品牌列選擇只查看指定品牌的手機的銷售情況。

④打開“單價”篩選器，選擇“數(shù)字篩選”，進入“自定義自動篩選方式”對話框，如圖2-36所示，將比較符選為“大于或等于”，比較值為“1500”，則可篩選出所有手機單價為1500元以上的數(shù)據(jù)了，篩選結(jié)果如圖2-37所示。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-36自定義篩選圖2-37自定義篩選結(jié)果2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

高級篩選：“自動篩選”基本上可以解決我們常規(guī)的查詢需要，但是“查詢條件”不能保存下來，條件輸入也比較繁瑣，“查詢結(jié)果”與“原始數(shù)據(jù)”混在一塊，對于某些復(fù)雜條件的篩選也無法完成。對于這些問題，我們可以使用Excel的“高級篩選”功能來解決。在案例中的“匯總詳表”中建立一個“高級篩選”，篩選出月銷售額在5500以上，或銷售數(shù)量在4臺以上的員工。

“高級篩選”操作步驟如下：

①在工作表第一行中插入3行空白行，在第一行中輸入字段名稱，該字段名稱與需要篩選區(qū)域中數(shù)據(jù)的字段名稱要一致。在第二行中，根據(jù)字段名稱設(shè)置不同的篩選條件，如圖2-38所示。圖2-38制作篩選條件2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

②執(zhí)行菜單命令“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“高級篩選”，彈出“高級篩選”對話框中設(shè)置篩選參數(shù)，如圖2-39所示，執(zhí)行結(jié)果如圖2-40所示。圖2-39設(shè)置篩選參數(shù)圖2-40高級篩選的結(jié)果2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

（4）分類匯總數(shù)據(jù)

在日常工作中經(jīng)常需要根據(jù)表中某個字段（例如，部門名稱）對數(shù)據(jù)進行分類匯總，如果手工操作，工作量很大且容易出錯。Excel的分類匯總功能可以自動根據(jù)用戶設(shè)定的分類字段進行分類，計算匯總值，并分級顯示列表，以便為每個分類匯總顯示和隱藏明細數(shù)據(jù)行。在創(chuàng)建分類匯總之前需要先對分類字段進行排序。分類匯總的實質(zhì)是先根據(jù)分類字段，對工作表中的記錄進行分類，然后計算每個分類的匯總值。

分類匯總操作步驟：

①選中“品牌”列中任意單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”→“排序”，在排序?qū)υ捒蛑羞x定主關(guān)鍵字為“品牌”，升序，單擊“確定”按鈕，完成操作。

②單擊菜單“數(shù)據(jù)”→“分類匯總”，彈出如圖2-41所示的對話框后，按圖設(shè)置匯總參數(shù)，然后單擊“確定”按鈕完成操作。匯總結(jié)果如圖2-42所示。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-41分類匯總對話框圖2-42分類匯總結(jié)果2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

（5）合并計算

一個公司內(nèi)可能有很多的銷售地區(qū)或者分公司，各個分公司具有各自的銷售報表和會計報表，為了對整個公司的所有情況進行全面的了解，就要將這些分散的數(shù)據(jù)進行合并，從而得到一份完整的銷售統(tǒng)計報表或會計報表。在Excel中，系統(tǒng)提供了合并計算的功能，來完成這些工作。

所謂合并計算是指，可以通過合并計算的方法來匯總一個或多個源區(qū)中的數(shù)據(jù)。Excel提供了兩種合并計算數(shù)據(jù)的方法。一是通過位置，即所有源區(qū)域具有相同位置的數(shù)據(jù)匯總。二是通過分類，當源區(qū)域沒有相同的布局時，則采用分類方式進行匯總。

要想合并計算數(shù)據(jù)，首先必須為匯總信息定義一個目標區(qū)，用來顯示摘錄的信息。此目標區(qū)域可與源數(shù)據(jù)在相同的工作表上，也可在另一個工作表上。其次，需要選擇要合并計算的數(shù)據(jù)源。此數(shù)據(jù)源可以來自單個工作表、多個工作表或多重工作簿中。

在Excel中，最多可指定255個源區(qū)域來進行合并計算。在合并計算時，可以不打開包含源區(qū)域的工作簿。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

如圖2-43為易達通訊三個分公司的銷售統(tǒng)計表（按品牌），總公司要求將三個表中的數(shù)據(jù)進行合并計算，合并計算操作步驟如下：圖2-43具有相同格式的三個數(shù)據(jù)表

①在“匯總表”中為合并計算的數(shù)據(jù)選定目的區(qū)的起始單元格B2；

②執(zhí)行菜單命“數(shù)據(jù)”→“合并計算”，出現(xiàn)圖2-44的合并計算對話框，計算結(jié)果如圖2-45所示；圖2-44合并計算對話框圖2-45合并計算結(jié)果2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

③在“函數(shù)”框中，選定合并計算數(shù)據(jù)的匯總函數(shù)“求和”（可選函數(shù)還有：計數(shù)、平均值、最大值、平均方差等）；

④在“引用位置”框中，輸入需要進行合并計算的源數(shù)據(jù)區(qū)，也可單擊“引用位置”旁的

，然后在相應(yīng)工作表中選定源數(shù)據(jù)區(qū)域；

⑤重復(fù)上述步驟，將要進行合并計算的所有源數(shù)據(jù)區(qū)區(qū)域都添加，完成后單擊“確定”按鈕，合并計算結(jié)果如圖2-45所示。

（6）Excel圖表

圖表操作步驟如下：

①生成圖表

單擊“插入”→“圖表”，根據(jù)要求選擇需要的圖表類型。

下面以插入二維簇狀柱形圖為例，選中需要生成圖表的數(shù)據(jù)，單擊“插入”→“圖表”→“柱形圖”→“簇狀柱形圖”，如圖2-46所示。

當圖表生成后，可以看到，圖例項是“金額”、“單價”，X軸標簽是“品牌”，單擊生成的圖表，如圖2-47所示，功能區(qū)就會彈出圖片工具可以對圖表數(shù)據(jù)或格式進行設(shè)置。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-46選擇圖表類型圖2-47圖表2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

②刪除和增加圖例項

單擊功能區(qū)中的“設(shè)計”→“數(shù)據(jù)”→“選擇數(shù)據(jù)”，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框左側(cè)的圖例項中，選擇要刪除的圖例，單擊“刪除”按鈕即可，如圖2-48所示。

增加圖例項，即在如圖2-48所示的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框的“圖例項”中單擊“添加”按鈕，把刪除的圖例項添加進來。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

③更改X軸的標簽與文字方向

更改X軸的標簽：單擊功能區(qū)中的“設(shè)計”→“數(shù)據(jù)”→“選擇數(shù)據(jù)”，在彈出的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框的“水平（分類）”軸標簽中選擇“編輯”按鈕，在“軸標簽對話框”的“軸標簽區(qū)域”中選擇需要更改列的數(shù)據(jù)，如圖2-49所示。

更改X軸的文字方向：右擊X軸標簽數(shù)據(jù)，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置坐標軸格式”，在彈出的對話框中，在左側(cè)選擇“對齊方式”選項，在右側(cè)“文字方向”中選擇文字方向，如圖2-50所示。圖2-49更改X軸標簽2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-50設(shè)置文字方向

④修改Y軸數(shù)據(jù)格式

右擊Y軸標簽數(shù)據(jù)，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“設(shè)置坐標格式”，設(shè)置坐標軸主要刻度、次要刻度、最大值和最小值，設(shè)置坐標軸數(shù)字格式，設(shè)置坐標軸對齊方式和文字方向如圖2-51所示。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-51修改Y軸數(shù)據(jù)格式2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

⑤增加圖表標題與坐標軸標題

增加圖表標題：單擊“布局”→“標簽”→“圖表標題”，如圖2-52所示。圖2-52圖表標題2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

增加坐標軸標題：單擊“布局”→“標簽”→“坐標軸標題”，如圖2-53所示。圖2-53添加坐標軸標題2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

⑥圖例位置與數(shù)據(jù)標簽

圖例位置：單擊“布局”→“標簽”→“圖表標題”，如圖2-54所示。圖2-54設(shè)置圖例位置2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)標簽：單擊“布局”→“標簽”→“數(shù)據(jù)標簽”，如圖2-55所示。圖2-55設(shè)置數(shù)據(jù)標簽2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析⑦網(wǎng)格線單擊“布局”→“標簽”→“網(wǎng)格線”，如圖2-56所示。⑧背景

在繪圖區(qū)右擊，選擇“設(shè)置繪圖區(qū)格式”，打開“設(shè)置繪圖區(qū)格式”對話框，在此可設(shè)置繪圖區(qū)的背景填充。

在圖表區(qū)右擊，選擇“設(shè)置圖表區(qū)格式”，打開“設(shè)置圖表區(qū)格式”對話框，在此可設(shè)置圖表區(qū)的背景填充。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析⑨切換圖表行列切換圖表行列即是將圖例項變?yōu)閄軸標簽，將X軸標簽變?yōu)閳D例項。單擊功能區(qū)的“設(shè)計”→“類型”→“更改圖表類型。”⑩數(shù)據(jù)表單擊“布局”→“標簽”→“模擬運算表”，如圖2-59所示。圖2-59添加數(shù)據(jù)表2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析（7）數(shù)據(jù)透視表前面介紹的篩選、合并計算、分類匯總對于一般的數(shù)據(jù)分析、匯總基本能滿足需要，但如果要合計較大的列表并對每個數(shù)字進行多種比較時，使用數(shù)據(jù)透視表則更為合適。在Excel中可以動態(tài)地改變數(shù)據(jù)透視表版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，通過刷新便可更新數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視圖是為現(xiàn)有數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)提供圖形化分析的交互式圖表。下面通過實例來說明使用Excel2010中的數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖的創(chuàng)建。圖2-60是易達通訊公司的銷售匯總數(shù)據(jù)，希望能夠靈活地看整個公司、各分公司、各品牌、各型號的匯總數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)透視表操作步驟如下：①選擇案例素材中的“匯總詳情表”，并單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-60易達通訊銷售數(shù)據(jù)匯總2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析

②執(zhí)行菜單命令“插入”→“數(shù)據(jù)透視表”，將打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，選定數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖2-61所示。圖2-61選定數(shù)據(jù)區(qū)域圖

③進入“數(shù)據(jù)透視表—布局”窗口，將分公司拖入到報表篩選區(qū)域，將“品牌”拖入到行標簽區(qū)域，將“型號”拖入到列標簽區(qū)域，依次將“金額”和“數(shù)量”拖入到數(shù)值區(qū)域，如圖2-62所示。2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析圖2-62設(shè)置布局圖2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析4、總結(jié)

本例以Excel數(shù)據(jù)處理為例，介紹了表格處理軟件的主要功能、基本操作，重點講解了利用Excel制作電子表格、對表格數(shù)據(jù)進行運算、運用圖表分析數(shù)據(jù)以及對數(shù)據(jù)進行排序、篩選等數(shù)據(jù)管理與分析的操作方法。通過本章的學(xué)習(xí)，能夠幫助讀者更好地理解Excel2010的操作和應(yīng)用。

2.3數(shù)據(jù)分析——銷售數(shù)據(jù)分析本章結(jié)束Office2010高級應(yīng)用案例教程

第3章PowerPoint高級應(yīng)用3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹3.2視頻應(yīng)用——奧斯卡最佳動畫短片3.3觸發(fā)器應(yīng)用——水果英語單詞課件

3.4PowerPoint高級應(yīng)用——文稿打包與解包知識要點：綜合動用圖形、圖表等完成公司介紹的制作在演示文稿中實現(xiàn)視頻的插入運用觸發(fā)器完成水果英語單詞課件的制作實現(xiàn)演示文稿的打包與解包3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹1、問題描述2、解決思路

SmartArt圖形是信息和觀點的可視化表示形式，而圖表是數(shù)字值或數(shù)據(jù)的可視圖示。一般來說，SmartArt圖形是為文本設(shè)計的，而圖表是為數(shù)字設(shè)計的。

在幻燈片中插入圖表，不僅可以快速、直觀地表達你的觀點，而且還可以用圖表轉(zhuǎn)換表格數(shù)據(jù)，來展示比較、模式和趨勢，給觀眾留下深刻的印象。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹3、操作步驟（1）SmartArt使用

建立SmartArt圖形

在幻燈片中使用SmartArt圖形有兩種方法：一是SmartArt圖形插入幻燈片之后輸入文本，二是直接將幻燈片文字變成SmartArt圖形。

①單擊“插入”選項卡的“插圖”組——“SmartArt”，彈出“選擇SmartArt圖形”對話框，如圖3-3所示。然后，選擇一種“SmartArt”圖形，在圖形中插入文字。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹

②在幻燈片中插入一個文本框，把需要變?yōu)镾martArt圖形的文字放入其中。接下來，選中文字所在的文本框，單擊“開始”選項卡中的“段落”組——“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形”，打開下拉列表，選擇合適的圖形（如“交錯流程”或“分段流程”）。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹①增加和刪除項目3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹

修改SmartArt圖形

插入SmartArt圖形之后，如果對圖形樣式和效果不滿意，可以對其進行必要的修改。從整體上見，SmartArt圖形是一個整體，它是由圖形和文字組成的。因此，允許用戶對整個SmartArt圖形、文字和構(gòu)成SmartArt的子圖形分別進行設(shè)置和修改。②更改SmartArt圖形的布局3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹

③修改SmartArt圖形樣式。單擊“SmartArt工具”下的“設(shè)計”選項卡，在“SmartArt樣式”組中進行樣式選擇。該區(qū)域是動態(tài)的，它會隨著用戶插入的SmartArt圖形自動變化，用戶從中可以選擇合適的樣式。

④修改SmartArt圖形顏色。單擊“SmartArt工具”下的“設(shè)計”選項卡，在“SmartArt樣式”組中單擊“更改顏色”按鈕，在下拉菜單中即可顯示出所有的圖形顏色樣式，用戶顏色樣式列表中即可選擇合適的顏色，如圖3-6所示。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹

⑤設(shè)置SmartArt圖形填充。單擊“SmartArt工具”下的“格式”選項卡，在“形狀樣式”組中單擊“形狀填充”按鈕，彈出下拉菜單，用戶可以通過其中的命令為SmartArt設(shè)置填充色、填充紋理或填充圖片。

⑥設(shè)置SmartArt圖形效果。單擊“SmartArt工具”下的“格式”選項卡，在“形狀樣式”組中單擊“形狀效果”按鈕，彈出下拉菜單，用戶可以通過其中的命令為SmartArt圖形設(shè)計陰影、映像、棱臺、三維旋轉(zhuǎn)效果。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹

（2）圖表使用

插入圖表

PowerPoint2010中可以插入多種數(shù)據(jù)圖表和圖形，如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、散點圖、股價圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖和雷達圖等共11類。

在“插入”選項卡上的“插圖”組中，單擊“圖表”，彈出“插入圖表”對話框，如圖3-7所示。第一個框顯示圖表類型類別的列表，第二個框顯示每種圖表類型類別可用的圖表類型。在“插入圖表”對話框中，選擇所需圖表的類型，然后單擊“確定”。進入圖表編輯狀態(tài)，如圖3-8所示。在Excel2010中編輯數(shù)據(jù)，編輯完數(shù)據(jù)后，關(guān)閉Excel。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹編輯圖表

對插入的圖表可以進行多方面的編輯處理，如修改表中數(shù)據(jù)、圖表類型改變等。在“圖表工具”下單擊“設(shè)計”、“布局”和“格式”選項卡，如圖3-9所示。按照各選項卡上提供的組合選項進行圖表編輯。還可以通過右鍵單擊某些圖表元素（如圖表軸或圖例），訪問這些圖表元素特有的設(shè)計、布局和格式設(shè)置功能。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹①修改圖表數(shù)據(jù)②更改圖表類型③編輯圖表格式3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹4、總結(jié)

在制作幻燈片的過程中，恰到好處地應(yīng)用圖形、圖表等元素，能為演示文稿增色不少，從而大大提高觀賞者閱讀興趣。3.1圖形圖表應(yīng)用——公司介紹3.2視頻應(yīng)用——奧斯卡最佳動畫短片1、問題描述

為了使演示文稿更具吸引力，用戶可在幻燈片中使用視頻，在娛樂性和感染力方面，什么也比不上多媒體節(jié)目。3.2視頻應(yīng)用——奧斯卡最佳動畫短片2、解決思路

添加視頻分為三類：來自文件中的視頻、來自網(wǎng)站的視頻和剪貼畫視頻。下面將介紹添加視頻文件和控制視頻播放兩方面內(nèi)容。3.2視頻應(yīng)用——奧斯卡最佳動畫短片3、操作步驟

（1）添加視頻文件添加視頻分為三類：來自文件中的視頻、來自網(wǎng)站的視頻和剪貼畫視頻。在“插入”選項卡上的“媒體”組匯總，單擊“視頻”下面的箭頭，彈出如圖3-12所示的下拉菜單。

①添加來自文件中的視頻。單擊要嵌入視頻的幻燈片。在“插入”選項卡上的“媒體”組中，單擊“文件中的視頻”。在“插入視頻”對話框中，找到并單擊要嵌入的視頻。圖3-13為插入的一個視頻。3.2視頻應(yīng)用——奧斯卡最佳動畫短片

②添加來自網(wǎng)站的視頻。在“插入”選項卡上的“媒體”組中，單擊“視頻”下的箭頭，然后單擊“來自網(wǎng)站的視頻”。從彈出的“從網(wǎng)站插入視頻”對話框中輸入網(wǎng)絡(luò)視頻的地址，然后單擊“插入”按鈕，如圖3-14所示。如何找到網(wǎng)絡(luò)視頻的地址呢