關(guān)于對外簽訂合同流程管理的規(guī)定

關(guān)于對外簽訂合同流程管理的規(guī)定

為加強對外簽訂合同的管理,保證合同合法有效,避免市場經(jīng)濟中的風(fēng)險,有效地防止和減少公司在經(jīng)營中可能發(fā)生的經(jīng)濟損失,特制定本規(guī)定,望各部門遵照執(zhí)行。

一、簽訂合同前的準備

1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、資質(zhì)證明復(fù)印件等證照進行核實,并了解其誠信、履約能力。

2、公司經(jīng)辦人參考有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協(xié)商、修改、確認合同條款。

3、合同一般應(yīng)當包括以下內(nèi)容:

〔1〕當事人的名稱和住所;

〔2〕標的、數(shù)量;

〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標準、異議期、質(zhì)保期;

〔4〕價款或者報酬;

〔5〕履行期限、地點和方式;

〔6〕違約責(zé)任;

〔7〕解決爭議的方法;一般情況下約定由公司住所地人民法院管轄。

4、與對方當事人協(xié)商修訂合同中,必須注意以下事項:

〔1〕對方當事人的名稱和住所必須準確、清楚，如果對方是公司，公司的名稱必須是全稱同時與該公司的公章相一致。簽訂合同應(yīng)主體適格，意思真實，目的合法，不損害社會公共利益。不違反法律，行政法的強制性規(guī)定。〔2〕合同對標的的約定應(yīng)明確無誤。標的物的名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色、數(shù)量等要具體；對不易確定的無形財產(chǎn)（如商標、專利、技術(shù)秘密等）、勞務(wù)、工作成果等盡量描述準確明白。

〔3〕質(zhì)量:國家有強制性標準的，首先必須按國家標準執(zhí)行；其次按行業(yè)標準、企業(yè)標準執(zhí)行；無國家標準和行業(yè)標準的,當事人雙方也可以在合同中約定質(zhì)量標準。

合同中必須約定質(zhì)量保證期；國家、行業(yè)有規(guī)定的適用國家行業(yè)規(guī)定。

合同中可以約定質(zhì)量檢驗方法、質(zhì)量異議期。采購合同質(zhì)量異議期盡量延長時間,力爭與質(zhì)量保證期一致。

〔4〕合同價款。在與對方當事人協(xié)商修訂合同時,合同的價款應(yīng)得到公司財務(wù)部及分管副總、總經(jīng)理的批準。

〔5〕合同履行期限、地點和方式應(yīng)當具體明確。涉及到公司對外給付價款義務(wù)的,應(yīng)參照公司財務(wù)規(guī)定執(zhí)行，留有較充分的時間余地,盡量避免我公司違約。

〔6〕違約責(zé)任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責(zé)任形式，不應(yīng)采用罰款的形式。

二、合同的審查批準和簽訂。

1、經(jīng)辦人將合同文本底稿報送公司財務(wù)部和總經(jīng)辦審核，分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。

2、公司的分管副總經(jīng)理,應(yīng)當依照本規(guī)定第一部分的要求審核合同，并對其負責(zé)。

3、公司財務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)當從公司風(fēng)險方面審核合同底稿,并提供建議,供公司總經(jīng)理參考。對一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當前公司經(jīng)營中又暫時無法避免的、可能無效的合同,財務(wù)部和總經(jīng)辦應(yīng)從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),審核合同時盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失；或以一較小的風(fēng)險來回避更大的風(fēng)險。

4、合同底稿按程序?qū)徍藢徟ǜ搴?經(jīng)辦人制作正式合同文本,由雙方當事人簽字蓋章。經(jīng)辦人應(yīng)留存一份合同復(fù)印件備查。

三、合同的履行。

1、合同經(jīng)雙方當事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人負責(zé)跟蹤合同的履行；在合同履行期間,經(jīng)辦人負有下列責(zé)任:

〔1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料。

〔2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時,及時向公司分管副總經(jīng)理及總經(jīng)辦法務(wù)處匯報，并研究決定應(yīng)對措施。

〔3〕合同履行終結(jié),應(yīng)將合同復(fù)印件和履行中形成的所有文字材料按時間順序裝訂成檔案,交公司總經(jīng)辦（文控中心）、歸檔。

2、公司財務(wù)部門對合同中的付款義務(wù)具有監(jiān)督權(quán)和按合同付款的職責(zé),盡可能地避免我公司逾期付款的違約責(zé)任。

3、合同履行中,經(jīng)辦人應(yīng)按下列規(guī)定執(zhí)行:

（1）合同生效后,發(fā)現(xiàn)合同對質(zhì)量、價款或者報酬、履行地點等內(nèi)容沒有約定或者約定不明的,應(yīng)及時與對方當事人補充協(xié)議。

（2）合同生效后,發(fā)現(xiàn)我公司對訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或?qū)Ψ疆斒氯艘云墼p、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應(yīng)在知道后立即行使撤銷權(quán)。

（3）合同約定對方當事人應(yīng)先履行而未履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定雙方應(yīng)同時履行,對方未履行而要求我公司履行的,我公司有權(quán)拒絕其