供應(yīng)鏈管理視角下的人力資源外包流程設(shè)計

供應(yīng)鏈管理視角下的人力資源外包流程設(shè)計

摘要：本文是從供應(yīng)鏈管理理念出發(fā)，運用供應(yīng)鏈管理所強調(diào)的快速反應(yīng)市場需求、戰(zhàn)略管理、高柔性、低風(fēng)險、成本－效益目標等理念，為企業(yè)的人力資源外包活動設(shè)計一條較為科學(xué)的操作流程，并強調(diào)了相關(guān)注意事項。

關(guān)鍵詞：人力資源外包；供應(yīng)鏈管理；流程設(shè)計

Abstract:Thisarticle,byapplyingtheoriesofimmediatereactiontomarketneeds,strategicmanagement,highelasticity,lowrisk,andcost-benefittarget,whichareemphasizedinsupplychainmanagement,itdesignsareasonableoperationprocedureforenterpriseHRoutsourcingactivities,andhighlightsrelatedpointstobenoticed.Keywords:HRoutsourcing,supplychainmanagement,processdesign

一、人力資源外包的供應(yīng)鏈分析

1990年，GaryHamel和C．K．Paranoid在《哈佛商業(yè)評論》發(fā)表了題為《企業(yè)的核心競爭力》的文章，發(fā)明了“外包”這個詞。所謂“外包”，即組織把某個項目或者工作內(nèi)容交給專門從事這種工作的公司。通過外包那些企業(yè)自身缺少能力或能力不強的部分，企業(yè)可以專注于培養(yǎng)能創(chuàng)造價值的核心競爭力。其核心思想是：企業(yè)在內(nèi)部資源有限的情況下，為取得更大的競爭優(yōu)勢，僅保留其最具競爭優(yōu)勢的業(yè)務(wù)，而將其他業(yè)務(wù)委托給比自己更具成本優(yōu)勢和專業(yè)知識的企業(yè)。基于這樣的理念，可以推斷出人力資源外包，就是企業(yè)根據(jù)需要將某一項或幾項人力資源管理工作或職能外包出去，交由其他企業(yè)或組織進行管理，以專注于人力資源管理的核心戰(zhàn)略性活動，實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。

供應(yīng)鏈管理是一種基于“競爭—合作—協(xié)調(diào)”機制的、以分布企業(yè)集成和分布作業(yè)協(xié)調(diào)為保證的新的企業(yè)運作模式。它通過供應(yīng)鏈管理的合作機制、決策機制、激勵機制和自律機制等來實現(xiàn)最大限度地發(fā)揮出供應(yīng)鏈整體的力量，達到供應(yīng)鏈企業(yè)群體獲益的目的。

供應(yīng)鏈管理注重的是企業(yè)核心競爭力，強調(diào)根據(jù)企業(yè)的自身特點，專門從事某一領(lǐng)域、某一專門業(yè)務(wù)，在某一點形成自己的核心競爭力，這必然要求企業(yè)將其他非核心競爭力業(yè)務(wù)外包給其他企業(yè)。本文即是從供應(yīng)鏈管理理念出發(fā)，運用供應(yīng)鏈管理所強調(diào)的快速反應(yīng)市場需求、戰(zhàn)略管理、高柔性、低風(fēng)險、成本－效益目標等理念，設(shè)計出一條較為完善的人力資源外包流程設(shè)計，以供參考。

二、基于供應(yīng)鏈管理理念的人力資源外包流程設(shè)計

1.明確外包目的，確認實現(xiàn)可能

目前由于各種原因，引入人力資源外包體系并不一定總會導(dǎo)致成本下降和人力資源管理質(zhì)量的提升，所以在導(dǎo)入人力資源外包體系時一定要明確目的，并確認目的的可實現(xiàn)性。是否決定簽約、外包，可以用決策學(xué)科的方法論來加以評估、判定。首先，要確定現(xiàn)有人力資源項目或職能對于機構(gòu)的使命來說，是否至關(guān)重要。若不是，就需要考慮結(jié)束或放棄該項人力資源職能或項目；若是，那么要評估該項業(yè)務(wù)是由企業(yè)內(nèi)部完成還是外包出去由專業(yè)服務(wù)商來完成更好一些。如外包出去效果好，就要考慮把該項目或職能放手讓外包服務(wù)商去做；如由內(nèi)部來做效果更好，便應(yīng)探索是否有更好的途徑，以通過減少成本或改善績效的辦法，來提升人力資源的運作績效。

2.做好內(nèi)部溝通，取得一致認同

在做出外包決定后，企業(yè)應(yīng)采取會議、培訓(xùn)等形式，讓員工知道外包決策的來由，并在公司管理內(nèi)部溝通人力資源外包的認識，取得人力資源部、管理高層、相關(guān)部門等公司內(nèi)部的認同。特別是在進行如薪酬考核方案、人力資源制度設(shè)計等要求人力資源管理變革的外包項目之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好幾方面的準備：首先，應(yīng)當(dāng)做好對員工的宣貫工作，營造變革的氣氛，保證服務(wù)實施的效果；其次要在內(nèi)部管理流程方面進行優(yōu)化，為外包服務(wù)的實施搭建順暢的通道。

3.成立實施小組，指定執(zhí)行單位

成立由高層管理人員、人力資源部門、相關(guān)部門及相關(guān)人員代表組成的人力資源外包實施決策小組，并指定人力資源部門為執(zhí)行單位。共同決策，共同實施，讓相關(guān)環(huán)節(jié)上的人員參與工作中來，工作的執(zhí)行才可能最大化得到各方面配合。

4.起草項目邀請，發(fā)出服務(wù)邀請

起草人力資源外包項目邀請書，講明外包的目的并介紹項目相關(guān)情況，規(guī)定邀請截止日期和邀請服務(wù)商的標準，并注明允許服務(wù)商索要補充信息；收集當(dāng)?shù)厝肆Y源外包服務(wù)供應(yīng)商名單，向名單上的所有服務(wù)商發(fā)出邀請書。俗話說的好，不怕不識貨、就怕貨比貨。貨比三家，確保自己獲得性價比較高的服務(wù)。

5.約請見面會議，進行充分溝通

約請接受了邀請的合格服務(wù)商開見面會議，與服務(wù)商在會議上互動，詳細講明相關(guān)服務(wù)要求細節(jié)和項目細節(jié)，并回答服務(wù)商的提問，要求服務(wù)商在會后指定時間提交服務(wù)方案，服務(wù)方案要包括外包模式、服務(wù)項目、每個服務(wù)項目的服務(wù)流程和報價；要允許服務(wù)商會后索要補充信息或允許服務(wù)商會后開展的調(diào)研工作。充分溝通才可能充分了解，充分了解才可能提出合理科學(xué)的解決方案。

6.確定外包模式，鎖定服務(wù)項目

比較各種外包模式和服務(wù)項目，確定外包項目的最佳外包模式和服務(wù)項目，并要求服務(wù)商按照最佳外包模式和服務(wù)項目對每個服務(wù)項目的服務(wù)流程確認和報價。所謂三個臭皮匠頂上一個諸葛亮，不同的外包機構(gòu)針對相同的情況會有不同的外包模式和服務(wù)項目，而相同的外包模式和服務(wù)項目則往往會有不同的服務(wù)報價。因此企業(yè)應(yīng)該吸取百家精華為我所用。

7.甄選服務(wù)商戶，細化服務(wù)方案

確定兩至三名服務(wù)商進行最終評比，要求服務(wù)商提交最終方案，方案要進一步詳細，必須包括外包模式、服務(wù)項目、每個服務(wù)項目的服務(wù)流程和報價、方案所涉及到的各種法律文本、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控參考指標、服務(wù)獎懲措施建議和意外補救措施等。另外，挑選的服務(wù)商必須是高信譽的并且使我們所要協(xié)作的工作是他們的長項、優(yōu)勢。要將工作盡可能細致，將事情盡可能事前先想出來，細節(jié)決定成敗決非一句空話。

8.確定最終方案，選定商家簽約

確定最后要簽約的服務(wù)商，將方案最終修改簽名確認后再簽訂合約，方案做為合同的附件存在。方案只有做為合同附件才具備法律效力，服務(wù)商方案只有具備了法律效力才可能真正起到約束作用；另外方案固定下來也能起到一個明確的指導(dǎo)作用，不會因為合作雙方具體人員變動而影響項目的執(zhí)行。

9.指定監(jiān)督人員，維護合同執(zhí)行

指定人力資源部具體人員監(jiān)督項目實施，維護合同和方案的實際執(zhí)行。

在法律合同的基礎(chǔ)上，首先：和人才服務(wù)機構(gòu)樹立“雙贏”的管理理念，雙方都應(yīng)對對方的資產(chǎn)和利益負責(zé)，只有如此，雙方才能確立基于真誠合作的長期協(xié)作關(guān)系。其次：雙方應(yīng)定期進行溝通，以明確外包任務(wù)的完成情況或提供給服務(wù)商需要的各種企業(yè)的資料，了解、反饋租賃員工的工作情況等。再次：企業(yè)不管是在法律層面還是道德層面，都應(yīng)該尊重人才服務(wù)機構(gòu)和租賃的員工，保護他們的利益不受侵犯，保護租賃員工的人身安全和為他們提供相應(yīng)的教育和培訓(xùn)機會，同時減少和避免人事糾紛。

三、人力資源外包過程中應(yīng)注意的問題

以上提供了一套基于供應(yīng)鏈管理理念的人力資源外包流程，但由于供應(yīng)鏈自身具備的復(fù)雜性、動態(tài)性、交叉性等特點，使得我們在運用這一流程時必須注意以下問題：

1.從戰(zhàn)略高度實施人力資源外包

根據(jù)“木桶理論”，供應(yīng)鏈管理更注重合作競爭，充分發(fā)揮“鏈”上企業(yè)的核心競爭優(yōu)勢，創(chuàng)造競爭的整體優(yōu)勢。因此，作為節(jié)點的核心企業(yè)，應(yīng)從宏觀層面分析企業(yè)自身特點，充分利用供應(yīng)鏈上各節(jié)點的資源優(yōu)勢，把對于一些外包商可以更好完成的事情，毫不遲疑地外包出去，使企業(yè)便可以專注于自己的核心競爭力，從而能夠極大地提升自己在人力資源管理領(lǐng)域的競爭能力。

2.人力資源外包內(nèi)容的選擇問題

企業(yè)應(yīng)把重復(fù)的、繁瑣的、事務(wù)性的和一些不涉及企業(yè)機密的人事行政工作，諸如社會福利管理、工資發(fā)放、檔案管理、技能培訓(xùn)等外包給專業(yè)性人力資源機構(gòu)，使核心企業(yè)人力資源部門從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中解脫出來，集中進行本企業(yè)人力資源戰(zhàn)略運作。但是，若把一些核心人力資源職能，諸如薪酬管理外包出去，則會將商業(yè)機密泄露給競爭對手，給企業(yè)帶來極為不利的影響。

另外，企業(yè)在選擇外包方式的時候最好不要絕對化的“除核心競爭能力之外的完全業(yè)務(wù)外包”，可以選擇合作經(jīng)營，或者臨時服務(wù)的方式，這樣在某種程度上可以在風(fēng)險發(fā)生時迅速的轉(zhuǎn)移，跳出“陷阱”，另擇出路。

3.樹立“只求為我用，不求為我有”的大人才觀

我們現(xiàn)代的企業(yè)和企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者、人力資源管理者、以及一般管理者都應(yīng)該確立“只求為我所用，不求為我所有”的大人才觀，從而為我們企業(yè)進行有效靈活的人力資源管理和靈活的運用現(xiàn)在社會的各種人力資源奠定基礎(chǔ)，使得企業(yè)的決策為企業(yè)所有員工所認可、接受、擁護和執(zhí)行，使全企業(yè)都接受相應(yīng)的各種觀念和相應(yīng)的各種觀點。

4.進行文化、意識層面的深入溝通

除了外包模式、項目、費用的物質(zhì)層面溝通，企業(yè)和人才供應(yīng)商雙方還應(yīng)相互了解彼此的企業(yè)文化、價值觀念、用人方式以及對人性的各種認識，基于雙方共識的基礎(chǔ)上建立真正的信任合作關(guān)系；而且雙方應(yīng)該是基于建立長期的合作關(guān)系而做出的相應(yīng)的承諾、簽訂相應(yīng)的人員外包和租賃合同，只有基于此條件上的各種協(xié)作才能保證協(xié)作的有效進行，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

5.簽訂明細條款，彌補法律漏洞

由于我國目前相關(guān)法律法規(guī)不夠完善，在與服務(wù)商簽訂合同時，要特別注意考慮來自服務(wù)商方面的風(fēng)險問題。在外包項目預(yù)期效果、階段考核、信息安全、損失賠償?shù)确矫娴臈l款應(yīng)當(dāng)明確詳細，不能有模棱兩可的描述和各種誤差。在特定的條件下，還應(yīng)該加入相應(yīng)的協(xié)商和議價條款，以完善各種合同條款。

6.注意保持外包前后內(nèi)部員工士氣

在轉(zhuǎn)移外包過程中，要通過公開性的溝通、走動式管理等方式，證明公司仍然重視員工。在員工士氣低落期間，管理人員必須向員工證明他們有耐心傾聽他們關(guān)注的問題，并進行包括哪些崗位必須外包出去的決策前后的溝通。在這段時間，人力資源主管可推動高管及中層管理人員以會議和走動管理的方式，接觸和傾聽員工的希望與聲音，讓員工感覺到自己仍然得到了公司的關(guān)注與認可。

7.企業(yè)人力資源外包的項目應(yīng)做動態(tài)調(diào)整

供應(yīng)鏈管理要求，為適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略和適應(yīng)市場需求變化的需要，其中節(jié)點企業(yè)需要動態(tài)地更新。在人力資源外包過程中，隨著時間的推移，企業(yè)的經(jīng)驗曲線會越來越陡峭，越來越多的成本低質(zhì)量高的HR工作可以從市場中獲得。因此企業(yè)應(yīng)根據(jù)HR及公司總體戰(zhàn)略對外包項目做動態(tài)調(diào)整。

8.避免簡單復(fù)制成功企業(yè)的外包經(jīng)驗

對于同一項人力資源外包工作，在一個企業(yè)外包成功，復(fù)制到另外一個企業(yè)不一定適用。故企業(yè)在選擇外包項目時，除了參考外包決策矩陣的原則外，還應(yīng)綜合考慮企業(yè)戰(zhàn)略、員工特點、企業(yè)文化等多種因素，選擇適合自身狀況的人力資源外包方案。

9.運用自律機制，做好外包后的日常工作

自律機制要求供應(yīng)鏈企業(yè)向行業(yè)的領(lǐng)頭企業(yè)或最具競爭力的競爭對手看齊，不斷對產(chǎn)品、服務(wù)和供應(yīng)鏈業(yè)績進行評價，并不斷地改進，以使企業(yè)能保持自己的競爭力和持續(xù)發(fā)展。因此，人力資源外包并不是將工作負擔(dān)移轉(zhuǎn)給服務(wù)商，而是連結(jié)服務(wù)商的工作能量，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。人力資源外包之后，企業(yè)還需要很多日常的管理工作，需要適時監(jiān)控外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量和水平，更需要通過推行自律機制，更好地了解業(yè)內(nèi)最先進的管理理念，提高HR部門的工作能力，進而提升企業(yè)的整體競爭力。

總之，從供應(yīng)鏈管理視角透視當(dāng)今國內(nèi)人力資源外包，就是要把外包企業(yè)看作客戶，尋求到合適的人才和服務(wù)即是客戶的購買目的。而對于