物資編碼管理辦法

物資編碼管理辦法第一章

總

則第一條為建立統(tǒng)一的物資編碼數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)物資編碼數(shù)據(jù)的管理標準化、規(guī)范化，特制定本辦法。第二條X物資編碼管理實行“統(tǒng)一管理、集中運維”的管理體制，遵循規(guī)范、統(tǒng)一、共享的原則開展物資編碼管理工作。第三條物資編碼是指物資的唯一標識代碼，主要應用于通過信息化系統(tǒng)對物資開展采購、消耗、庫存量統(tǒng)計分析和管理。物資編碼包含物資編號、物資名稱、規(guī)格型號、計量單位等信息。第四條物資編碼管理內(nèi)容主要包括管理標準、分類管理、權(quán)限管理、業(yè)務流程、系統(tǒng)管理、監(jiān)督與考核等方面。第五條鐵建云采平臺物料編碼管理系統(tǒng)是股份公司物資編碼數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理平臺，各單位不再自行建設物資編碼管理系統(tǒng)。第六條股份公司各級法人單位對所屬單位物資編碼工作進行監(jiān)管，確保物資編碼管理工作有序開展。第七條本辦法適用于股份公司及所屬各單位境內(nèi)項目所有物資管理業(yè)務中的物資編碼。第二章

機構(gòu)與職責第八條股份公司運營管理部是股份公司物資編碼管理職能部門，負責物資編碼管理工作。主要職責是：1.根據(jù)國家“十四五規(guī)劃”政策以及企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃，制定股份公司物資編碼管理辦法；2.負責股份公司物資編碼管理工作重大事項的決策；3.負責指導、監(jiān)督、考核所屬單位物資編碼管理工作；4.建立股份公司公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組；5.負責定期組織對物資編碼管理進行監(jiān)督與檢查。第九條股份公司委托鐵建云采平臺建設運營方負責股份公司物資編碼管理的具體工作。主要職責是：1.協(xié)助股份公司編制物資編碼管理辦法，組織開展股份公司物資編碼管理的具體工作；2.負責建立物資編碼的編碼原則、分類及分類導則；3.負責制修訂物資編碼數(shù)據(jù)標準；4.負責物資編碼的生產(chǎn)、審核工作，將過程中所產(chǎn)生的重大問題匯總提交公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組；5.負責物資編碼標準數(shù)據(jù)庫的定期清洗與日常維護工作；6.負責股份公司物資編碼專家?guī)斓娜粘９芾恚?.負責物料編碼管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的管理及維護；8.組織使用單位開展物資管理人員物資編碼系統(tǒng)使用以及物資編碼申請的業(yè)務培訓；9.定期編制物資編碼管理簡報，并上報股份公司運營管理部。第十條二級、三級公司物資管理部門主要職責：1.貫徹落實上級物資編碼管理規(guī)章制度和工作要求，制定本單位物資編碼應用管理制度并組織實施；2.監(jiān)督、檢查、指導、協(xié)調(diào)本單位范圍內(nèi)的物資編碼管理工作；3.負責本單位物資編碼及系統(tǒng)的應用管理；4.負責收集整理物資編碼應用過程中存在的問題，提出合理化建議，并提交至鐵建云采予以解決；5.負責審批本單位物資編碼系統(tǒng)權(quán)限申請的工作；6.負責監(jiān)督本單位所屬項目物資編碼申請工作；7.負責本單位業(yè)務系統(tǒng)與股份公司物資編碼管理系統(tǒng)的對接工作；8.負責本單位原物資編碼與股份公司物資編碼的轉(zhuǎn)換與系統(tǒng)的對接工作；9.負責推廣應用物資編碼管理系統(tǒng)。第十一條項目部物資管理部門主要職責：1.貫徹上級規(guī)章制度，制定項目物資編碼應用辦法并組織實施；2.負責物料編碼管理系統(tǒng)的應用工作；3.負責物資編碼申請、嚴格按照施工圖紙設計說明中的標準要求上報；4.負責明確所申請物資編碼參照的國家或行業(yè)標準；5.負責提供無國家或行業(yè)標準物資編碼的其他參照文件；6.配合物資編碼審核人員，明確無標準物資編碼的實物描述及用途等信息。第三章

編碼規(guī)則第十二條編碼規(guī)則主要包括物資分類編碼、物資編碼、物資屬性編碼規(guī)則三類。第十三條物資分類編碼是用于物資管理中對物資進行分類、引導和統(tǒng)計的“目錄樹”。分類標識是對不同的分類樹進行標識，用2位字母表示，物資目錄樹為MC。物資分類編碼采用8位數(shù)字編碼，層級為4層，每層用2位數(shù)字表示，取值范圍為01-99。第十四條物資編碼是在物料編碼管理系統(tǒng)中對確定的一組物資及規(guī)格型號等描述進行唯一標識的編碼，采用無含義的10位數(shù)字順序碼。第十五條物資屬性編碼是為物料編碼管理系統(tǒng)提供的可處理的、統(tǒng)一標識的隱形碼。物資屬性編碼包括屬性名稱編碼、屬性值編碼、屬性順序碼，采用無含義的順序碼編制。屬性名稱編碼采用5位數(shù)字表示、屬性值編碼采用8位數(shù)字表示；屬性順序碼采用2位數(shù)字表示，按數(shù)字的從小到大進行排序。第十六條基于具體物資名稱，屬性編碼標識的屬性名稱、屬性值、屬性順序，計量單位等信息生成無含義的10位數(shù)字順序碼作為物資編碼。物資編碼與分類編碼建立對應關(guān)系，反應物資所屬的分類。詳細規(guī)則見物資編碼示例（附件1）。第四章

管理標準第十七條依據(jù)“股份公司建立統(tǒng)一的采購管理系統(tǒng)，編制規(guī)范統(tǒng)一的管理制度、物料編碼、管理流程”的要求。物資編碼管理參照了國標、行標、鐵建標三類標準。1.國標物資編碼是指參照國家強制性標準（GB）或推薦性（GB/T）標準制定的物資編碼；2.行標物資編碼是指參照不同行業(yè)標準制定的物資編碼，常見的有鐵路行業(yè)標準（TB/T）、交通運輸行業(yè)標準（JT/T）等；3.鐵建標準物資編碼是指既不具備國家、又不具備行業(yè)標準的物資，由公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組確認后，制定符合業(yè)務實際使用需求的物資編碼標準；如設計圖紙中有明確的地方、團體、企業(yè)、國際等參照標準要求，提供圖紙設計說明，并從其相關(guān)規(guī)定。第十八條國標物資編碼1.具備國家標準的物資編碼，以現(xiàn)行最新的國家標準文件為依據(jù)，內(nèi)容應包括物資編碼的分類、簡稱、品名、屬性等，并明確標明各個屬性的不同變量或數(shù)值范圍；2.對于沒有確認標準的物資申請，如果同時具備國家標準、行業(yè)標準或其他標準，優(yōu)先參照國家標準文件。第十九條行標物資編碼1.具備行業(yè)標準的物資編碼，以現(xiàn)行最新的行業(yè)標準文件為依據(jù)，內(nèi)容應包括物資編碼的分類、簡稱、品名、屬性等，并明確標明各個屬性的不同變量或數(shù)值范圍，具備不同行業(yè)標準的物資，按不同物資編碼分別管理；2.對于暫無國家標準，但同時具備行業(yè)標準或其他標準的物資，優(yōu)先參照行業(yè)標準文件。第二十條鐵建標物資編碼1.參照對應的企業(yè)標準、地方標準、團體標準或其他標準依據(jù)，并結(jié)合業(yè)務實際使用需求，制定規(guī)范統(tǒng)一的物資編碼標準，內(nèi)容應包括物資編碼的分類、簡稱、品名、屬性等，并明確標明各個屬性的不同變量或數(shù)值范圍；2.該類物資按統(tǒng)一的物資編碼管理，在系統(tǒng)中保持品名和屬性的相對唯一性，僅標注影響性能的關(guān)鍵屬性，其他可自行改變的屬性不做規(guī)定。第五章

分類管理第二十一條物資分類由鐵建云采平臺建設運營方與公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組共同參與制定，報股份公司運營管理部審批后方可執(zhí)行。第二十二條為實現(xiàn)不同應用領(lǐng)域、多維度管理，根據(jù)物資編碼分類規(guī)則，物資編碼分類由層次編碼組成，包含大類、中類、小類、細類四個層級。第二十三條物資編碼不同的分類對應不同的管理權(quán)限。1.大類的新增或變更，由鐵建云采平臺建設運營方提出需求并提供依據(jù)，經(jīng)鐵建云采平臺建設運營方與公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組共同復核，報股份公司運營管理部核準；2.中類的新增或變更，由鐵建云采平臺建設運營方提出需求并提供依據(jù)，經(jīng)鐵建云采組織會議復核，經(jīng)鐵建云采平臺建設運營方與公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組共同復核，臨時增加或建立“臨時類”暫時存放；3.小類、細類的新增，如出現(xiàn)分類無法滿足使用需求時，由鐵建云采平臺建設運營方組織會議研討，臨時增加或建立“臨時類”暫時存放；對于物資編碼二級、三級分類的新增或修改，應及時登記分類管理臺賬。最終由鐵建云采平臺建設運營方與公共數(shù)據(jù)物資編碼專業(yè)組召開年度會議共同確定分類。第六章

權(quán)限管理第二十四條系統(tǒng)授權(quán)1.物料編碼管理系統(tǒng)的授權(quán)實行分級管理的模式。鐵建云采負責為二級單位系統(tǒng)管理員進行授權(quán)（附件2），二級單位負責所屬單位系統(tǒng)管理員的授權(quán)，所屬單位系統(tǒng)管理員負責為項目部用戶在物料編碼管理系統(tǒng)使用進行授權(quán)；2.首次使用物料編碼管理系統(tǒng)時，需要聯(lián)系上一級單位系統(tǒng)管理員開通權(quán)限。第七章

業(yè)務流程第二十五條各單位使用物料編碼管理系統(tǒng)申請所需的物資編碼，應參照《鐵建云采平臺-物料編碼申請操作手冊》和《鐵建云采平臺物料申請指南》，業(yè)務流程主要包括物資編碼的申請、審核、維護等。第二十六條物資編碼的申請（一）申請信息的填報按格式要求填報物資申請單的信息，主要包含物資的品名、屬性、參照標準、需求說明、實物圖片等。（二）提供標準的要求1.具備國家標準或行業(yè)標準的物資編碼，必須提供現(xiàn)行國家或行業(yè)的標準號；2.無標準物資編碼需上傳物資的技術(shù)標準、圖紙說明、實物圖片等附件；3.若為定制品必須提供設計圖紙及文件。第二十七條物資編碼的審核1.物資編碼審核人員的新增或權(quán)限修改，由鐵建云采平臺建設運營方提出申請，提交至股份公司運營管理部，由股份公司運營管理部進行審核（附件3）；2.鐵建云采平臺建設運營方具體負責物資編碼的審核工作，使用單位需配合物資編碼審核人員，明確物資編碼的實物描述及用途等信息。第二十八條物資編碼維護流程1.為保證物資編碼質(zhì)量，由鐵建云采平臺建設運營方對物資編碼信息進行定期或不定期維護；2.對出現(xiàn)嚴重錯誤、缺失重要信息且無價值的物資編碼數(shù)據(jù)直接停用；對填寫不規(guī)范且無法修改完善的物資編碼數(shù)據(jù)，組織會議確定解決方案后進行停用；3.對填寫不規(guī)范但具備標準的物資編碼數(shù)據(jù)，以同一品名作為最小修改維度，對同一品名，計量單位，屬性數(shù)量，屬性值，表達保持一致，進行物資修改；4.對物資編碼分類關(guān)聯(lián)錯誤的數(shù)據(jù)，組織會議研討并對分類進行重新關(guān)聯(lián)；5.針對臨時或定制物資編碼根據(jù)使用情況做停用處理；6.當標準發(fā)生變化時，根據(jù)標準要求進行及時更新。第八章

系統(tǒng)管理第二十九條股份公司以鐵建云采平臺為依托，建立規(guī)范的、統(tǒng)一的物資編碼庫。為保證系統(tǒng)之間的有效切換，避免物資編碼庫的重復開發(fā)，各單位要全面應用鐵建云采物資編碼庫，實施X特色的“大集中、大統(tǒng)一”的信息化建設模式。第三十條各單位存在使用鐵建云采平臺物資編碼需求時，向股份公司信息化管理部申請使用鐵建云采平臺內(nèi)物資編碼。由工程建網(wǎng)絡信息科技有限公司對所屬各單位提供統(tǒng)一的API接口，各單位自行轉(zhuǎn)碼、調(diào)用。第九章

監(jiān)督與考核第三十一條股份公司二、三級公司加強對所屬單位物資編碼工作進行監(jiān)督管理。第三十二條股份公司定期對各單位物資編碼的應用情況進行通報。內(nèi)容包括：制度建設、人員配備、應用情況、申請規(guī)范性等。第十章

附則第三十三條本辦法由運營管理部負責解釋。第三十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。附件1物資編碼示例1.物料編碼管理系統(tǒng)已建立屬性名稱、屬性值字典。表1物資屬性名稱字典屬性名稱編碼屬性名稱00001直徑00002制造工藝00003高度00004強度等級00005代號00006包裝方式00007材質(zhì)00008芯數(shù)

表2物資屬性值字典屬性名稱編碼屬性名稱屬性值編碼屬性值00001直徑

000000015mm

000000026mm

000000038mm00002制造工藝

00000004熱軋

00000005冷軋00003高度

0000000616mm

0000000718mm00004強度等級

0000000932.5

0000001032.5R

0000001142.500005代號

00000013P·MH

00000014P·O00006包裝方式

00000015散裝

00000016袋裝

2.建立“普通硅酸鹽水泥”的屬性表，在屬性名稱字典中選擇“代號”、“強度等級”、“包裝方式”，并確定描述“普通硅酸鹽水泥”的屬性順序。表3普通硅酸鹽水泥的屬性表物資名稱屬性順序碼屬性名稱編碼屬性名稱普通硅酸鹽水泥0100005代號0200004強度等級0300006包裝方式

3.在物資編碼數(shù)據(jù)維護過程中，根據(jù)需求選擇普通硅酸鹽水泥的屬性值。表4普通硅酸鹽水泥的具體規(guī)格型號數(shù)據(jù)物資名稱屬性順序碼屬性名稱編碼屬性名稱屬性值編碼屬性值普通硅酸鹽水泥0100001代號00000014P·O0200002強度等級0000000932.50300003包裝方式00000015散裝

4.結(jié)合“表4”中物資名稱、具體規(guī)格型號、計量單位等信息，根據(jù)物資信息的新增順序生成物資編碼“0000000001”，物資編碼“0000000001”與“表4”中屬性編碼自動建立對應關(guān)系。

5.“普通硅酸鹽水泥”所屬分類為“水泥>通用硅酸鹽水泥>普通硅酸鹽水泥”，分類編碼為“020102”。物資編碼“0000000001”自動與分類編碼“020102”建立對應關(guān)系。為便于業(yè)務人員查詢，可在物料編碼管理系統(tǒng)形成“分類編碼+物資編碼”的查詢字段，即“0201020000000001”。

附件2

物料編碼系統(tǒng)管理員權(quán)限申請表所屬單位

申請人

職務

申請權(quán)限內(nèi)容

申請事由

所屬部門

審批

簽字（章）：

年

月

日鐵建云采

分管負責人

簽字確認：

年

月

日備

注要求：1、請寫明申請的具體權(quán)限及事由；2、需由所屬部門領(lǐng)導進行簽字確認后加蓋公章；3、