文檔管理培訓演示文稿

文檔管理培訓演示文稿目前一頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點提綱基本概念文檔狀態(tài)文檔生命周期

文檔版本文檔夾管理規(guī)則文檔基本操作查詢目前二頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點基本概念【文檔】：各種電子文件和圖檔，通稱文檔，由兩部分組成。

+=文檔物理文件數(shù)據(jù)記錄存放在電子倉中存放在數(shù)據(jù)庫中【電子倉】：用于安全存放物理文件的物理存儲空間。【業(yè)務類型】：文檔的業(yè)務類型是把同一類型的文檔的相關規(guī)則進行歸類，用來區(qū)別不同類型文檔的管理規(guī)則【文件夾架構】：用來設置文檔的存放規(guī)則及權限規(guī)則數(shù)據(jù)庫文件目前三頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔狀態(tài)【文檔狀態(tài)】：文檔處于文檔生命周期不同時期的描述不同狀態(tài)的文檔存放不同的文檔區(qū)。文檔的狀態(tài)有：提交狀態(tài)-工作區(qū)歸檔狀態(tài)-歸檔區(qū)發(fā)布狀態(tài)-發(fā)布區(qū)報廢狀態(tài)-報廢區(qū)回收狀態(tài)-回收區(qū)

目前四頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔狀態(tài)的圖標約定圖標顏色意義：表示文檔處于被某個賬號擁有的狀態(tài)目前五頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔生命周期回收區(qū)回收個人電腦報廢區(qū)發(fā)布區(qū)歸檔區(qū)工作區(qū)創(chuàng)建提交導入歸檔流程歸檔發(fā)布發(fā)布報廢變更升版回收報廢恢復刪除還原目前六頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔版本【文檔版本】：一份文檔由于修改而出現(xiàn)內容不同的版本，保留版本有利于文檔的可追溯性，幾個因修改而產生的幾個物理文件其實質是對應一個文檔。文檔的版本分為：工作版本、有效版本、歷史版本。

工作版本：存放在工作區(qū)，有相應文檔權限的工程師可以對文檔進行修改刪除，還沒有經過審核生效，不能作為正式文檔使用的版本有效版本：已經過相關流程審核，獲得批準正式使用的文檔版本，工程師對有效版本沒有修改刪除的權限，如需修改需走文檔變更流程。歷史版本：曾經作為有效版本使用，但該文檔有了新的有效版本后，舊版本作為歷史資料保存。

目前七頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔操作流程目前八頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔版次基本概念版次：在文檔工作區(qū)記錄文檔版本變更次數(shù)的標識副本：在對電子文檔修改中，對修改文檔的一份復制，以對原來文本內容的備份，實為電子文檔的復制品，這些備份都以版次作為區(qū)分存放在文檔工作區(qū)中?；竟δ馨娲斡涗浻脕砉芾砦臋n版本中的修改次數(shù)文檔副本是用來管理文檔版本中的修改履歷信息，保證歷史資料履歷的完整性，方便用戶查詢歷史記錄。文檔版本表示：“大版本+小版本+版次”為什么要用版次管理沒有記錄文檔在某版本中版次的變化，文檔形成的過程、歷史記錄不能進行有效管理和跟蹤用戶無法查詢和恢復文檔舊版次的歷史資料（歸檔的文檔不一定是最后修改的那份）目前九頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔版本版次變化A.1A.2目前十頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點版本顯示“文檔庫-工作區(qū)”顯示文檔最新版本的最新版次；“文檔庫-歸檔區(qū)”顯示文檔最新歸檔版本的最新版次；“文檔庫-發(fā)布區(qū)”顯示文檔最新發(fā)布版本的最新版次；“文檔庫-報廢區(qū)”顯示文檔大最報廢版本的最新版次；A.V2文檔庫-回收區(qū)”顯示文檔最新版本的最新版次；文檔歸檔后，歸檔的版本將視為“有效版本”；每個小版本都有一個有效版次，用“*”表示目前十一頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點版次其他規(guī)則文檔的報廢、恢復、刪除是對整個文檔所有的版本版次進行；一個非有效版次，那么在新打開的文檔那個屬性頁面的各個選項卡中，只能進行打開，瀏覽和屬性三個操作；CAD集成文檔副本的創(chuàng)建：1：檢出修改創(chuàng)建副本檢入，只創(chuàng)建檢出文檔的版次記錄；2：當子文檔的有效版次或有效版本修改，一起更新父文檔與子文檔之間的關系，即刪除原來的父子關系，建立父文檔與現(xiàn)在的有效版本有效版次間的關系。目前十二頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文件夾規(guī)則文檔管理模塊的顯示受角色權限的控制，文檔每個區(qū)域的顯示及操作也受角色權限的控制，具體文件夾的權限受文件夾對像權限的控制。只有系統(tǒng)管理員有直接在文檔庫根目錄下新建文件夾的權限。對文件夾架構操作的權限需以以下兩個權限為基礎：1.角色權限：對文檔庫-工作區(qū)的修改權限2.根文件夾權限：文件夾修改權限目前十三頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文件夾相關權限訪問權限：文件夾的最低權限是訪問，表示可以看到授權文件夾及授權文件夾下的所有文檔，但是看不到文檔的具體內容。瀏覽權限：可以瀏覽授權文件夾下的所有文檔。批注權限：可以在流程中對授權文件夾下的文檔進行批注。讀取權限：可以調用相應的應用程序打開授權文件夾下的所有文檔。寫入權限：可以在授權文件夾下新建文件夾及在授權文件夾下導入和新建文檔。修改權限：可以修改授權文件夾屬性信息及修改授權文件夾下的所有文檔。刪除權限：可以刪除授權文件夾及文件夾下的所有文件夾，還可以刪除授權文件夾下的所有文檔。目前十四頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文件夾相關權限創(chuàng)建新版權限：可在歸檔區(qū)授權文件夾下對有修改權限的文檔創(chuàng)建新版。刪除版次權限：可在工作區(qū)授權文件夾下對相關文檔的非有效版次進行刪除操作發(fā)布文檔權限：可在歸檔區(qū)授權文件夾下對有修改權限的文檔進行發(fā)布。文檔回收權限：可以在歸檔區(qū)受權文件夾下對已經發(fā)布的有修改權限的文檔進行回收。歸檔權限：可以對授權文件夾下有修改權限的文檔直接歸檔到歸檔區(qū)。解除歸檔權限：可以在歸檔區(qū)授權文件夾下對有修改權限的文檔直接解除歸檔狀態(tài)到工作區(qū)。目前十五頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔夾規(guī)則報廢文檔權限：可在歸檔區(qū)授權文件夾下對有修改權限的文檔進行報廢。歸檔后修改相關對象權限：可在歸檔區(qū)授權文件夾下對有修改權限的文檔的相關對象進行添加刪除操作分配權限權限：可以給其它用戶分配對授權文件夾的各種操作權限。設置有效版本權限：可在工作區(qū)授權文件夾下把相關文檔的非有效版次設定為有效版次完全控制權限：擁有對授權文件夾和文件夾下文檔的所有操作權限。目前十六頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔基本操作概念工作區(qū)：【新建】：在PLM系統(tǒng)文檔庫新建一個虛文檔，不存在實際物理文件，只是數(shù)據(jù)庫里面的一條文檔記錄。【導入】：上傳本地電腦文件至服務器存放。【導出】：將服務器上的文檔下載到本地電腦?！敬蜷_】：調用相應程序打開文檔，打開后可以另存為及進行打印?！緸g覽】：通過指定的瀏覽軟件瀏覽文檔，只能看不能另存為。【注冊】：從本地的某份文件的內容替換選擇的文檔內容及名稱，但文檔的屬性不改變?！緳z出】：下載服務器文件至本地電腦，進行修改，系統(tǒng)對文檔進行鎖定并提示該對象為檢出狀態(tài)?！緳z入】：將檢出修改后的文檔重新上傳服務器，解除文檔鎖定狀態(tài)?！境蜂N檢出】：取消文檔檢出標記，不上傳文檔所做的修改至服務器。【歸檔】：使文檔從工作狀態(tài)轉換為歸檔狀態(tài)，成為受控文檔?！緞h除】：在文檔工作區(qū)，對于提交錯誤或者其他原因需要從工作區(qū)刪除的文檔，刪除后會保存在回收區(qū)?！精@取擁有權】：用于需對三維文檔進行修改時，獨占整套圖紙，防止其它有修改權限的用戶也來進行修改?！踞尫艙碛袡唷浚簩@取到的獨占擁有權進行釋放。目前十七頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔基本操作概念歸檔區(qū)：【發(fā)布】：對歸檔文檔進行發(fā)布，一種對其他系統(tǒng)用戶授權的過程?！净厥铡浚簩σ呀洶l(fā)布給其它用戶的文檔，通過回收收回授出的權限。【報廢】：對已過時或沒有使用價值的已歸檔文檔進行報廢，報廢后的文檔會存放在報廢區(qū)。【打開】：調用相應程序打開文檔，打開后可以另存為及進行打印?！緸g覽】：通過指定的瀏覽軟件瀏覽文檔，只能看不能另存為?！緦С觥浚簩⒎掌魃系奈臋n下載到本地電腦。報廢區(qū)：【恢復】：對報廢區(qū)的文檔如果想再起用，可以恢復到歸檔區(qū)報廢前的文件夾。【刪除】：將文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。回收區(qū)：【還原】：將回收區(qū)的文檔還原到工作區(qū)刪除前的文件夾。【刪除】：將文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。【清除】：將回收區(qū)全部文檔徹底從系統(tǒng)里面刪除。目前十八頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點文檔屬性常規(guī)屬性包含文檔的名稱、編碼、等屬性信息相關對象記錄文檔和其他PLM對象之間的關聯(lián)關系（文檔、表單、物料、產品、工裝）相關版本記錄文檔的歷史版本及版次相關過程記錄文檔的電子審批流程、業(yè)務流程（變更流程、發(fā)布、報廢、回收、恢復）組成結構主要是指圖紙文檔的結構信息用途反查用于圖紙文檔的零部件圖反查部件、總裝圖相關項目任務記錄文檔被哪些項目鏈接相關問題記錄文檔和哪些問題關聯(lián)目前十九頁\總數(shù)二十一頁\編于二十一點

文檔基本操作報廢設置文檔業(yè)務類型規(guī)劃文件夾目錄啟動文檔審批流程設定文件夾訪問權限