淺析信息化使財務(wù)管理職能轉(zhuǎn)變成為可能

淺析信息化使財務(wù)管理職能轉(zhuǎn)變成為可能【摘要】隨著企業(yè)自身成長和發(fā)展的要求，傳統(tǒng)的財務(wù)管理職能必定由核算與管理控制為重點(diǎn)的管理職能模式，向著決策支持為重點(diǎn)的管理職能模式轉(zhuǎn)變。換言之，我國企業(yè)要想成為國際化的現(xiàn)代企業(yè)，決策支持必須且一定要放在財務(wù)管理的核心位置上。然而職能的轉(zhuǎn)變?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)，在什么條件下才有可能實(shí)現(xiàn)職能的轉(zhuǎn)變，當(dāng)前應(yīng)該從何處入手適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變都是必須認(rèn)清的問題。文章對此作了初步的討論，認(rèn)為，信息化是實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變最有效的工具與基礎(chǔ)，提高交易處理職能效率和質(zhì)量是切合實(shí)際的轉(zhuǎn)變切入點(diǎn)，財務(wù)人員的意識和能力是實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變的前提。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)職能轉(zhuǎn)變；決策支持；信息化；交易處理效率；質(zhì)量

眾所周知，財會管理的職能就是對企業(yè)的貨幣資源實(shí)施管理。有資料顯示現(xiàn)代財務(wù)管理職能可以劃分為四類，要求財務(wù)人員從四個方面提供會計信息。這是企業(yè)生存和發(fā)展對財務(wù)管理的客觀要求。

然而，財務(wù)管理水平是由財務(wù)人員對各類財務(wù)管理職能分配的工作時間和精力決定的。據(jù)統(tǒng)計，我國企業(yè)財務(wù)管理職能中，交易業(yè)務(wù)處理約占整個財務(wù)管理工作的66%，管理控制占16%、報表占9%、決策支持占9%，這些數(shù)據(jù)反映出核算工作是我國企業(yè)的重點(diǎn)工作。而目前國際大公司在財務(wù)管理各職能之間的分配比例為：交易處理22%，管理控制18%，報表10%，決策支持50%。

世界大型企業(yè)聯(lián)合會1997年的研究表明，在過去3年，34%的CFO把決策支持作為優(yōu)先拓展的功能，未來3年將有74%的CFO這么做。而注重控制、報表和交易處理的CFO則從過去3年的69%下降到26%。由此可見，早在15年前，國際上多數(shù)企業(yè)就已經(jīng)關(guān)注財務(wù)職能的轉(zhuǎn)變了。

由此看來，伴隨著企業(yè)不斷地發(fā)展與成長，客觀上要求財務(wù)管理職能的重點(diǎn)由交易處理轉(zhuǎn)向決策支持。對于中國的企業(yè)和從事執(zhí)行這一轉(zhuǎn)變的財務(wù)人員而言，應(yīng)該明確如何行動才能有效地實(shí)現(xiàn)職能的轉(zhuǎn)變。

直觀上看，財務(wù)職能的轉(zhuǎn)變實(shí)質(zhì)上是財務(wù)工作分配時間和精力上的改變，即交易處理的分配比例下降，決策支持比例增加。但是要實(shí)現(xiàn)這一比例的改變，并非易事。在企業(yè)內(nèi)部，隨著企業(yè)的發(fā)展，必定帶來企業(yè)內(nèi)部交易處理量的增加，必定帶來管理環(huán)節(jié)和范圍的增加；從企業(yè)外部看，隨著社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化的加快，必定給企業(yè)帶來決策頻率和難度的增加，這些狀況都使得各個管理職能的工作量大大增加。在此情況下，要做到財務(wù)職能的轉(zhuǎn)變一定要解決以下問題：

1.如何降低交易處理分配的時間和精力？

2.如何在不增加時間和精力的投入下保證完成更為復(fù)雜的管理控制？

3.如何實(shí)現(xiàn)有效的決策支持？

一、信息化是提高交易處理效率質(zhì)量的基本工具

降低交易處理分配的時間和精力的根本方法就是設(shè)法提高交易處理的效率。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，交易處理的工作量會隨之增加，這是不爭的事實(shí)。在此情況下如何才能降低交易處理時間和精力，并保證能夠完成日益增加的交易處理工作量？增加人員顯然不是根本的方法，根本的方法就是將人員從繁瑣的日常交易業(yè)務(wù)處理工作中解脫出來，這種解脫包括兩種含義：一是從記賬本的工作中解脫出來；二是從繁瑣的數(shù)據(jù)核準(zhǔn)工作中解脫出來。把這兩項(xiàng)機(jī)械式的工作交給計算機(jī)是目前最好的方案。

計算機(jī)的引入給賬務(wù)處理提供了一個成倍提高效率的有效工具，會計電算化軟件的成熟和發(fā)展，使賬務(wù)處理的精準(zhǔn)度提高了數(shù)倍，整個賬務(wù)處理的流程大大簡化。原始的手工會計的賬務(wù)處理流程，必須經(jīng)過填制憑證、記賬、結(jié)賬、試算平衡、對賬等諸多程序。而在電算化系統(tǒng)中，整個賬務(wù)處理流程分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入會計憑證到輸出會計報表，一氣呵成，一切中間計算和轉(zhuǎn)換的工作都在信息系統(tǒng)內(nèi)自動準(zhǔn)確地完成。而財務(wù)管理需要的任何賬表數(shù)據(jù)都可以通過系統(tǒng)的查詢功能得到，真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一門、數(shù)據(jù)共享。整個賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢。利用計算機(jī)和軟件組成的會計信息化技術(shù)這一有效的工具，完全可以解決轉(zhuǎn)變職能的第一個關(guān)鍵問題——提高交易處理效率和精準(zhǔn)度問題。所以，從時間上解放財務(wù)管理工作者是完全可以實(shí)現(xiàn)的。

二、信息化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)管理控制的有效手段

內(nèi)部控制是企業(yè)進(jìn)行有效管理、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的重要手段。作為日常工作的規(guī)范，內(nèi)控已經(jīng)滲透到現(xiàn)代企業(yè)的各個管理環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的管理控制是通過組織結(jié)構(gòu)、崗位、管理制度和監(jiān)察流程來實(shí)現(xiàn)的。隨著企業(yè)的發(fā)展，必然伴隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，需要管控的范圍越來越大、層次越來越多。為達(dá)到管理控制的效果，應(yīng)該在此職能上分配更多的時間和精力，但從國際大公司的數(shù)據(jù)來看，在管理控制職能上分配的時間和精力并沒有明顯的增加。如何在不增加時間和精力的投入下保證完成更為復(fù)雜的管理控制？

首先，企業(yè)的管理監(jiān)控職能應(yīng)該也必須是財務(wù)的職能，這是因?yàn)槠髽I(yè)的資金和價值管理在任何企業(yè)中都是核心管理內(nèi)容，關(guān)聯(lián)到企業(yè)所有的部門和人員，無論是控制內(nèi)容還是控制流程方面，財務(wù)人員與管理控制的關(guān)系是最為緊密的。目前國際上普遍認(rèn)同的高效方式，是將監(jiān)控與業(yè)務(wù)流程管理相融合，在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中實(shí)時監(jiān)控，構(gòu)建完整的企業(yè)控制環(huán)境。

其次，是把常態(tài)的業(yè)務(wù)控制活動交由計算機(jī)來完成。具體來說就是在信息系統(tǒng)中：

一是設(shè)置功能權(quán)限：操作員無法看到權(quán)限之外的操作界面或者是操作內(nèi)容，避免了越權(quán)操作。

二是預(yù)警控制：將風(fēng)險指標(biāo)下限如最低庫存、超信用應(yīng)收、超期應(yīng)收、發(fā)貨延期等影響企業(yè)正常經(jīng)營的指標(biāo)施以預(yù)警提示。

三是預(yù)算控制：把某項(xiàng)計劃中可能消耗的資源和可能得到的效益等明細(xì)項(xiàng)目作出預(yù)期的量化數(shù)據(jù)，并將其作為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定到執(zhí)行過程中，用以控制執(zhí)行。一旦發(fā)生的業(yè)務(wù)脫離預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)時，信息系統(tǒng)能自動預(yù)警提示，而且可以轉(zhuǎn)入特定的審批流程交，由特定權(quán)限的人處理。

四是審批控制：為控制業(yè)務(wù)風(fēng)險，企業(yè)的任何決策和決定都必須有一套審批流程，在此流程中不僅要設(shè)置審批環(huán)節(jié)，還應(yīng)有此環(huán)節(jié)的批準(zhǔn)人和權(quán)限范圍，超權(quán)限或越級審批均無法執(zhí)行，這就從根本上遏制了越權(quán)或越級審批的問題。

由此看來，信息技術(shù)給我們帶來的不僅僅是交易處理效率和質(zhì)量上的提高，更重要的是將復(fù)雜的管理控制的工作和交易處理融合起來，使其變成一種常態(tài)的工作內(nèi)容，并且不會給財務(wù)人員帶來額外的工作投入。

三、信息化是決策支持的基本保證

現(xiàn)代管理大師德魯克認(rèn)為：在現(xiàn)代的企業(yè)中，決策正變成一種常規(guī)性的工作，幾乎每個管理者或多或少已成為業(yè)務(wù)決策者，或者在決策中發(fā)揮著積極的、主動的、令人大開眼界的作用?，F(xiàn)代管理中，正確地做事已經(jīng)不能稱之為管理了，能稱之為管理者的人一定是能做正確的事的人。按照德魯克所說，做事之前需要決定哪些是正確的，哪些是不正確的。從這個意義上說，決策活動已經(jīng)成為日常管理工作中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，無論在企業(yè)的操作層面、業(yè)務(wù)運(yùn)作層面，還是在戰(zhàn)略方向性的高級管理層面，時時刻刻都在進(jìn)行著決策活動。目前國際上普遍認(rèn)為決策或決定多是通過博弈方法產(chǎn)生的，而博弈方法的基礎(chǔ)就是信息，建立在完整信息基礎(chǔ)上的博弈是最可能達(dá)到管理目標(biāo)的。因此，信息是決策的基本保證。

從信息提供的角度說，財務(wù)職能對決策有著至關(guān)重要的作用。從企業(yè)內(nèi)部來看，財務(wù)工作的基本目標(biāo)就是要核算出業(yè)務(wù)執(zhí)行的效果和業(yè)務(wù)執(zhí)行后能給企業(yè)帶來的效益，而現(xiàn)代企業(yè)管理更多的是通過業(yè)務(wù)進(jìn)程中的產(chǎn)品、地區(qū)、部門以及人員的動態(tài)信息，比如庫存現(xiàn)狀、銷售現(xiàn)狀和可能發(fā)生的資金流向等，來決定調(diào)整下一步的行動方案。由于各個業(yè)務(wù)職能、業(yè)務(wù)過程都與財務(wù)有著密不可分的聯(lián)系，所以財務(wù)是最有可能收集這些動態(tài)信息的崗位。從企業(yè)外部來看，財務(wù)部門是與客戶、資本市場、投資者和監(jiān)管部門的直接紐帶，他們可以更便利和更快地收集到客戶需求、政策變化和資本走勢等動態(tài)的信息。

所以現(xiàn)代企業(yè)管理中，財務(wù)與業(yè)務(wù)運(yùn)營部門融合協(xié)調(diào)的模式越來越多，也有越來越多的企業(yè)采用財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的信息化管理平臺。

四、財務(wù)人員意識和能力是實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變的前提

以上所述的信息化使財務(wù)職能轉(zhuǎn)變成為可能，但能否實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變的前提是有沒有能夠駕馭信息化工具的人。這里所說的駕馭并不僅僅是會使用電腦以及軟件，因?yàn)橛嬎銠C(jī)僅僅是一個“機(jī)械白癡”而已，能夠?qū)⒖陀^的現(xiàn)象轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢苑治龊投攘康臄?shù)據(jù)才是真正的駕馭，將事實(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的過程才是更高階段的信息化，才能提供真正意義上的決策支持。

在信息化時代這個大背景下，對企業(yè)財務(wù)人員來說，日常的業(yè)務(wù)處理對企業(yè)已沒有增值的價值，決策支持能力的培養(yǎng)是企業(yè)新時期賦予財務(wù)人員的使命，也是財務(wù)人員的貢獻(xiàn)之所在，這就對現(xiàn)代財務(wù)人員提出了前所未有的挑戰(zhàn)。財務(wù)職能轉(zhuǎn)變的趨勢要求財務(wù)人員不僅要具備財務(wù)技能，更需要具有商業(yè)運(yùn)營的智慧和信息化意識和能力，既能夠完成日常的財務(wù)數(shù)據(jù)的整理，又能夠?qū)I(yè)務(wù)事實(shí)進(jìn)行綜合量化加工，并且作出有針對性的分析，提出建設(shè)性意見，為企業(yè)經(jīng)營決策提供實(shí)時的數(shù)據(jù)依據(jù)。從這個意義上說，具有信息轉(zhuǎn)換意識、數(shù)據(jù)加工技能和綜合分析能力的會計人員會成為新知識經(jīng)濟(jì)時代條件下各大企業(yè)的寵兒。為了自身的生存和發(fā)展，財務(wù)人員應(yīng)該也必須根據(jù)時代的需要有意識地培養(yǎng)自身的競爭力，成為新一代為企業(yè)真正作出貢獻(xiàn)的有效管理者。

五、有效實(shí)現(xiàn)財務(wù)職能轉(zhuǎn)變的建議

以上分析可以得出現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，客觀上要求財務(wù)職能一定要轉(zhuǎn)變。但是，轉(zhuǎn)變并不是一蹴而就的，需要通過一項(xiàng)一項(xiàng)改善的積累，經(jīng)過比較長期的過程逐步實(shí)現(xiàn)。以筆者多年在國內(nèi)企業(yè)工作的經(jīng)驗(yàn)，目前中國企業(yè)的財務(wù)工作應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注信息化技術(shù)的應(yīng)用，完成低效率到高效率的轉(zhuǎn)變，只有完成了這個轉(zhuǎn)變，才有可能完成記賬到?jīng)Q策支持的職能轉(zhuǎn)變。而這一切的基礎(chǔ)是解決好用信息化技術(shù)提高數(shù)據(jù)處理速度和提高信息質(zhì)量的問題，最先應(yīng)該著手改變的是交易處理中的高效、高質(zhì)問題。

根據(jù)我國現(xiàn)有的財務(wù)軟件提供的管理工具，實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)的交易處理的目標(biāo)是及時和準(zhǔn)確，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是將交易處理的工作時數(shù)壓縮進(jìn)25%的水平中。為此，主要應(yīng)從三個方面加以改進(jìn)。

出納管理

出納大量的前后臺處理工作包括：貨幣資金的發(fā)放與收集；整理貨幣進(jìn)出的詳細(xì)記錄；制作貨幣日報表；銀行對賬。在這些工作中，前臺發(fā)放、收取貨幣資金的工作效率可以通過銀企互聯(lián)的方式，大大提高資金流出的安全和速度；而我們更應(yīng)該關(guān)注后臺的工作質(zhì)量和效率的提高。主要應(yīng)該解決快速收集銀行數(shù)據(jù)，銀行對賬自動化，以及現(xiàn)金和銀行日報自動化。

多元核算

所謂多元核算是指利用會計核算的方法對非會計科目的核算項(xiàng)進(jìn)行核算。傳統(tǒng)的會計只能以科目為核算元，對子級科目進(jìn)行核算。但當(dāng)需要對一項(xiàng)業(yè)務(wù)過程，比如一個產(chǎn)品從采購、入庫、出庫、銷售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行核查時，這種單一會計事項(xiàng)細(xì)分的方式就顯得不完善了。最大的問題是效率，比如按照產(chǎn)品進(jìn)行核算時，所涉及的科目包括采購、庫存、銷售、應(yīng)收、稅金、相關(guān)費(fèi)用等科目都必須設(shè)定產(chǎn)品子科目，如果再需要對產(chǎn)品銷售地區(qū)進(jìn)行核算時，就要增加一級科目，所以每增加一個核算元，就需要增加一級科目，雖然現(xiàn)在流行的會計軟件最多可以支持9級會計科目，但實(shí)踐中很少有人能夠真正使用這種方法，因?yàn)榫S護(hù)和制單信息采集的工作量會成倍增加，直接影響工作效率的提高。所以，主流會計軟件均提供了多達(dá)幾十種輔助核算的功能，來解決多元核算的效率問題。

對賬

這里指的對賬是企業(yè)內(nèi)部的職能部門之間的業(yè)務(wù)信息確認(rèn)工作。目前中國的企業(yè)還有很多采用職能化的業(yè)務(wù)管理模式，部門之間的業(yè)務(wù)傳遞是通過紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行的，各部門有自己的業(yè)務(wù)流程的口徑，并且有自己的業(yè)務(wù)賬。即便財務(wù)部門內(nèi)的各個崗位，也可能由于傳遞信息的不及時，造成某一時點(diǎn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一及對賬的發(fā)生。所以對賬是不可避免的。而提高對賬環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量最有效的方法是業(yè)務(wù)流程中的每個節(jié)點(diǎn)只能有一個口徑，即上一節(jié)點(diǎn)的出口信息與下一結(jié)點(diǎn)的入口信息永遠(yuǎn)一致。這就需要將交易處理的信息采集從會計憑證推進(jìn)到各個職能的業(yè)務(wù)發(fā)生點(diǎn)。目前主流的財務(wù)軟件都具有該項(xiàng)功能的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的解決方案，這將減少追溯業(yè)務(wù)過程的難度，對有爭議的業(yè)務(wù)快速作出終極結(jié)論，從而達(dá)到提高交易處理效率和質(zhì)量的目的。

六、結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)管理下的財務(wù)職能正在脫離傳統(tǒng)的賬務(wù)處理模式，朝著決策支持的方向發(fā)展。雖然這一轉(zhuǎn)變還未到位，傳統(tǒng)的財務(wù)部機(jī)構(gòu)設(shè)置還未改變，大多數(shù)財務(wù)人員仍然局限在現(xiàn)有的交易處理職能中，但伴隨著時間的推移這種轉(zhuǎn)變正在悄悄的發(fā)生著，進(jìn)入21世紀(jì)以來的10年中，企業(yè)的信息化發(fā)展正說明了這種轉(zhuǎn)變的進(jìn)行。為了適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，企業(yè)應(yīng)從提高交易處理效率和質(zhì)量方面入手，利用信息化技術(shù)重點(diǎn)解決出納管理、多元核算和對賬等方面的問題。同時，應(yīng)關(guān)注信息化復(fù)合人才的培養(yǎng)，不斷增加決策支持的人員和職能的投入。對于財務(wù)人員而言，要看清這種轉(zhuǎn)變的趨勢，不斷補(bǔ)充信息化需要的知識和技能，提高這方面的能