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文檔簡介
年4月19日西安物業(yè)收費管理系統(tǒng)功能說明書文檔僅供參考,不當之處,請聯(lián)系改正。物業(yè)收費管理系統(tǒng)使用說明書目錄1. 現(xiàn)狀 2 工作量大 2 容易出錯 2 統(tǒng)計報表、查詢不方便 2 數(shù)據(jù)不安全 22. 解決方案 23. 功能模塊圖 34. 功能描述 34.1. 欠費收取 34.2. 預交費 54.3. 客戶賬戶退還 54.4. 臨時收費 54.5. 押金管理 64.6. 已收費明細查詢 74.7. 未收費明細查詢 74.8. 收入查詢 84.9. 月季年度統(tǒng)計 84.10. 自定義收費項目 84.11. 客戶資料維護 94.12. 權限管理 11
現(xiàn)狀工作量大很多物業(yè)收費都還是手工的收費方式。當業(yè)主來交費的時候,需要從紙質件或Excel文檔中找到該業(yè)主。一般一個小區(qū)都有幾百上千個業(yè)主,找到此業(yè)主的信息需要一定的時間。找到該業(yè)主之后,還要看此業(yè)主有哪幾個月的哪些費用沒有交?此業(yè)主的收費面積是多少?收費標準是什么?然后還要用計算器計算收費總額。如果要對欠費的業(yè)主進行催費,則需要查看所有業(yè)主的收費情況,手工為每個欠費的業(yè)主填寫催費通知單,整個過程工作量非常大。容易出錯俗話說,金錢無小事。不同的業(yè)主,有不同的收費項目、不同的收費面積、不同的收費標準。所有的計算工作都是用手工進行,難免不出錯。出錯了也很難找到原因在哪。統(tǒng)計報表、查詢不方便 因為數(shù)據(jù)都是以紙質或Excel的方式保存的,因此要想查找某一天的收費情況,或者某個業(yè)主的收費流水帳,或者統(tǒng)計一下某段時間收費的相關數(shù)據(jù)都很不方便數(shù)據(jù)不安全一但紙質文件或Excel文件丟失,將不能恢復歷史數(shù)據(jù)。任何人不需要進行身份驗證,都能夠輕易得到這些文件,非常不安全。解決方案西安物業(yè)收費管理專家是由西安軟件公司開發(fā)的、關于小區(qū)物業(yè)收費管理的軟件。我們針對中小物業(yè)管理公司的實際情況,專注于物業(yè)收費管理,操作盡量方便、靈活,功能實用。2.0版創(chuàng)新地提出了只要是物業(yè)收費,均能夠在軟件中實現(xiàn),采用自定義、無限制的物業(yè)收費項目設置;采用打印模板,能夠定制各種打印票據(jù)。我們軟件的理念是讓客戶以最低的成本,實現(xiàn)效益的最大化。西安物業(yè)收費管理軟件使物業(yè)收費的全過程實現(xiàn)了計算機管理。收費、查詢、統(tǒng)計、打印收據(jù)報表只需要簡單的點幾下鼠標即可。徹底解決了當前收費工作量大,容易出差錯的問題。業(yè)主交物管費就象交電話費一樣準確快捷,使物業(yè)管理公司的服務水平上了一個檔次,大大提高了收費人員的工作效率,管理人員也能夠隨時準確快捷的了解到公司的賬務狀況。利用我們公司的物業(yè)收費產(chǎn)品,能夠實現(xiàn)如下的功能:能夠將客戶資料從Excel導入,專門設計手工錄入歷史欠費的功能,方便物業(yè)公司從任何時候都能夠從傳統(tǒng)的收費方式,過渡到專業(yè)的物業(yè)收費軟件來采用OLEDB技術,支持Access、SqlServer、Oracle等各種主流數(shù)據(jù)庫,將單機板和網(wǎng)絡版整合在同一產(chǎn)品中。從單機版升級到網(wǎng)絡版,不需要更新程序,只需要更換數(shù)據(jù)庫,原有數(shù)據(jù)完全保留能夠無限制添加各種收費項目,只要是物業(yè)管理中的收費項目,都能夠納入到本軟件來進行管理支持打印模板,能夠根據(jù)客戶實際情況,免費定制各種打印票據(jù)使用簡單、靈活。提供多種快捷方式的操作。提供詳細的幫助手冊和操作錄像收費時能夠進行收費減免,能夠計算滯納金能夠手工添加臨時收費,便于施工證工本費、除渣費、有償服務、代收費等零星收費支持押金的收取和退還,比如裝修保證金的收取支持水電氣的收費,系統(tǒng)自動計算使用量,實時顯示金額。每戶能夠水電氣表,且能夠設置表的倍率。能夠將水電氣抄表數(shù)據(jù)導出到Excel,也能夠將Excel中的抄表數(shù)據(jù)導入到Excel;支持一戶多表的特殊情況已收取的費用能夠退費,能夠添加臨時收費,收費時能夠進行收費減免支持客戶賬戶。能夠將找零存入客戶賬戶,能夠使用客戶賬戶進行交費可預收費可提前預收客戶的各項物業(yè)費用,每月從預收款中自動扣除自動生成月、季、年度報表,能夠看到每個收費項目的當期達標率,累積達標率支持各種查詢要求,收費明細查詢、客戶交費流水賬,客戶賬戶流水賬,收入統(tǒng)計、收費項目統(tǒng)計等多種打印報表。能夠補打歷史收費數(shù)據(jù),能夠將統(tǒng)計結果導出到Excel能夠對客戶資料進行排序支持權限控制。提供收費管理員、數(shù)據(jù)處理員、統(tǒng)計查詢分析員、系統(tǒng)管理員等多種角色使用本產(chǎn)品。權限控制能夠定義到每一個菜單,以及一些重要的操作功能功能模塊圖收費管理數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計查詢系統(tǒng)管理欠費收取生成收費數(shù)據(jù)應收費明細查詢小區(qū)設置預交費抄表數(shù)據(jù)錄入已收費明細查詢收費項目設置客戶帳戶退還未收費明細查詢客戶資料維護臨時收費客戶帳戶流水帳登錄用戶維護押金管理現(xiàn)金收支統(tǒng)計打印模板管理欠費收取明細打印票據(jù)順序號預交費明細備份還原數(shù)據(jù)庫臨時收費明細自動扣款明細抄表明細優(yōu)惠明細月季年度統(tǒng)計客戶資料物業(yè)狀態(tài)統(tǒng)計功能描述欠費收取“客戶欠費收取”是整個軟件最常見的功能。客戶只需要告訴自己的房間編號,工作人員馬上就能查詢出當前客戶的欠費總額,并能查看到客戶當前所有欠費的詳細列表。如下圖所示:工作人員能夠根據(jù)小區(qū)的政策,進行優(yōu)惠收費。也能夠將余額結存,免去找零錢之苦。客戶也能夠選擇只交部分欠費對于較長時間沒有交費的收費項目,能夠收取滯納金。如下圖所示:如果不知道客戶的房間編號,還能夠用客戶的其它一些信息,如幢編號、客戶姓名等搜索客戶,如下圖所示:客戶交費成功后,系統(tǒng)將會自動打印收費單據(jù)。預交費作為物管公司來說,當然希望客戶能提前交費,有的小區(qū)還對提前交費的客戶給予一定的優(yōu)惠政策。本軟件也提供了預交費的功能,如下圖所示:客戶交費成功后,系統(tǒng)將會打印收費單據(jù)。預交費的金額保存在客戶的個人賬戶里。在以后每個月的收費過程中,系統(tǒng)就能夠自動從客戶賬戶里進行扣款。免去客戶往來奔波之苦。客戶賬戶退還每一個客戶都由系統(tǒng)自動分配了一個賬戶。在進行欠費收取時,能夠將客戶的找零存入到其個人賬戶里;在進行預交費時,能夠向客戶賬戶充值;在進行生成收費數(shù)據(jù)時,系統(tǒng)就能夠自動從客戶賬戶里進行扣款。客戶賬戶退還就是從客戶賬戶里取款,退還客戶。臨時收費能夠手工添加臨時收費,便于施工證工本費、除渣費、有償服務、代收費等零星收費。工作人員能夠自己設置收費名稱、單價、數(shù)量。收費數(shù)量還能夠采用系統(tǒng)提供的公式進行自動計算。如下圖所示:押金管理支持押金的收取和退還,比如裝修保證金的收取。系統(tǒng)自動記錄收取押金和退還押金的操作人、操作時間,打印收據(jù)。已收費明細查詢有了此功能,收費人員就能夠在每天下班之前,輕輕的點一下鼠標,今天一共收了多少錢,每一個業(yè)主交了多少錢都一目了然。也能夠自定義收費的起始時間、收費類型和收費人,導出Excel,與實際的現(xiàn)金進行核對。如下圖所示:還能夠查看每一個業(yè)主今天的詳細交費記錄,如下圖所示:未收費明細查詢整個小區(qū)至今為止,所有未交費的信息都能夠在此表里一目了然的看到。如下圖所示:系統(tǒng)自動顯示,至今有多少客戶,有多少金額沒有交費。每一戶欠了多少錢,聯(lián)系電話都能夠看到。這時,工作人員就能夠照著電話,挨家挨戶的進行電話催費。當然,也能夠導出催費單或者打印催費單進行催費。打印催費單能夠以一戶一單的形式,或者一個列表的方式進行打印。前者適合將催費單送到每家每戶,后者適合貼到小區(qū)大門口進行公示。收入查詢作為公司的管理者,可能最關心的是自己公司的收入狀態(tài)。收入統(tǒng)計功能就是為這樣的需求進行設計的。收入統(tǒng)計模塊能夠查看指定時間段內,各種收費的統(tǒng)計,包括欠費收取、收費退還、預交費、賬戶退還、自動扣款、押金收取、押金退還、臨時收費等收費類型。能夠將統(tǒng)計結果導入到Excel里,形成財務報表,并打印出來。如下圖所示:月季年度統(tǒng)計能夠按月、季、年度對收費情況進行統(tǒng)計,如下圖所示:物業(yè)公司能夠將這些指標作為考核收費人員工作效率的依據(jù)。自定義收費項目為了更方便的對客戶的收費進行管理,適應各種不同的收費方式和標準,您能夠根據(jù)小區(qū)的實際情況,自定義經(jīng)常性和臨時性收費項目,能夠設置按戶、按面積、按人口數(shù)、按水電氣的實際用量進行收費;您還能夠設置收費的周期,是一年收一次,還是每月收取一次,還是每季度收取一次,是只收取一次。如下圖所示:能夠收費項目被哪些客戶采用,如下圖所示:客戶資料維護整個軟件要運行起來,客戶資料是最基本的數(shù)據(jù)。其中的“從Excel導入”功能,能夠讓工作人員一次性的添加整幢、整層樓、整個單元的用戶,以減輕工作人員的工作量。因為一般的物業(yè)公司在使用專業(yè)的物業(yè)軟件前,可能已經(jīng)將客戶資料保存到Excel里。如下圖所示:系統(tǒng)還提供了批量修改和刪除客戶的功能,以方便工作人員快速的操作。每個客戶的資料如下圖:權限管理提供收費管理員、數(shù)據(jù)處理員、統(tǒng)計查詢分析員、系統(tǒng)管理員等多種角色使用本產(chǎn)品.權限控制能夠定義到每一個菜單,以及一些重要的操作功能。同時,對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù),登錄用戶的登錄密碼進行加密,即使非法人員獲取了軟件和數(shù)據(jù)庫,都不能看到收費的內容。如下圖所示:另:綁定水電物業(yè)綜合繳費版:
為了解決物業(yè)公司關于獨立水電充卡式交費的業(yè)主而無視其它管理費用的正常收取,西安公司最新開發(fā)出了物業(yè)本,幫助解決物業(yè)公司收費
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