工作說明書的編寫要求

職務(wù)說明書職務(wù)說明書(jobdescription),也稱崗位說明書或工作說明書什么是職務(wù)說明書職務(wù)說明書是工作分析人員根據(jù)某項職務(wù)工作的物質(zhì)和環(huán)境特點，對工作人員必須具備的生理和心理需求進(jìn)行的詳細(xì)說明。它是職務(wù)分析的結(jié)果，是經(jīng)職務(wù)分析形成的書面文件。目錄1什么是職務(wù)說明書2職務(wù)說明書的組成3職務(wù)說明書編制要點4職務(wù)說明書的內(nèi)容5職務(wù)說明書的主要項目[1]6職務(wù)說明書的作用7職務(wù)說明書的寫作8職務(wù)說明書的編寫要求[1]9職務(wù)說明書案例分析:o9.1案例一:理貨員的職務(wù)說明書[2]o9.2案例二：財務(wù)經(jīng)理的職務(wù)說明書[3]10參考文獻(xiàn)職務(wù)說明書的組成職務(wù)說明書由職務(wù)描述與職務(wù)規(guī)范兩部分組成，這類似蘇聯(lián)勞動心理學(xué)家編制出的職業(yè)圖譜和心理圖譜，職業(yè)圖譜是描述職業(yè)的社會經(jīng)濟(jì)的、制造技術(shù)的、衛(wèi)生保健等特征；心理圖譜分析了職業(yè)對于人的心理要求。職務(wù)說明書的精確與否將直接影響到職務(wù)分析的有效性。1、 職務(wù)描述職務(wù)描述是經(jīng)過職務(wù)分析收集資料后產(chǎn)生的。職務(wù)描述是說明某一職務(wù)的職務(wù)性質(zhì)、責(zé)任權(quán)利關(guān)系、主體資格條件等內(nèi)容的書面文件。2、 職務(wù)規(guī)范職務(wù)規(guī)范是任職者任用條件的具體說明，二者結(jié)合起來構(gòu)成了針對某一職務(wù)的完整、全面、詳細(xì)的職務(wù)說明。編寫職務(wù)說明書就是編制職務(wù)描述和職務(wù)規(guī)范兩個書面文件。職務(wù)規(guī)范集中于對任職人員的分析，職務(wù)描述側(cè)重于反映工作定向分析的結(jié)果，職務(wù)描述可用于設(shè)計業(yè)績評價形式，職務(wù)評價和建立報酬系統(tǒng)，能確定需要完成工作的教育和訓(xùn)練，為設(shè)計適當(dāng)?shù)恼衅?、選擇、訓(xùn)練和開發(fā)計劃提供依據(jù)。職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，通常使用的是內(nèi)部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據(jù)招聘市場的特點，提出了招聘用職位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機組成部分構(gòu)成的：一、 職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱hrm。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。二、 部門名稱。hrm的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。三、 任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。四、 直接主管。hrm的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。五、 任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合同的時間一致。六、 任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能等等。如irm的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式，熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。七、下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。八、 溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如hrm的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓(xùn)機構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會。九、 職位設(shè)置的目的。如hrm的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設(shè)計運用人力資源管理模式和相關(guān)激勵政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領(lǐng)先者的目標(biāo)。十、行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。十一、工作內(nèi)容和職責(zé)。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如hrm的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設(shè)等等。十二、能力要求與個性傾向與特征等。屬于個性化的東西，應(yīng)該算是職位的修正要求吧。十三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。職務(wù)說明書編制要點1、 對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、 不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要3、 針對對崗位而不是人4、 歸納而非羅列職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計表單：1、 基本信息：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責(zé)分析日期，編寫日期等；2、 職位目的：對職位概述；3、 職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時性工作；4、 工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門、人員；5、 任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗、技能和水平、個性和品質(zhì)等；6、 考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級，職位發(fā)展方向；7、 工作環(huán)境。職務(wù)說明書的內(nèi)容職務(wù)說明書不存在標(biāo)準(zhǔn)格式，所以每個組織的職務(wù)說明和內(nèi)容都不相同，但是作為一般規(guī)律都應(yīng)說明所執(zhí)行的工作、職務(wù)的目的和范圍、員工為什么做工作、做什么工作及如何工作，參見表1：表1招聘助理的職務(wù)說明書表1招聘助理的職務(wù)說明書多數(shù)職務(wù)描述有三個主要部分：職務(wù)頭銜、職務(wù)確定和職務(wù)責(zé)任。職務(wù)說明書應(yīng)具備以下各項內(nèi)容：1、職務(wù)的識別部分這部分位于職務(wù)說明書的首部，有識別和確定某項職務(wù)的作用。主要內(nèi)容有職務(wù)頭銜、職務(wù)所在的部門、職務(wù)分析者及其向誰報告、最近修改職務(wù)說明書的時間和編號等等。其中職務(wù)名稱頭銜是其主要內(nèi)容。職務(wù)頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟件技術(shù)員、助理會計師等等。設(shè)定頭銜有幾個作用，第一頭銜名稱歸納職務(wù)活動的特點，對職務(wù)提示出一個整體概念以及職務(wù)的責(zé)任，如銷售員名稱會暗示該職務(wù)有銷售特征和責(zé)任；第二它對員工有心理上的作用，如將拉圾清掃工作稱為“清潔工程師”能提高這一職務(wù)在人們心中的地位；第三頭銜也可反映出該職務(wù)與其他職務(wù)的關(guān)系、處于何種級別水平等，如助理工程師、初級工程師、高級工程師的頭銜可說明職務(wù)的不同等級。2、功能部分功能部分是描述職務(wù)應(yīng)完成的工作、任務(wù)和責(zé)任，說明工作活動本身的特性和進(jìn)行工作的環(huán)境特性等等。這部分首先是確定組成職務(wù)的責(zé)任和任務(wù)。任務(wù)是指員工要完成的工作，或是制造產(chǎn)品或提供服務(wù)的行為。責(zé)任則是一系列主要任務(wù)的集合，職務(wù)的責(zé)任依據(jù)完成任務(wù)的花費的時間和重要性依優(yōu)先次序排列。因此，有關(guān)職務(wù)責(zé)任說明通常按其重要的程度編寫。此外這部分說明勞動手段和工作環(huán)境。勞動手段即工人用來執(zhí)行職務(wù)的具體活動的機器、工具、設(shè)備和輔助裝置。工作環(huán)境是說明工作是處在何種環(huán)境狀態(tài)完成的，如在室內(nèi)外、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪音、有害氣體、傳染病等不良環(huán)境狀態(tài)。它是提供員工的工作環(huán)境方面的信息。3、職務(wù)說明部分這部分反映為取得成功的職務(wù)績效所需要的工人特性。通常是描述從事該職務(wù)的員工應(yīng)該具備的經(jīng)驗、教育和培訓(xùn)等條件和特殊的知識、能力和技能等。職務(wù)說明書的主要項目1）崗位基本信息。包括：崗位名稱；直接上級崗位名稱；所屬部門；崗位編碼；工資等級；定員人數(shù)；崗位性質(zhì)。同時也可選擇性地列出崗位分析人員姓名、人數(shù)和崗位分析結(jié)果的批準(zhǔn)人等欄目。崗位名稱應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，以求通過名稱就能使人了解崗位的性質(zhì)和內(nèi)容，主要是命名準(zhǔn)確、美化，切忌粗俗和冗長。（2）崗位職責(zé)概述。即用最簡練的語言說明崗位的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。比如：總裁：受公司董事會委托，執(zhí)行董事會的決策、決議，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營實施全面的監(jiān)控和最高行政管理。經(jīng)營計劃部部長：擬定公司中長期發(fā)展戰(zhàn)略及年度經(jīng)營計劃，組織考核，對公司經(jīng)營活動進(jìn)行分析；組織部門職責(zé)范圍內(nèi)的其他工作。人力資源部部長/經(jīng)理：組織向各部門提供人力資源管理專業(yè)性服務(wù)，激發(fā)公司員工工作的積極性，使其工作績效不斷提高。技術(shù)裝備部部長/經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司年度生產(chǎn)業(yè)務(wù)計劃的編制、審核、綜合、平衡工作。（3）崗位職責(zé)詳述。這是崗位說明的重點之一，要逐項列出本崗位所應(yīng)負(fù)有的職責(zé)。較為理想的格式是首先把崗位工作內(nèi)容歸為幾個大類，然后再分點說明。（4）關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)。這個內(nèi)容指明各項工作內(nèi)容所應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果或所應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，以定量化為最好。最常見的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)有三種：一是效益類指標(biāo)，如資產(chǎn)盈利效率、盈利水平等；二是營運類指標(biāo)，如部門管理費用控制、市場份額等；三是組織類指標(biāo)，如滿意度水平、服務(wù)效率等。值得注意的有兩點：關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)最好同第三項的崗位職責(zé)詳述對應(yīng)起來；各項指標(biāo)最好能夠量化，從而有利于執(zhí)行。（5）崗位關(guān)系。崗位關(guān)系描述包括：此崗位受誰監(jiān)督；此崗位監(jiān)督誰；此崗位可晉升的崗位；可轉(zhuǎn)換的崗位；可升遷至此的崗位；與哪些崗位發(fā)生聯(lián)系及聯(lián)系的密切程度；有時還應(yīng)包括與企業(yè)外部的聯(lián)系。6）崗位環(huán)境。主要包括五個方面：工作場所，在室內(nèi)、室外，還是其他的特殊場所；工作環(huán)境的危險性，說明危險性存在的可能性，對人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，及危險性原因等；工作時間特征，如正常工作時間、加班時間等；工作的均衡性，即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經(jīng)常性程度；工作環(huán)境中的不良因素，即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。（7）任職資格條件。常見的任職資格條件有：學(xué)歷及專業(yè)要求；所需資格證書；經(jīng)驗：一般經(jīng)驗、專業(yè)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗；知識：基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)知識、政策知識、相關(guān)知識；技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業(yè)技術(shù)水平；一般能力要求，如計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、沖突管理、公共關(guān)系、信息管理等能力及需求強度；篇二：如何編寫工作說明書--工作說明書主要內(nèi)容如何編寫工作說明書--工作說明書主要內(nèi)容工作說明書作為組織重要的文件之一，是對某類職位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和條件，以及本職務(wù)任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資料，經(jīng)過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。工作說明書主要內(nèi)容工作說明書的編寫無固定的模式，需要根據(jù)該企業(yè)職務(wù)分析的特點、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內(nèi)容：1、工作標(biāo)識包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人，以及文件確認(rèn)時間等項目。2、工作綜述描述工作的總體性質(zhì)，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。應(yīng)盡量避免在工作綜述中出現(xiàn)籠統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，一項經(jīng)常可以看到的工作內(nèi)容而不被明確而清晰寫進(jìn)工作說明書，只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字，就很容易為回避責(zé)任找到一種托辭，這使得對工作的性質(zhì)以及員工需要完成的工作的敘述出現(xiàn)有意統(tǒng)的描述，比如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容而不被明確而清晰寫進(jìn)工作說明書，只是用“所分配的其他任務(wù)”一類的文字，就很容易為回避責(zé)任找到一種托辭，這使得對工作的性質(zhì)以及無意的漏洞。3．工作活動和程序包括所要完成的工作任務(wù)、職位責(zé)任、所使用的工具以及機器設(shè)備、工作流程、與其他人聯(lián)系、所接受的監(jiān)督以及所實施的監(jiān)督等。4．工作條件與物理環(huán)境簡要地列出有關(guān)的工作條件，包括工作地點的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。5．內(nèi)外軟性環(huán)境包括工作團(tuán)隊中的人數(shù)、完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、各部門之間的關(guān)系、工作現(xiàn)場內(nèi)外的文化設(shè)施、社會習(xí)俗等。6．工作權(quán)限包括工作人員決策的權(quán)限和行政人事權(quán)限、對其他人員實施臨督權(quán)以及審批財務(wù)經(jīng)費和預(yù)算的權(quán)限等。7．工作的績效標(biāo)準(zhǔn)工作說明書巾還需包括有關(guān)績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，即完成某些任務(wù)或工作量所要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。這部分內(nèi)容說明企業(yè)期望員工在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務(wù)時所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或要求。比如，要確定績效標(biāo)準(zhǔn)，只要把下面的話補充完整就可以了：“如果你做到這樣，我會對你的工作很滿意。”對于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話指引敘述完整，自然就會形成一套較完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。8．聘用條件包括工作時數(shù)、工資結(jié)構(gòu)、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節(jié)性、進(jìn)修與學(xué)習(xí)的機會等。9．工作要求主要說明擔(dān)任此職務(wù)的人員應(yīng)具備的基本資格和條件，基本分為：一般要求：包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗；身體要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度；心理要求：包括觀察能力、學(xué)習(xí)能力、解決問題的能力、語言表達(dá)能力、人際交往能力、性格特點、品格氣質(zhì)、興趣愛好等。工作說明書編寫要求工作說明書任組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關(guān)用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據(jù)。一份實用性強的工作說明書應(yīng)符合下列要求：1、清晰明白在編寫工作說明書時，對于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準(zhǔn)確地明白其工作內(nèi)容、工作程序與工作要求等，無需再詢問他人或查看其他說明材料。應(yīng)避免使用原則性的評價，同時對較專業(yè)且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產(chǎn)生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責(zé)。2、 具體細(xì)致在說明工作的種類、復(fù)雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應(yīng)負(fù)責(zé)任的程度這些問題時，用詞應(yīng)盡量選用一些具體的動詞，盡量使用能夠準(zhǔn)確地表達(dá)你的意思的語言。比如運用“安裝”、“加工”、“設(shè)計”等詞匯，避免使用籠統(tǒng)含糊的語言，如在一個崗位的職責(zé)描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份“，處理”是什么意思呢?因此，住具體的編寫時，需要仔細(xì)區(qū)分到底是對文件進(jìn)行分類，還是進(jìn)行分發(fā)。3、 簡短扼要整個工作說明書必須簡短扼要，以免由干過于復(fù)雜、龐大，不便于記憶。在描述一個崗位的職責(zé)時，應(yīng)該選取主要的職責(zé)進(jìn)行描述，一般不超過十項為適，對于兼顧的職責(zé)可作出必要的補充或說明。編寫時應(yīng)注意的事項1、 以符合邏輯的順序來編寫一般說來，一個崗位通常有多項工作職責(zé)，在工作說明書中羅列這些工作職責(zé)并非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照一定的邏輯順序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。2、 盡量使用通俗易懂的語言應(yīng)盡量避免過于強調(diào)技術(shù)性的文字或概念，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實實在在地領(lǐng)會，因此，當(dāng)遇到技術(shù)性的問題時，應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化成較為通俗的解析。3、應(yīng)該表明各項職責(zé)重次性許多具體的工作，所出現(xiàn)的頻率、各項職責(zé)所占的時間比重都有所不同。因此，可考慮按重次程度自上而下排列，或者結(jié)合各項職責(zé)出現(xiàn)的頻率高低，在對應(yīng)的備注欄上說明職責(zé)住總的職責(zé)中占的比例。要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的豐要內(nèi)容，而且對其職責(zé)大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面，可按照各項職責(zé)的重要程度、難易程度和任職者花費的時間等進(jìn)行具體分析，關(guān)鍵是客觀如實和可操作性（即做什么、如何做、做得好）。一般來說，由于基層或生產(chǎn)線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應(yīng)更為詳細(xì)。實際上，許多企業(yè)是使用“作業(yè)指導(dǎo)書”和“崗位操作規(guī)程”來替代的。篇三：崗位說明書編寫要求一般來說，內(nèi)容比較完整的工作說明書包括以下幾個具體項目:①職位標(biāo)識;②職位概要；③履行職責(zé);④業(yè)績標(biāo)準(zhǔn);⑤工作關(guān)系;⑥使用設(shè)備;⑦工作的環(huán)境和工作條件;⑧任職資格;⑨其他信息。其中①~⑦項屬于工作描述，第⑧項屬于工作規(guī)范，下面將結(jié)合這些項目來具體解釋應(yīng)該如何編寫工作說明書。職位標(biāo)識這就如同職位的一個標(biāo)簽，讓人們能夠?qū)β毼挥幸粋€直觀的印象。一般包括以下幾項內(nèi)容:職位編號、職位名稱和職位薪點等。職位編號主要是為了方便職位的管理，企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況來決定應(yīng)包含的信息。例如在某企業(yè)里，有一個職位編號為hr-03-06，其中hr表示人力資源部，03表示主管級，06表示人力資源部全體員工的順序編號；再比如,ms-04-ts-08，其中ms表示市場銷售部，04表示普通員工，ts表示職位屬于技術(shù)支持類，08表示市場銷售部全部員工的順序號。職位名稱確定時應(yīng)當(dāng)簡潔明確，盡可能地反映職位的主要職責(zé)內(nèi)容，讓人一看就能大概知道這一職位主要是干什么的；職位名稱中還要反映這一職位的職務(wù)，比如銷售部總經(jīng)理、人力資源經(jīng)理、招聘主管、培訓(xùn)專員等。在確定職位名稱時，最好按照社會上通行的做法來做，這樣既便于人們理解，也便于在薪資調(diào)查時進(jìn)行比較。職位薪點是工作評價做得到的結(jié)果，反映這一職位在企業(yè)內(nèi)部的相對重要性，是確定這一職位基本工資標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)。薪點如何得到，在第10章中會具體介紹。職位概要就是用一句或幾句比較簡練的話來說明這一職位的主要工作職責(zé)，要讓一個對這個職位毫無了解的人一看職位概要就知道它大致要承擔(dān)哪些職責(zé)。例如人力資源部經(jīng)理的職位概要可以這樣描述:“制定、實施公司的人力資源戰(zhàn)略和年度規(guī)劃，主持制定、完善人力資源管理制度以及相關(guān)的政策，指導(dǎo)解決公司人力資源管理中存在的問題，努力提高員工的績效水平和工作滿意度，塑造一支敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的員工隊伍，為實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略意圖提供人力資源支持。”而公司前臺的職位概要則要這樣描述:“承擔(dān)公司前臺服務(wù)工作，接待安排客戶的來電，來訪，負(fù)責(zé)員工午餐餐券以及報紙雜志的發(fā)放和管理等行政服務(wù)工作，維護(hù)公司的良好形象?！甭男新氊?zé)就是職位概要的具體細(xì)化，要描述這一職位承擔(dān)的職責(zé)以及每項職責(zé)的主要任務(wù)和活動。后，繼續(xù)對每項職責(zé)進(jìn)行細(xì)分。例如教學(xué)這項職責(zé)可以細(xì)分為課前備課、課堂講講授、課后批改作業(yè)和期末進(jìn)行考試這四項任務(wù)；研究這項職責(zé)可以細(xì)分為在刊物上發(fā)表論文、編寫書籍和參加學(xué)術(shù)研討會三項任務(wù)。將職位的活動分解之后，就要針對每一項任務(wù)來進(jìn)行描述。描述時一般要注意下面兩個問題。（1）要按照動賓短語的格式來描述，即按照“動詞+賓語+目的狀語”的格式來進(jìn)行描述。動詞表明這項任務(wù)是怎樣進(jìn)行的；賓語表明活動實施的對象，可以是人也可以是事情，賓語有時也可以是雙賓語；目的狀語則表明這項任務(wù)要取得什么樣的結(jié)果。例如“監(jiān)督和控制部門年度預(yù)算，以保證開支符合業(yè)務(wù)計劃要求”，其中，“監(jiān)督和控制”是動詞，“部門年度預(yù)算”是賓語，“以保證開支符合業(yè)務(wù)計劃要求”是目的狀語；再比如，“指導(dǎo)下屬制定招聘計劃，以保證各部門的人員需求”，在這里，“指導(dǎo)”是動詞，“下屬”和“制定招聘計劃”就是一個雙賓語，“以保證各部門的人員需求”是目的狀語。在美國勞工部門的工作分析手冊中，對這種職責(zé)描述的格式有詳細(xì)說明，在實際描述中可以作為參考。（2）要準(zhǔn)確使用動詞。使用動賓短語進(jìn)行描述時，動詞的使用是最為關(guān)鍵的部分，一定要能夠準(zhǔn)確地表示員工是如何進(jìn)行該項任務(wù)的，以及在這項任務(wù)上的權(quán)限，而不能過于籠統(tǒng)。先來看幾個例子?！柏?fù)責(zé)公司的預(yù)算工作……”、“負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)工作……”、“負(fù)責(zé)公司的保衛(wèi)工作……”，這是國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)在編寫工作說明書時常用的語句，雖然也使用了動賓短語的格式，但是由于動詞的使用不準(zhǔn)確，因此沒有清楚地揭示任務(wù)應(yīng)當(dāng)如何來完成“。負(fù)責(zé)”這個動詞表面上看起來比較清楚，但是深究起來問題很多，拿“負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)工作”來說，什么是負(fù)責(zé)，是指導(dǎo)別人來完成培訓(xùn)叫負(fù)責(zé)呢，還是自己親自完成培訓(xùn)叫負(fù)責(zé)呢，根本沒有說清楚，因此要盡量避免使用“負(fù)責(zé)”這類模糊不清的動詞，要根據(jù)實際情況來準(zhǔn)確地選擇和使用動詞。還拿這個例子來說，如果是人力資源經(jīng)理，可以這樣描述：“制定公司的培訓(xùn)計劃……”；如果是培訓(xùn)主管，則可以這樣描述：具體實施培訓(xùn)計劃……”。通過使用“制定”“實施”這樣的動詞，就清楚地表明經(jīng)理和主管分別是如何來完成培訓(xùn)這項任務(wù)的。在工作分析中，針對不同的任務(wù)和主體應(yīng)當(dāng)選擇不同的動詞。表5-4列舉了一些例子來供大家參考。作木制品”這兩個描述，雖然“制作”是一個比較具體的動詞，但是沒有“雕刻”這個專業(yè)術(shù)語表達(dá)的意思清楚。為了讓大家能更直觀地理解上面所講的內(nèi)容，下面來看一個具體的例子，見表5-5,2001.146.在履行職責(zé)部分，有個問題需要注意，如果某職位是由多項職責(zé)組成的，那么要將這些職責(zé)按照一定的順序進(jìn)行排列，而不能胡亂堆砌。在排列職責(zé)時有兩個原則：（1） 按照這些職責(zé)的內(nèi)在邏輯順序進(jìn)行排列，也就是說如果某職位的職責(zé)具有邏輯上的先后順序，那么要按照這一順序進(jìn)行排列。例如人力資源部培訓(xùn)主管，這一職位由擬訂培訓(xùn)計劃、實施培訓(xùn)計劃、評估培訓(xùn)效果和總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗等幾項職責(zé)組成，這些職責(zé)在時間上有個先后順序，因此在排列時就要依次進(jìn)行。（2） 按照各項職責(zé)所占用時間的多少進(jìn)行排列。有些職位的職責(zé)并沒有邏輯的順序，就要按照完成各項職責(zé)所用的時間多少來排列。當(dāng)然這一時間比例并不需要非常準(zhǔn)確，只是一個大概的估計，一般來說以5%作為最小單位。在實踐中，對各項職責(zé)所占用的實踐進(jìn)行估計，還有助于衡量職位的工作量是否飽滿。如果某一職位的大量時間都分配給了非常簡單的職責(zé)，就說明了其工作量是飽滿的；相反，一些本來應(yīng)該占用很多時間的職責(zé)在某一職位那里只被分配了很少的時間，說明這一之安危的工作量有些超負(fù)荷。例如，對于人力資源的招聘主管，“擬訂招聘計劃”這項職責(zé)占到全部工作時間的40%，說明這一職位的工作量是不飽滿的，因為按照正常的情況，“擬訂招聘計劃”根本用不了那么多時間。再比如財務(wù)會計，“編制會計報表”這項職責(zé)只占用全部時間的10%，在其他職責(zé)的時間分配比較合理的情況下，說明這一職位的工作量超負(fù)荷了，因為按照正常的情況，“編制會計報表”這一職責(zé)不應(yīng)該只占用那么少的時間，這說明分配給這一職位的其他職責(zé)太多了。通過職責(zé)占用的時間進(jìn)行工作量的衡量，必須對這些指責(zé)非常了解才可以。邏輯順序和時間順序相比較，排列職責(zé)時應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮邏輯順序，其次再考慮時間順序。業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)就是職位上每項職責(zé)的工作業(yè)績衡量要素和衡量標(biāo)準(zhǔn)。衡量要素指對于每項職責(zé)，應(yīng)當(dāng)從哪些方面來衡量它是完成得好還是完成得不好；衡量標(biāo)準(zhǔn)則指這些要素必須達(dá)到的最低要求，這一標(biāo)準(zhǔn)可以是具體的數(shù)字，也可以是百分比。例如對于銷售經(jīng)理這一職位，工作完成得好壞主要表現(xiàn)在銷售收入、銷售成本兩方面，因此其業(yè)績衡量要素就是銷售收入和銷售成本；收入要達(dá)到多少、成本要控制在多少就屬于衡量標(biāo)準(zhǔn)的范疇了，可以再規(guī)定銷售收入每月100萬元，銷售成本每月30萬元。再比如對于人力資源的薪酬主管，衡量其工作完成得好壞主要看薪酬發(fā)放是否準(zhǔn)確、及時，因此其業(yè)績要素就是薪酬發(fā)放的準(zhǔn)確率和及時性；至于準(zhǔn)確率要達(dá)到多少、及時性如何表示就是衡量標(biāo)準(zhǔn)的范疇了，可以規(guī)定準(zhǔn)確率要達(dá)到98%，薪酬遲發(fā)的時間最多不能超過2天。5．工作關(guān)系指某職位在正常工作情況下，主要與企業(yè)內(nèi)部哪些部門和職位發(fā)生工作關(guān)系，以及需要與企業(yè)外部哪些部門和人員發(fā)生工作關(guān)系。這個問題比較簡單，需要注意的問題是，偶爾發(fā)生聯(lián)系的部門和職位一般不列入工作關(guān)系的范圍之內(nèi)。6．使用設(shè)備就是工作過程中需要使用的各種儀器、工