WPS-Office辦公軟件應(yīng)用技巧培訓(xùn)

培訓(xùn)目標(biāo)WPSOffice簡(jiǎn)介與MSOffice的版本對(duì)比文件的格式及建立方式WPS實(shí)用功能與技巧WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對(duì)比WPS表格生成圖表功能WPS表格函數(shù)（統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比）WPS文字“郵件合并工具”功能WPS演示模板套用WPS應(yīng)用小技巧問(wèn)題&討論2021/5/91一、培訓(xùn)目標(biāo)熟悉WPSOffice的高級(jí)功能提高日常辦公效率解決日常工作中的WPS應(yīng)用問(wèn)題2021/5/92二、WPSOffice簡(jiǎn)介

1.與MSOffice的版本對(duì)比2021/5/932.文件的格式及建立方式2021/5/94三種建立方式：模板建立建立空白右鍵菜單建立建立方式一：點(diǎn)選“開(kāi)始”菜單“WPSOffice個(gè)人版”中相應(yīng)WPS軟件，開(kāi)啟軟件2021/5/95如圖，可選擇在線(xiàn)模板或本地模板建立方式二：同上，也可以選擇新建空白文件2021/5/96建立方式三：不推薦點(diǎn)擊右鍵彈出右鍵菜單中”“新建”菜單中選中需要新建WPS文件類(lèi)型，如“WPS表格工作簿”2021/5/97修改文件名稱(chēng)雙擊文件即可進(jìn)入編輯注意：方法三生成的檔案是WPS專(zhuān)用格式，會(huì)造成其他公司電腦無(wú)法打開(kāi)2021/5/98三、WPS實(shí)用功能與技巧

1.WPS文字、表格、演示插入圖片的方式對(duì)比標(biāo)準(zhǔn)正確操方式打開(kāi)表格文件點(diǎn)擊“插入”菜單下“圖片”子菜單中的“來(lái)自文件”2021/5/99彈出“插入圖片”對(duì)話(huà)框選擇需要插入的圖片點(diǎn)擊“打開(kāi)”，完成插入圖片2021/5/910非標(biāo)準(zhǔn)操作方式敲擊鍵盤(pán)PrScrn建或使用截圖軟件Ctrl+Alt+A進(jìn)行獲取圖片打開(kāi)演示文件按Ctrl+C粘貼圖片，完成圖片插入2021/5/911標(biāo)準(zhǔn)操作與非標(biāo)準(zhǔn)操作的顯示效果完全一致2021/5/9122021/5/9132.WPS表格生成圖表功能開(kāi)啟表格文件選中需要制表的內(nèi)容2021/5/914點(diǎn)擊“插入”菜單下“圖標(biāo)”2021/5/915彈出“圖表類(lèi)型”向?qū)?duì)話(huà)框選擇你所需要圖表類(lèi)型，能看到簡(jiǎn)單的圖表預(yù)覽預(yù)覽雙擊其圖標(biāo)2021/5/916將出現(xiàn)“配色方案”，可根據(jù)需要選擇方案，達(dá)到美化圖表的作用選完圖表類(lèi)型點(diǎn)擊“下一步”2021/5/917出現(xiàn)“數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框“數(shù)據(jù)區(qū)域”選項(xiàng)卡中選定表中數(shù)據(jù)的來(lái)源指定數(shù)據(jù)源的行列格式（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷，也可手動(dòng)指定）點(diǎn)擊“系列”選項(xiàng)卡2021/5/918添加或刪除“系列”選擇“分類(lèi)(X)軸標(biāo)志”點(diǎn)擊“下一步”2021/5/919出現(xiàn)的“圖表選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框可以在“標(biāo)題”選項(xiàng)卡中輸入 “圖表標(biāo)題” “分類(lèi)軸” “數(shù)值軸”可以馬上看到預(yù)覽效果如圖2021/5/920點(diǎn)選“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡對(duì)“主坐標(biāo)軸”進(jìn)行調(diào)整2021/5/921點(diǎn)選“網(wǎng)格線(xiàn)”選項(xiàng)卡對(duì)“分類(lèi)(X)軸”、“數(shù)值(Y)軸”選擇是否增加主、次要網(wǎng)格線(xiàn)2021/5/922點(diǎn)選“圖表”選項(xiàng)卡設(shè)定是否“顯示圖例”設(shè)定圖例在圖表中的“位置”2021/5/923點(diǎn)選“數(shù)據(jù)標(biāo)志”選項(xiàng)卡設(shè)定“數(shù)據(jù)標(biāo)簽包括”的內(nèi)容2021/5/924點(diǎn)選“數(shù)據(jù)表”選項(xiàng)卡勾選“顯示數(shù)據(jù)表”點(diǎn)擊“完成”按鈕2021/5/925生成圖表如圖所示出現(xiàn)“圖表”工具條選中圖表調(diào)整其到合適大小2021/5/926在“圖表”工具條中選擇“系列完成率”2021/5/927再選擇圖表類(lèi)型為“折線(xiàn)圖”這樣在同一圖表中便可包含兩種不同的圖表類(lèi)型2021/5/928選擇“完成率”的折線(xiàn)單擊鼠標(biāo)右鍵右鍵菜單中選擇“數(shù)據(jù)系列格式”2021/5/929彈出“系列完成率格式”對(duì)話(huà)框2021/5/930選擇“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡在“系列繪制在”中選“次坐標(biāo)軸”點(diǎn)選“確定”按鈕2021/5/931如圖產(chǎn)生一條次坐標(biāo)軸在次坐標(biāo)軸上點(diǎn)右鍵選擇“坐標(biāo)軸格式”2021/5/932彈出“次數(shù)值軸格式”對(duì)話(huà)框2021/5/933選中“數(shù)字”選項(xiàng)卡選擇“分類(lèi)”中的“百分比”格式(因?yàn)椤巴瓿陕省笔且园俜直葋?lái)顯示的，所以要選擇百分比格式）2021/5/934完成圖表結(jié)果如圖所示2021/5/9353.WPS表格函數(shù)（統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)對(duì)比）

統(tǒng)計(jì)函數(shù)：COUNTIF(區(qū)域，條件)

作用：用于統(tǒng)計(jì)區(qū)域內(nèi)滿(mǎn)足條件的記錄個(gè)數(shù)如圖所示2021/5/936先點(diǎn)選單元格再點(diǎn)擊“插入”菜單中“函數(shù)”功能2021/5/937彈出“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框2021/5/938選中“全部函數(shù)”選項(xiàng)卡點(diǎn)選“或選擇類(lèi)別”中得“統(tǒng)計(jì)”，將所有統(tǒng)計(jì)函數(shù)列出來(lái)2021/5/939選擇“COUNTIF”函數(shù)點(diǎn)“確定”按鈕2021/5/940彈出“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話(huà)框點(diǎn)選“區(qū)域選擇按鈕”2021/5/941鼠標(biāo)框選非空數(shù)據(jù)區(qū)域再點(diǎn)“區(qū)域選擇按鈕”返回函數(shù)參數(shù)設(shè)定畫(huà)面2021/5/942輸入“條件”點(diǎn)擊“確定”按鈕完成函數(shù)參數(shù)設(shè)定2021/5/943結(jié)果如圖2021/5/944數(shù)據(jù)對(duì)比函數(shù)：VLOOKUP(查找值，數(shù)據(jù)表，列序數(shù)，匹配條件)

作用：在匹配條件為假時(shí)，返回查找值在數(shù)據(jù)表中對(duì)應(yīng)的列序數(shù)中的數(shù)據(jù)實(shí)例為，表2中人員工資數(shù)據(jù)取來(lái)自表1中的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)2021/5/945點(diǎn)擊“插入函數(shù)”按鈕彈出“插入函數(shù)”對(duì)話(huà)框選擇“查找與引用”類(lèi)別2021/5/946選擇VLOOKUP函數(shù)點(diǎn)擊“確定”2021/5/947輸入查找值數(shù)據(jù)表序列數(shù)匹配條件按“確定”按鈕完成2021/5/948將表格G19一拖拽，公式便應(yīng)用到下面的表格中2021/5/949結(jié)果如圖2021/5/950“郵件合并工具”功能應(yīng)用：批量打印：打印邀請(qǐng)函、打印工資條批量生成文件：制作人事文檔批量發(fā)郵件：發(fā)邀請(qǐng)郵件“郵件合并工具”功能應(yīng)用條件：WPS文字文件（相當(dāng)是模板文件）數(shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)源）4.WPS文字“郵件合并工具”功能2021/5/951開(kāi)啟WPS文字文件點(diǎn)選“工具”菜單下“郵件合并工具欄”2021/5/952出現(xiàn)“郵件合并工具欄”點(diǎn)選“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”2021/5/953彈出“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框選擇數(shù)據(jù)文件，點(diǎn)“打開(kāi)”2021/5/954彈出“選擇表格”選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)表單如：Sheet1$點(diǎn)“確定”2021/5/955點(diǎn)“收件人”按鈕2021/5/956在彈出“郵件合并收件人”中選擇相應(yīng)數(shù)據(jù)記錄點(diǎn)“確定”2021/5/957將光標(biāo)設(shè)定到需要插入數(shù)據(jù)的位置點(diǎn)選“插入合并域”按鈕2021/5/958彈出“插入域”對(duì)話(huà)框選擇“域”中“姓名”點(diǎn)擊“插入”插入完成后，點(diǎn)選“取消”2021/5/959插入數(shù)據(jù)后如圖2021/5/960合并到新文檔將數(shù)據(jù)與文件合并后生成一個(gè)文件，適合打印工資條等應(yīng)用2021/5/961合并到不同新文檔將數(shù)據(jù)按記錄條數(shù)合成成記錄數(shù)個(gè)文件，適合應(yīng)用生成人事資料等2021/5/962合并到打印機(jī)將合并后的數(shù)據(jù)進(jìn)行輸出作業(yè)，適合打印工資條等應(yīng)用2021/5/963合并到電子郵件合并后作為電子郵件按指定郵件地址進(jìn)行發(fā)送，適合發(fā)送邀請(qǐng)函應(yīng)用2021/5/964點(diǎn)擊“合并到電子郵件”彈出““合并到電子郵件”對(duì)話(huà)框在“郵件選項(xiàng)”“收件人”中選數(shù)據(jù)的郵件（地址）項(xiàng)輸入“主題行”點(diǎn)“確定”2021/5/965出現(xiàn)“文件轉(zhuǎn)換”對(duì)話(huà)框能看到“預(yù)覽”信件內(nèi)容確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“確定”2021/5/966彈出“OutlookExpress”發(fā)送確定框點(diǎn)“發(fā)送”就將合并好的郵件發(fā)送出去2021/5/967如圖，完成批量發(fā)送郵件2021/5/9685.WPS演示模板套用開(kāi)啟“WPS演示”可以選擇“在線(xiàn)模板”可以選擇“我的模板”也可以“切換到本地模板資源”選擇模板類(lèi)型如：選擇“報(bào)告總結(jié)”再雙擊“年終總結(jié)”2021/5/969經(jīng)過(guò)短時(shí)間Download,“年終總結(jié)”模板被開(kāi)啟2021/5/970點(diǎn)擊各頁(yè)面進(jìn)行相應(yīng)修改、輸入數(shù)據(jù)便可完成一個(gè)漂亮的年終總結(jié)報(bào)告模板就是要簡(jiǎn)化我們制作演示文檔的繁瑣2021/5/9716.WPS應(yīng)用小技巧WPS設(shè)定用戶(hù)信息修改文件編輯者信息WPS方便的人民幣格式表格文件中得數(shù)字格式能快速轉(zhuǎn)換成人民幣格式WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案如果有需要，文件檔案能通過(guò)WPS直接轉(zhuǎn)成PDF檔案2021/5/972開(kāi)啟WPS軟件點(diǎn)選“工具”菜單中的“選項(xiàng)”功能WPS表格、文件、演示的“選項(xiàng)”都在“工具”菜單下WPS設(shè)定用戶(hù)信息2021/5/973選擇WPS表格“選項(xiàng)”的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)卡輸入“用戶(hù)名”點(diǎn)擊“確定”完成2021/5/974選擇WPS文字“選項(xiàng)”的“用戶(hù)信息”選項(xiàng)卡輸入“用戶(hù)信息”點(diǎn)擊“確定”完成2021/5/975選擇WPS演示“選項(xiàng)”的“常規(guī)與保存”選項(xiàng)卡輸入“用戶(hù)信息”點(diǎn)擊“確定”完成2021/5/976WPS方便的人民幣格式開(kāi)啟表格文件框選要轉(zhuǎn)換格式的數(shù)字區(qū)域2021/5/977框選區(qū)域上點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵彈出右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”2021/5/978在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中，選中“特殊”分類(lèi)再選中“人民幣大寫(xiě)”點(diǎn)“確定”完成2021/5/979轉(zhuǎn)換出結(jié)果如圖所示2021/5/980WPS文件轉(zhuǎn)PDF檔案用WPS開(kāi)啟要轉(zhuǎn)換文件點(diǎn)選“文件”菜單中得“輸出為PDF格式”2021/5/981彈出“輸出AdobePDF文件”對(duì)話(huà)框選擇“