市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處日常檔案工作需知

市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處日常檔案工作需知目錄第三章、檔案規(guī)范整理要求第四章、檔案保管利用要求第二章、文件材料收集要求第六章、認定復(fù)查相關(guān)要求第五章、檔案信息化要求第一章概述目錄一、基本概念二、三、管理體系標準規(guī)范基本概念檔案：是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案工作：由檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)組成。全宗：一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。構(gòu)成全宗一般應(yīng)具備三個要件：第一、能否獨立行使職權(quán)和對外行文；第二、具有人事任免和獎懲權(quán)；第三、具有獨立的財務(wù)管理權(quán)。全宗名稱用機構(gòu)全稱或規(guī)范化簡稱。新設(shè)全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗、人物全宗、全宗群。基本概念檔號：反映和固定全宗內(nèi)案卷及文件的排列順序的一組符號。機關(guān)檔案的分類：一般可分為文書、科技、會計、聲像、電子、實物、專業(yè)七大類。企事業(yè)單位檔案的分類：可分為黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、基建項目、儀器設(shè)備、科學(xué)研究、會計、聲像、電子、實物、人事、其他等。機關(guān)檔案的歸檔范圍可根據(jù)國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》結(jié)合本單位工作實際確定。檔案的保管期限：2007年以前永久、長期、短期。2007年以后永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。基本概念機關(guān)“三合一”制度：檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表?！叭弦弧敝贫确诸惙桨搁T類類別歸檔范圍問題1問題2會議文件業(yè)務(wù)文件上級本單位不相隸屬單位本級相關(guān)單位下級單位事務(wù)文件…問題N保管期限永久定期30年10年基本概念機關(guān)檔案分類及標識：檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表。文書文件材料WS黨群類WS001行政類WS002業(yè)務(wù)類WS003…科技文件材料K基建類Kj設(shè)備類Ks科研類Kk會計文件材料C憑證類Cp賬簿類Cz財務(wù)報告Cb其他類Cq聲像材料S照片Sz錄音帶Sy錄像帶Sx電子文件材料D光盤Dg磁盤Dc磁帶Dd實物SW獎品SWj贈品SWp印章SWy字畫SWz其他SWq專業(yè)文件材料Z學(xué)籍管理Zxj行政審批Zsp…門類類別分類方案文書文件材料WS黨群類WS001行政類WS002教學(xué)類WS003…科技文件材料K基建類Kj設(shè)備類Ks科研類Kk會計文件材料C憑證類Cp賬簿類Cz財務(wù)報告Cb其他類Cq聲像材料S照片Sz錄音帶Sy錄像帶Sx電子文件材料D光盤Dg磁盤Dc磁帶Dd實物SW獎品SWj贈品SWp印章SWy字畫SWz其他SWq學(xué)籍檔案XJ新生錄取畢業(yè)生異動…教師業(yè)務(wù)檔案JS綜合類教學(xué)類創(chuàng)作類業(yè)績類其他類學(xué)生資助ZZ國家助學(xué)金國家獎學(xué)金武漢市勵志獎…督導(dǎo)評估DPA/B/C指標心理咨詢ZX…門類類別學(xué)校檔案分類方案標準規(guī)范《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局8號令《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008《會計檔案管理辦法》財政部國家檔案局令第79號《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012《會計檔案案卷格式》DA/T39-2008《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》DA/T38-200812345678《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609·3-2009）《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》DA/T50-20149標準規(guī)范《湖北省照片檔案規(guī)范管理指導(dǎo)意見》鄂檔規(guī)[2011]2號10111213141516《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法》鄂檔規(guī)[2012]1號《湖北省機關(guān)檔案工作目標管理等級考評辦法》鄂檔規(guī)[2011]1號《武漢市歸檔文件整理辦法》武檔規(guī)[2012]2號《湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》鄂檔規(guī)[2011]6號《高等學(xué)校檔案管理辦法》中華人民共和國教育部令第27號《湖北省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》200617《全宗指南編制規(guī)范》DA/T14-2012《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22-201518管理體系檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系檔案管理各項制度1、文件歸檔制度2、檔案保管制度3、檔案鑒定銷毀制度4、檔案統(tǒng)計制度5、檔案利用制度6、檔案保密制度7、電子檔案管理制度8、檔案管理系統(tǒng)操作制度9、檔案管理應(yīng)急預(yù)案10、檔案“三合一”制度分管領(lǐng)導(dǎo)XX專、兼職檔案員XX部門1XX部門2XX…二級單位1XX…管理體系三納入應(yīng)將檔案工作：1.納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程2.納入到各項工作計劃3.納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制四參加檔案部門或檔案人員應(yīng)參加1.產(chǎn)品定型會2.科研課題鑒定會3.項目驗收會4.設(shè)備開箱驗收會等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)四同時1.下達計劃任務(wù)同時提出文件材料歸檔要求2.檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況3.評審鑒定成果同時驗收檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況4.上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料第二章文件材料收集要求目錄一、總體原則二、三、質(zhì)量要求時間要求文件材料收集總體原則突出主要職能活動專業(yè)文件材料行政執(zhí)法行政審批突出基本歷史面貌組織沿革重大活動重要事件重要會議單獨制發(fā)、聯(lián)合制發(fā)重要文件突出單位經(jīng)濟利益產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍債權(quán)債務(wù)下屬單位經(jīng)濟關(guān)系的文件突出個人利益本單位個人外單位個人文件材料收集時間要求各類管理工作（黨群、行政、業(yè)務(wù)、經(jīng)營、生產(chǎn)等）中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔?？蒲虚_發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。更新、補充的文件；內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件；資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件；其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。1234567文件材料收集質(zhì)量要求文件材料歸檔盡量使用原件。歸檔文件材料上無“三色筆”現(xiàn)象。歸檔的文件材料紙張要符合長久保存要求，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。發(fā)文要保留處理簽和底稿，底稿是否有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，成文年、月、日是否完整。收文要保留領(lǐng)導(dǎo)簽閱件。各類審批表、統(tǒng)計表要手續(xù)、簽章完備。自發(fā)文收集齊全，不缺號、漏號。歸檔文件材料收集應(yīng)齊全完整，不能缺頁少附件，同一件事情相關(guān)聯(lián)的文件盡量放在一起。立案處理的信和處分案件材料，檢查是否有處理結(jié)論。各種會議材料和匯報材料要標明具體內(nèi)容。剪報要有報紙名稱、時間、版次。各個項目的各類文字材料和圖紙都要歸檔（包括底圖、施工圖、竣工圖）。會計憑證里面作為記賬依據(jù)的各類文件盡量使用復(fù)印件，原件歸檔。照片歸檔時要寫清題名（時間、地點、人物及方位、事由、背景、攝影者）、照片號、底片號、參見號、攝影時間、攝影者、文字說明項，并要收集不同時期不同類型的照片。錄音錄像要寫清內(nèi)容說明和時間。電子文件材料中與實體文件材料一一對應(yīng)的部分要寫清楚，注明互見號。實物歸檔時要注明內(nèi)容、時間、對象等要素。專業(yè)文件材料要能反映整個職能活動的全過程，不能僅僅是結(jié)論。12345678911101213第三章檔案規(guī)范整理要求目錄一、文書文件材料整理三、會計文件材料的整理五、電子文件材料的整理四、聲像材料的整理六、實物的整理二、科技文件材料整理七、專業(yè)文件材料的整理文書文件材料的規(guī)范整理分類確定“件”修整“件”的裝訂排列編號蓋章編目裝盒上架一般分為以下幾個整理步驟：文書文件材料的規(guī)范整理年度機構(gòu)(問題)保管期限大多數(shù)單位年度保管期限少部分單位分類：文書文件材料的規(guī)范整理單件單件組件組件正本＋文件處理簽或擬辦單、發(fā)文擬稿紙＋定稿(底稿)；正本與歷次修改稿報表、名冊、圖冊、會議指南、介紹信存根、書刊、簡報、會議記錄正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、原件與復(fù)制件、復(fù)文與來文等開展專項活動形成的系列文件“件”的確定：文書文件材料的規(guī)范整理修整：去除金屬物、塑料制品，修裱，復(fù)制，折疊或放大。裝訂：每“件”裝訂。用線裝訂。排列：同一年度、同一問題(機構(gòu))、同一保管期限內(nèi)按時間順序從1開始排序。編件號：按照以上排列順序每類分別從1開始編制件號。編頁號：以“件”為單位，每件文件從1開始編制頁號?？瞻醉摬痪幪枴４_定檔號：由“全宗號—門類及類別號—年度—保管期限—件號”組成。蓋歸檔章：以“件”單位，給每“件”文件蓋歸檔章。2720142黨群30年12原檔號：27-W02-2014-D30-2機關(guān)新規(guī)則規(guī)定檔號格式：27-WS·2014-D30-001-0002文書文件材料的規(guī)范整理編目：以“件”單位，給每“件”文件編制一條目錄。注意事項：①文號可填文件編號或會議記錄、會議紀要、內(nèi)部刊物、簡報、圖紙等的編號。②來文與復(fù)文作為一件的，需要在錄入復(fù)文題名后注明“(附來文)”，如果來文與復(fù)文的標題內(nèi)容差別太大，建議在復(fù)文題名后抄錄來文題名。③任免文件和表彰文件中涉及到本單位人員但未在題名中反映的，應(yīng)在原題名后將本單位人員列出，并用“[]”標注。④原標題不能全面反映該文件內(nèi)容的要重擬，新標題要加“[]”標注。如：合同，協(xié)議，簽報、函、總結(jié)、計劃、責(zé)任書、政協(xié)XXX號提案等不能只簡單的錄以上幾個字。⑤簡報，書刊，各種會議記錄、會議紀要、介紹信、報表等一期，一次，一份、一件作為一條題名錄入，并根據(jù)每份文件內(nèi)容將題名補充完整。⑥責(zé)任書、合同、協(xié)議等的責(zé)任者應(yīng)有兩個以上。⑦日期一般是指文件正文最后一頁單位公章下面的時間。不足8位用“0”補足。⑧備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，如與其它相關(guān)檔案的參見號、缺損、復(fù)印件、密級、修改、補充、移出、銷毀等。序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注歸檔文件目錄文書文件材料的規(guī)范整理常見錯誤：①責(zé)任者名稱一個單位沒有統(tǒng)一，前一份文件寫共青團武漢市委員會，后一份文件寫武漢市共青團。前一份文件寫市房管局，后一份文件寫市房產(chǎn)局。合同、協(xié)議等的責(zé)任者只錄了一個單位。責(zé)任者全部錄成本單位名稱。②文號中括號的使用五花八門，沒有統(tǒng)一，部分文件用“[]”，部分文件用“【】”，還有的用“（）”或“()”等。③題名錄入時將所有會議記錄、會議紀要、簡報、介紹信等錄為一件，如：2013年行政辦公會記錄，2013年簡報1-12期，2013年介紹信存根等?；蝾}名錄的太簡單，如：行政辦公會第一次記錄，行政辦公會第二次記錄，簡報第一期，簡報第二期，合同，協(xié)議，通知，簽報、函、責(zé)任書、政協(xié)XXX號提案的回復(fù)等。或在題名中未完全反映文件內(nèi)容，如在人事任免或表彰文件中沒有標注出本單位人員。④日期不足8位，時間不明確。如：2012，20123，201211（搞不清楚是2012年1月1日，還是2012年11月），2013113（不清楚是2013年1月13日，還是2013年11月3日）。⑤頁數(shù)填寫成了起止頁碼。如：17-27。裝盒：在最低一級分類中按件號順序裝入檔案盒。入庫上架：從左至右，從上到下。采用“保管期限—年度—機構(gòu)（問題）”順序入庫上架?？萍嘉募牧稀靖拍羁茖W(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件）：是記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運營、項目建設(shè)活動和設(shè)備儀器運行、維護及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。保管期限：是指對檔案劃定的存留年限。根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局10號令）等規(guī)定，科技文件材料的保管期限一般為永久、定期30年、定期10年。案卷：是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。案卷目錄：是登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。卷內(nèi)文件目錄：是登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)備考表：是卷內(nèi)文件狀況的記錄單?？萍嘉募牧稀獦藴室?guī)范《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609·3-2009）《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》123科技文件材料——原則要求整理原則：遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用?；疽螅?.案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準確反映基建、設(shè)備、科研、生產(chǎn)及其管理活動的真實情況。2.案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整，不能缺張少頁；簽字、蓋章手續(xù)完備。3.案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，復(fù)寫紙等材質(zhì)的材料，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水筆等書寫。4.案卷裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。PS：部分專業(yè)檔案可以采用科技檔案整理方法進行整理?？萍嘉募牧稀ㄓ梅诸惤ㄔO(shè)項目設(shè)備儀器科學(xué)研究產(chǎn)品生產(chǎn)科技文件材料——基建類的規(guī)范整理基建類文件材料包括以下幾個部分：項目前期文件指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件。項目施工文件指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。項目竣工文件指項目竣工時形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和項目監(jiān)理文件組成。項目竣工圖指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。項目監(jiān)理文件指監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、進度和建設(shè)資金使用等進行控制的文件。項目竣工驗收文件指項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件。提示：部分專業(yè)檔案整理可參考科技檔案整理辦法來進行操作。按性質(zhì)——工程項目法分類①按工程性質(zhì)分類(以某大型建設(shè)單位為例)

按建筑工程1、市政工程2、管網(wǎng)工程3、景觀綠化工程4、展園工程5、全園配套建設(shè)工程6、…分類。②可在對應(yīng)性質(zhì)工程中按不同類型分子類，沒有不同類型的可以不分類。如市政工程2中又可分為：道路2-1(2·1或2.1)、橋梁2-2(2·2或2.2)、…等子類。展園工程5中沒有子類，不再進行子類劃分。在最低一級分類中區(qū)分不同項目如市政工程中橋梁有1號橋2-2-1(2·2-1或2.2-1)，2號橋2-2-2(2·2-2或2.2-1)。展園工程中有港澳臺展園建設(shè)5-1(5·1或5.1)、國際園展園建設(shè)5-2(5·2或5.2)、企業(yè)園展園建設(shè)5-3(5·3或5.3)、…等幾十個項目。一二科技文件材料——基建類的規(guī)范整理分類分項目組卷排列修整裝訂裝盒編號編目上架每個項目分別組卷

按依據(jù)性文件（項目建議書、可行性研究、選址、立項、審批）——基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）——設(shè)計文件（初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）——施工文件（管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收）——監(jiān)理文件（施工、采購、監(jiān)造）——竣工、驗收文件——評獎創(chuàng)優(yōu)文件——使用、維修、改建、擴建文件來收集文件組卷。項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷，按專業(yè)、圖號排列，并配有詳細編制說明和目錄。組卷注意事項：

①一個案卷內(nèi)的文件材料保管期限要一致。不同密級的科技文件材料必須分開組卷。

②一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、標準圖，通用圖和標準圖可放入相應(yīng)的一個項目文件中或單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號和檔號。

③建設(shè)項目在維修和維護中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標注。

④建設(shè)項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨組卷排列。三科技文件材料——基建類的規(guī)范整理排列科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；外文材料同時有譯文的，譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；復(fù)文在前、來文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

基建檔案按項目前期（依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料）、項目設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工驗收及后期評估等階段排列。

項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷，按專業(yè)、圖號排列，并配有詳細編制說明和目錄。排列注意事項：

圖樣文件的排列：可根據(jù)其隸屬關(guān)系、總體和局部關(guān)系、圖幅比例、地區(qū)特征、時間順序來排列。

文字性文件的排列：可根據(jù)其重要程度、地區(qū)、時間、邏輯關(guān)系等來排列。四科技文件材料——基建類的規(guī)范整理五六科技文件材料——基建類的規(guī)范整理去釘、折疊、裝訂、裝盒裝訂前需拆除文件材料中的金屬物。一般圖樣文件材料組成的案卷可不裝訂，文字材料組成的案卷可整卷裝訂或以件為單位裝訂。裝訂材質(zhì)建議使用線繩，采用三孔一線方式在文件左邊裝訂邊裝訂。歸檔的科技文件材料規(guī)格大小采用A4標準。編號①編制檔號

檔號組成：全宗號-基建代號及分類號-項目號-案卷號(盒號)-序號

27-Kj2.2-1-1和27-Kj2.2-1-1-1②編制序號每本案卷均用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”起依次標注卷內(nèi)科技文件材料的順序。以件為單位裝訂的：在每份文件首頁的空白處加蓋科技檔號章。③編制頁號案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，從“1”開始在有效頁面下角依次逐頁標注?？瞻醉摬痪幪?。成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。七科技文件材料——基建類的規(guī)范整理檔號序號27-Kj2.2-1-11序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁數(shù)備注1XXX武漢市發(fā)改委關(guān)于XXXXXXX的立項批復(fù)2015041142…科技檔案卷內(nèi)文件目錄檔號：27-Kj2.2-1-1編制卷內(nèi)文件目錄科技文件材料——基建類的規(guī)范整理①卷內(nèi)文件以件為單位編制目錄。序號與檔號章上的序號一致。②文件編號應(yīng)填寫科技文件材料的文號或圖紙的圖號、設(shè)備代號、項目代號、產(chǎn)品型號等。③責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。④文件題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱，沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重擬題名，補齊問題、文種等相關(guān)內(nèi)容，使其具有檢索意義。⑤日期為文件材料的形成日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年月日，不足8位的用0補足，如20130701。⑥頁數(shù)應(yīng)填寫每份文件的總頁數(shù)。空白頁不計數(shù)。⑦備注可根據(jù)實際填寫需注明的情況，如與其它相關(guān)檔案的互見號、缺損、修改、修復(fù)、補充、移出、銷毀、密級、復(fù)印件等補充和說明的內(nèi)容。⑧互見號是反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號。如某建設(shè)項目隱蔽工程對應(yīng)的照片檔案互見號：27-Szy-1-2（照片檔案）。科技文件材料——基建類的規(guī)范整理填寫備考表、案卷封面、脊背填寫備考表：包括案卷內(nèi)全部科技文件材料的總件數(shù)、總頁數(shù)以及組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。包括卷內(nèi)文件材料缺損、修改、修復(fù)、補充、移出、銷毀、密級、復(fù)印件等補充和說明的內(nèi)容。填寫立卷人、檢查人、立卷日期、檢查日期。案卷封面題名：是該案卷內(nèi)全部文件材料的總標題，應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容。一般包括以下“三要素”：科技項目（工程、設(shè)備、科研、產(chǎn)品）名稱、代字、代號+文件材料的內(nèi)容特征（如階段、部件、專業(yè)、組件等）+文件名稱、文種。如某某建設(shè)工程立項審批、用地批準、規(guī)劃批準通知、函件等。盡量不要出現(xiàn)某某工程前期文件材料、某某項目施工文件材料（一）、（二）等太粗略的說明。保管期限：永久、30年或10年。密級：應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。填寫脊背：同案卷封面內(nèi)容保持一致。八科技文件材料——基建類的規(guī)范整理九編制案卷目錄案卷目錄以項目為單位，逐卷編制。即一盒案卷一條目錄。序號檔號案卷題名總頁數(shù)保管期限備注127-Kj2.2-1XXX項目前期立項、審批、用地批準、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、紅線圖等文件材料160永久227-Kj2.2-2325永久…科技檔案案卷目錄入庫上架以項目為單位，按照檔號順序上架。十科技文件材料——基建類的規(guī)范整理強調(diào)：竣工圖編制要求設(shè)計圖、施工圖一般有設(shè)計部門出圖。一套完整的施工圖一般包括建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水、采暖通風(fēng)施工圖及電氣施工圖等專業(yè)圖紙。按施工圖施工沒變動的，在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更，可在原圖上更改，加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖的更改方法

(1)文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈更改部位，在原圖空白處重新繪制。

(2)利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。

(3)無法在圖紙上表達清楚的，應(yīng)在標題欄上方左邊用文字說明。

(4)圖上各種引出說明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其它線條。

(5)有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細表有文字更改的，應(yīng)在修改變更處進行杠改，當(dāng)更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明。

(6)新增加的文字說明，應(yīng)在其涉及的竣工圖上作相應(yīng)的添加和變更。123強調(diào)：竣工圖編制要求有重大改變及圖面變更面積超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。所有竣工圖應(yīng)用紅色印泥逐張加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章加蓋在藍圖右下角設(shè)計圖簽的上方或周圍不壓蓋圖形文字的地方?？⒐D章并應(yīng)由施工單位、編制人、技術(shù)負責(zé)人簽字確認，應(yīng)經(jīng)監(jiān)理單位審核，總監(jiān)理工程師簽字認可。

456科技文件材料——基建類的規(guī)范整理科技文件材料——基建類的規(guī)范整理科技文件材料——基建類的規(guī)范整理科技文件材料——儀器設(shè)備的規(guī)范整理按性質(zhì)——設(shè)備法分類①可按性質(zhì)分為：行政辦公設(shè)備1；醫(yī)療設(shè)備2；…等來分大類。②在對應(yīng)性質(zhì)設(shè)備中按不同用途分類如醫(yī)療設(shè)備2分為：診斷設(shè)備2-1(2·1或2.1)、治療設(shè)備2-2(2·2或2.2)、輔助設(shè)備2-3(2·3或2.3)、…等在最低一級分類中區(qū)分不同設(shè)備如診斷設(shè)備有CT掃描機2-1-1(2·1-1或2.1-1)；心電圖機2-1-2(2·1-2或2.1-2)；顯微鏡2-1-3(2·1-3或2.1-3)、…等一分類分設(shè)備組卷排列修整裝訂裝盒編號編目上架二設(shè)備檔案是指設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料。一般包括設(shè)備前期與后期兩部分。前期檔案包括設(shè)備訂購、隨機供給和安裝驗收等材料：后期檔案包括使用后各種管理與維修過程中形成的材料。四五六科技文件材料——儀器設(shè)備的規(guī)范整理每個設(shè)備分別組卷、排列儀器設(shè)備按立項審批、外購設(shè)備儀器開箱驗收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備儀器運行、設(shè)備儀器維護等階段或工作程序排列。確定“件”,并對每件文件進行修整，選擇裝訂方式裝訂。用線裝訂。①整卷裝訂；②每份文件裝訂。裝訂完畢，按組卷方式裝盒。編號內(nèi)容主要有編檔號、編序號、編頁號。①編檔號：為每卷(盒)和每份檔案設(shè)置對應(yīng)檔號（未正式歸檔整理前，可用鉛筆先標注）27-Kj2.2-1-1和27-Kj2.2-1-1-1全宗號-基建代號及分類號-項目號-案卷號(盒號)-序號②編序號：以“卷”(盒)為單位，從“1”起給卷內(nèi)文件編制流水號。③編頁號：根據(jù)裝訂方式給每份文件編制頁號。以“件”為單位，給每份文件擬寫詳細題名。填寫備考表、檔案盒上內(nèi)容。（題名編制方法同基建檔案）入庫上架。檔號序號27-Ks2.2-1-1

1七三一二三科技文件材料——科研開發(fā)的規(guī)范整理科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。分類

一般采用學(xué)科-課題分類法或?qū)I(yè)-課題分類法分課題根據(jù)選定分類法將科學(xué)研究文件材料按課題分開疊放。組卷一般按調(diào)研——申報立項——研究（可行性研究、方案論證）——試驗——總結(jié)——鑒定——報獎——推廣應(yīng)用順序組卷。其他整理步驟同建設(shè)項目檔案?？蒲袡n案檔號章示例：檔號序號27-Kk1-2-1

3一二三科技文件材料——產(chǎn)品生產(chǎn)的規(guī)范整理產(chǎn)品生產(chǎn)檔案是在產(chǎn)品的開發(fā)、研制和生產(chǎn)、制造活動中形成的科技檔案。分類

一般采用使用性質(zhì)-型號分類法或系列-型號分類法分型號根據(jù)選定分類法將產(chǎn)品生產(chǎn)文件材料按型號分開疊放。組卷一般按市場調(diào)研、立項——設(shè)計（初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、產(chǎn)品標準——圖紙、工藝——工裝、包裝——加工制造——生產(chǎn)定型——鑒定、檢驗——創(chuàng)優(yōu)評優(yōu)——質(zhì)量分析順序組卷。其他整理步驟同建設(shè)項目檔案。產(chǎn)品生產(chǎn)檔案檔號章示例：檔號序號27-Kc2-1-1

5會計文件材料的規(guī)范整理分類：一會計憑證原始憑證、記賬憑證(30年)匯總憑證、其他會計憑證（30年）會計賬簿總賬、明細賬、日記賬輔助賬簿（30年）銀行帳、現(xiàn)金賬（30年）固定資產(chǎn)卡（5年）財務(wù)報告月報、季報（包括文字分析）（10年）年報（決算）、包括文字分析（永久）其他材料余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單（10年）會計移交清冊（30年）會計保管清冊、會計銷毀清冊（永久）會計文件材料的規(guī)范整理根據(jù)不同類，不同保管期限分別裝盒。給每本檔案編檔號檔號格式：全宗號-類別及目錄號-保管期限-流水號憑證：27-Cp1-D30-1~27-Cp1-D30-n賬簿：27-Cz1-D30-1~27-Cz1-D30-n財務(wù)報告：27-Cb1-Y-1~27-Cb1-Y-n

27-Cb1-D10-1~27-Cb1-D10-n其他：27-Cq1-Y-1~27-Cq1-Y-n注意：手續(xù)、簽章完備，厚度不超過2.5cm，拆除金屬物。如果僅有一份原件，建議原件作為文書、科技或?qū)I(yè)檔案歸檔，不要做到會計憑證中。二三四聲像材料——照片類的規(guī)范整理照片檔案的收集要求記錄本單位主要職能活動和重要歷史面貌的照片。領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。本單位組織或參加的重要外事活動的照片。本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)授予本單位或個人的獎狀、獎旗、證書等的照片。反映本單位重點工程項目、重點科研項目、重大工作成果的照片本單位召開的各類重要會議形成的照片（包括大會會場、主席臺、主要領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）。記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常悄況和現(xiàn)象的照片。記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。123456789聲像材料——照片類的規(guī)范整理照片檔案的收集要求單位重要工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進中形成的照片（包括現(xiàn)場原貌、開工儀式、重要施工階段、竣工儀式、試生產(chǎn)情況或工程全貌等）。單位歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品照片。其他具有保存價值的照片。檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。照片檔案的整理要求分類：按照保管期限—年度分類。排列：按照分類體系，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列。編號：以“冊”為單位，將“冊”內(nèi)照片按排列順序從1開始編號，并裝冊。檔號格式為：全宗號—分類號及保管期限代碼—冊號—張?zhí)柸纾?7-Szy-3-510111213一二三四聲像材料——照片類的規(guī)范整理照片檔案的整理要求寫說明：給每一張照片擬寫一個完整的說明。說明一式兩份，一份放在照片冊中與照片對應(yīng)的填寫說明處，一份貼在照片的反面。說明由題名、照片號、底片號、參見號、拍攝時間、攝影者、文字說明七個部分組成。

題名應(yīng)概括說明照片的主題及人物（單位、職務(wù)、姓名全名、方位）、時間、地點、事由等內(nèi)容；

照片號填寫照片的檔號；

參見號填寫本張照片與其他相關(guān)檔案的互見檔號；

拍攝時間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫公元紀年時間；攝影者一般填寫個人姓名，必要時可加寫單位；文字說明應(yīng)綜合運用時間、人物（含人物的單位、職務(wù)、姓名、方位）、事由、地點、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要說明的事項（如照片版權(quán)、來源等）。五聲像材料——照片類的規(guī)范整理照片檔案的示例：題名：2010年9月10日，國家檔案局經(jīng)科司李曉明司長（左3）等在省檔案館三樓庫房檢查檔案安全工作。照片號：51-Szy-4-5底片號（數(shù)碼照片號）：51-y-63參見號：(文書檔案)51-WS·2010-Y-001-0012拍攝時間：20100910攝影者：潘峰文字說明：照片中其他人物：國家檔案局館室司副司長朱煜（左2）、省檔案局副局長×××（右2）電子文件材料的規(guī)范整理收集要求電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件不產(chǎn)生紙質(zhì)文件時，應(yīng)采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對這些電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。123456電子文件材料的規(guī)范整理收集要求對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。789101112電子文件材料的規(guī)范整理整理要求電子文件按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）的規(guī)定整理。電子文本文件應(yīng)按國家規(guī)定的通用格式存儲。歸檔電子文件應(yīng)進行真實性、完整性、有效性檢驗。電子文件可采用在線或離線方式歸檔。離線備份介質(zhì)按載體類型分類，按年度排列、編號，編制目錄。檔號：全宗號—分類號[類別號或年度代號]—案卷號。示例如下：編目：見下頁式樣。離線備份介質(zhì)應(yīng)編制標簽，注明存儲數(shù)據(jù)的對象、內(nèi)容、時間、數(shù)據(jù)庫名稱、文件格式和軟硬件應(yīng)用環(huán)境等元數(shù)據(jù)。磁性介質(zhì)放入防磁柜中。12345光盤Dg27-Dg-1、27-Dg-2、…、27-Dg-n27-Dg1-1、27-Dg1-2、…、27-Dg1-n27-Dg-2014-1、…、27-Dg-2014-n、…、27-Dg-2015-1磁盤Dc27-Dc-1、27-Dc-2、…、27-Dc-n27-Dc1-1、27-Dc1-2、…、27-Dc1-n27-Dc-2014-1、…、27-Dc-2014-n、…、27-Dc-2015-1磁帶Dd27-Dd-1、27-Dd-2、…27-Dd-n27-Dd1-1、27-Dd1-2、…27-Dd1-n27-Dd-2014-1、…、27-Dd-2014-n、…、27-Dd-2015-1電子文件材料的規(guī)范整理整理要求實物的規(guī)范整理獎品SWj獎牌證書獎杯錦旗贈品SWp擺件掛件…字畫SWz字畫印章SWy機構(gòu)法人其他其他SWq宣傳冊紀念品…分類：分類編號：27-SWj-1，27-SWj-2，…，27-SWj-n

27-SWy-2，27-SWy-2，…，27-SWy-n

……12實物的規(guī)范整理編目：3提示：印章盒內(nèi)必須要有目錄，每枚印章須有印模，并填寫對應(yīng)檔號、保管期限、名稱、及印章的起止時間信息。專業(yè)文件材料的規(guī)范整理收集要求國家對整個行業(yè)至上而下有統(tǒng)一標準的，按照國家標準執(zhí)行。國家沒有制定具體執(zhí)行標準的，可自行確定收集范圍和內(nèi)容。整理要求國家對整個行業(yè)至上而下有統(tǒng)一標準的，按照國家標準執(zhí)行。如學(xué)生資助國家沒有制定具體執(zhí)行標準的，可和同級檔案行政管理部門共同制定整理標準。如：教師業(yè)務(wù)整理方式可采取科技檔案立卷歸檔方式進行，也可采取單份文件方式整理。最終目的是方便、快捷的查詢利用。一般推薦按科技檔案方式整理。12123學(xué)籍類文件材料的規(guī)范整理整理要求一般可按類，如：新生錄取、畢業(yè)生、異動情況等區(qū)分不同類學(xué)籍檔案，然后在每一類中分年度整理。給每份文件蓋檔號章或書寫檔號。檔號章示例：對應(yīng)檔案軟件中的檔號：XXX-XJ2-2015-1檔號序號XXX-XJ2-20151序號檔號內(nèi)容年度季度頁數(shù)備注序號檔號姓名性別備注學(xué)籍檔案XXX類案卷文件目錄學(xué)籍檔案XXX類卷內(nèi)文件目錄教師業(yè)務(wù)類文件材料的規(guī)范整理整理要求一般可按一戶一檔整理，每個老師一個代號，每個老師代號內(nèi)再按綜合類、教學(xué)類、創(chuàng)作類、業(yè)績類、其他類等分類整理，給每份文件材料蓋檔號章，編制目錄。檔號章示例：對應(yīng)檔案軟件中的檔號：XXX-JS-1-2-3檔號序號XXX-JS-1-2

3序號檔號文號責(zé)任者題名日期頁數(shù)備注XXXX教師業(yè)務(wù)類文件目錄學(xué)生資助類文件材料的規(guī)范整理整理要求一般先區(qū)分大類：國家助學(xué)金、國家獎學(xué)金、武漢市勵志獎等，再在每個類中按一戶一檔進行整理，給每份文件材料蓋檔號章，編制目錄。檔號章示例：對應(yīng)檔案軟件中的檔號：XXX-ZZ2-2015C(Q)-3檔號序號XXX-ZZ2-2015C(Q)

3序號檔號姓名性別年級班級日期頁數(shù)備注XXXX資助類文件目錄序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注學(xué)生資助綜合類文件目錄督導(dǎo)評估類文件材料的規(guī)范整理整理要求按照督導(dǎo)評估指標體系中A/B/C三級指標分別整理，編制大流水號。檔號章示例：對應(yīng)檔案軟件中的檔號：XXX-DP-1-A1B1C1-3檔號序號XXX-DP-1-A1B1C1

3督導(dǎo)評估類文件目錄序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注心理咨詢類文件材料的規(guī)范整理整理要求一般可按一戶一檔進行整理，給每份文件材料蓋檔號章，編制目錄。檔號章示例：對應(yīng)檔案軟件中的檔號：XXX-ZX-1-3檔號序號XXX-ZX-1

3序號檔號姓名性別年級班級年度頁數(shù)備注XXXX心理咨詢類文件目錄第四章檔案保管利用要求檔案的保管利用要求庫房要求庫房樓層及方位有利于保護檔案。庫容滿足今后十年以上需求。庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。庫房溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求，有溫濕度登記。溫度：14～24℃濕度：45%～60%庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。庫藏檔案應(yīng)定期清理核對,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。設(shè)施設(shè)備要求有能正常使用的消防報警系統(tǒng)及滅火器材在有效期內(nèi)。庫房配備鐵門、鐵窗及防盜監(jiān)控系統(tǒng)。庫房配備滿足工作需要的空調(diào)機、除濕機，功率與空間匹配，運行狀況良好。有防紫外線、防有害生物設(shè)施。有溫濕度記錄儀(表)、防磁柜等設(shè)備。庫房內(nèi)安裝了符合標準的檔案密集架或鐵制檔案柜。密集架承重1.2噸/平方米。檔案裝具符合標準、特殊載體有安全適用的專用裝具。123452345671檔案的保管利用要求統(tǒng)計利用填報《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報》及其它檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)計表。建立本機關(guān)檔案收進移出、鑒定銷毀、利用和數(shù)字化等情況的統(tǒng)計臺賬。利用檔案應(yīng)填寫《檔案利用及效果登記表》。編制發(fā)文匯集、專題匯集、全宗介紹、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編等資料。全宗卷——執(zhí)行標準：《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012分類：①全宗（館藏）介紹類：全宗指南（全宗介紹）、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料。②檔案收集類：檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據(jù)及相關(guān)目錄，檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等。③檔案整理類：文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等。④檔案鑒定類：檔案保管期限鑒定、檔案開放鑒定、檔案分級鑒定、檔案銷毀鑒定、珍貴檔案考證鑒定等鑒定工作的制度、組織、方案和標準，鑒定工作形成的報告、請示及批復(fù)，鑒定及銷毀處置檔案的目錄（清冊）等。12341檔案的保管利用要求⑤檔案保管類：檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)（搶救